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        OA辦公系統(tǒng)實用性

        2013-04-29 00:00:00趙建華等

        摘要:當今,隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,計算機迅速的進入各黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、學(xué)校等各個單位,計算機聯(lián)網(wǎng)為這些單位實現(xiàn)辦公自動化、了解掌握信息提供了便利條件,從而進一步促進了辦公自動化系統(tǒng)的形成,并在工作中發(fā)揮著越來越重要的作用。辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè),更進一步提高對硬件資源和信息資源的利用率。從而提高了人們的工作效率?,F(xiàn)在所有的企業(yè)都應(yīng)該需要OA辦公系統(tǒng),因為這系統(tǒng)已經(jīng)完全可以代替人工手動記錄這個部門的報表或是申請,也是同事之間的交流平臺。

        關(guān)鍵詞:OA系統(tǒng)核心應(yīng)用 功能 性能 辦公自動化

        OA系統(tǒng)主要是為了政府機關(guān)以及事業(yè)單位的辦公信息上下傳達以及信息采集等服務(wù)的,能夠?qū)⒄畽C關(guān)各個部門以及下屬單位之間通過信息系統(tǒng)聯(lián)系在一起,實現(xiàn)了黨政機關(guān)單位的日常辦公的信息化,規(guī)范化,標準化。

        首先對于一家應(yīng)用單位來說如何選擇適合的OA系統(tǒng)是個主要問題, 選擇OA系統(tǒng)時都應(yīng)該遵循一個原則,那就是只選對的,不選貴的,適合本企業(yè)應(yīng)用所需,不然什么都免談,產(chǎn)品不僅具有傳統(tǒng)OA軟件的核心應(yīng)用:文檔管理、信息發(fā)布等功能,還提供了工作流等代表數(shù)字化辦公發(fā)展方向的功能模塊。在功能設(shè)置上不是追大求全,沒有任何“花架子”模塊,而是關(guān)注核心應(yīng)用,使得用戶的軟件投資花到刀刃上。專業(yè)版和高級版不限制用戶數(shù),使得用戶的應(yīng)用規(guī)模不因價格因素而受到限制,同時,隨軟件免費贈送一定時間的服務(wù)與升級。軟件價位充分考慮中國國情,通過內(nèi)部研發(fā)與營銷模式的優(yōu)化改良,降低了運營成本,而不是將過高的自身成本轉(zhuǎn)嫁給用戶。軟件實施、應(yīng)用、購買成本低就是給用戶省錢,面對越來越務(wù)實的企業(yè)與政府采購,低價優(yōu)質(zhì)順應(yīng)民心。

        1 選擇OA辦公系統(tǒng)時應(yīng)當注意的方面

        1.1 首先在選擇辦公系統(tǒng)的時候,需要查看所選的OA辦公系統(tǒng)能不能滿足所要求的功能,如果不支持即時通訊的功能,那么,可以說這個系統(tǒng)對企業(yè)是毫無用處的,不僅無法幫助企業(yè),還可能會造成企業(yè)的損失。采用先進的B/S結(jié)構(gòu),客戶端簡單便捷,運行的速度快,無論是在公司,還是在家里還是出門在外,這個系統(tǒng)都能夠滿足工作的需求。如果采用的服務(wù)器是公網(wǎng)IP的話,那么就能夠通過路由器從外界訪問,不需要任何其他的設(shè)置,就能夠?qū)崿F(xiàn)辦公的信息化。在未來,也許OA還能夠支持移動手機,那時候,就能夠真正的隨時隨地辦公了。

        1.2 OA系統(tǒng)的易用性應(yīng)非常強。系統(tǒng)最好采用簡單便捷的,不用安裝或者采用傻瓜式的安裝,能夠讓用戶非常方便的設(shè)置訪問權(quán)限以及工作流。要發(fā)揮軟件性能的優(yōu)勢,使得多臺電腦能夠組合成一套高性能的集群,并實現(xiàn)企業(yè)信息化。

        1.3 OA系統(tǒng)的性價比要高,企業(yè)客戶案例要多,服務(wù)支持要好。OA系統(tǒng)的穩(wěn)定性很重要,因為大量企業(yè)信息資料存入其中,OA系統(tǒng)的不穩(wěn)定造成資料丟失會對企業(yè)造成大的損失,無法彌補。因此要對數(shù)據(jù)進行集中的控制,避免數(shù)據(jù)的意外泄露。

        1.4 OA系統(tǒng)的擴展性也要非常的強,最好采用積木式結(jié)構(gòu),可以按需選配,自由組合想要的功能,或者可以二次開發(fā),提供第三方接口,這樣也便于管理和查找疏漏。

        如今,大部分組織內(nèi)部人員年齡跨度較大,眾口難調(diào),只有易用性高的OA辦公系統(tǒng)才能獲得用戶的一致青睞。而OA辦公系統(tǒng)的嚴密性和健壯性是衡量軟件優(yōu)劣的重要指標,也是反映OA軟件廠商實力差距的重要方面。此外,不實用的OA辦公系統(tǒng),無論看起來功能多豐富,性價比多高,都可能造成與企業(yè)和行業(yè)發(fā)展的不配套,無法達到提升效率的目的。

