摘要:“競爭性談判”這種來源于政府采購的特殊招標(biāo)方式可以通過其特有的靈活性和適用性在工程造價控制方面起到巨大的作用。本文通過以往實施經(jīng)驗進(jìn)行詳細(xì)分析,從概念的形成、目標(biāo)和策略、競爭性談判等三個方面展開,主要為將我們對競爭性談判的一些理解和由感而生的想法和同業(yè)人士分享和交流。
關(guān)鍵詞:競爭性談判 政府采購 招投標(biāo) 工程造價控制
1 概念的形成
“競爭性談判采購方式是《政府采購法》規(guī)定的五種政府采購方式之一。它是指采購人或代理機(jī)構(gòu)通過與多家供應(yīng)商(不少于三家)進(jìn)行談判,最后從中確定最優(yōu)供應(yīng)商的一種采購方式。在一般情況下,由于采購對象的性質(zhì)或采購時間的緊迫,使得公開招標(biāo)方式并不是實現(xiàn)政府采購經(jīng)濟(jì)有效目標(biāo)的最佳方式,必須采用其他采購方式予以補(bǔ)充,其中競爭性談判采購是一種重要方法”。從以上概念描述可以看到“競爭性談判”是來源于政府采購,針對最優(yōu)設(shè)備供應(yīng)商選取的一種特殊的招標(biāo)方式。由于在目前工程實施中,施工用料、施工工藝和施工管理等方面日趨先進(jìn),其科技含量較以往大大提高,而且從發(fā)展趨勢來看產(chǎn)業(yè)化施工、精細(xì)化管理將成為主導(dǎo),這就意味著建筑物本身及其各個細(xì)部將作為一種具有一定技術(shù)含量的產(chǎn)品來看待。性價比是作為選購產(chǎn)品的重要指標(biāo),是反映物品的可買程度的一種量化的計量方式,在成本控制的前提下,追求最優(yōu)的性價比應(yīng)該成為現(xiàn)代建筑發(fā)包招標(biāo)的終極目標(biāo)。傳統(tǒng)的工程承建和設(shè)備采購招標(biāo)過于強(qiáng)調(diào)程序的合法性,缺乏供需雙方的互動,忽略了性和價之間的最優(yōu)結(jié)合需要一個相互磨合的過程,其模式顯然已難以滿足獲取最優(yōu)性價比的要求。本文所指的競爭性談判是指“發(fā)包(采購)方提出初始需求,通過與多家承建(供應(yīng))商進(jìn)行談判,在談判過程中逐步完善需求并確立分階段談判目標(biāo),并據(jù)此目標(biāo)逐步篩選,最后從中確定性價比最優(yōu)承建(供應(yīng))商的一種發(fā)包方式”。
2 目標(biāo)和策略
從概念的確立上可以看到,獲取產(chǎn)品最優(yōu)性價比是競爭性談判的終極目標(biāo)。為了達(dá)到這個終極目標(biāo),有必要將目標(biāo)進(jìn)行分解并在不同階段分步實現(xiàn)。這就要求建立目標(biāo)必須具備合理性和完整性,同時為確保實現(xiàn)必須考慮相應(yīng)的策略配套。以下是幾個關(guān)鍵性的階段:
2.1 競爭性談判文件中對項目經(jīng)理及其管理團(tuán)隊的明確要求 項目經(jīng)理及其管理團(tuán)隊是確保工程工期并實現(xiàn)高品質(zhì)要求的關(guān)鍵,所以競爭性談判文件中必須對項目經(jīng)理及其管理團(tuán)隊提出明確要求。競爭人報名推薦的項目經(jīng)理及其管理團(tuán)隊的綜合能力應(yīng)以充分有效的業(yè)績及獲獎情況作為支撐;項目經(jīng)理須具備一級項目經(jīng)理資質(zhì);參與競爭的管理團(tuán)隊(包括項目經(jīng)理、項目工程師、施工員、質(zhì)量員、安全員),應(yīng)為長期合作關(guān)系,且一旦中標(biāo)就將被固定下來,不允許更換(其他管理人員可適當(dāng)調(diào)整,但也應(yīng)控制比例)。
