王蒙

隨著現(xiàn)代化科技的發(fā)展，辦公室文書工作也受到了很大影響，本文通過介紹辦公自動(dòng)化自動(dòng)化的內(nèi)涵和含義，闡述了文書工作在辦公自動(dòng)化條件下產(chǎn)生的新的發(fā)展，并且探討了文書工作開展辦公自動(dòng)化的必要性及相關(guān)策略。

辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵和意義

在現(xiàn)代化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，無紙化辦公已經(jīng)成為了一種必然的趨勢(shì)。無紙化辦公，節(jié)省運(yùn)營(yíng)成本，只是OA平臺(tái)主要特點(diǎn)之一。消除渠道不暢、工作量大、工作備份不全、檢索不到位、人浮于事等等不利于工作進(jìn)展因素，也不過是OA在技術(shù)層面必需且能夠解決的問題。OA在企業(yè)內(nèi)推廣運(yùn)用，目的是提高辦公效率，加強(qiáng)內(nèi)部交流溝通，提高協(xié)同辦公能力，推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)和管理進(jìn)程；同時(shí)由于系統(tǒng)設(shè)定的工作流程是可以變更的，管理者根據(jù)實(shí)際情況來調(diào)整不合理的環(huán)節(jié)，為重組更加規(guī)范適用的工作流程提供有效的事實(shí)依據(jù)。提高效率、信息共享、協(xié)同辦公是大多數(shù)企業(yè)實(shí)行無紙化辦公的最主要的出發(fā)點(diǎn)。電子政務(wù)的方便快捷使大家受益匪淺，許多原本繁雜冗余的工作都在手指的點(diǎn)擊下輕松完成。無紙化辦公，主要是在內(nèi)部局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上建立起來的，通過采用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)后，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同辦公。采用這種網(wǎng)絡(luò)辦公方式的主要出發(fā)點(diǎn)是提高工作效率。這種辦公方式極大地提高了工作效率，減輕了工作負(fù)擔(dān)。

文書工作開展辦公自動(dòng)化的必要性和必要條件

文書工作在科技不發(fā)達(dá)的時(shí)候是一項(xiàng)繁重而且不被人重視的工作，需要工作人員有極大的耐性并且要精神高度集中，會(huì)議中不能遺漏領(lǐng)導(dǎo)的任何一句重要發(fā)言，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)日常工作的行程安排也要面面俱到，這使文書工作人員苦不堪言。科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，在各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)都改變著人們的工作和生活條件。辦公室中使用的各類現(xiàn)代化的辦公設(shè)備很大程度上代替了原來的文房四寶，辦公桌上的打字機(jī)被計(jì)算機(jī)文字處理機(jī)所取代，辦公室墻邊的文件柜被又小又薄的"磁盤"所取代，包括記錄，起草，編輯，修改，打印，存檔，復(fù)制在內(nèi)的辦公室文書常規(guī)工作，辦公室自動(dòng)化將大大提高辦公效率并且改善辦公環(huán)境，把文書工作人員從原來繁復(fù)的筆頭作業(yè)中解救出來。用于辦公室工作的這些技術(shù)越來越先進(jìn)，設(shè)備越來越多，功能越來越強(qiáng)，性能也越來越高，這為實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和無紙辦公創(chuàng)造了必要的條件。

文書工作在辦公自動(dòng)化的條件下產(chǎn)生的新的發(fā)展及相關(guān)策略

在辦公自動(dòng)化的條件下，文書工作要想產(chǎn)生新的發(fā)展，最主要的就是要轉(zhuǎn)變工作方式，辦公自動(dòng)化形成了無紙化的辦公環(huán)境，文書工作大多數(shù)搬到了網(wǎng)絡(luò)的工作平臺(tái)去進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)了對(duì)于紙、筆以及書籍等信息交換方式的突破，使得電、光、聲等信號(hào)得以應(yīng)用于將這些信息快速、便捷、豐富、形象地傳達(dá)出來。文書工作人員在辦公自動(dòng)化的環(huán)境中，對(duì)于各種辦公硬件的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，紙筆、電話、書本、黑板、辦公桌等各種傳統(tǒng)工具，現(xiàn)在只需要保留其簡(jiǎn)單的辦公桌，然后，再為辦公桌配備電腦、復(fù)印/打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等設(shè)備，便可以充分地保證工作人員順利開展各項(xiàng)工作。這就要求文書工作人員要增強(qiáng)電腦操作能力，要及時(shí)的積極的掌握新的工作方式。比如，企業(yè)召開年度預(yù)算大會(huì)，可以用Excel表格、PowerPoint演示文稿等將所要談?wù)摰男畔l(fā)布到公司網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，幫助其各部門的工作人員直接地貼近會(huì)議。另外，文書工作人員必須樹立良好的要求的職業(yè)道德以及職業(yè)意識(shí)，在辦公自動(dòng)化的環(huán)境中，加強(qiáng)對(duì)于計(jì)算機(jī)犯罪、網(wǎng)絡(luò)信息竊取等各項(xiàng)行為的認(rèn)知，確保自身在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作時(shí)，能夠有效的約束自己，并且對(duì)各種文件信息進(jìn)行加密、備份等處理，避免自己因?yàn)闊o意識(shí)操作而造成違法的行為，或者是遭遇惡意的信息安全問題

結(jié)語

文書工作在新時(shí)期實(shí)施自動(dòng)化辦公已經(jīng)成為了一種時(shí)代的必然，各個(gè)企事業(yè)單位以及文書工作人員都要加大對(duì)于當(dāng)前環(huán)境下的文書工作的全面研究，以采取有效的手段推動(dòng)文書工作對(duì)于辦公自動(dòng)化的全方位有效實(shí)現(xiàn)。

（作者單位：長(zhǎng)慶油田礦區(qū)事業(yè)部涇欣園綜合服務(wù)處）