郭立娟

淺談如何做好醫(yī)院檔案的管理工作

郭立娟

醫(yī)院；檔案；管理

1 做好檔案管理工作的意義

在很多人眼中，醫(yī)院工作主要是醫(yī)療、藥劑、科研、教學(xué)、康復(fù)等項工作，檔案管理在醫(yī)院工作中無足輕重，被很多人認為是可有可無的，檔案工作所產(chǎn)生的效益是不易被人知曉的，檔案工作往往不被領(lǐng)導(dǎo)重視，往往忽視檔案工作的存在，影響了檔案的利用開發(fā)，在加上一些檔案人員缺乏對檔案工作的熱愛，責(zé)任心、事業(yè)心不強，片面地認為檔案工作沒有前途，不安心本職工作，這山望著那山高，也加重了人們對檔案工作的看法。其實，檔案管理在醫(yī)院工作中非常重要，它記載著醫(yī)院從建院到現(xiàn)在的不斷發(fā)展壯大的辛苦歷程，傳承著文明、服務(wù)醫(yī)院的重要使命。檔案是領(lǐng)導(dǎo)在解決諸多問題及許多重要決策中最原始最有力的證據(jù)，可以說，檔案部門也是在為醫(yī)院間接創(chuàng)造效益的部門，是醫(yī)院的重要部門。隨著醫(yī)院工作的全面發(fā)展，檔案管理人員要不斷更新管理理念，勇敢地尋求和嘗試新的檔案管理手段，因此，做好檔案的管理工作，對于促進醫(yī)院的全面發(fā)展和不斷提高醫(yī)院在醫(yī)療市場的競爭中的作用，具有重要和深遠意義。所以檔案工作要與時俱進，與醫(yī)院共發(fā)展。

2 建立健全檔案的管理制度，不斷拓展檔案的收集范圍

建立健全有效的科學(xué)的檔案管理制度，是保證檔案工作順利進行的保證，醫(yī)院檔案部門要根據(jù)本單位的實際情況，將醫(yī)院不同門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，明確職責(zé)，根據(jù)不同責(zé)任制定行之有效的檔案規(guī)章制度和管理體系，檔案歸檔制度，查閱利用登記制度、保密制度、庫房安全管理制度、涉密計算機管理制度及建立專兼職檔案人員的培訓(xùn)制度和年終獎罰制度，把檔案工作人員的業(yè)務(wù)考核和醫(yī)務(wù)人員同步進行，迫

使檔案人員不斷學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，不斷進取，不斷更新檔案管理手段，嚴格遵守檔案管理制度。隨著醫(yī)院不斷擴大，醫(yī)院改革不斷深入，檔案工作不斷面臨新的課題，需要仔細研究，檔案部門的檔案收集工作也在不斷變化和拓展，檔案收集范圍不斷增加，加強檔案的收集工作是檔案部門面臨的重要工作，提出了更高的要求。對一些歸檔工作不重視的部門，對辦理完畢隨意處置、隨意放置的檔案材料，找出各種理由拒絕歸檔，總覺得放在自己手中用的方便，是非正規(guī)渠道收集檔案的難點。怎么讓檔案資料按時、齊全完整地交到檔案工作人員的手中，國家利益不受損害，需要檔案人員苦口婆心，軟磨硬泡，反復(fù)宣傳檔案歸檔的重要性，任何人無權(quán)也不能占為己有，通過不斷努力地做工作，想方設(shè)法把檔案資料收集完整。

3 做好檔案管理工作的前提

3.1需要責(zé)任心強、具有無私奉獻的精神 檔案管理工作看起來簡單，其實是一項專業(yè)性很強的工作，醫(yī)院檔案部門管理著財會、文書、照片、基建、職工死亡及臨床學(xué)院的學(xué)生檔案，還有二個撤并單位的移交的所有檔案。在部門人員少，任務(wù)重的情況下，它要求檔案人員具有很強的責(zé)任心，較高的檔案專業(yè)水平，有為檔案事業(yè)無私奉獻的精神，檔案工作者必須熱愛檔案事業(yè)，兢兢業(yè)業(yè)為黨工作，任勞任怨，不計較個人利益，愛崗敬業(yè)，樹立實事求是的工作作風(fēng)。