2.2 評審原則和評審辦法中的具體體現(xiàn) 投標(biāo)單位常規(guī)的投標(biāo)文件分為技術(shù)標(biāo)與商務(wù)標(biāo)兩部分,其中技術(shù)標(biāo)的評審原則應(yīng)著重對競爭人施工實施能力的判斷(對競爭人施工組織設(shè)計包括施工方案、各類計劃及相關(guān)保證措施的合理性和有效性進(jìn)行評審);競爭人企業(yè)及其項目管理團(tuán)隊綜合實力的判斷(對包括工程業(yè)績、獲獎情況、工廠規(guī)模及制作能力等進(jìn)行評審)。技術(shù)標(biāo)建議采用團(tuán)隊綜合實力、施工方案、施工組織設(shè)計,質(zhì)量、進(jìn)度、安全、協(xié)調(diào)管理各方面的承諾等多方面合理配置分值進(jìn)行評審。
2.3 競爭性談判文件中對競爭報價的明確要求 競爭人應(yīng)以競爭性談判技術(shù)文件要求編制報價清單進(jìn)行報價。競爭人應(yīng)對發(fā)包工程范圍內(nèi)可能發(fā)生的所有工作內(nèi)容列項報價,報價清單項目以外的工作項目或隨后因設(shè)計細(xì)節(jié)發(fā)生變化所涉及的費用均視作在報價清單項目中包含;由于專業(yè)深化設(shè)計隨整個工程的進(jìn)展是一個逐步完善的過程,很多設(shè)計的細(xì)節(jié)較競爭性談判階段會有所變化,我們設(shè)定上述競爭報價要求的目的是盡可能避免這些難以預(yù)見的變化引發(fā)的變更和簽證的風(fēng)險,從而使合同造價得到最大的控制。
2.4 對競爭報價進(jìn)行判斷 在收到競爭人報價后應(yīng)對其報價的合理性和完整性進(jìn)行分析,之后判斷報價可調(diào)整的空間,以作為篩選競爭人的依據(jù)。對競爭報價已在投控目標(biāo)以下(不合理低價除外)和通過談判有可能將報價調(diào)整到投控目標(biāo)以下的競爭人可視為合格競爭人并結(jié)合技術(shù)標(biāo)情況推薦進(jìn)入談判程序;對于競爭報價遠(yuǎn)高于投控于目標(biāo)且難以通過談判實現(xiàn)投控目的的競爭人予以淘汰。
如果競爭報價多高于投控目標(biāo)且難以合理下調(diào)至投控目標(biāo),則應(yīng)對投控目標(biāo)設(shè)立的基礎(chǔ)進(jìn)行分析,包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)定位是否存在缺陷,是否存在估價明顯不合理的情況等,并以實事求是的原則制定新的投控目標(biāo)。
如果競爭報價多低于投控目標(biāo),則應(yīng)對投控目標(biāo)設(shè)立的基礎(chǔ)進(jìn)行分析,包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)定位是否過高,是否存在估價明顯不合理的情況等,并以實事求是的原則制定新的投控目標(biāo)。
2.5 評審原則中的具體體現(xiàn) 商務(wù)標(biāo)的評審原則應(yīng)著重對競爭報價的判斷(對在投控目標(biāo)以下的競爭人報價,對其報價的完整性、報價依據(jù)的合理性進(jìn)行評審)。經(jīng)評審確認(rèn)推薦有效優(yōu)化方案的競爭人,根據(jù)實際情況在評審中優(yōu)先考慮。競爭性談判文件中應(yīng)對材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有明確要求(文件編制階段)。競爭性談判文件配套圖紙及技術(shù)說明須明確主要材料的品牌定位和施工技術(shù)規(guī)范。品牌定位的設(shè)定可以以“要求與‘xx品牌’同檔或以上”進(jìn)行描述,鼓勵競爭人在少受限制的情況下多推薦品牌,這樣可以使發(fā)包方可以在實現(xiàn)投控目標(biāo)的前提下擴(kuò)大選擇面。
實例可以發(fā)現(xiàn):通過目標(biāo)(實力、報價、品質(zhì))的建立和針對性配套策略(資格預(yù)審、文件要求、評審辦法)的有效制訂,選擇最優(yōu)性價比的競爭人已經(jīng)具備了堅實的基礎(chǔ)。以下就靠競爭性談判來最終落實了。
