溝通是管理的重要職能，有效的溝通是組織活動順利進行的助推器。教務管理是我們整個學院管理中的樞紐，牽涉面廣，承擔著上傳下達的職能，這就要求信息的傳遞和交流要準確無誤，做到上下協(xié)調，否則就會導致教學秩序乃至整個學院管理的紊亂。所以教學管理中的正式溝通是一個至關重要的環(huán)節(jié)。只有真正實現(xiàn)有效溝通，才能不斷提高教務管理的水平和效率。

一、學院教務管理的現(xiàn)狀

學院教務管理于2010年9月份首次引入計算機APMServ編程軟件排課。2011年5月份開始使用騰訊QQ和移動飛信作為教務管理工作一種新的溝通方式，大大加快了信息傳遞的速度和效率。最后還將QQ群成員規(guī)模逐步擴展到其它職能部門，系部和任課老師，為各個部門的成員之間相互交流建立了平臺。2011年9月份加入到貴州大學教務管理軟件系統(tǒng)這一平臺。近3年來，學院在教務管理的工作效率和準確度上實現(xiàn)了很大的飛躍，繁瑣的工作通過溝通渠道方式的創(chuàng)新也得到了減輕，軟件系統(tǒng)的運用更是把責任具體落實到了各成員。盡管如此，在學院快速發(fā)展的步伐中，新的溝通問題還在不斷涌現(xiàn)。

二、學院教務管理正式溝通存在的問題

1.教務管理崗位受人冷眼。教學管理工作繁瑣，不易出彩，教學順利進行就是教務管理人員最大的成就，沒有什么突出事跡可言，可一旦教學管理出錯，就被引為笑談。教學管理工作強度大，壓力大。教務管理崗位相對不穩(wěn)定，來這里的人都只希望短暫停留，或僅作兼職，大家很難想到與本院上下左右的其他崗位協(xié)調工作。如忽略了教務管理人員和各系教學秘書之間不僅僅是業(yè)務上的指導關系，更是一種橫向的合作關系，造成教學秘書誤認為教務管理人員是給他們增添麻煩的人，對教務工作有抵觸情緒。

2.系教學秘書擔任角色復雜。去年學院任命了專職教學秘書，但由于各種因素，教學秘書還要承擔班主任，辦公室行政秘書工作。工作混淆在一起完成。在這種情況下，名為教學秘書，實際并不是專職教學秘書，導致大家根本沒有時間和精力來從事教學研究，能準確完成日常的教學信息傳達任務就已經(jīng)很不容易了。更沒有時間去和教務人員，系教學秘書之間進行橫向溝通。缺乏橫向溝通，相互之間沒有協(xié)商合作，工作上很難及時得到協(xié)調。

3.任課教師不認同和誤解教務工作。當前的教學管理溝通主要以下行溝通為主，按正式程序進行，以文件和通知的形式下發(fā)并通過騰訊QQ和學院網(wǎng)站發(fā)布，多數(shù)靠行政命令和要求來實施，存在不少溝通不和諧的問題。如教師對學院教學工作的調整和改變不了解，彼此不認同甚至誤解。例：進入貴州大學數(shù)字化系統(tǒng)平臺的教務管理信息系統(tǒng)，教師通過職工號和密碼從教務管理信息系統(tǒng)平臺錄入學生學期成績。由于某些教師觀念上難以接受或者不會操作，直接丟給教學秘書來做，或喊學生代勞。

4.學生不理解教務管理工作，嘲笑教務工作時有疏漏。教務管理人員在日常工作中與學生基本沒有直接的溝通，很多學生根本不清楚教務管理的相關政策和辦事流程。有些學生因為重修課的網(wǎng)報操作，成績問題在系部教務處之間來回跑好幾趟；有些學生錯過了教務部門發(fā)布的各項教學信息和通知，知情權和參與權沒有得到保障。

5.軟件系統(tǒng)的應用處于磨合期，信息交流反饋不及時。面對快速發(fā)展變化的教務管理，軟件系統(tǒng)本身的適用性，教務管理體系的成熟都還需要很長一段時間來調整，我們一直采用軟件系統(tǒng)和人工調整二者相結合的方式，來進行教務管理工作，這就要求信息交流要更及時地傳播出去。但總是有少數(shù)任課教師和學生收到的信息滯后。

三、對學院教務管理正式溝通的建議

1.教務管理人員和教學秘書是領導、教師、學生之間的橋梁，起著承上啟下的重要作用。他們的協(xié)調和溝通意識加強了，才能促進部門之間的融洽相處、團結和睦，正確反映師生的意見和建議。這樣的工作崗位應該得到領導充分的重視，任命專職人員來真實的長期穩(wěn)定做這項工作。

2.為教務工作人員做定期培訓，內容不僅包括軟件系統(tǒng)操作，還應該涉及管理學，心理學，教育學內容。從而提高自己的管理能力，同時為管理工作創(chuàng)造良好的心理條件。這些學習對于教務管理人員在工作過程中加強有效溝通，提升工作效率具有不可忽視的作用。

3.營造和諧的教務團隊和人際關系。相同的通知和文件，不同的教務人員有不同的理解，執(zhí)行效果也就不同。我們需要更多的渠道，來進行多層次的橫向溝通。比如外出培訓，聚餐活動，郊游活動，戶外拓展等以增進彼此感情，消除隔膜和障礙，強化團隊協(xié)作意識。使得大家能一起討論工作中的困惑和困難，分享經(jīng)驗，相互學習。

4、在教務管理溝通過程中，教師和學生既是管理的主要對象，更是主要的服務對象。在教務人員和教師，學生之間建立開放式的網(wǎng)絡系統(tǒng)，如通過騰訊QQ，短信電話，教務培訓，教務咨詢會，學生座談會等多種方式使信息能及時傳達給教師和學生，不要讓教務工作安排有任何延誤。同時保障師生享有學院提供的各項教學信息和服務的知情權。

溝通是一門藝術，良好的教務管理溝通需要通暢的多元化的溝通渠道，不僅需要縱向溝通，更需要橫向溝通，全通道式溝通。只有消除溝通的障礙，才能更好地促進我們教育教學目標的實現(xiàn)。

參考文獻：

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[2]鐘承景.試論高校教務管理工作中溝通方式及技巧的運用[J].時代教育.2012.（1）

作者簡介：袁曉莉（1985.6-），女，漢族，貴州省桐梓人，碩士，貴州大學人武學院助教，研究方向：管理學。

（作者單位：貴州大學人武學院）