□文/張紅霞

（石家莊經濟學院商學院 河北·石家莊）

職位說明書是對工作分析所搜集信息進行整合而形成的具有企業(yè)法規(guī)效果的正式文本，內容包括職位描述和職位規(guī)范兩個部分。具體內容包括：職位標識，提供這個崗位的名稱、崗位編碼、所在部門、職級、職位薪點等基本信息；職位概要，簡短而準確地表示該職位存在的價值；職位具體職責，描述這一職位要承擔哪些職責，每一項職責的主要任務是什么，要達到什么樣的成果；工作標準，指明該職位職責的衡量要素和標準；工作關系，表明該職位在組織中的位置及其與內外部客戶的關系；工作條件，說明該職位使用的工具設備、時間要求、地點要求和工作的物理環(huán)境；任職資格，說明這一工作崗位對任職者的知識、技能、經驗、個性特征及素質的最低要求。職位說明書不僅是企業(yè)薪酬制度、考核標準、培訓內容等確立的依據，而且使任職者明確本崗位的價值和主要產出，并為其素質提升指明方向；使管理者更加明確本部門的人員需求并據此為員工提供更好的輔導和支持，因此職位說明書的編寫好壞直接影響了企業(yè)的管理。

一、職位說明書編寫常見誤區(qū)

1、職位說明書編寫的目的不明確。工作分析的目的決定了工作分析的側重點。即使是在同一個組織當中，當工作分析的目的隨環(huán)境因素變化時，需要編制的職位說明書側重點也有所不同?，F(xiàn)在有的企業(yè)部門和崗位職責不清；有的企業(yè)員工沒有明確的崗位職責和上崗條件；有的企業(yè)有職位說明書，但與實際不相符。但是，編寫職位說明書到底為了什么，自己所在的企業(yè)編寫職位說明書的重點在哪兒，如何編寫，誰來編寫都不清楚，結果是上至總經理，下到員工齊上陣，忙了一通，職位說明書“五花八樣”，不能執(zhí)行。

2、對編寫工作認識不到位。不少企業(yè)對工作分析缺乏正確的認識，盲目地隨大流；有的企業(yè)由人力資源部門獨家“打造”每個崗位的說明書，脫離企業(yè)實際狀況時有發(fā)生。尤其是對任職者資格的界定沒有明確的標準，結果職位說明書無法在實際工作中應用，成為企業(yè)的“文物”。其實，職位說明書的編寫應是一個自上而下的過程，我們看重的不應僅僅是最終的職位說明書，他的價值更多的體現(xiàn)在職位分析的過程。通過職位分析，幫助企業(yè)對組織的內在各要素（包括部門、流程和職位）進行全面系統(tǒng)的梳理，幫助企業(yè)提高組織及流程設計及職位設置的合理性，并幫助任職者形成對職位及周邊環(huán)境的系統(tǒng)理解，從而明確各崗位的職責與權限，規(guī)范業(yè)務流程，以實現(xiàn)提升管理水平的目的。所以，在編制職位說明書時，應得到全體員工的支持、參與和理解。但在實際中，不少企業(yè)在開展這項工作時并沒有與員工充分交流，讓員工充分參與，所以作用不大。

3、缺乏系統(tǒng)思考。崗位是企業(yè)的最小工作單位，承擔著組織戰(zhàn)略目標實現(xiàn)的重任。因此，作為工作分析的結果文件——崗位說明書應能體現(xiàn)戰(zhàn)略與現(xiàn)實的統(tǒng)一。而且每塊工作是流程中的一個節(jié)點，好的職位說明書不應是一個孤立的單元，而應使其成為一個相互關聯(lián)的體系，職位說明書的各個職位之間必須相互銜接才能保證整體工作的協(xié)調配合。因此，編寫工作說明書時應從流程入手，界定職位主要職責，實現(xiàn)流程優(yōu)化的目的。但現(xiàn)在好多企業(yè)在編制工作說明書時，只看眼前，缺乏系統(tǒng)思考，沒有對工作流程進行梳理，造成工作說明書不符合現(xiàn)實，部門和崗位職責有交叉，或者沒有體現(xiàn)流程之間的關系，造成工作中崗位職責不清，領導多多，員工不知道該聽誰指揮的問題。

4、用語不規(guī)范。職位說明書編寫工作是人力資源管理工作中的一項專業(yè)技術工作，是一項專業(yè)要求非常高的工作，職位說明書的很多項目需要以規(guī)格化的模式和語詞加以描述，但大部分企業(yè)都缺乏對參與該項工作人員的專業(yè)培訓，所以編寫出來的職位說明書存在大量表述不準的情況。特別是崗位的概述、職責、工作能力要求、基本技能要求等描述不準確。比如，籠統(tǒng)地使用“負責、全面負責、相關工作、管理、提高、完成”等模糊概念的詞語，造成職位不同但工作說明書的描述卻很相近，使相近崗位間無法明確自己的準確職責。

5、任職資格描述不符合崗位要求。任職資格包括對任職者從事該職位必備的知識、經驗、能力、素質等要求，必要時可加以適合該職位的理想資格和條件，所列出的資格條件都需要與職責要求相對應。但現(xiàn)實中一些企業(yè)在分析任職資格時，不是以崗位要求為基礎，而是以任職者為基礎，或者摻雜了現(xiàn)在任職者的影子，導致任職資格描述不符合崗位要求。