3 競爭性談判
競爭性談判為兩個階段進(jìn)行,即談判前的準(zhǔn)備階段和談判階段。
3.1 前期準(zhǔn)備階段 在前期準(zhǔn)備階段,應(yīng)注意做好以下幾項工作:一是根據(jù)談判工作需要,建立競爭性談判工作組,工作組成員應(yīng)包括:業(yè)主、發(fā)包方、代理單位、設(shè)計院、工程監(jiān)理、造價咨詢單位等,從人員的構(gòu)成應(yīng)考慮發(fā)包專業(yè)技術(shù)和商務(wù)兩個方面相關(guān)專業(yè)的專業(yè)人員;二是從資金、技術(shù)、生產(chǎn)、市場等幾個方面,做好對發(fā)包項目進(jìn)行全方位綜合分析,主要包括預(yù)算、需求、生產(chǎn)、市場、風(fēng)險分析。三是要根據(jù)綜合分析情況,制定項目發(fā)包的策略,確定項目工程量(采購量)清單,以概算為依據(jù)(或結(jié)合市場調(diào)研情況)建立投控目標(biāo)。四是對市場潛在的承建(供應(yīng))商進(jìn)行資格預(yù)審。五是根據(jù)資格審查情況,確定參加競爭性談判的承建(供應(yīng)商)名單,并向其發(fā)售競爭性談判文件。
3.2 在談判準(zhǔn)備階段,需要注意的問題 與招標(biāo)方式相比,競爭性談判具有較強(qiáng)的靈活性,評審過程也難以控制,容易導(dǎo)致不公正交易,因此,必須對這種發(fā)包方式的適用條件加以嚴(yán)格限制并對談判過程進(jìn)行嚴(yán)格控制。其中包括:①談判工作組的組成,應(yīng)根據(jù)發(fā)包項目特點,注意專業(yè)結(jié)構(gòu)要合理,知識水平、綜合素質(zhì)要相當(dāng),工作小組成員名單盡可能保密。②競談策略對承建(供應(yīng))商的資格預(yù)審的條件應(yīng)注意根據(jù)項目定位和技術(shù)需求來制定標(biāo)準(zhǔn),應(yīng)避免排斥潛在競爭人的情況。③談判文件制作完成后,要以正式文件會簽形式征求發(fā)包單位的意見,在發(fā)包單位審核確認(rèn)后才算正式完成。④在談判開始前,競談策略和投控目標(biāo)應(yīng)嚴(yán)格保密。
3.3 談判階段 在談判階段,應(yīng)做好的工作主要有:一是在競投文件遞交截止時間后,在規(guī)定的時間、地點由談判工作組成員進(jìn)行檢驗和開封,同時作好報價記錄,參與開封記錄的人員應(yīng)對報價保密;二是在開封后,談判工作組中技術(shù)和商務(wù)的專業(yè)人員對各談判方遞交的競投文件進(jìn)行比較分析,以判定競爭人的商務(wù)和技術(shù)排名,并形成技術(shù)優(yōu)勢的整合結(jié)果(即優(yōu)化設(shè)計方案),隨后向工作組推薦進(jìn)入談判階段的承建(供應(yīng))商名單;三是談判工作組根據(jù)專業(yè)人員分析情況確定入圍談判階段的競爭人;四是談判工作組以確認(rèn)優(yōu)化設(shè)計方案作為技術(shù)要求與入圍競爭人進(jìn)行談判,同時指出競爭人在首次競投中在完整性和合理性方面存在缺陷的報價項目和商務(wù)響應(yīng)方面的缺陷,要求競爭人在完善技術(shù)的基礎(chǔ)上再作第二次針對性報價;五是談判工作組根據(jù)二次報價進(jìn)行比較分析后,淘汰技術(shù)存在明顯缺陷和報價明顯偏高的競爭人;六是與晉級競爭人針對報價和商務(wù)響應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行談判,商務(wù)談判結(jié)束后,競爭人根據(jù)談判要求對報價作合理修正并充分考慮讓利因素后再作第三次針對性報價;七是第三次針對性報價作為最終承諾報價進(jìn)入最終評審程序,談判工作組要對最終承諾報價進(jìn)行綜合評審,以“性價比最優(yōu)”作為標(biāo)準(zhǔn)確定優(yōu)勝單位;八是向優(yōu)勝單位簽發(fā)優(yōu)勝通知書。
