董長春，孫曉麗

(常州工學(xué)院人文社科學(xué)院，江蘇 常州 213002)

“秘書事務(wù)所”，顧名思義就是接受他人委托處理秘書事務(wù)的場所、機(jī)構(gòu)，英文為“The Secretary Office/Firm”。隨著經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的加快和中國經(jīng)濟(jì)的迅速崛起，秘書服務(wù)的市場需求與日俱增。20世紀(jì)末，北京、上海等大都市出現(xiàn)了提供秘書服務(wù)的公司，但秘書服務(wù)只是這些公司業(yè)務(wù)的一小部分。2002年，全國首家經(jīng)工商部門登記注冊，提供專業(yè)化、職業(yè)化秘書服務(wù)的機(jī)構(gòu)——南京京華秘書事務(wù)所成立。之后，在全國各大城市陸續(xù)有新的秘書事務(wù)所出現(xiàn)，秘書事務(wù)所或相關(guān)的秘書服務(wù)企業(yè)步入了穩(wěn)步發(fā)展階段。

高校秘書事務(wù)所依托高校文秘專業(yè)(系)設(shè)立，是秘書專業(yè)實踐教學(xué)的新平臺。它對內(nèi)是秘書專業(yè)學(xué)生實訓(xùn)(習(xí))的場所，是面向?qū)W校各職能部門、專業(yè)系部、社團(tuán)和廣大師生等提供秘書服務(wù)的學(xué)生團(tuán)體；對外是按照公司體制運(yùn)營的仿真/全真企業(yè)，是聯(lián)系學(xué)校和社會的橋梁。它一方面能夠為文秘專業(yè)學(xué)生提供優(yōu)良的實習(xí)基地，促進(jìn)學(xué)生對理論知識的吸收和轉(zhuǎn)換，為其提供勤工儉學(xué)機(jī)會，推動“零距離”就業(yè)；另一方面可以增加教師的秘書從業(yè)經(jīng)歷，促進(jìn)“雙師型”教師的成長，還能獲取一定的利潤用于學(xué)科和專業(yè)建設(shè)，實現(xiàn)產(chǎn)學(xué)研一體化發(fā)展，提升辦學(xué)水平。因此，國內(nèi)高校紛紛設(shè)立或正在探索設(shè)立秘書事務(wù)所(或稱“校園秘書”服務(wù)公司、模擬辦公室等)，其時間跨度、地域分布、性質(zhì)類型有著相應(yīng)的特點和規(guī)律，相關(guān)研究內(nèi)容主要集中在設(shè)立條件、機(jī)構(gòu)設(shè)置、業(yè)務(wù)范圍、運(yùn)營機(jī)制等方面。高校秘書事務(wù)所一直在探索中前進(jìn)，在前進(jìn)中總結(jié)。

一、時間跨度和地域分布

(一)時間跨度：始于20世紀(jì)80年代末，興于21世紀(jì)初

國內(nèi)關(guān)于高校“秘書事務(wù)所”的探索和研究早在20世紀(jì)80年代就邁出了第一步。據(jù)1991年《秘書之友》雜志上刊載的《加強(qiáng)秘書專業(yè)教學(xué)實踐性環(huán)節(jié)的新嘗試——溫州大學(xué)秘書事務(wù)所工作探討》一文介紹，溫州大學(xué)中文秘書專業(yè)于1989年3月正式創(chuàng)辦了秘書事務(wù)所。深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院等高職院校在20世紀(jì)90年代就開始籌建文秘實訓(xùn)室，為其秘書事務(wù)所的創(chuàng)辦奠定了基礎(chǔ)。

中國人民大學(xué)檔案學(xué)院的安忻分別于2000年和2001年發(fā)表了兩篇文章論述關(guān)于建立檔案與秘書事務(wù)所對文秘檔案專業(yè)教育的重要意義。2005年，《高校秘書專業(yè)創(chuàng)辦秘書事務(wù)所的探索》一文對創(chuàng)辦高校秘書事務(wù)所的社會基礎(chǔ)、重要意義、運(yùn)營設(shè)計等方面作了系統(tǒng)探討。2008年，南京鐘山學(xué)院秘書事務(wù)所建設(shè)正式啟動。2009年，株洲職業(yè)技術(shù)學(xué)院秘書事務(wù)所——“綠葉秘書事務(wù)所”成立。2010年，全國首家校企合作秘書事務(wù)服務(wù)企業(yè)——市點秘書事務(wù)所麗水分公司在麗水職業(yè)技術(shù)學(xué)院注冊成立。同年，由新疆金石集團(tuán)股份有限公司贊助、設(shè)于烏魯木齊職業(yè)大學(xué)傳媒學(xué)院的秘書事務(wù)所正式揭牌。2011年，湖南長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院秘書事務(wù)所——恒達(dá)秘書事務(wù)所成立。2012年，經(jīng)江蘇省教育廳重點立項的大學(xué)生實踐創(chuàng)新項目標(biāo)志著常州工學(xué)院秘書事務(wù)所建設(shè)正式啟動。

