涂師平

住院醫(yī)師規(guī)范化培訓檔案管理現(xiàn)狀

涂師平

住院醫(yī)師規(guī)范化培訓是培養(yǎng)高素質(zhì)醫(yī)學人才的重要手段，其培訓檔案是培訓活動和培訓效果研究中不可缺少的依據(jù)和參考材料，對改進培訓管理，提高住院醫(yī)師培訓質(zhì)量具有重要作用。目前各培訓單位的培訓檔案管理中存在許多不足之處。為此，該文從培訓檔案管理的重要性、檔案特點、檔案管理存在問題以及今后培訓檔案管理工作的改進對策來闡述加強培訓檔案管理的重要性，對規(guī)范開展住院醫(yī)師培訓具有重要的借鑒作用。

住院醫(yī)師規(guī)范化培訓;檔案管理;現(xiàn)狀

2010年7月，福建省政府批轉了省衛(wèi)生廳等五部門聯(lián)合制定的《關于福建省住院醫(yī)師規(guī)范化培訓實施意見(試行)的通知》的文件，隨著2010年11月11日，在漳州召開“福建省住院醫(yī)師規(guī)范化培訓啟動儀式暨管理提高班”，標志著福建省住院醫(yī)師規(guī)范化培訓進入全面實施階段。住院醫(yī)師是臨床醫(yī)師成長的關鍵階段，住院醫(yī)師規(guī)范化培訓是培養(yǎng)高素質(zhì)醫(yī)學人才的重要手段，也是提高整體醫(yī)療服務質(zhì)量，促進醫(yī)療水平提高的重要措施[1]。目前培訓已進行二年多時間，我院不僅加強培訓的過程管理，而且對培訓過程的管理內(nèi)容、文檔和記錄等進行認真的歸檔，這對保證培訓質(zhì)量取得明顯效果，但也存在一些問題。現(xiàn)將目前住院醫(yī)師培訓檔案管理的現(xiàn)狀介紹如下。

1 培訓檔案管理的重要性

教學檔案是指各級各類學校及教師個人從事教學實踐活動和教育管理活動直接形成的,有保存價值的各種文字、圖表、統(tǒng)計報表、論著、聲像載體等不同形式的歷史記錄。住院醫(yī)師規(guī)范化培訓的檔案材料類似教學檔案，它是培訓單位培訓工作的方針、政策、原則、方法、途徑和效果的真實記錄，是培訓活動和培訓效果研究中不可缺少的依據(jù)和參考材料，是了解培訓內(nèi)容，總結經(jīng)驗教訓，改進培訓管理，提高住院醫(yī)師培訓質(zhì)量。

培訓檔案的研究與比較，如對培訓管理檔案、指導教師教案、培訓學生的培訓情況等的研究和比較，可以看出醫(yī)院的住院醫(yī)師管理水平、指導教師教學水平和學生對培訓的接受能力等，更好地為制定提高教學質(zhì)量和教學水平提供重要依據(jù)，也是促進培訓改革和學術交流的重要信息資源。

因此，做好住院醫(yī)師規(guī)范化培訓檔案的管理，對督促住院醫(yī)師規(guī)范化培訓工作，提高培訓質(zhì)量具有重要作用。

2 住院醫(yī)師規(guī)范化培訓的檔案特點

2.1培訓檔案具有較強的專業(yè)性。住院醫(yī)師規(guī)范化培訓在我國剛開始，并且有較嚴格的培訓制度，而住院醫(yī)師規(guī)范化培訓的檔案是在培訓過程這一特定領域中形成的。

2.2培訓檔案具有特定的時間周期。它是按每個人培訓的周期將各個階段培訓過程進行完整的記錄，培訓基地分年度來安排培訓并且緊密銜接，從而形成了一種循環(huán)模式。

2.3培訓檔案來源分散而且冗雜。由于培訓過程和培訓管理過程是一個復雜的體系，所牽涉的部門和人員較多，使得培訓檔案分類較為冗雜，不存在一種固定的分類方式。檔案材料絕大部分來源于培訓老師和培訓對象中，檔案材料形成分散。

3 住院醫(yī)師規(guī)范化培訓檔案管理存在問題

3.1培訓檔案管理制度不明確。目前住院醫(yī)師規(guī)范化培訓的檔案管理沒有一個明確制度，其歸檔范圍、內(nèi)容的形式均沒有一個確切的規(guī)定，也沒有一個檔案管理的約束機制。各培訓單位的培訓檔案收集就基本是按評估體系的指標內(nèi)容來做，檔案收集的完整和規(guī)范參差不齊。

3.2對培訓檔案管理工作的不夠重視。住院醫(yī)師規(guī)范化培訓工作起步，各培訓單位把工作重心放在培訓質(zhì)量和培訓對象培訓管理等上面，沒有充分認識到培訓檔案管理的重要性。日常工作也常常忽視了培訓文件材料的收集、整理和歸檔工作，導致培訓檔案管理不規(guī)范，甚至有些材料根本就沒有歸檔，有些培訓單位基本就是在上級部門要檢查評估時才來整理培訓檔案，培訓檔案材料流失比較嚴重。