二、職位說明書編寫的關鍵點

1、領導重視，統(tǒng)一認識。在開展工作說明書編寫工作之前，人力資源部負責人一定要先和公司相關高層領導進行討論，明確此項工作的目的，明確規(guī)范崗位職責對公司管理的意義，讓領導層統(tǒng)一思想，正確認識職位說明書編寫工作對企業(yè)管理的作用，取得領導對職位說明書編寫工作的理解與支持，并保證在職位說明書的編寫過程中，高層領導先作表帥，對相關工作實行歸口管理，改變原來隨意性較大的管理方式。

2、加強培訓和溝通，提高技能和認識。首先，在開展工作分析之前，應該和相關的高層領導進行溝通，它有助于全面、深刻地理解系統(tǒng)的發(fā)展戰(zhàn)略和愿景目標，明確職位分析的目的，給職位說明書的編制工作正確的定位。高層領導對工作分析的支持可以使員工認識到這項工作的重要性和必要性，有利于工作分析的順利實施；其次，部門主管是對工作分析工作指導思想的貫徹落實者。編寫工作說明書之前，人力資源部門首先要做好工作計劃，開展業(yè)務培訓，說明制定職位說明書的意義和其中各項內容的含義。讓部門主管幫助消除員工的恐懼心理，避免員工因害怕崗位分析會對其已經熟悉的工作帶來變化或引起其自身利益的損失，因而不配合甚至敵視現(xiàn)象的發(fā)生；再次，在編制過程中，要與部門主管對收集來的信息進行必要的檢查與證明，使職位說明書盡可能與職位的實際情況相符合。

3、制定工作說明書編寫的程序、格式和規(guī)范。由外部專家、人力資源部人員及直線管理者組成職位分析小組，一起討論制定職位說明書編寫的程序、格式和規(guī)范。如崗位職責應該是部門職責的分解，部門各項職責應在崗位職責中得以體現(xiàn)，即“千斤重擔人人挑，人人肩上有指標?！辈块T職責是界定崗位職責的基礎，因此界定崗位職責的前提是明確部門職責?？梢岳媒M織結構圖和工作流程圖找出部門之間交叉的工作，明確各部門的職責權限，然后再將部門職責分解到崗位，明確各崗位之間的分工與合作的關系。

另外，在職位說明書的編寫格式上應統(tǒng)一尺度和格式，職位分析小組給出統(tǒng)一的模板和編寫要求。例如，一般職位說明書包括職位描述和職位規(guī)范兩個部分。對每位任職者的資格，必須對全公司所有崗位提出一個最基本要求。如，公司可以將生產類員工的最低要求定為：學歷必須是中專及以上，技能必須中級工及以上，有同行業(yè)兩年及以上從業(yè)經驗；管理類可以要求最低學歷為大專及以上，職稱為助理及以上，從事過一年以上管理工作經驗等。在實際操作時只能高于這個標準，對于一些特殊崗位，可以要求是中共黨員、駕齡三年等。而且工作說明書編寫時最好在一個固定的地點由小組成員統(tǒng)一進行，以便及時進行溝通。

4、系統(tǒng)思考。任何一個職位都不能脫離組織的組織架構、戰(zhàn)略、運作流程、組織文化而獨立存在，它是系統(tǒng)中相對獨立又相互聯(lián)系的單元。在編制職位說明書之前還要考慮組織發(fā)展所處的階段、管理模式、歷史背景與現(xiàn)狀、文化等。在分析階段要充分考慮理想與現(xiàn)實、戰(zhàn)略要求和職位實際緊密結合。此外，工作說明書中關于職責的描述不是對工作信息簡單的組合，而是對職位的特征和要求做出全面的說明。通過對流程的深入分析，既要把握各職責之間內在聯(lián)系，又要掌握各職位的主要工作內容。主次分明、重點突出可以使任職者認識到其所在環(huán)節(jié)對系統(tǒng)整體目標的貢獻，給任職者提出了努力的方向，也可以為人力資源管理者實施績效考核提供關鍵考核指標（KPI）。因此，在進行工作說明書編寫之前，要系統(tǒng)地思考企業(yè)的戰(zhàn)略，梳理部門和工作之間的流程。

5、用語要規(guī)范。在編寫職位說明書的過程中，使用規(guī)范的描述方式和用語直接關系到職位說明書的質量，因此必須高度重視。標準的崗位職責描述格式應是“動詞+賓語+結果”。動詞的選擇可參照崗位職責動詞使用規(guī)范表，如主持、制定、組織、執(zhí)行、策劃，等等；賓語表示該項任務的對象，即工作任務的內容，結果表示通過此項工作的完成要實現(xiàn)的目標，可用“確保、全面完成、爭取、促進”等等，以保證職位說明書的寫作規(guī)范。

6、應加強對職位分析過程的有效管理與控制。整個職位分析的效果，在很大程度上取決于對分析過程的控制與管理。國內大多企業(yè)在進行職位分析時片面追求成果表現(xiàn)形式上的美觀，單純用工作說明書本身的形式質量來評價整個項目的價值與意義，造成職位說明書片面追求文本形式的美觀與漂亮，缺乏對真正有效信息的分析與關注，導致耗費大量資源形成的工作說明書不能為實際的管理決策提供支持。因此，在編寫工作說明書之前，重要的是加強對工作分析過程的重視和管理。

7、完善審核和動態(tài)管理機制。完善審核機制可以確保工作說明書符合崗位實際。各位員工完成職位說明書編寫后，首先由部門負責人進行審核，審核完成后交由分管領導審核，最后由公司領導審核。動態(tài)管理機制可以確保工作說明書的實用性和適用性。雖然職位說明書編寫工作相當重要，但企業(yè)發(fā)展會對職位提出新的要求。因此，企業(yè)編寫出規(guī)范的崗位說明書后，人力資源部門應建立崗位說明書動態(tài)管理系統(tǒng)，在規(guī)定時間內由專職人員組織修訂。

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