李唯

四平市鐵西區(qū)平西鄉(xiāng)三資代理服務中心將檔案管理工作納入工作計劃，提高檔案管理意識，制定和完善檔案管理工作制度，對各類檔案進行了分類、整理、歸檔，確保檔案管理工作落到實處。設立專職檔案管理工作人員，明確工作職責。實行崗位責任制，并建立考核制度，做到用制度管人管事。提高檔案利用率。努力使平西鄉(xiāng)三資代理服務中心檔案管理工作由保管型向服務型轉變，為基層廣大群眾提供優(yōu)質服務，不斷提高檔案利用效率，受到了群眾的一致好評。

1 立足“四抓”，切實強化檔案管理工作

一是立足制度抓落實。根據(jù)檔案裝訂、登記、查詢、保管、保密、移交等環(huán)節(jié)，制定符合上級主管部門工作實際的檔案管理制度，強化檔案服務登記記錄，并依照臺賬資料比對考核細則，加強對檔案管理人員的日常考評。

二是立足業(yè)務抓管理。將檔案管理充分運用到用地、地籍、信訪、執(zhí)法及日常公文運轉等實際工作中，全面提升檔案為業(yè)務工作服務的綜合水平。

三是立足平時抓質量。對日常工作形成的具有查考利用價值的文件、圖紙、圖表、測算、聲像等文件資料及時整理歸檔，切實把好歸檔資料質量關，階段性工作形成的資料及時裝訂成冊，全年性的工作平時重在整理，年終或次年初裝訂成冊。

四是立足服務抓創(chuàng)新。立足我中心服務宗旨、提高服務管理創(chuàng)新機制與新辦法，再檔案的實際管理和使用過程中充分發(fā)揮檔案電子化管理優(yōu)勢，為了提高檔案調閱、借用查詢工作效率，開發(fā)了網(wǎng)絡版的檔案查詢管理系統(tǒng)。我服務中心在標準化檔案室的建設中，打破了以往分類存儲檔案浪費空間的老做法，采用科學化、集約化的管理模式，將所有檔案編號入盒，按順序入柜，極大的節(jié)省了檔案柜空間，實現(xiàn)了科學化、精細化的管理要求。同時，為了提高檔案入柜、調閱、借用查詢的效率，自行開發(fā)了檔案查詢管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)采用B/S模式，使檔案室的管理不受空間限制。系統(tǒng)設置了檔案資料類型、入檔時間、檔案資料所屬時間、檔案盒號、檔案柜號等項目的精確、模糊和區(qū)間查詢方式，可以輕松準確的查詢到檔案所在位置。該系統(tǒng)也具有很好的統(tǒng)計功能，同時系統(tǒng)還具有檔案入柜登記和借用登記功能?，F(xiàn)代科學技術的廣泛應用不斷提高檔案利用價值，提高工作效率。

2 推進檔案管理規(guī)范化、制度化、科學化

我中心結合工作實際，積極采取有效措施，推進檔案管理規(guī)范化、制度化、科學化，不斷深化檔案工作在服務中心工作的具體運用和服務作用，全面提升案管中心的服務品質，取得了良好的效果。

一是全面謀劃部署。中心領導高度重視，組織成立了專門的領導小組，將檔案工作與其他工作整體推進，把檔案考評納入年底服務中心的考評范圍內。同時，結合獎懲制度，充分調動本中心人員的主動性與積極性，形成了人人參與檔案規(guī)范化建設的良好氛圍。

二是加強學習培訓。在抓好專職檔案工作人員培訓的同時，我中心及時將最新的有關檔案工作的管理規(guī)范、要求、歸檔方式對各部門進行專門培訓，使全體工作人員充分認識檔案工作的重要性，對檔案工作熟知熟會，按時、保質、保量交接檔案，做到無縫對接。

