許惠瑋

摘 要：十一五”總體規(guī)劃中將我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)作為檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)帶來(lái)保障。新的技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)以及方法的出現(xiàn)，為高校檔案管理信息化建設(shè)提供了技術(shù)支撐。信息化的檔案管理體系，是未來(lái)我國(guó)高校檔案管理發(fā)展的必然方向，大力推進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程是高校檔案管理工作者的重要任務(wù)和攻關(guān)課題。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；信息化；建設(shè)；攻關(guān)

1 高校檔案管理信息化的內(nèi)容及意義

高校檔案管理涉及多個(gè)相關(guān)學(xué)科，諸如計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、管理以及信息等。高校檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、檔案信息資源整合、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及安保體系等四個(gè)方面的建設(shè)。

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施涉及硬件和軟件兩個(gè)方面。其中，應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)作為軟件支持存在，其基本要求是軟件操作簡(jiǎn)便，易于廣泛推廣，具備組卷、分卷、維護(hù)以及查詢(xún)等多種功能；管理界面友好；軟件可及時(shí)更新，修補(bǔ)漏洞；較高的兼容性。

硬件建設(shè)需要同時(shí)考慮以下三個(gè)問(wèn)題。首先，數(shù)字化校園與數(shù)字檔案和數(shù)字檔案館的建設(shè)同步，其次，將存儲(chǔ)和備份電子文件的相關(guān)硬件設(shè)備作為內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)的重點(diǎn)，第三，提高本地備份及存儲(chǔ)電子文件的硬件配置，建設(shè)異地備份設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)。

1.2 檔案信息資源整合

高校檔案信息資源的整合需要注意以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。第一，高校各單位檔案部門(mén)收集并歸檔已有的電子文件，及時(shí)錄入信息數(shù)據(jù)庫(kù)，避免資源的流失；第二，對(duì)將要接收的電子文檔提前做好準(zhǔn)備工作，包括組織、技術(shù)和人員上的準(zhǔn)備，建立數(shù)據(jù)中心，統(tǒng)一接收和管理高校各單位信息資源，開(kāi)通檢索服務(wù)；第三，建設(shè)檔案網(wǎng)站或者數(shù)字檔案館，成立數(shù)字化服務(wù)中心，為各單位提交信息提供高效服務(wù)。

1.3 標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制定

高校檔案管理工作的重要職能之一是制定和完善標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，其依據(jù)為《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》 等相關(guān)政策法規(guī)。建立的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)需要滿(mǎn)足實(shí)際需求，能夠科學(xué)的指導(dǎo)高校檔案管理信息化建設(shè)的全過(guò)程，確保信息化建設(shè)、管理和運(yùn)作過(guò)程有章可循，保證規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及制度化的檔案管理信息化建設(shè)大方向不變。其主要職責(zé)為高校電子文件信息采集、管理、存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行細(xì)則等標(biāo)準(zhǔn)與制度的建立；制定電子文件歸檔、整理、公布、利用的格式要求和工作規(guī)范； 建立和完善電子文件保管、存儲(chǔ)及安全利用的制度等。

1.4 安保系統(tǒng)的建設(shè)

信息安全是檔案管理工作首先需要確保的重點(diǎn)之一。安保體系的建設(shè)主要包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等硬件安全系統(tǒng)的建設(shè)，同時(shí)還包括內(nèi)外網(wǎng)隔離、網(wǎng)絡(luò)防火墻、文檔加密、訪(fǎng)問(wèn)控制、用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)認(rèn)證以及網(wǎng)絡(luò)密鑰的管理，雙管齊下，確保數(shù)字檔案系統(tǒng)信息傳遞的安全。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及問(wèn)題

2.1 高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1.1基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，管理手段老化

目前國(guó)內(nèi)許多高校在信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上投入力度不夠，用普通計(jì)算機(jī)代替專(zhuān)業(yè)服務(wù)器，在管理方式和方法上也一直沿用傳統(tǒng)的管理手段，效率低下，缺漏較多。雖然在一定程度上利用了計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但是并未形成一體化的系統(tǒng)。生成與接收電子文檔，是高校檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)功用，但是目前的現(xiàn)狀是高校檔案管理的軟件與配套程序建設(shè)速度慢，管理不科學(xué)，制約了信息化建設(shè)的步伐。

2.1.2檔案管理方式落后、檔案結(jié)構(gòu)不合理

從目前的檔案管理方式來(lái)看，從業(yè)人員缺少科學(xué)化管理的培訓(xùn)，多數(shù)從業(yè)者并非檔案專(zhuān)業(yè)，專(zhuān)業(yè)知識(shí)匱乏，沒(méi)有系統(tǒng)、科學(xué)的檔案管理知識(shí)，對(duì)已有管理系統(tǒng)掌握不夠深入。

