鐘東波

【摘 要】在信息化全方位創(chuàng)新的時代，云計算實現(xiàn)了新時期信息化理論、技術和實踐上的重大突破。本文將就檔案信息化過程中發(fā)現(xiàn)的問題，以及如何運用先進的云計算技術管理好這些海量檔案數(shù)據(jù)，為社會提供優(yōu)質的檔案服務，充分體現(xiàn)檔案的社會價值進行簡單的研討。

【關鍵詞】檔案；檔案信息化；檔案服務；云計算

十八大報告中指出：“堅持走中國特色新型工業(yè)化、信息化、城鎮(zhèn)化、農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化道路，推動信息化和工業(yè)化深度融合、工業(yè)化和城鎮(zhèn)化良性互動、城鎮(zhèn)化和農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化相互協(xié)調，促進工業(yè)化、信息化、城鎮(zhèn)化、農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化同步發(fā)展?！毙畔⒒瑵B入工業(yè)化、城鎮(zhèn)化和農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化，以推動工業(yè)化、城鎮(zhèn)化和農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展?？梢?，以中國特色信息化道路來實現(xiàn)社會信息化、促進社會高度發(fā)展，信息化已提升為一個戰(zhàn)略目標。

那么，起著憑證作用的檔案管理，因檔案對社會的發(fā)展具有重大的參考價值，其信息化水平對社會的發(fā)展十分重要。但是目前檔案信息化建設仍處于初級階段，信息化水平不高，而隨著社會的發(fā)展，檔案信息量在極速膨脹，這給檔案管理服務工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。檔案信息化建設涉及對檔案信息資源收集、整理、管理并提供利用服務等工作內容，是一項復雜的、長期的信息系統(tǒng)工程。雖然在《全國檔案信息化建設實施綱要》的指導下，檔案信息化建設工作取得了一定的成效，但是由于客觀原因，檔案信息化建設工作還面臨著許多問題。

一、缺少統(tǒng)一的檔案規(guī)范化、標準化管理制度。

目前各級檔案部門的信息化建設基本上都是根據(jù)自身的業(yè)務需求進行基礎建設、數(shù)據(jù)建庫、系統(tǒng)開發(fā)、檔案數(shù)字化等工作，沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標準，導致檔案信息多樣化，檔案的字段信息、存儲格式、存儲方式都有較大的區(qū)別，這給日后進行檔案資源優(yōu)化、資源整合、信息共享帶來極大的困難。

二、缺少檔案數(shù)據(jù)共享接口。

由于各級檔案部門網(wǎng)絡軟硬件水平參差不齊，信息化水平不一致，檔案層次保管的技術問題未能得到較好的處理，導致各檔案管理系統(tǒng)之間缺少數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)共享接口，以致出現(xiàn) “信息孤島”，不利于檔案信息資源的集中化管理。

三、誤把檔案信息化等同于檔案信息電子化保管。

目前很多檔案部門的信息化建設還停留在基礎數(shù)據(jù)電子化的管理階段，只是進行檔案目錄、內容錄入，實物數(shù)字化掃描等基礎工作，即是只注重檔案信息的存儲方式，對于檔案利用網(wǎng)絡化、開放化方面的建設較少，導致檔案管理信息未能實現(xiàn)與相關業(yè)務銜接，檔案查詢、檔案利用未能實現(xiàn)快捷化、多元化、便民化。

四、缺乏周密的信息安全保障措施。

在檔案信息化建設方面，檔案部門缺乏安全可靠的網(wǎng)絡與通訊技術，缺乏周密的信息安全保障措施，檔案信息資源的安全遭受到各種攻擊以及病毒的威脅。同時沒有真正實施有效的檔案信息數(shù)據(jù)備份和災難恢復機制，以抵御自然災害和危及檔案安全的突發(fā)性事件，確保檔案信息的絕對安全。

五、信息技術人才缺乏，信息管理水平有待提高。

許多檔案部門都缺乏現(xiàn)代高技術人才，大部分檔案人員雖然具有扎實的紙質檔案管理能力，但是現(xiàn)代化管理技術水平偏低，信息管理業(yè)務水平有待提高。

隨著社會的不斷發(fā)展，各種信息的不斷膨脹，人類對信息的管理進行全方位的創(chuàng)新，創(chuàng)造出一種新興的高技術——云計算。云計算具有強大的計算功能、先進的虛擬化技術、可靠的存儲技術、良好的交互性能和豐富的終端設備，實現(xiàn)了信息化理論、技術和實踐上的重大突破，為新時期的信息化展現(xiàn)了美好的前景。目前，正處于中國云計算發(fā)展的起飛階段，做為社會發(fā)展憑證記錄的檔案管理，若能采用先進的云計算技術，將大大加快檔案信息化建設的腳步。那么，如何運用先進的云計算技術進行檔案管理呢？筆者認為可以從以下幾方面開展：

