摘要：高職院校的科研檔案管理工作是高職院校科研中的重要

組成部分，以科學(xué)的態(tài)度加強(qiáng)對高職院?？蒲袡n案工作的管理非常

重要。

關(guān)鍵詞：高職院校 科研檔案管理

高職院?？蒲袡n案是科研活動的原載體，指的是在科研過程中逐步形成的、具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料?？蒲袡n案管理工作是科研管理活動中的重要環(huán)節(jié)。因此，如何進(jìn)一步開發(fā)并妥善管理科研檔案，使檔案資源更好地服務(wù)于高校和全社會，便成為當(dāng)前眾多高?？蒲袡n案管理部門需要深入探究的課題。

1 高職院?？蒲袡n案工作管理的重要性及意義

科研成果是科研人員智慧的結(jié)晶，需要以檔案的形式妥善保存，使之形成科研信息資源儲備庫，以便更好地服務(wù)于社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展。準(zhǔn)確、完善是科研檔案形成的基本要求，唯有如此，才能真正發(fā)揮檔案的信息服務(wù)確保在科研工作中有效應(yīng)用。歸檔時，要確保所有歸檔資料完整且歸檔及時，必須保留資料的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、完整性和原始性；在科研檔案管理中，科研人員的工作任務(wù)是認(rèn)真記錄并妥善保存科研課題的立項(xiàng)申請書、研究計(jì)劃任務(wù)書、說明書、開題報(bào)告、工作方案、課題進(jìn)展報(bào)告、課題結(jié)題報(bào)告、重要會議紀(jì)要、國內(nèi)外調(diào)研材料、科研經(jīng)費(fèi)的使用情況記錄、課題鑒定（驗(yàn)收）報(bào)告以及成果報(bào)告等文書資料?？蒲匈Y料及時歸檔保存是科研檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化的第一步。

2 高職院?？蒲袡n案工作管理存在的問題

2.1 科研檔案管理意識薄弱，科研檔案材料收集不全

高校的領(lǐng)導(dǎo)者以及科研、檔案管理等部門普遍缺乏檔案管理意識，對科研檔案管理的重要性認(rèn)識不足，這在一定程度上阻礙了科研檔案的發(fā)展進(jìn)程。具體體現(xiàn)在四方面：

①目前，一些科研工作者在科研檔案管理的認(rèn)識上片面化，將檔案管理工作孤立起來，認(rèn)為檔案管理僅僅是單個部門或個人的職責(zé)，只關(guān)注科研經(jīng)費(fèi)和科研成果，這使得科研檔案從形成的初始階段就偏離了服務(wù)社會的本質(zhì)；

②在科研文獻(xiàn)、資料的形成過程中，科研管理部門未嚴(yán)格把關(guān)，管理制度不嚴(yán)謹(jǐn)，致使檔案管理始終滯后于科研進(jìn)度，嚴(yán)重阻礙了建檔與科研的“四同步”。“四同步”，即下達(dá)科研計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查科研計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步；科研成果上報(bào)登記和評審獎勵以及科技人員晉級考核與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。

③檔案管理部門沒有全程跟蹤檢查科研檔案的收集和管理工作，工作進(jìn)度嚴(yán)重滯后。檔案收集是檔案管理工作中相當(dāng)重要的一環(huán)，有的科研人員一味的埋頭搞科研而容易忽視建檔保存工作，對其他部門組織的科研材料，基本上處于你交多少、我管多少的情況。

2.2 科研檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，人才隊(duì)伍無保障

由于部分高校教育資金有限，軟、硬件設(shè)施配備不完善，致使校內(nèi)科研管理部及其各個系部都未設(shè)立專職科研檔案管理機(jī)構(gòu)，尚未形成一套相對健全的科研檔案管理機(jī)制和相關(guān)的實(shí)施細(xì)則，目前的科研檔案管理工作都以《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》為依據(jù)來貫徹執(zhí)行。沒有明確制定科研管理人員的崗位職責(zé)，科研檔案管理人員也多為兼職，沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)理論知識和技術(shù)培訓(xùn)，難以勝任本職工作，有的掛職檔案管理員“在其位而不謀其政”，對檔案管理工作兼而不管，必然影響科研檔案管理的工作進(jìn)展。