三是更新硬軟件設備。按照上級檔案管理工作要求，我中心專門為檔案室購置了電腦、打印機、復印機、傳真機、碎紙機、除濕器等硬件設備，做到文件電子、紙質雙層管理，實現(xiàn)卷卷有登記，使檔案管理軟、硬件水平得到大幅提升。

四是深化管理應用。我中心規(guī)范服務檔案借閱制度，做到借時有登記，還時有簽收，防止檔案遺失、錯亂。同時充分發(fā)揮檔案的信息資源功效，加強服務檔案為中心業(yè)務服務的作用，確保檔案利用率不斷增加，利用內容不斷豐富，有力地推動了服務中心工作的全面發(fā)展。

3 進一步完善服務中心檔案管理條件

為進一步完善檔案管理條件，我中心還購置了高規(guī)格的防磁柜、除濕機等設施，并為檔案室配備了設備器材和辦公用具、檔案裝具等，從物力和財力上給予了有力的支持和保障。針對原有的文書、會計、專業(yè)檔案裝具不夠規(guī)范，實物、照片整理不夠全面等問題，中心檔案人員加班加點將2002年以來室藏全部六大類上幾百卷檔案全部重新進行了規(guī)范化整理，專設了目錄柜，整齊規(guī)范，排列有序，形成了紙質、電子兩套檢索工具，查閱十分方便。

我中心依托上級綜合檔案管理系統(tǒng)，對2002～2013年永久和長期檔案全部進行了數(shù)字化錄入存儲，完成了室藏文書（永久和長期）及會計、實物、聲像、基建等所有門類檔案的數(shù)字化管理工作，共完成近千件紙質文書檔案的數(shù)字化處理，紙質文書檔案數(shù)字化上萬頁；還建立了案卷級數(shù)據(jù)庫條目、文件級及全文數(shù)據(jù)庫條目，形成了圖像文件和文本文件兩套數(shù)據(jù)，為用足用活檔案資料提供了快捷通道，實現(xiàn)了室藏文書檔案的電腦檢索查閱，使檔案利用方式從根本上發(fā)生了轉變。

4 嚴把“三關”，不斷提升檔案工作質量和服務水平

堅持在健全完善制度上求“全”。在日常工作中收集有關制度及文件并裝訂成冊，使檔案管理工作有章可循，不斷完善、修訂、健全中心干部人事檔案材料的檔案查借閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉遞制度、檢查核對制度和送交檔案材料歸檔工作制度等，做到制度上墻、賬簿成冊，為規(guī)范干部檔案的管理提供政策依據(jù)。建立完善《干部檔案查借閱登記簿》、《接收干部檔案登記簿》、《移交干部檔案材料登記簿》等各種登記簿冊，為干部人事檔案工作更加制度化和規(guī)范化奠定堅實基礎。

堅持在執(zhí)行制度上求“嚴”。要求各單位負責檔案工作的人員嚴格執(zhí)行收集整理材料工作制度，及時做好檔案材料報送工作；嚴格執(zhí)行、定期整理檔案工作制度，分批分次對干部人事檔案材料進行歸檔、分類、整理、審核，做到不拖延、不積壓、認真鑒別。注重檔案材料的完整性，本著完整、真實、條理、精練、實用的要求，對檔案中缺少的材料一一登記在冊并進行補齊補全，盡量做到與實際情況同步；注重檔案材料的真實性，抓好檔案審核、轉遞、利用等關鍵環(huán)節(jié)，及時發(fā)現(xiàn)并糾正干部檔案內容失真的問題，維護干部檔案工作的嚴肅性。

堅持在落實責任上求“真”。進一步落實我中心檔案室工作崗位責任制和檔案室工作職責，完善干部檔案材料收集工作的協(xié)調機制，建立檔案資料收集責任制，確保形成的材料填寫規(guī)范、手續(xù)完備、收集齊全、歸檔及時，避免形成新的遺留問題；建立檔案管理人員登記備案制度，確保高標準、高質量地完成干部人事檔案工作任務。