許靜

隨著時代的發(fā)展，計算機逐漸被應(yīng)用到各個領(lǐng)域中去，計算機技術(shù)改變了機關(guān)和企業(yè)單位傳統(tǒng)的辦公手段與方式，大大提高了辦公效率，使文件和檔案進行了有效的分類管理。計算機技術(shù)以其獨特的作用和明顯的優(yōu)勢，促進了檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化和信息化的發(fā)展。

計算機管理檔案的方式

（一）目錄管理

檔案目錄管理是檔案計算機管理系統(tǒng)中發(fā)展早且比較成熟的技術(shù)，在進行檔案的管理時，系統(tǒng)的目錄可以快速的找出信息資源，具有快速搜索的功能。并且針對目錄的管理數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)管理的開放性很強，可以存貯大量的信息記錄，并且把信息進行編錄整理，方便快捷的登錄和使用。

（二）檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化就是把檔案統(tǒng)一起來進行數(shù)據(jù)的管理，把包括全文信息在內(nèi)的各種信息以目錄數(shù)據(jù)為檢索入口，實現(xiàn)檔案圖文信息的全文檢索。這種管理檔案的好處在于管理方便，如果有需要還可以及時的進行查找，方便日常工作。

（三）檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化

計算機來對檔案進行管理有著巨大的優(yōu)勢，因為計算機的管理不用浪費大量的人力和物力，只需要用幾部計算機就可以，而且在對數(shù)據(jù)進行整理時還能夠有效的分類，避免出現(xiàn)差錯的頻率。

計算機用于檔案管理的主要困境

（一）電子性文件歸檔和電子性檔案的長期保存

電子性文件的存貯也隨著多媒體計算的發(fā)展有了一個結(jié)構(gòu)性的存貯環(huán)境，但是對于文字信息的存貯不能滿足辦公的需求，尤其隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，在進行檔案的管理時，我們更愿意聽到檔案中可以有聲音出現(xiàn)，實現(xiàn)檔案的人性化管理。由于越來越多的電子垃圾，對于電子檔案的管理和存貯也是一個問題，檔案要存貯在哪里，存貯多久，是否可以借助于其他工具不僅僅是電腦來進行讀取數(shù)據(jù)等等，這些問題都阻礙了電子性檔案的長期保存。

（二）電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的挑戰(zhàn)

由于各行各業(yè)的管理方式不同，因此在進行檔案的管理時很難做到有效的統(tǒng)一，難以實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理。在具體的管理上，由于各級政府和政府機構(gòu)沒有進行必要的協(xié)調(diào)管理，這也為檔案的管理帶來了不便，信息技術(shù)的不斷發(fā)展實現(xiàn)了計算機應(yīng)用技術(shù)體系的不斷升級，增加了管理和建設(shè)的難度。

（三）安全問題

網(wǎng)絡(luò)化雖然給管理帶來了便利，但是檔案信息安全也成了讓人們擔(dān)心的問題。黑客的入侵和檔案的網(wǎng)絡(luò)化都會給檔案管理的安全性帶來威脅，檔案的不慎外露可能會造成信息的泄露，對檔案持有者本身的信息安全也是不利的在進行資料的歸檔管理中，在資料逐漸數(shù)字化的過程中要特別注意做好保密工作，以防資料的外泄，帶來不必要的麻煩。

計算機技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的必要性

（一）檔案信息的數(shù)字化

計算機檔案信息是一種重要而又特殊的信息系統(tǒng)資源，是現(xiàn)代信息的主要載體，在現(xiàn)代社會中實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理是目前檔案管理工作要實現(xiàn)的重要目標(biāo)。因為檔案信息管理的數(shù)字化縮減了很多紙質(zhì)檔案繁瑣的流程，便于查找和翻閱。實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理更是可以縮減檔案的翻閱時間，提高了檔案的利用率，減少了檔案不必要的磨損。

（二）檔案儲存的海量化

隨著科技的發(fā)展，每天都應(yīng)該進行檔案的記錄和整理，文案信息配合影像資料進行整理，檔案的入庫也讓數(shù)據(jù)量不斷增大。而一張普通的光盤就可以存貯上萬的文字信息，在進行檔案的存貯時還可以把文字跟圖片配合處理，減少檔案存貯的成本投入，還可以節(jié)省空間。