3.3檔案管理人員沒有相應專業(yè)知識。目前，各住院醫(yī)師培訓單位的培訓檔案管理人員多是由醫(yī)院的行政人員、科室教學秘書或培訓老師兼任，絕大多數(shù)人員沒有受過正規(guī)的檔案管理專業(yè)的教育或培訓，檔案專業(yè)知識匱乏，不會按檔案管理的要求進行檔案整理、歸檔、立卷，對培訓檔案的收集與管理隨意，常常造成培訓資料積壓甚至丟失。

3.4培訓檔案管理沒有專門資金。目前，培訓單位沒有培訓檔案管理專項資金，檔案管理手段比較落后，仍然采用傳統(tǒng)的機械手工操作方式，缺少現(xiàn)代化的檔案管理方式，工作效率低，收集、立卷、整理保管和提供利用工作不能有效開展。

4 加強住院醫(yī)師規(guī)范化培訓檔案管理工作的對策

4.1建立培訓檔案管理制度。根據(jù)目前住院醫(yī)師規(guī)范化培訓的實際情況，由衛(wèi)生主管部門制定一個培訓檔案管理的規(guī)章制度，以明確培訓檔案歸檔的范圍、程序和方法，使培訓檔案管理有章可依，各單位統(tǒng)一標準，為實現(xiàn)培訓檔案管理制度化、規(guī)范化、科學化和現(xiàn)代化奠定基礎。

4.2重視培訓檔案管理工作，提高全員檔案意識。培訓檔案管理是住院醫(yī)師規(guī)范化培訓工作的重要組成部分，對加強培訓管理、改進培訓方法、提高培訓質(zhì)量具有重大意義。因此，各培訓單位要切實重視培訓檔案管理工作，提高對培訓檔案重要性的認識。要求各級人員和培訓對象明確培訓檔案歸檔范圍，提高全員檔案意識，讓穩(wěn)中有降級各類人員重視培訓檔案收集，及時歸檔。

4.3注重培訓檔案的收集與積累，實現(xiàn)培訓檔案完整性。培訓檔案要注重平時的收集與管理，應該實行“三納入”、“四同步”管理[2]，即將培訓檔案工作納入培訓計劃，納入各級管理人員的崗位職責，納入考核培訓質(zhì)量和管理水平的標準；下達培訓任務與提出培訓文件材料的歸檔要求同步；檢查培訓工作與檢查培訓文件材料形成積累情況同步；評審、鑒定培訓質(zhì)量、培訓成果與審查、驗收檔案材料同步；培訓結業(yè)、培訓考核與檔案管理部門出具歸檔證明同步。

4.4增加經(jīng)費投入。要加大檔案管理經(jīng)費投入，加強檔案管理的軟硬件設施建設，采用計算機技術、聲像技術、網(wǎng)絡技術等現(xiàn)代化技術手段，在紙質(zhì)檔案管理的前提下，增加計算機、網(wǎng)絡的存儲方式，減輕檔案管理人員的工作量，提高培訓檔案管理效率，充分發(fā)揮培訓檔案的作用。

4.5加強培訓檔案管理隊伍建設。各培訓單位應根據(jù)自身的培訓量等需要配備專兼職培訓檔案管理人員，并且明確工作職責、標準和要求。同時，加強檔案管理人員職業(yè)道德修養(yǎng)和業(yè)務素質(zhì)培訓，參加檔案管理部門定期開展的業(yè)務培訓實行持證上崗。

4.6加強檔案的開發(fā)與利用。完善的培訓檔案的建立，應充分發(fā)揮其作用。只有各級人員認識到完善的檔案，為醫(yī)院的培訓工作提供不可替代的依據(jù)和憑證，能夠?qū)ε嘤柶鹬笇ё饔?，促進培訓管理的研究，提高培訓質(zhì)量，達到促進培訓管理水平。從而使醫(yī)院領導和各級人員能更加認識到檔案工作的重要性。

綜上所述，住院醫(yī)師培訓化培訓檔案是培訓活動和培訓效果研究中不可缺少的依據(jù)和參考材料，對改進培訓管理，提高住院醫(yī)師培訓質(zhì)量具有重要作用。因此，我們要加強日常培訓過程的管理，對文檔和記錄等進行認真的歸檔，這對保證培訓質(zhì)量具有明顯效果。

[1] 張勵,楊柳青. 住院醫(yī)師規(guī)范化培訓存在的問題及對策.川北醫(yī)學院學報，2007,22(5)：509-511.

[2] 楊大偉. 高校教學檔案管理工作淺析.黑龍江檔案，2012,(1)：57.

350005 福州,福建醫(yī)科大學第一臨床醫(yī)學院醫(yī)學教育科