(二)地域分布：集中于中東部發(fā)達(dá)地區(qū)

江浙地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度快，新興產(chǎn)業(yè)活力強(qiáng)盛，龐大的外資企業(yè)、中小型企業(yè)拉動了秘書服務(wù)的整體需求。江浙地區(qū)出現(xiàn)了國內(nèi)最早的商務(wù)秘書事務(wù)所——南京京華秘書事務(wù)所、溫州市點秘書事務(wù)所，它們給該區(qū)域高校秘書事務(wù)所的設(shè)立提供了經(jīng)驗和借鑒。江浙地區(qū)設(shè)立秘書事務(wù)所的高校主要有：溫州大學(xué)、南京鐘山學(xué)院、麗水職業(yè)技術(shù)學(xué)院、寧波城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院等。

湖南省是中部經(jīng)濟(jì)發(fā)展最活躍的省份之一，該區(qū)域的高校秘書事務(wù)所也較為集中。根據(jù)周揚(yáng)莉的《湖南省高職文秘專業(yè)秘書事務(wù)所校企聯(lián)合現(xiàn)狀的調(diào)研報告》，“長沙商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院、岳陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院、長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院、長沙大眾傳媒、株洲職業(yè)技術(shù)學(xué)院等5所高職院校的文秘專業(yè)……組建了秘書事務(wù)所”。其他地區(qū)的高校秘書事務(wù)所也有漸趨發(fā)展之勢，如廣東羅定職業(yè)技術(shù)學(xué)院秘書事務(wù)所、新疆烏魯木齊職業(yè)大學(xué)秘書事務(wù)所、重慶城市管理職業(yè)學(xué)院同沁秘書事務(wù)所。

二、類型、性質(zhì)、功能

依據(jù)高校秘書事務(wù)所的設(shè)立階段和承接業(yè)務(wù)的范圍，高校秘書事務(wù)所可以分為以下三類。

(一)內(nèi)向型

它既是文秘專業(yè)學(xué)生校內(nèi)實訓(xùn)(習(xí))的機(jī)構(gòu)，又是面向校園提供秘書服務(wù)的學(xué)生團(tuán)體，員工絕大部分是學(xué)生。它以“仿真”的秘書工作崗位和環(huán)境為背景，以學(xué)生為中心，采用分組輪換上崗操作的方式，通過角色扮演、完成任務(wù)驅(qū)動，讓學(xué)生體驗工作業(yè)務(wù)流程和企業(yè)真實管理過程。此類秘書事務(wù)所大多脫胎于秘書實驗(訓(xùn))室、校內(nèi)實訓(xùn)基地等傳統(tǒng)實踐教學(xué)載體，國內(nèi)大多數(shù)處于初期探索階段的秘書事務(wù)所都屬此類。

(二)內(nèi)外兼顧型

它在承載校內(nèi)秘書專業(yè)教學(xué)、技能訓(xùn)練的同時，通過向社會提供秘書服務(wù)贏得一定利潤，員工除了學(xué)生也會因業(yè)務(wù)需要抽調(diào)校內(nèi)專職秘書或臨時聘用外來人員。它由內(nèi)向型秘書事務(wù)所發(fā)展而來，開始進(jìn)行社會服務(wù)功能的探索，兼顧校內(nèi)實訓(xùn)和校外服務(wù)。長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院、寧波城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院、株洲職業(yè)技術(shù)學(xué)院等設(shè)立的秘書事務(wù)所都屬此類。