一、建立完善的檔案規(guī)范化、標準化管理制度，建設“檔案云”平臺。

檔案部門想通過云計算優(yōu)化檔案信息化建設，首先要結合檔案信息與云計算特點，建立一套完善的檔案規(guī)范化、標準化管理制度，建設“檔案云”平臺，通過“檔案云”平臺真正實現(xiàn)檔案信息資源共享，解決“信息孤島”問題。同時根據(jù)管理制度與云計算服務提供商協(xié)商制定檔案管理、利用所需要的應用服務，根據(jù)檔案的安全、保密級別確定“公有云”和“私有云”的服務對象及內容。

二、運用“私有云”實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案信息資源利用效率。

云計算具有強大的服務功能，能提供可靠安全的數(shù)據(jù)存儲方式，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，同時屏蔽數(shù)據(jù)來源，為用戶提供跨多數(shù)據(jù)庫一站式檢索訪問。利用云計算的智能共享性，可將不同區(qū)域、不同部門的不同數(shù)據(jù)結構的檔案數(shù)據(jù)集合成為一個整體，實現(xiàn)各級檔案部門、不同領域之間的檔案信息的相互共享，提供統(tǒng)一的訪問接口，完成用戶的檔案檢索需求。

三、利用云計算優(yōu)化檔案信息資源處理，提供開放式檔案服務。

隨著社會的不斷發(fā)展，檔案部門需要處理的檔案數(shù)據(jù)將越來越多，管理將越來越困難，數(shù)據(jù)處理速度將會遇到極大的挑戰(zhàn)。利用云計算超強的計算、分析能力，可以智能地分配和優(yōu)化檔案信息資源，加快檔案數(shù)據(jù)的處理和檢索利用速度，從而以更快、更經(jīng)濟的方式解決海量檔案數(shù)據(jù)處理問題。同時利用云計算通過互聯(lián)網(wǎng)、3G網(wǎng)絡為社會提供統(tǒng)一的開放式檔案信息資源平臺，檔案利用者不僅可以隨時隨地的查閱檔案資料，而且還可以通過不同的終端設備進行查閱，比如智能手機、平板電腦等，大大地提高了檔案的利用效率。

四、利用云計算提高系統(tǒng)安全性能，保障檔案信息資源的安全。

利用云計算將檔案數(shù)據(jù)集中存儲，通過云數(shù)據(jù)中心對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一管理、分配資源、控制安全，執(zhí)行數(shù)據(jù)安全實時監(jiān)控，有效的保證網(wǎng)絡安全，保證檔案信息資源的安全訪問。同時嚴格管理各級用戶權限，確保滿足不同權限用戶的訪問需求。同時利用云存儲實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)異地備份，做好災備工作，保障檔案信息資源的安全。

五、利用云計算降低檔案信息基礎設施的維護成本。

檔案信息基礎設施是檔案信息系統(tǒng)能穩(wěn)定運行、持續(xù)發(fā)展的支撐。計算機硬件、軟件技術的不斷發(fā)展、創(chuàng)新，檔案數(shù)據(jù)量的不斷增加，為了跟上信息時代的步伐，提高檔案信息資源的訪問速度，改進管理方式，檔案部門經(jīng)常被迫升級各種數(shù)字化設備、檔案信息管理系統(tǒng)、服務器、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等基礎設施，這都是一筆不小的開銷。通過購買云服務，這些基礎設施的維護都將由云計算服務提供商代為解決，從而降低檔案部門信息化設施的維護成本。

六、利用云計算提高檔案工作人員的信息技術管理水平。

利用云計算加強檔案信息化建設，將會給檔案部門帶來一種全新的檔案管理工作方式和服務理念。這種全新的工作方式需要相關的信息技術要求，需要檔案工作人員提升自身的信息技術知識，提高網(wǎng)絡認知能力和計算機操作能力，才能更好的使用云計算服務社會。

實現(xiàn)信息資源集中化管理、智能化共享、分布式利用是信息化的發(fā)展趨勢。為提高憑證作用，促進社會的發(fā)展，讓檔案管理信息化搭上云計算這趟高鐵，集中管理好日益膨脹的檔案信息，拓展及優(yōu)化檔案的服務，實現(xiàn)檔案管理的社會價值。

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