施小蘭

社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理是社會保險工作的一個重要內(nèi)容，也是社會保險管理最基礎(chǔ)的工作之一，它全面反映了參保人員履行社保繳費義務(wù)、享受養(yǎng)老待遇的最原始最真實記錄，是實現(xiàn)為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標的重要條件。隨著社會保險制度改革的不斷深化和《社會保險法》的頒布實施，社會保險的覆蓋面越來越廣，參保人數(shù)越來越多，社保經(jīng)辦機構(gòu)的業(yè)務(wù)量和檔案數(shù)量也越來越大，加強社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范管理，實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化已成為社會保險經(jīng)辦機構(gòu)的一項重要任務(wù)。

社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理概況

社會保險業(yè)務(wù)檔案是各級社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在辦理養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、生育和工傷保險等“五險”業(yè)務(wù)中形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同門類和載體記錄的總和，它真實地記錄了各級社保經(jīng)辦機構(gòu)從事社保管理與服務(wù)工作的過程。實踐工作中，社保業(yè)務(wù)檔案的收集、整理與保存管理內(nèi)容，也主要包括社保經(jīng)辦部門所從事的“五險”業(yè)務(wù)。其主要特點有下述“五性”：

一是廣泛性。隨著社會保險體制改革的不斷深化，特別是近幾年新農(nóng)合、新農(nóng)保制度的推行，我國參與社會保險的對象已從城鎮(zhèn)職工延伸拓展到廣大農(nóng)村和城鎮(zhèn)居民，并最終惠及到社會所有成員。而每個人在辦理社會保險時都會形成社保業(yè)務(wù)檔案。社保對象的廣泛性決定了社保業(yè)務(wù)檔案的廣泛性。

二是動態(tài)性。每個社會成員參與社會保險后，社保檔案都會隨著人員的流動而發(fā)生關(guān)系轉(zhuǎn)移，各項險種的繳費情況也會依據(jù)人員收入的增減而發(fā)生相應(yīng)變化，這些情況都要在其社保檔案中形成相應(yīng)的記錄。這種動態(tài)變化決定了社保檔案的動態(tài)性。

三是權(quán)益性。社會保險業(yè)務(wù)檔案是對參保單位和個人權(quán)益的真實記錄，是確定參保人享受社會保險待遇的重要依據(jù)，是實現(xiàn)為參保人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標的必要條件，也是維護參保對象個人權(quán)益的重要依據(jù)，因此具有明顯的權(quán)益性。

四是規(guī)范性。社保檔案是按國家的有關(guān)規(guī)范要求來辦理的，即各類社會保險都有統(tǒng)一的辦理程序、統(tǒng)一繳付費標準、統(tǒng)一的表冊，不論是哪個單位的職工，其形成的相關(guān)材料必須具有很強的規(guī)范性。

五是共存性。隨著社會保險業(yè)務(wù)管理信息化的推行，社保經(jīng)辦機構(gòu)通過社保業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)隨時掌握參保對象的各種情況和動態(tài)信息，完成各類報表生成和管理。

社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理存在的問題

（一）思想不夠重視。長期以來，相當部分社保經(jīng)辦機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)“重業(yè)務(wù)經(jīng)辦，輕檔案管理”現(xiàn)象較為突出，總認為檔案工作是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位增形象、創(chuàng)效益，只要守好攤，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這些輕視檔案工作的思想一定程度上影響和阻礙了社保檔案規(guī)范化建設(shè)工作的開展。

（二）機制不夠健全。目前相當部份社保經(jīng)辦機構(gòu)沒有健全職責明晰的檔案工作機制。表現(xiàn)在具體工作中履職不到位，對本單位的檔案未實行統(tǒng)一管理，各門類檔案分散保管于各個部門，形成多頭管理等問題，且管理方法各異，沒有一個完整的檔案信息中心能夠查詢到一個人的全部社會保險檔案信息。