(三)外向型

它主要承接校外(社會)秘書事務(wù)，服務(wù)于社會團(tuán)體和企事業(yè)單位，具備獨立的運(yùn)營條件或法人資格，員工為專職(全職)，一般根據(jù)市場進(jìn)行定價，屬于半營利性組織。它由內(nèi)外兼顧型秘書事務(wù)所演變而來，是校企合作的產(chǎn)物，代表秘書事務(wù)所的成熟階段。溫州市市點秘書事務(wù)所麗水分公司就是此類事務(wù)所的典型代表，它由溫州市市點秘書事務(wù)所和麗水職業(yè)技術(shù)學(xué)院文秘專業(yè)共同組建，是全國首家校企合作正式注冊的秘書事務(wù)服務(wù)企業(yè)。目前，其他高校的秘書事務(wù)所還很少進(jìn)入此列。

三、運(yùn)行條件

人、財、物是保障事務(wù)所運(yùn)行的不可或缺的資源條件。

事務(wù)所人員構(gòu)成有三個層次：管理層、指導(dǎo)層、執(zhí)行層。管理層一般為院領(lǐng)導(dǎo)、系主任，指導(dǎo)層一般為秘書專業(yè)骨干教師和校外企業(yè)專家，執(zhí)行層主要為秘書專業(yè)優(yōu)秀學(xué)生和外聘資深秘書。管理層一般較穩(wěn)定，而指導(dǎo)層和執(zhí)行層則會因事務(wù)所類型不同而有所差異，如秘書專業(yè)的骨干教師在非外向型秘書事務(wù)所中擔(dān)任指導(dǎo)角色，而在外向型事務(wù)所中則很可能直接承擔(dān)秘書服務(wù)。岳陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院秘書事務(wù)所“在管理上由主管院長擔(dān)任所長、秘書系主任擔(dān)任辦公室主任，事務(wù)所員工由秘書專業(yè)骨干教師、外聘資深秘書及秘書系優(yōu)秀學(xué)生組成”。寧波城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院秘書事務(wù)所的專家指導(dǎo)中心由文秘專業(yè)教師、校外企業(yè)專家組成，人員規(guī)模根據(jù)工作任務(wù)設(shè)定。

事務(wù)所資金來源主要有：校內(nèi)來源于學(xué)校資助、項目撥款；校外來源于企業(yè)贊助、捐助；事務(wù)所自身盈利。株洲職業(yè)技術(shù)學(xué)院綠葉秘書事務(wù)所規(guī)定秘書事務(wù)所經(jīng)費來源為：捐贈；學(xué)院資助及校外機(jī)構(gòu)資助；在核準(zhǔn)的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)開展相應(yīng)活動或服務(wù)的收入；專業(yè)建設(shè)經(jīng)費；其他合法收入。事務(wù)所所需資金依其類型不同數(shù)量不一，不同階段(啟動、營運(yùn))所需資金也有所不同。內(nèi)向型事務(wù)所因其依托校內(nèi)已有的秘書實訓(xùn)室和相關(guān)資源，學(xué)生提供秘書服務(wù)后，一般只發(fā)給少許報酬，因此所需啟動和營運(yùn)資金少。作為獨立企業(yè)實體的外向型秘書事務(wù)所的最低注冊資本只需符合有限責(zé)任公司3萬元的標(biāo)準(zhǔn)，且可分期繳足。

事務(wù)所的主要辦公場所一般借用校內(nèi)辦公室，一種是設(shè)于教師辦公區(qū)域(便于管理和指導(dǎo))，另一種是設(shè)于專門的秘書實訓(xùn)室之內(nèi)(便于執(zhí)行和操作)。具體的辦公面積據(jù)員工數(shù)而定，一般按職能和業(yè)務(wù)等進(jìn)行布局。設(shè)備用品一般分為五大類：一是基礎(chǔ)辦公設(shè)備：辦公桌椅、會議桌、檔案柜等；二是辦公自動化設(shè)備：電腦、電話、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、多媒體講臺、投影儀、音響等；三是辦公用品：紙簿類、筆尺類、裝訂類、歸檔用品、辦公設(shè)備專用易耗品等；四是生活用品：飲水機(jī)、茶葉、水杯、面巾紙等；五是業(yè)務(wù)涉及范圍內(nèi)的其他特殊設(shè)備用品。

四、機(jī)構(gòu)設(shè)置和業(yè)務(wù)范圍

高校秘書事務(wù)所多采用職能參謀式為主，委員會式為輔的組織結(jié)構(gòu)形式。成熟的、規(guī)模較大的秘書事務(wù)所的組織機(jī)構(gòu)較為健全，包含了三類機(jī)構(gòu)，見圖1：