從檔案結(jié)構(gòu)來(lái)看，目前多數(shù)高校關(guān)注的檔案類(lèi)別多為紙質(zhì)，而對(duì)視頻、音頻以及其他實(shí)物檔案的關(guān)注不夠。而且從檔案涉及的方面來(lái)說(shuō)，多為教學(xué)、會(huì)議以及其他文字記錄的檔案，而對(duì)設(shè)備、基建檔案，以及高校日常工作中的檔案記錄較為缺乏。此外，檔案收集工作滯后，不夠全面，導(dǎo)致了檔案可復(fù)用性差，利用價(jià)值較低。

2.1.3高校檔案管理開(kāi)發(fā)利用率較低

目前，高校檔案管理仍舊受到傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，重保管輕利用，已經(jīng)收錄的檔案資料無(wú)法惠及教職工與學(xué)生，利用效率低下，檔案因此失去了應(yīng)有的參考價(jià)值，導(dǎo)致高校檔案資源的極大浪費(fèi)，長(zhǎng)此以往將會(huì)形成惡性循環(huán)，極大的影響檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。此外，檔案利用的壟斷局面仍舊存在，高校檔案多數(shù)被行政人員利用，同時(shí)還有一部分科研人員，雖然目前各大高校已經(jīng)致力于擴(kuò)大檔案利用人群，但是力度仍舊不夠，同時(shí)宣傳乏力，沒(méi)有對(duì)宣傳形成有效的縱深，因此收效甚微。如何打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，改變落后的管理理念，推廣先進(jìn)、科學(xué)的管理方法，是檔案從業(yè)人員需要認(rèn)真考慮的問(wèn)題。

2.2 高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程出現(xiàn)的問(wèn)題

2.2.1 投資規(guī)模大與資金來(lái)源少的矛盾

檔案信息化建設(shè)需要大量的資金作為后盾，其建設(shè)速度受到資金來(lái)源及穩(wěn)定性的制約。信息化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)備的投資包括服務(wù)器、交換機(jī)、掃描儀、微縮設(shè)備等，這類(lèi)設(shè)備需要大量的資金來(lái)購(gòu)置。此外，內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)，光纖接入以及購(gòu)買(mǎi)帶寬，購(gòu)置、維護(hù)軟件以及進(jìn)行安全防護(hù)等，都需要資金支持。電子產(chǎn)品高速的升級(jí)換代和較短的生命周期也導(dǎo)致了大量資金的投入。但是由于資金來(lái)源較少，籌措困難，兩者的矛盾日益激化，影響信息化建設(shè)的發(fā)展。

2.2.2 建設(shè)任務(wù)重，進(jìn)程緩慢

高校檔案信息化建設(shè)的任務(wù)中，第一，需要對(duì)現(xiàn)存的檔案資源進(jìn)行處理，利用掃描、微縮等手段，將之?dāng)?shù)字化；第二，對(duì)數(shù)字化的文檔按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)整理，并錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用；第三，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺(tái)，給用戶(hù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)；第四，采用隔離技術(shù)，應(yīng)用數(shù)據(jù)備份和加密對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)，防止來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的惡意訪(fǎng)問(wèn)，避免由于工作人員誤操作而導(dǎo)致的刪除、修改等，確保檔案信息的安全以及可用；第五，不斷升級(jí)管理系統(tǒng)的同時(shí)，要對(duì)現(xiàn)存電子文檔進(jìn)行升級(jí)轉(zhuǎn)換，確保其可用，避免電子檔案資源的損毀；第六，由于檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的繁重任務(wù)導(dǎo)致其不可能在短時(shí)間內(nèi)完成，因此對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，除進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理與維護(hù)外，還要對(duì)現(xiàn)存的紙質(zhì)文檔進(jìn)行妥善的保管和處理，工作量較大，任務(wù)繁重。在檔案管理信息化建設(shè)完全完成，并納入檔案工作運(yùn)行管理體制之前，如果文檔復(fù)制、掃描等技術(shù)沒(méi)有較大發(fā)展，財(cái)政投入沒(méi)有較大突破的前提下，這個(gè)過(guò)程將持續(xù)數(shù)年時(shí)間。

2.2.3 隊(duì)伍建設(shè)要求高與人才缺乏的矛盾

檔案信息化管理人員需要具備新的思想觀念，扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，較高的寫(xiě)作水平以及綜合素質(zhì)。需要的人才類(lèi)型是有熟練的計(jì)算機(jī)技能、網(wǎng)絡(luò)安全技能、獲取以及運(yùn)用情報(bào)信息的能力、檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)豐富的復(fù)合型人才。檔案信息化人才引進(jìn)的主要阻力首先是體制問(wèn)題，難以引進(jìn)有效的競(jìng)爭(zhēng)手段，其次是冗余人員多，導(dǎo)致工資待遇普遍較低，難以吸引高層次人才。老面孔，老方法，效率低下，進(jìn)展緩慢，是目前檔案部門(mén)工作的現(xiàn)狀。

