魏志玲

傳統(tǒng)的檔案管理通常是對紙質的檔案資料，很多外在條件變化都可以造成資料的嚴重受損，甚至無法修復。所以，管理起來較為麻煩。隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案信息化已經(jīng)在大部分地區(qū)成為了現(xiàn)實，這能夠有效降低檔案的管理難度。但是，信息管理模式下，亦是存在一些新型的管理問題。本文結合當前事業(yè)單位檔案信息化建設過程中存在的問題，探索如何有效提升檔案信息化建設質量。

我國事業(yè)單位檔案信息化建設中存在的主要問題

（一）大量的資金投入，使得籌資工作難度較大

目前，我國各省市的事業(yè)單位在檔案信息化建設過程中，常常遇到資金籌集困難問題。由于信息技術更新過快，相應的軟硬件配套設施需要不斷地更新，以達到相互配合的目的。所以，無論是計算機的購置、還是打印機以及掃描儀的配置，亦或是局域網(wǎng)的開通以及信息安全防護系統(tǒng)的構建都需要大量的資金投入。

（二）環(huán)境變化顯著，服務方式適應能力不強

在計劃經(jīng)濟時代，事業(yè)單位的檔案管理部門一般都是吃“皇糧”的，其主要的服務對象是黨政機關，其中保管的大部分內容也都是“紅頭文件”，通常都是在相對封閉的環(huán)境下完成的。隨著市場經(jīng)濟模式的不斷深入，事業(yè)單位的檔案信息管理部門的服務對象也發(fā)生了重大改變。很多服務對象都是工作人員所不熟知的，而且，服務方式亦是傾向于公開化。并且，正在朝向全方位、透明化發(fā)展。所以，在很大程度上其服務質量是由廣大的服務對象進行判斷的。

（三）信息化建設任務重，見效慢

目前，在事業(yè)單位檔案信息管理過程中，工作人員需要對現(xiàn)存的館藏檔案資源進行數(shù)據(jù)整理、補充、掃描以及轉換；借助各類文檔處理軟件，對建立的數(shù)據(jù)庫按照一定的標準進行整理，進而提供高效的檢索服務；為客戶查詢等需求提供網(wǎng)上服務平臺；構建各類網(wǎng)絡安全防護系統(tǒng)，以及對相關的數(shù)據(jù)信息進行加密、備份等工作。從而有效防止黑客攻擊信息管理系統(tǒng)；隨著信息技術的不斷完善，做好電子檔案的更新與維護工作。以上這些工作僅僅是事業(yè)單位檔案信息化建設的部分工作，在資金不足的情況下，要想快速實現(xiàn)恐怕很難。

（四）信息化建設隊伍素質有待提升

目前，檔案信息化建設需要大量的信息化建設人才，而且，這些人才還需要對檔案管理工作內容有一定程度的了解和掌握。然而，在傳統(tǒng)用人制度的影響下，事業(yè)單位的檔案部門很難吸收大量的綜合型人才，加之相關的績效考核以及激勵機制尚不完善，所以，事業(yè)單位的檔案管理部門信息化建設人才存在一定的缺口，以至于該部門的整體信息化建設水平不高。

我國事業(yè)單位檔案信息化建設對策

（一）轉變觀念，增強緊迫感。

順應信息社會的發(fā)展，根據(jù)市場需求，創(chuàng)造條件，以新的工作內容和工作手段，為

用戶服務，并為計算機網(wǎng)絡化的全面啟動做好準備。

（二）積極推進檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設

有條件的檔案館應通過接收電子檔案，對各種類型檔案進行數(shù)字化管理等方法，積極建設相關的全文數(shù)字庫和多媒體，盡快實現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率和質量。

（三）加強電子檔案歸檔管理

檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄，歸檔等工作的監(jiān)督、指導、保證各單位產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效，研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，制定電子檔案管理辦法，最后實現(xiàn)檔案信息處理計算機化、信息存儲數(shù)字化、信息采集實時化、信息服務網(wǎng)絡化。

（四）加快檔案信息化基礎設施建設

建設數(shù)字化檔案館，大致包括檔案館庫房建設，檔案館館藏建設，檢索工具建設，規(guī)章

制度建設，專兼職檔案干部隊伍建設及檔案服務利用工作等等，繼續(xù)推進運用計算機管理檔案，提高檔案館計算機和網(wǎng)絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。

結論

在市場經(jīng)濟制度不斷完善以及信息技術水平不斷提升的今天，事業(yè)單位的檔案管理工作模式也已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)嚴重地制約了檔案管理信息化建設工作。本文結合當前事業(yè)單位檔案管理信息化建設過程中存在的問題，給出了相應的應對措施。

（作者單位：承德市人力資源和社會保障局）