2.3 科研檔案管理服務(wù)市場意識不強(qiáng)，利用率低

高校中的全體教研職工經(jīng)過長年累月的鉆研和積累，才構(gòu)建了如今比較完備的科研檔案資料庫。當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)條件下，數(shù)字信息技術(shù)迅速以其簡便、強(qiáng)大的技術(shù)優(yōu)勢被廣泛應(yīng)用于社會經(jīng)濟(jì)的各個領(lǐng)域。作為頗具前瞻性的高職教育更應(yīng)該首當(dāng)其沖，積極應(yīng)用數(shù)字信息技術(shù)來完善教研管理。但是就當(dāng)前形勢而言，仍有部分高校一直沿用傳統(tǒng)的教研模式，只對科研資料進(jìn)行簡單的搜集、整理和歸檔保存，并不注重其利用價值和社會經(jīng)濟(jì)效益，高?？蒲袡n案管理服務(wù)于社會經(jīng)濟(jì)的職能無法體現(xiàn)出來。現(xiàn)階段，大部分高校開展科研檔案管理的目的除了應(yīng)付上級檢查以外，就是科研工作者用來申報(bào)職稱的途徑?？蒲谐晒暮笃谵D(zhuǎn)化過程鮮有科研人員參與，科研檔案無法重新編研或進(jìn)行深加工，以進(jìn)一步提升其科研價值，使其更好的服務(wù)社會。

3 高職院?？蒲袡n案工作管理方法探討

3.1 加強(qiáng)宣傳，提高各級人員檔案意識

為了提高高校各部門及相關(guān)人員對科研檔案管理重要性的認(rèn)識，首先要從宣傳著手，針對全體師生和科研人員開展檔案管理知識及相關(guān)法律法規(guī)的宣傳活動，采取多元化的方法手段積極宣傳《檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》，使各級管理部門和科研工作者充分認(rèn)識到檔案管理也寓于科研工作之中，從而支持并廣泛參與科研檔案管理工作，進(jìn)一步明確科研人員的職責(zé)和義務(wù)，從而提高其思想覺悟，主動收集、積累科研檔案資料，并積極推進(jìn)科研檔案管理的科學(xué)規(guī)范化。

3.2 建立健全科研檔案管理制度，依法制檔

根據(jù)《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》以及各級地方政府制定的檔案管理?xiàng)l例，基于現(xiàn)階段高?？蒲袡n案管理實(shí)際，著力完善科研檔案管理機(jī)制，檔案管理員要合理分工，堅(jiān)持完善各項(xiàng)工作流程，以促進(jìn)科研檔案管理工作順利開展。此外，要注重檔案管理機(jī)制建設(shè)，推行科學(xué)規(guī)范的管理流程，切實(shí)將科研檔案管理工作納入到學(xué)院整體工作中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，項(xiàng)目完成后的2個月內(nèi)，所有項(xiàng)目資料一律建檔保存，任何個人不得歸為己有。

3.3 加強(qiáng)科研檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，提升業(yè)務(wù)知識

科研檔案管理屬于政策管理的范疇，且對管理員的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)水平要求較為嚴(yán)格，所以必須認(rèn)真貫徹落實(shí)“提高素質(zhì)、精通業(yè)務(wù)、規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的工作要求，針對各個梯度水平的檔案管理人員開展技能培訓(xùn)再教育活動，掌握現(xiàn)代科研檔案管理的技術(shù)要領(lǐng)，不斷提高管理人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)?？蒲泄芾砣藛T要堅(jiān)持理論學(xué)習(xí)，特別是交叉學(xué)科的融合交流，以進(jìn)一步拓寬知識面，更好地適應(yīng)新形勢下的檔案工作。

3.4 加快科研檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)科研成果最大效益

現(xiàn)階段，大多數(shù)高職院校已建成校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，教研管理模式也逐步向數(shù)字信息轉(zhuǎn)型?？蒲袡n案是衡量一所高?？蒲袑?shí)力的主要因素。就目前來看，大部分科研檔案仍以紙質(zhì)形式保存，現(xiàn)代信息技術(shù)在科研檔案管理中的應(yīng)用仍處于初級階段，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化程度低，致使檔案利用效率一直維持在一個較低的水平?，F(xiàn)代科研檔案管理除了沿襲傳統(tǒng)的管理模式（也就是將科研資料分類匯總，然后歸檔保存）之外，更為注重檔案資源的再利用，以及如何將科研成果轉(zhuǎn)化成實(shí)際的經(jīng)濟(jì)效益。在科研項(xiàng)目的深入研究以及科研成果的推廣應(yīng)用過程中，科學(xué)、規(guī)范的檔案管理往往能給予其足夠的技術(shù)支持，從而實(shí)現(xiàn)科研成果向經(jīng)濟(jì)效益的轉(zhuǎn)化。

高職院校科研檔案管理工作是檔案工作和科研工作的結(jié)合點(diǎn)，如何創(chuàng)新高?？蒲袡n案管理理念和方法，將檔案工作與科研工作緊密結(jié)合起來，將是高?？蒲泄芾聿块T需要不斷探索和實(shí)踐的問題。

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作者簡介：鄭蘇紅（1983-），女，韶關(guān)坪石人，行政管理員，從事行政管理、檔案管理研究。