圖1 高校秘書事務(wù)所的機(jī)構(gòu)設(shè)置

一般來說，領(lǐng)導(dǎo)和輔助機(jī)構(gòu)較穩(wěn)定，職能機(jī)構(gòu)的設(shè)置則主要受到三方面因素影響：所在區(qū)域的秘書業(yè)務(wù)側(cè)重、高校專業(yè)資源特點、事務(wù)所自身具備的資源。國內(nèi)一些高校如中南大學(xué)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的商務(wù)秘書事務(wù)所就在探索一些特色服務(wù)機(jī)構(gòu)(如商務(wù)談判、外文翻譯等)。內(nèi)向型秘書事務(wù)所更突出職能機(jī)構(gòu)，相對弱化其領(lǐng)導(dǎo)和輔助機(jī)構(gòu)，表現(xiàn)為有的并未明確事務(wù)所委員會的地位，有的辦公室負(fù)責(zé)人事、培訓(xùn)、財務(wù)、組織、宣傳等所有輔助管理事務(wù)。綠葉秘書事務(wù)所設(shè)立了秘書事務(wù)所委員會、專家指導(dǎo)中心、辦公室、人事部、宣傳部、業(yè)務(wù)部、市場部等部門。湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院秘書事務(wù)所下設(shè)所委會、綜合辦公室、宣傳與策劃部、市場拓展部、業(yè)務(wù)部、信訪部等六部門。寧波城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院秘書事務(wù)所內(nèi)設(shè)總經(jīng)理辦公室、人事部、通聯(lián)部、業(yè)務(wù)部等部門。市點秘書事務(wù)所麗水分公司下設(shè)行政人事部、財務(wù)部、市場部、培訓(xùn)部、檔案事務(wù)部、公關(guān)事務(wù)部、社會調(diào)查部等部門。

高校秘書事務(wù)所的業(yè)務(wù)分校內(nèi)和校外兩大部，辦文、辦會、辦事三大類。湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院秘書事務(wù)所就明確了面向校內(nèi)的業(yè)務(wù)范圍：完成校內(nèi)各部門文檔管理任務(wù)；承擔(dān)學(xué)院主辦與承辦的各類會議、慶典活動；承辦校內(nèi)各種學(xué)生社團(tuán)活動的組織籌劃、社團(tuán)成員的培訓(xùn)講座等；承辦各類課件制作，各類文章的潤色修改、推薦發(fā)表等相關(guān)事務(wù)；策劃和組織各類等級考試及培訓(xùn)事務(wù)。對外業(yè)務(wù)一般包括三類：一是辦公室環(huán)境布置與整理、文檔整理與編排、打印復(fù)印、收發(fā)傳真等辦公室日常管理事務(wù)；二是禮儀、家政、家教、勞務(wù)中介服務(wù)；三是會務(wù)服務(wù)、文案策劃、市場調(diào)研、職業(yè)技能培訓(xùn)等。非外向型秘書事務(wù)所業(yè)務(wù)以一、二類為主。外向型秘書事務(wù)所的業(yè)務(wù)集中于第三類。就事務(wù)所整體而言，其服務(wù)范圍和對象以校內(nèi)為主，校外服務(wù)發(fā)展緩慢，停留在層次相對較低的事務(wù)性業(yè)務(wù)和中介服務(wù)層面，業(yè)務(wù)開拓上也比較被動。

五、運(yùn)營機(jī)制及組織建設(shè)活動

高校秘書事務(wù)所一般運(yùn)營流程為：首先，通過輔助部門或業(yè)務(wù)部門接受任務(wù)，經(jīng)指導(dǎo)教師或校外專家指導(dǎo)，分析情況并制訂方案；其次，經(jīng)委托單位審核通過，組織實施；最后，由委托單位予以評價并總結(jié)。事務(wù)所以四大運(yùn)營機(jī)制作為支撐。

一是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。事務(wù)所接受學(xué)院黨委行政和系部的領(lǐng)導(dǎo)和管理，并服從文秘專業(yè)教研室的直接管理，一般實行集體領(lǐng)導(dǎo)和分工負(fù)責(zé)相結(jié)合的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。凡屬重大問題及決策都由委員會集體討論，由會長決定有關(guān)重大事項，另外根據(jù)職能分工實行部長負(fù)責(zé)制。

二是人事機(jī)制。事務(wù)所優(yōu)先選聘優(yōu)秀學(xué)生和資深秘書，定期更新學(xué)生員工，實行崗位(部門)輪換、以老帶新，實現(xiàn)良好的循環(huán)。