2.2.4 應(yīng)對(duì)環(huán)境變化能力差，服務(wù)方式轉(zhuǎn)變困難

由于長(zhǎng)期以來(lái)的檔案管理模式與管理理念影響，當(dāng)前高校檔案管理普遍表現(xiàn)出思想陳舊、不思進(jìn)取的現(xiàn)狀，抵御外來(lái)風(fēng)險(xiǎn)能力較差，缺乏核心競(jìng)爭(zhēng)力。這種檔案管理模式在信息化背景下已經(jīng)不再適用，信息化背景下的檔案管理以用戶(hù)的需求作為主要目標(biāo)，需要從業(yè)人員真正更新、轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，拓展檔案管理的服務(wù)業(yè)務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量。

3 加快檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 加快統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)建立，統(tǒng)一管理

建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有利于不同高校系統(tǒng)之間資源的共享與整合，同時(shí)也有利于對(duì)整個(gè)集成系統(tǒng)進(jìn)行安全保護(hù)。系統(tǒng)可以按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行相應(yīng)的操作，提高系統(tǒng)可操作性，同時(shí)避免由于標(biāo)準(zhǔn)不一致而導(dǎo)致的系統(tǒng)內(nèi)部漏洞等安全問(wèn)題。該標(biāo)準(zhǔn)的制定由信息化部門(mén)進(jìn)行安排、實(shí)施，保證接口以及底層設(shè)備和數(shù)據(jù)格式等的一致性，避免數(shù)據(jù)冗余和資金浪費(fèi)現(xiàn)象。

3.2 應(yīng)用現(xiàn)有系統(tǒng)，整合信息資源

各高校應(yīng)當(dāng)以現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)作為基礎(chǔ)，對(duì)校內(nèi)各二級(jí)單位施行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)管理，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)一次采集，長(zhǎng)久利用的目的，節(jié)省人力物力和財(cái)力。第一，規(guī)劃建設(shè)校級(jí)信息數(shù)據(jù)中心，整合各單位分散的資源，統(tǒng)一數(shù)據(jù)采集格式；第二，提高硬件水平，統(tǒng)一底層數(shù)據(jù)庫(kù)以及相關(guān)接口，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，加大應(yīng)用系統(tǒng)投入。這樣可以有效避免硬件的重復(fù)建設(shè)等問(wèn)題的發(fā)生。

3.3 加強(qiáng)安全保護(hù)體系的建設(shè)

信息安全問(wèn)題包括兩個(gè)方面，從技術(shù)層面來(lái)講，各高校應(yīng)當(dāng)建立有效的用戶(hù)認(rèn)證機(jī)制，訪(fǎng)問(wèn)準(zhǔn)入機(jī)制以及安全加密機(jī)制，應(yīng)用各種硬件保護(hù)和軟件保護(hù)技術(shù)對(duì)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)安全保護(hù)；從管理角度來(lái)考慮，首先應(yīng)當(dāng)健全管理制度，提高管理人員實(shí)施、監(jiān)督等方面的警覺(jué)性，定期巡檢、實(shí)時(shí)監(jiān)控，明確各部門(mén)職責(zé)和相關(guān)負(fù)責(zé)人，定期進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高工作人員解決問(wèn)題的能力；另外還應(yīng)當(dāng)建立應(yīng)急反應(yīng)體系，在發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全事件時(shí)，能夠及時(shí)、有效的進(jìn)行處理，從問(wèn)題的發(fā)現(xiàn)、處理以及事后補(bǔ)救等多個(gè)方面進(jìn)行全方位考慮。

3.4 變革組織機(jī)構(gòu)，健全人才引進(jìn)機(jī)制

變革現(xiàn)有的比較陳舊和落后的組織機(jī)構(gòu)，對(duì)于加快檔案管理信息化建設(shè)具有重要作用。新的組織機(jī)構(gòu)和人才引進(jìn)機(jī)制應(yīng)當(dāng)具有以下幾個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)。首先，能夠充分調(diào)動(dòng)基層工作人員的工作熱情，使其能夠?qū)?chuàng)造性的想法實(shí)施，增加部門(mén)工作活力；其次，分工明確，責(zé)任到人，各部門(mén)各司其職，提高系統(tǒng)整體的工作效率；第三，有利于人才的引進(jìn)以及留用，組織機(jī)構(gòu)的變革能夠?yàn)椴块T(mén)發(fā)展帶來(lái)新的活力，能夠吸引高端人才的留用，有利于壯大人才隊(duì)伍。

4 結(jié)語(yǔ)

高校檔案管理信息化程度是高校教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平以及管理水平的體現(xiàn)，也是構(gòu)建數(shù)字校園的關(guān)鍵所在，是信息化社會(huì)給高校檔案管理工作提出的必然要求。各高校應(yīng)當(dāng)積極建設(shè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，整合校內(nèi)資源，加快建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)，變革陳舊的思想觀念與組織機(jī)構(gòu)，提高競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)新環(huán)境下的變化，努力實(shí)現(xiàn)其標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的高校檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)。

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