3.4 在談判階段,需要注意的問題 談判的目標(biāo)是整個競爭性談判的中心,任何時刻都不能有所偏離。最佳承建(供貨)方案、實力出眾的優(yōu)質(zhì)競爭人、報價優(yōu)惠合理并且控制在投控目標(biāo)內(nèi)是談判目標(biāo)。但是其中需要注意的問題有:①在談判過程中對具體問題要具體分析,可進(jìn)行多輪技術(shù)談判和商務(wù)談判,具體數(shù)量由談判工作小組根據(jù)具體情況確定,也可以將技術(shù)談判和商務(wù)談判合為一個階段同步進(jìn)行。但不論是哪種方式,都應(yīng)保證每次會議都有針對性的議題,即解決技術(shù)或商務(wù)層面的具體問題。進(jìn)行二輪以上報價的競爭性談判,應(yīng)使整個談判活動始終處在一個統(tǒng)一平臺上進(jìn)行。②在談判過程中,明確談判要求。為了防止競爭人相互“串標(biāo)”,故意抬高價格,在談判中可以強(qiáng)調(diào)“如果競爭人報價超過發(fā)包(采購)概算即投控目標(biāo),發(fā)包(采購)將不予考慮競爭人的優(yōu)勝資格”。但是,提出這條要求,必須建立在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上,即投控目標(biāo)已有一個合理的分析判斷,并且投控目標(biāo)應(yīng)嚴(yán)格保密。③在談判過程中,談判小組應(yīng)鼓勵競爭人從不同角度提出滿足功能需求并可能降低造價的優(yōu)化建議。談判后談判小組對此類建議進(jìn)行篩選確認(rèn)后整合一個統(tǒng)一的技術(shù)平臺,給予競爭人充分的時間進(jìn)行專業(yè)深化并合理調(diào)整報價。④在談判過程中,反復(fù)的技術(shù)論證和對競爭人提出新的要求使不具備誠意和實力的競爭人形成自然淘汰,同時優(yōu)質(zhì)競爭人的綜合實力得以充分體現(xiàn),并切實用于發(fā)包項目。故談判小組必須適時作出判斷,對優(yōu)質(zhì)競爭人制訂針對性的談判策略,使之始終保持高度緊張的競爭狀態(tài),這樣會更有利于達(dá)到價格目標(biāo)。
通過以上4點談判要領(lǐng)在競爭性談判中的有效貫徹,談判目標(biāo)更趨完善,而最趨近談判目標(biāo)的競爭人在競爭中會自然地脫穎而出并取得優(yōu)勝。
4 結(jié)語
正確的競爭性談判對工程造價控制的作用顯而易見。發(fā)包方的初始需求通過承發(fā)包雙方在談判過程中的充分互動和磨合以技術(shù)方案整合的形式不斷地提升并得到完善,得到性價比最優(yōu)的產(chǎn)物;整個過程使發(fā)包方更加清晰地了解由需求轉(zhuǎn)為具體實施過程中可能發(fā)生的潛在問題,降低了后續(xù)實施的風(fēng)險,減少了索賠和變更的可能性;同時談判的具體要求促使競爭人在其專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)挖足潛力,不斷對初始方案進(jìn)行優(yōu)化,有利于造價得到有效的控制;競爭人對發(fā)包人的意圖通過談判有了更加深入的了解,可以使大量簽約后的完善工作移至談判階段完成,這樣發(fā)包人可以充分利用階段性的主動提出包括技術(shù)、商務(wù)在內(nèi)的各方面要求并有利于其高效地實現(xiàn)。
競爭性談判源于政府采購,通過合理的變通和完善其具體操作方式,可以使其成為一種高效、靈活的發(fā)包工具,其符合現(xiàn)代建筑工程發(fā)展對承包人選擇的實際需要。我們認(rèn)為這種理念先進(jìn)的發(fā)包模式值得大力推廣,并通過同業(yè)人士的共同努力和實踐的積累將其逐步完善,對造價咨詢中介單位更好地協(xié)助業(yè)主做好投控工作必定有所幫助。
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