（三）業(yè)務(wù)流程的自動化

計算機對于信息處理，能夠快速的進行信息的輸入和存貯，并對信息進行自動化的管理。在檔案管理部門進行管理時，可以通過應(yīng)用軟件對檔案進行系統(tǒng)化的管理，然后按照管理和使用的不同要求將數(shù)據(jù)庫里的數(shù)據(jù)進行自動編制。在進行信息的檢索時，可以根據(jù)關(guān)鍵詞和文檔標(biāo)識特征實現(xiàn)檢索的網(wǎng)絡(luò)化管理，可以進行全網(wǎng)搜索。在進行網(wǎng)絡(luò)管理的時候可以實現(xiàn)地址資源的共享，形成一個開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實現(xiàn)全網(wǎng)搜索，把多種文件進行原樣還原。

（四）管理人員的專業(yè)化

對于進行檔案管理的人員要具有一定的數(shù)字能力和邏輯思維能力，能夠靈活的使用計算機語言，講計算機應(yīng)用到檔案管理的工作中。

當(dāng)前地質(zhì)檔案管理計算機化應(yīng)采取的措施

（一）實現(xiàn)地質(zhì)文檔一體化

在實際工作中，當(dāng)務(wù)之急是解決文檔分離的問題，克服工作中的各種不足，完成地質(zhì)文件的系統(tǒng)化管理。在單位中也要推行文檔一體化，實現(xiàn)信息的統(tǒng)一管理，保證檔案的質(zhì)量。作為檔案的管理者來說，應(yīng)該把信息的來龍去脈都掌握住，實現(xiàn)電子時代的文檔管理一體化。鼓勵文檔一體化軟件的研究和開發(fā)，使文檔工作在文件正式形成前就建立起來，形成對虛擬文件的有效管理，保證檔案的連續(xù)性和文檔一體化的管理。

（二）著眼地質(zhì)文件資料特點，實現(xiàn)文件的長期保存

由于地質(zhì)類的電子性文件的來源各種各樣，對于數(shù)據(jù)的錄入和信息的形成也十分廣泛，對于檔案整理人員來說，將信息進行綜合整理是一個浩大的工程，將不同渠道來源的信息進行整理分析用制度對歸檔人員進行規(guī)范處理，并列入信息管理工作的工作流程中。同時，由于電子文件極易損壞也很容易被病毒入侵，歸檔的工作人員要及時將文件進行拷貝進行備份，以防不時之需。

（三）把握檔案管理網(wǎng)絡(luò)化特點，重視網(wǎng)絡(luò)安全問題

計算機的網(wǎng)絡(luò)化給檔案工作的管理帶來了巨大的變化，使管理更加便捷，我們要重視起網(wǎng)絡(luò)安全問題，才能保證檔案管理的安全。對于地質(zhì)檔案的管理，我國的檔案管理部門已經(jīng)在科研階段，會不斷出臺系列技術(shù)措施和標(biāo)準(zhǔn)。在進行檔案管理時要注重網(wǎng)絡(luò)安全等級的測評，檔案信息的密級控制，為檔案信息的安全管理提供規(guī)范化的要求。

結(jié)語

地質(zhì)檔案的管理是一項重要的工作，對于地質(zhì)檔案管理的計算機化是將計算機技術(shù)應(yīng)用到信息化管理中的具體措施。由于多媒體計算的不斷發(fā)展，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的共享、檔案的錄入和管理的現(xiàn)代化，實現(xiàn)了檔案的高效和快速的管理，增加了數(shù)據(jù)的反復(fù)利用率，避免出現(xiàn)檔案受損。而且為數(shù)據(jù)的長期管理和文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化也提供了方便的途徑，目前的當(dāng)務(wù)之急是改善電子管理措施，防止信息的泄露和丟失，使檔案信息化管理的工作能夠快速的發(fā)展。

（作者單位：佛山地質(zhì)局）