丁思民

【摘 要】20世紀(jì)90年代以來，隨著Internet等信息技術(shù)的發(fā)展與普及，我國信息化建設(shè)得到了迅速發(fā)展。信息化已成為發(fā)展社會生產(chǎn)力、提高經(jīng)濟(jì)實力和競爭優(yōu)勢的重要保證，并成為國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和國防建設(shè)的基礎(chǔ)。信息化包含的內(nèi)容相當(dāng)廣泛，其中單位信息化問題不僅是提高一個單位經(jīng)濟(jì)效益和一個單位競爭力的重要途徑，也是我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的一個組成部分。因此，推進(jìn)單位信息化建設(shè)至關(guān)重要。

【關(guān)鍵詞】單位信息化 系統(tǒng)整合 信息化建設(shè)

【中圖分類號】F293.3【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）02-0103-01

一、單位信息化簡介

單位信息化，是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過信息資源的深入開發(fā)和廣泛利用，不斷提高生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、決策、服務(wù)的效率和水平，進(jìn)而提高一個單位經(jīng)濟(jì)效益和一個單位競爭力。信息化是一個單位轉(zhuǎn)型，提高單位精細(xì)化管理的必由之路，一個單位想要做大做強(qiáng)，必須經(jīng)過信息化的洗禮。信息化已經(jīng)是一個單位實現(xiàn)高速運(yùn)轉(zhuǎn)的發(fā)動機(jī)，國家大力推進(jìn)單位信息化是大勢所趨，人心所向，更是時代的潮流。

二、信息化建設(shè)必要性

目前，對于大多數(shù)的單位，都會搭建不同的管理系統(tǒng)，比如財務(wù)系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)之間的相互獨(dú)立，往往會造成對于不同的系統(tǒng)，很多信息需要多次重復(fù)錄入的情況。例如，當(dāng)人員、組織機(jī)構(gòu)變動時，在不同的系統(tǒng)中都需要調(diào)整。如果工作流程變動，對于系統(tǒng)的影響更大。 同時，各個系統(tǒng)之間的信息也可能存在不一致、不及時、不同步、分散的狀況。例如，人員變動時，在人力資源系統(tǒng)中已經(jīng)發(fā)生，但是在OA系統(tǒng)，可能還沒有發(fā)生更改；在財務(wù)系統(tǒng)也沒有發(fā)生更改。消除信息不一致，實踐中往往需要耗費(fèi)很多的時間和人力。 另外，信息的分散存放也不可避免。員工和客戶往來的郵件在OA系統(tǒng)中，拜訪客戶的紀(jì)錄在CRM（客戶關(guān)系管理）系統(tǒng)中，而員工的績效與出勤在HR（人力資源管理）系統(tǒng)中等。這樣的系統(tǒng)，不僅會給管理者帶來管理上的困惑，同時對于員工的工作，也會造成一定的影響。

因此，作為一個單位來講，需要一種接口，或是一個平臺，把這些孤立的信息系統(tǒng)整合起來，并實現(xiàn)系統(tǒng)之間的互動，信息之間的互動。一個單位的結(jié)構(gòu)組成，在這個時候，往往會成為系統(tǒng)能否全面實現(xiàn)整合的關(guān)鍵所在。而且，一個單位的規(guī)模越大，這種信息的整合也就越困難。

三、單位信息化數(shù)據(jù)庫

對于一個單位來說，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的安全性極為重要的，一旦重要的數(shù)據(jù)被破壞或丟失，就會對單位日常生產(chǎn)造成重大的影響，甚至是難以彌補(bǔ)的損失。現(xiàn)在的信息社會，各種數(shù)據(jù)更是作為一種商業(yè)機(jī)密，被重點(diǎn)保護(hù)。所以，搭建單位自己的數(shù)據(jù)庫尤為重要。

四、人力資源管理

單位的核心競爭力已經(jīng)由資本轉(zhuǎn)向為“人力資本”，由此帶來的是單位的人力資源管理被提到了戰(zhàn)略的高度。人才的全球化競爭使單位的人力資源管理面臨前所未有的挑戰(zhàn)，戰(zhàn)略HR管理意味著基于單位的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。在當(dāng)今人才短缺的環(huán)境下一個單位只有更好地吸引、保留和發(fā)展其所需人才，才能擁有競爭優(yōu)勢而立于不敗之地。人力資源部門必須從其傳統(tǒng)的行政管理角色轉(zhuǎn)換為單位戰(zhàn)略發(fā)展的顧問和伙伴，投資更多精力于人力資源的發(fā)展和規(guī)劃。為實現(xiàn)這一目標(biāo)，就需要信息技術(shù)來協(xié)助單位優(yōu)化人力資源的核心業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，支持戰(zhàn)略決策。

目前，國內(nèi)大多數(shù)單位在人事檔案、薪資、考勤、培訓(xùn)、考核、招聘等管理上相對分離，數(shù)據(jù)分散在各個人事部門或者業(yè)務(wù)部門崗位上，各類人力資源信息不能集成發(fā)揮作用，做到知人善任，擇人用人。管理層對科室人員情況不清晰；薪資計算不準(zhǔn)確、不及時；考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計和員工自測不匹配；人事合同管理工作量大；員工培訓(xùn)缺乏系統(tǒng)性；報表統(tǒng)計耗時。而這些問題又往往都是日常人力資源管理的基本工作。如何擺脫日常繁瑣、千頭萬緒的人事工作，那就需要一套具有系統(tǒng)性和流程優(yōu)化的HR信息化管理工具。

五、辦公自動化

辦公自動化能幫助組織統(tǒng)一流程與規(guī)范，將管理制度通過軟件程序固化下來；管理層能隨時隨地全盤掌握和監(jiān)控組織狀況，通過任務(wù)督辦、流程督辦增強(qiáng)組織執(zhí)行力。把復(fù)雜的工作簡單化，事務(wù)處理流程化，通過流程和模版將原本復(fù)雜繁瑣的工作變得簡單，降低了員工工作難度，提高了員工工作效率。同時減少信息干擾，提高辦公效率。在日常辦公中，經(jīng)常會出現(xiàn)想知道的信息不知道，不想知道的信息又傳到了自己桌面的情況，通過OA能使組織內(nèi)外的信息有序流轉(zhuǎn)，避免不必要的信息干擾。加強(qiáng)信息流轉(zhuǎn)，提高溝通效率，提供了多種溝通工具，能幫助組織增強(qiáng)溝通的有效性，促進(jìn)組織功能的有效發(fā)揮。

當(dāng)今是一個注重效率的時代，各單位也應(yīng)與時俱進(jìn)，切實行動?？梢钥吹?，運(yùn)用目前比較成熟的信息化技術(shù)，將單位中現(xiàn)有的資源整合，可使資源運(yùn)轉(zhuǎn)更加合理、更有效率，維護(hù)也更加方便。一個單位的核心是人，一個單位能不能發(fā)展關(guān)鍵還是人，通過單位信息化的建設(shè)，增強(qiáng)全體人員的凝聚力，統(tǒng)一工作步奏，進(jìn)而形成自己的文化。