摘 要：人事檔案管理工作是組織人事部門培養(yǎng)人才、發(fā)現(xiàn)人才、重用人才的重要依據(jù)，人事檔案是考察和了解干部的重要依據(jù)，是考證個人歷史和澄清問題的憑證。本文就如何強化人事檔案管理意識，建立健全科學(xué)、合理的人事檔案管理制度，如何加強人事檔案管理工作的信息化建設(shè)對當(dāng)代人事管理工作提出了更高的要求。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；思考

1 人事檔案管理工作的必要性

1.1 人事檔案為開發(fā)和使用人才提供信息

人事檔案工作與人才培養(yǎng)，對組織人事部門來講，已經(jīng)提到了重要地位。組織人事部門把培養(yǎng)人才、發(fā)現(xiàn)人才、重用人才列為重中之重，更加明確了用人事檔案來培養(yǎng)、發(fā)現(xiàn)、使用人才工作機制。人事檔案以它獨特的方式記載個人成長過程，是印記史實的信息依據(jù)。作為人才信息縮影的人事檔案，為組織人事部門進(jìn)行人才預(yù)測、人才培養(yǎng)、制定計劃提供信息，充分顯示出人事檔案工作在人才培養(yǎng)工作中重要和突出的地位和作用。

1.2 人事檔案是考察和了解干部的重要依據(jù)

要合理使用人，就要了解人，做到知人善任。真正做到知人，就要全面地、歷史地了解人。除從組織上直接考核外，還必須查閱人事檔案，從德、能、勤、績等方面進(jìn)行了解，不但要了解觀在，還要了解其過去，從中發(fā)現(xiàn)有用人才，以利于在干部使用上把思想品德好、有領(lǐng)導(dǎo)能力，理論水平、業(yè)務(wù)水平高的優(yōu)秀人才安排在重要崗位上，以充分發(fā)揮其聰明才智。人事檔案是反映干部個人歷史的見證材料，內(nèi)容真實可靠，是各級組織人事部門考察了解干部和選人用人的重要依據(jù)。

1.3 人事檔案是考證個人歷史和澄清問題的憑證

人事檔案是歷史的真憑實據(jù)，有法律效用。作為個人檔案，它忠實地反映了個人的生平業(yè)績，是個人身份的象征。特別為落實個人政策、平反冤假錯案、調(diào)整工資、改善生活待遇、確定更改參加工作時間，解決個人歷史遺留問題等工作，提供了可靠的線索和憑證，是組織上了解和處理問題的佐證，這一作為已被越來越多的人所認(rèn)識利用，并從中受益。

2 人事檔案管理工作存在的問題

2.1 人事檔案管理機制不健全

人才引進(jìn)和輸出不規(guī)范，造成人事檔案管理混亂。其原因：一是部分單位領(lǐng)導(dǎo)對新時期的人事檔案管理認(rèn)識模糊，重視不夠，認(rèn)為人事部門把人員招進(jìn)來工作就行了，什么檔案不檔案都不重要。二是引進(jìn)人才的職能部門辦事敷衍，只要是檔案，不管材料齊不齊全，拿回來就行了。三是當(dāng)事人為“跳槽”滿足個人需要“棄檔而走”“人檔分離”，把檔案留在原單位保存，再也不來過問自己檔案的事情了。

2.2 人事檔案內(nèi)容缺乏統(tǒng)一性

人事檔案內(nèi)容比較廣泛，需要填寫的表冊很多，有時產(chǎn)生一表與另一表內(nèi)容不相符現(xiàn)象，有時甚至連重要的出生日期、參加工作時間、入黨團(tuán)時間等內(nèi)容都填寫不一致。再比如“職務(wù)”一欄，有時填寫行政職務(wù)，有時填寫黨務(wù)職務(wù)，造成這種情況的原因，一是填寫人沒有認(rèn)真對待，在填寫檔案材料時不嚴(yán)肅認(rèn)真，填寫的檔案材料內(nèi)容前后不一致造成檔案內(nèi)容不詳實。二是人事部門在積累檔案和接收人事檔案過程中，沒有有效的監(jiān)督機制，人為地給人事檔案管理工作帶來了不必要的麻煩，這些都對人事檔案工作存在著嚴(yán)重的影響。