三是監(jiān)督考核機(jī)制。綠葉秘書事務(wù)所章程規(guī)定由辦公室對事務(wù)所的活動開展、財務(wù)、人員變更等情況進(jìn)行檢查。依據(jù)值班、會議及活動出勤，結(jié)合平時表現(xiàn)與民主評議情況對負(fù)責(zé)人進(jìn)行全面、公正的考評。《關(guān)于高職院校文秘專業(yè)成立校園學(xué)生秘書事務(wù)所之初探》一文中指出主要考評形式有：通過事務(wù)所定期召開經(jīng)驗交流與總結(jié)大會進(jìn)行考核；根據(jù)秘書國家職業(yè)資格鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核；根據(jù)校內(nèi)各相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)或管理者的客觀評價進(jìn)行考核；根據(jù)實習(xí)生的全面自評進(jìn)行自主考核。

四是資金收入和分配機(jī)制。事務(wù)所按院系規(guī)定或依法協(xié)商進(jìn)行收費，一般面向校內(nèi)的服務(wù)可暫時考慮最低收費或免費，面向校外的服務(wù)可以根據(jù)行業(yè)、任務(wù)和要求的不同按勞計酬。宋湘綺等人認(rèn)為“小型的日常事務(wù)可以按鐘點計算，中型和大型的如商務(wù)談判、會議會談、活動策劃等則可按場次和天數(shù)計算”。陳今認(rèn)為可以“參照學(xué)生勤工儉學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)訂立公開的收費標(biāo)準(zhǔn)，也可根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模及財力大小來支付”?！陡咝Ｃ貢鴮I(yè)創(chuàng)辦秘書事務(wù)所的探索》一文中指出：“從減輕創(chuàng)業(yè)壓力的角度出發(fā)，比較合理的薪酬方法是業(yè)務(wù)提成法，按團(tuán)隊或部門業(yè)務(wù)績效的總量提取一定比例作為員工薪資。”具體來說，可以根據(jù)員工在服務(wù)過程中的表現(xiàn)，提取當(dāng)次服務(wù)總報酬的20%～30%作為員工個人工資。其余的70%～80%主要用于維持日常機(jī)構(gòu)工作的支出(辦公租金、日常用品開支、活動經(jīng)費)、期末獎金、公共積累資金(指導(dǎo)老師費用、學(xué)科建設(shè)、改善教學(xué)環(huán)境)等。

組織建設(shè)活動應(yīng)著力于培養(yǎng)員工綜合素養(yǎng)，以有利于塑造事務(wù)所的良好形象并擴(kuò)大影響，擔(dān)負(fù)著構(gòu)建事務(wù)所核心價值及組織文化理念的重任，但目前關(guān)于此方面的集中論述較少，組織建設(shè)活動方式可以概括為：(1)依托事務(wù)所成立學(xué)生秘書協(xié)會；(2)定期組織員工到實訓(xùn)室、圖書館、機(jī)房等場所進(jìn)行學(xué)習(xí)和交流；(3)邀請校外文秘專家做專題講座、技能培訓(xùn)；(4)組織成員到校外參觀見習(xí)、拓展訓(xùn)練；(5)組織秘書節(jié)慶典活動；(6)組織秘書職業(yè)技能大賽；(7)制作發(fā)行秘書事務(wù)所有關(guān)期刊、宣傳單、海報等。

綜上所述，關(guān)于高校秘書事務(wù)所的研究目前還處于現(xiàn)狀描述和經(jīng)驗總結(jié)階段，缺少針對服務(wù)對象的第一手調(diào)研資料、對現(xiàn)狀的深層次剖析和發(fā)展對策建議，鮮少涉及一些關(guān)鍵問題，如事務(wù)所運(yùn)營的主要影響因素和發(fā)展瓶頸，如何擴(kuò)大宣傳和開拓業(yè)務(wù)，如何保障扶持力度和執(zhí)行力度等。只有解決了這些難題，高校秘書事務(wù)所才能形成鮮明特色，提升核心競爭力，才能經(jīng)受住時代考驗，步入科學(xué)發(fā)展之路。

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[10]陳今.環(huán)三都澳區(qū)域發(fā)展與文秘專業(yè)實訓(xùn)實踐環(huán)節(jié)研究[J].中國科技信息，2011(24)：165.