3.2充分運用信息網(wǎng)絡(luò)管理檔案 隨著檔案工作的信息化管理，數(shù)字化軟件管理檔案已經(jīng)在醫(yī)院全面運用，更新了檔案知識結(jié)構(gòu)，為歸檔錄入提供了便捷，提高了檔案管理水平，為查詢利用大大提供了方便，提高了工作效率。也給檔案工作者提出了更高的要求，檔案工作者要參加數(shù)字化軟件知識的培訓(xùn)和進修，還要有毅力堅持自學(xué)，邊實踐邊學(xué)習(xí)，盡快掌握電子檔案的管理技能，培養(yǎng)既能熟練掌握計算機軟件和數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)人才，又是熱愛檔案事業(yè)的專門人才，也是檔案工作人員應(yīng)該努力的方向。

4 做好檔案管理工作的關(guān)鍵

4.1增強服務(wù)意識，取到領(lǐng)導(dǎo)重視 檔案工作是一項服務(wù)性很強的工作，服務(wù)的好壞直接影響著檔案查詢利用工作，檔案工作人員必須站在利用者的角度，想利用者所想，急利用者所急，必須強化服務(wù)理念，積極為利用者提供檔案信息，做好利用前的準(zhǔn)備工作，熱情周到的服務(wù)，百查不厭，不怕辛苦，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案工作是一項關(guān)系著醫(yī)院醫(yī)教研等項工作的發(fā)展，必須引起領(lǐng)導(dǎo)重視，向領(lǐng)導(dǎo)宣傳《檔案法》，宣傳檔案工作的重要性是必不可少的。檔案是社會的財富，也是國家的財富，讓更多的人懂得運用檔案來維護國家和個人的利益，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才能保證檔案工作的順利進行。

3.4.2提高檔案管理人員的綜合素質(zhì) ①具備良好的政治修養(yǎng) 檔案工作者必須認真學(xué)習(xí)《檔案法》等法制法規(guī)，學(xué)習(xí)黨的路線、方針和政策，仔細研究，正確理解，認真貫徹執(zhí)行，檔案人員的一言一行必須和黨組織保持高度一致，時刻維護黨和國家的利益，不斷提高政治覺悟。②忠實可靠，具有保密意識,檔案工作者要具備較高的保密意識，認真學(xué)習(xí)領(lǐng)會《保密法》，自覺遵守保密守則，并按條款認真執(zhí)行，在工作中做到守口如瓶，在公共場所不談?wù)搰覚C密，時刻保守國家秘密，認真履行借閱登記手續(xù)，不亂放檔案，涉密檔案一定要妥善保管，閑雜人員不準(zhǔn)進入庫房，對涉密計算機要嚴加管理，確保檔案在利用和保管過程中安全完整。③檔案工作者要具有較強的專業(yè)水平,在檔案載體多樣化和檔案網(wǎng)絡(luò)科學(xué)化的新形勢下，檔案工作者要認真學(xué)習(xí)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的操作技能，熟知醫(yī)院各種檔案的管理理論和操作方法，對醫(yī)院各項檔案進行科學(xué)收集、整理、歸檔、利用和鑒定等工作，逐步實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化。檔案人員除了熟悉掌握專業(yè)檔案相關(guān)知識，還要學(xué)習(xí)社會科學(xué)知識和自然科學(xué)和一些醫(yī)學(xué)知識，以便更好地為利用者服務(wù)。④檔案工作者要有良好的身心素質(zhì),檔案工作在別人看來是不起眼的工作，檔案工作者是默默無聞的幕后英雄，承擔(dān)著各種檔案的管理及對兼職檔案員的指導(dǎo)工作，工作強度大，工作繁雜可想而知，但檔案人員的地位比較低，往往需要檔案時想起他們。檔案人員的價值不被體現(xiàn)。檔案工作者自身要樹立信心，擁有平和的心態(tài)，努力工作，更新觀念、在工作中不計較個人得失，具有為檔案事業(yè)奮斗的高尚品德，為領(lǐng)導(dǎo)和各職能科室服好務(wù)，用事實行動體現(xiàn)自身的價值。檔案工作是一項特殊的工作，檔案員長期工作在辦公室和庫房中，檔案有毒有害的氣味多少也損害了身體，檔案人員要加強鍛煉身體，調(diào)節(jié)飲食結(jié)構(gòu)，還要加強自我保護意識，做好保護措施，勤洗手，戴好防護用品，保護好自己的身體不被損害，保證檔案工作的順利進行。

130021 長春中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院