2.3 人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高

隨著技術(shù)手段的不斷更新，人事?lián)醢感畔⒐芾硐到y(tǒng)已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，有的單位只是把個人信息、檔案目錄輸入微機、資料檢索等仍習(xí)慣用手工操作，無紙化全文掃描閱檔基本沒有實施，重管理、輕服務(wù)。方法煩瑣，不易操作，反應(yīng)較慢，信息化、現(xiàn)代化管理水平不高，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

3 完善人事檔案管理工作的對策

3.1 強化人事檔案管理意識

人事檔案是黨和國家的寶貴財富。人事檔案管理工作是我們?nèi)粘Ｈ肆Y源管理工作不可缺少的重要組成部分。在實際工作中單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高認(rèn)識，把人事檔案工作提上議事日程，對人事檔案工作要足夠重視和支持，對人事檔案工作存在的問題及時解決。各級領(lǐng)導(dǎo)和人事檔案管理人員要認(rèn)清形勢、更新觀念，深入進(jìn)行人事檔案管理工作，滿足現(xiàn)代人力資源管理工作的需要。人事檔案管理人員要熱愛這份工作，努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高對工作重要性認(rèn)識。做好人事檔案管理工作，為職工服務(wù)。

3.2 建立健全科學(xué)、合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理工作中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革，改掉舊的傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，及時建立新的更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，完善管理辦法，加強規(guī)章制度的落實，不斷修改人事檔案管理措施，打破舊的觀念，積極地做好新時期人事檔案材料的收集、整理、歸檔工作，使人事檔案管理工作發(fā)展到一個新的水平。

3.3 提升人事檔案管理人員的素質(zhì)

人事檔案管理工作的順利開展離不開高素質(zhì)的人力資源。人事檔案管理從業(yè)人員素質(zhì)的提高，管理風(fēng)險意識的加強，可以有效地控制檔案管理風(fēng)險的出現(xiàn)，使人事檔案管理工作得以順利開展。各單位都要重視全面提高檔案管理人員素質(zhì)，從現(xiàn)有的從業(yè)人員出發(fā)，充分利用教育、科研機構(gòu)的力量，針對我國人事檔案管理發(fā)展的需要開設(shè)相應(yīng)的課程，讓工作人員脫產(chǎn)進(jìn)修，增進(jìn)技能，單位也可有計劃地開展多層次、多形式的業(yè)務(wù)、技能培訓(xùn)，增加工作人員的專業(yè)知識。對一些管理人員，應(yīng)加強他們的學(xué)歷教育，增強他們的理論知識，提高管理能力的同時，要面向社會公開招聘歷史、計算機等專業(yè)人才，積極為錄用人才提供必要的條件，使其能安心工作并作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

3.4 完善鑒別能力，確保檔案材料的完整真實

按照中共中央組織部《干部檔案整理工作細(xì)則》的精神，人事檔案管理部門要建立定期整理、集中整理與經(jīng)常整理相結(jié)合，以經(jīng)常性整理為主的工作制度，要增強檔案人員的責(zé)任心。對每卷檔案要認(rèn)真鑒別，做到不經(jīng)審查的材料不歸檔、手續(xù)不全的材料不歸檔、內(nèi)容不實的檔案不歸檔。杜絕不正之風(fēng)，只有這樣才能維護(hù)人事檔案材料的完整真實。

3.5 加強人事檔案管理工作的信息化建設(shè)

為了深化人事檔案信息資源的開發(fā)利用，提高檔案利用效率，要建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，實施人事檔案動態(tài)管理。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入微機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)化形式并存，利用人可根據(jù)需要，通過電腦查閱有關(guān)內(nèi)容。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，從而實現(xiàn)人事檔案信息化，現(xiàn)代化管理。同時，要加大資金投入，配備先進(jìn)計算機管理設(shè)備，為人才的脫穎而出創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，不斷培養(yǎng)造就一支現(xiàn)代化的檔案管理隊伍。

參考文獻(xiàn)

[1]劉琴 人事制度改革對人事檔案管理的影響[J]檔案學(xué)通訊 2005 （5）

[2]任勝云 范利 從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作[J]云南檔案2009 （7）

作者簡介

睢壯，男，本科，檔案館員。