        2 OA辦公系統(tǒng)應(yīng)具備的性能

        2.1 開放性:把整合用到極致,從技術(shù)上看,萬戶OA采用整合性強的技術(shù)架構(gòu)(J2EE)作為底層設(shè)計對軟件的整合性會有決定性的幫助。如此,軟件就能預(yù)留大量接口,為整合其他系統(tǒng)提供充分的技術(shù)保障。

        2.2 易用性:學(xué)軟件有難度,但上網(wǎng)人人都會。OA是目前國內(nèi)唯一一款能真正做到徹底網(wǎng)絡(luò)風格化的協(xié)同軟件,平臺從整體到細節(jié),徹底堅持網(wǎng)絡(luò)風格,甚至能實現(xiàn)與外網(wǎng)的全面打通,從而,讓軟件應(yīng)用變得像上網(wǎng)一樣簡單。

        2.3 健壯性:沒有并發(fā)數(shù)上限的平臺堅持網(wǎng)絡(luò)風格是最大限度提升軟件健壯性的一種有效手段,這樣一來,決定應(yīng)用并發(fā)數(shù)的并不是軟件平臺本身,而是硬件和網(wǎng)絡(luò)速度;也就是說,從理論上講, OA這樣的軟件平臺沒有嚴格的并發(fā)數(shù)限制。

        2.4 嚴密性:“用戶、角色、權(quán)限”三維管控還不夠企業(yè),尤其是集團型企業(yè),從制度落地的現(xiàn)實需求來看,一方面必須有統(tǒng)一的信息平臺,另一方面,又必須給各個子公司部門相對獨立的信息空間。所以,OA辦公系統(tǒng)不僅要實現(xiàn)“用戶、角色和權(quán)限”上的三維管控,還必須同時實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中與小獨立的和諧統(tǒng)一,也就是必須實現(xiàn)“用戶、角色、權(quán)限+數(shù)據(jù)”的四維管控,具備全面的門戶功能。而萬戶OA平臺的權(quán)限分配就能成功實現(xiàn)嚴密的分級設(shè)置模式,徹底實現(xiàn)真正的門戶應(yīng)用。

        2.5 逐級化:包括職級門戶,如集團-公司-部門三級辦公門戶,各辦公門戶的入口統(tǒng)一但相對獨立,需要協(xié)作的信息和流程也可以互聯(lián)互通。還包括內(nèi)外部門戶統(tǒng)一,如OA(內(nèi)部門戶)和網(wǎng)站(外部門戶)信息的整合。

        2.6 平臺化:提供一個易用、開放的協(xié)同應(yīng)用平臺,客戶自己可以便捷的搭建個性化的功能模塊,并輕松實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部和外部流程、數(shù)據(jù)、人員、權(quán)限的整合,而無需編碼,或只需極少量編碼。

        2.7 移動化:未來的OA系統(tǒng)在PC上操作的時間將

        越來越少,人們將更多的使用手機等移動終端來操作OA,包括收發(fā)消息、審批文件、上傳下載、安排日程等,OA系統(tǒng)在手機上的兼容性正在不斷成熟。

        2.8 業(yè)務(wù)化:OA系統(tǒng)將不再是一個純粹用于行政辦公的通用性軟件,而是越來越多的和客戶的業(yè)務(wù)管理相結(jié)合,結(jié)合的載體在于流程管理和任務(wù)管理,但OA不會像ERP那樣管理具體的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),還是側(cè)重于業(yè)務(wù)協(xié)作過程管理??赡苓€有人想到了云化、流程化、智能化、知識化等這樣的概念。

        辦公的信息化是一個不斷發(fā)展,不斷向前的過程,伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展,辦公的信息化可以分為以下幾個發(fā)展階段:網(wǎng)絡(luò)辦公的智能化使得辦公的工作變得越來越輕松和便捷;電腦化辦公使得單位儲存文件,保存數(shù)據(jù)以及一些軟件的應(yīng)用更加方便;網(wǎng)絡(luò)的程序化在辦公的網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上,能夠?qū)崿F(xiàn)對整個網(wǎng)絡(luò)的全面有序管理??傊?,辦公自動化的應(yīng)用和發(fā)展,使得企業(yè)節(jié)約辦公時間,提高了辦事效率。本文中提到的OA系統(tǒng)正是將以上這些階段全部都串聯(lián)了起來,發(fā)揮了各個階段的作用,為企業(yè)提供了最便捷的服務(wù)。

        參考文獻:

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