（三）管理手段滯后。檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要從事這項工作的人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。而實際工作來看，目前各級社會保險經(jīng)辦機構(gòu)中能專職從事檔案管理工作的人員很少，且多數(shù)人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對社保業(yè)務(wù)檔案管理的重要性認識不足，對檔案材料的收集、整理、分類、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不夠熟悉，日常檔案收集整理意識比較薄弱，存在該歸檔的沒有歸檔、檔案隨意保存、甚至丟失等情況，沒有按《規(guī)定》要求及時規(guī)范整理歸檔，嚴重影響了檔案歸檔質(zhì)量。

（四）設(shè)施不夠完善。受經(jīng)費與場地等條件限制，許多社保經(jīng)辦機構(gòu)無法配備專用的檔案室，導(dǎo)致“七防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光）措施跟不上，時間一久，不僅造成業(yè)務(wù)檔案材料霉變、蟲蛀等現(xiàn)象時有發(fā)生，而且也影響了社保業(yè)務(wù)檔案的美觀、整潔及完整。

加強社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的對策建議

（一）提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)。各級社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)以人力資源和社會保障部、國家檔案局聯(lián)合頒布的《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》為契機，加大社會保險業(yè)務(wù)檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理工作的重要性，提高全社會的社會保險意識。

（二）加強培訓(xùn)，提高素質(zhì)。社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理是一項政策性、業(yè)務(wù)性很強的工作，其質(zhì)量的好壞，很大程度上取決于檔案管理工作人員的能力和素質(zhì)。因此，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識。

（三）健全制度，規(guī)范程序。社保經(jīng)辦機構(gòu)在工作中形成的相關(guān)材料，構(gòu)成了社保業(yè)務(wù)檔案。這些檔案材料關(guān)系到參保對象的權(quán)益記錄與待遇享受，與他們的切身利益密切相關(guān)。因此，各級社保經(jīng)辦機構(gòu)要嚴格按照《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》的相關(guān)要求，本著既方便歸檔管理，又方便檢索利用的原則，建立健全業(yè)務(wù)檔案收集、整理、統(tǒng)計、保管、利用、保密、鑒定、銷毀等各項基礎(chǔ)管理制度，嚴格分類方法，合理劃定保管期限，確保社保業(yè)務(wù)檔案的真實、準確、科學(xué)、完整和規(guī)范，實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的最終目的。

（四）夯實基礎(chǔ)，完善設(shè)施。要把社保業(yè)務(wù)檔案管理工作作為一項基礎(chǔ)性系統(tǒng)性工程，納入社會保障工作體系和社會保險經(jīng)辦能力建設(shè)全局之中統(tǒng)籌考慮和安排。通過積極爭取人力資源和社會保障行政部門及同級政府相關(guān)綜合管理部門的支持，著力解決檔案庫房、基礎(chǔ)設(shè)備、人員配備、經(jīng)費保障等基礎(chǔ)建設(shè)中存在的不足問題，逐步改善工作環(huán)境和工作條件。

（五）開發(fā)利用，信息共享。在管理好社保業(yè)務(wù)檔案和確保檔案安全的前提下，依法為各參保單位、參保群眾提供檔案資料是規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)。這就要求社會保險檔案的保管必須集中統(tǒng)一和系統(tǒng)化，以滿足參保人員、相關(guān)民生部門和社保經(jīng)辦機構(gòu)自身對社會保險檔案系統(tǒng)利用的需求。因此，要在規(guī)范管理社會保險檔案的基礎(chǔ)上，全力整合社會保險檔案資源，努力構(gòu)建社會保險業(yè)務(wù)檔案綜合利用平臺，以最大限度實現(xiàn)社會保險檔案信息資源的共享，從而為建設(shè)統(tǒng)一的社會保障檔案信息中心奠定良好的基礎(chǔ)。

（作者單位：松溪縣機關(guān)事業(yè)單位社會保險管理中心）