〔摘 要〕由于目前很多個(gè)人信息管理工具功能的限制，在個(gè)人信息管理實(shí)踐中還存在很多難題，這些問(wèn)題亟待解決。本文將“6T”管理法運(yùn)用在個(gè)人信息管理中，通過(guò)天天處理、天天整合、天天清掃、天天規(guī)范、天天檢查、天天改進(jìn)以達(dá)到習(xí)慣化、標(biāo)準(zhǔn)化，在管理中充分發(fā)揮“人”的作用，最終解決個(gè)人信息管理中的難題。

〔關(guān)鍵詞〕個(gè)人信息管理；6T管理；記憶失誤；信息分散；信息碎片

在“信息爆炸”的今天，人們面對(duì)越來(lái)越多紛繁復(fù)雜的信息，顯得手足無(wú)措。人們徜徉在信息的海洋中，個(gè)人信息也急劇增加，人們不知道哪些個(gè)人信息對(duì)自己現(xiàn)在或者將來(lái)是有用的，個(gè)人信息的有效管理就成為了當(dāng)務(wù)之急。對(duì)于我們每個(gè)人來(lái)說(shuō)，良好的個(gè)人信息管理可以幫助我們節(jié)省時(shí)間，顯著提高工作和學(xué)習(xí)的效率。

1 個(gè)人信息管理和“6T”管理法

1.1 個(gè)人信息管理個(gè)人信息管理（PersonalInformationManagement，PIM）是現(xiàn)在國(guó)內(nèi)外管理界研究的熱點(diǎn)之一，但其思想?yún)s可追溯到1945年，是VannevarBush在其發(fā)表的文章“AsWeMayThink”（《誠(chéng)如所思》）中提出的。20世紀(jì)80年代，個(gè)人計(jì)算機(jī)得到快速發(fā)展，作為一種新型管理信息的工具，引起了人們的廣泛熱議，“個(gè)人信息管理”一詞也才被首次使用，當(dāng)時(shí)很多著名的專(zhuān)家學(xué)者都在他們的文章中有所提及。自從“個(gè)人信息管理”這個(gè)概念被提出，眾多學(xué)者對(duì)其定義見(jiàn)仁見(jiàn)智，至今還未能有一個(gè)統(tǒng)一的界定，但就目前研究的主流來(lái)看，多數(shù)學(xué)者認(rèn)為PIM主要是“個(gè)人信息+管理”，即對(duì)個(gè)人所有的相關(guān)信息進(jìn)行一系列管理行為（包括搜集、處理、存儲(chǔ)、檢索等），以便日后能夠快速找到所需的信息，這在從2005年起至今的每一屆PIM專(zhuān)題會(huì)議上也得到了充分的體現(xiàn)[1]。

1.2 “6T”管理法概述“6T”管理法是由上海餐飲協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)何義釗提出的一種中國(guó)式餐飲管理方法，又稱(chēng)為卓越現(xiàn)場(chǎng)管理法。其吸收了日本的“5S”管理法（整理——Seiri，整頓——Seiton，清掃——Seiso，清潔——Seiketsu，素養(yǎng)——Shitsuke）和香港的5常管理法（常組織、常整頓、常清潔、常規(guī)范、常自律）中的精髓，并立足于我國(guó)當(dāng)下餐飲業(yè)的特點(diǎn)，逐漸得到廣泛的應(yīng)用和發(fā)展“6T”中的“T”代表“天”字拼音（Tian）的第一個(gè)字母，“6T”是指6個(gè)天天要做到，即天天處理、天天整合、天天清掃、天天規(guī)范、天天檢查、天天改進(jìn)[2]?！?T”管理方法成熟之后，首先廣泛地運(yùn)用在企業(yè)管理當(dāng)中，其管理宗旨就是讓管理者和員工都行動(dòng)起來(lái)，一起找出問(wèn)題、制定辦法、堅(jiān)持執(zhí)行，從而使文化程度低、流動(dòng)性大的第一線員工一看就明白自己應(yīng)該做什么，怎么做。然而，很少有人將“6T”應(yīng)用于信息管理中，筆者在本文中，將結(jié)合個(gè)人信息的特點(diǎn)以及個(gè)人信息管理中的盲點(diǎn)，在個(gè)人信息管理中引入“6T”管理法，解決個(gè)人信息管理實(shí)踐中所遇到的難題，從而提高人們個(gè)人信息管理的水平。

2 個(gè)人信息管理實(shí)踐中存在的難題

2.1 個(gè)人記憶失誤難以避免在我們的日常生活中，常常會(huì)突然忘記一件要做的事情或者在考試中腦子一片空白，什么也想不起來(lái)，這是個(gè)人記憶失誤（或稱(chēng)日常記憶問(wèn)題）中的一種——行為差錯(cuò)。另外，個(gè)人記憶失誤還包括回溯性記憶問(wèn)題（即某項(xiàng)信息由于長(zhǎng)期不使用，就漸漸地遺忘了，如儲(chǔ)存在手機(jī)中的某個(gè)手機(jī)號(hào)碼，有名字但就是想不起那個(gè)人是誰(shuí)等）和前瞻性記憶問(wèn)題（即某件事情準(zhǔn)備要去做的，但是后來(lái)卻忘記做這件事情，如借了同學(xué)的錢(qián)，打算一星期后歸還的，但結(jié)果卻忘記歸還等）[3]。這些現(xiàn)象在個(gè)人信息管理實(shí)踐中也屢見(jiàn)不鮮，有遺忘說(shuō)明其還沒(méi)有形成一種習(xí)慣，所以在心理或生理上有波動(dòng)時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生個(gè)人記憶失誤，最終導(dǎo)致任務(wù)無(wú)法完成?，F(xiàn)有的很多個(gè)人信息管理工具不能很好地解決這種精神層面的問(wèn)題，所以個(gè)人記憶失誤就成為了個(gè)人信息管理中的難題之一。

2013年3月第33卷第3期現(xiàn)？代？情？報(bào)Journal of Modern InformationMar.，2013Vol.33 No.32013年3月第33卷第3期基于“6T”管理法的個(gè)人信息管理Mar.，2013Vol.33 No.32.2 個(gè)人信息存儲(chǔ)位置的分散化隨著當(dāng)前數(shù)字化環(huán)境的不斷普及，數(shù)字化的個(gè)人信息不斷增多，也出現(xiàn)了很多存儲(chǔ)數(shù)字信息的載體——光盤(pán)、臺(tái)式電腦、筆記本電腦、平板電腦、移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)、SD卡、智能手機(jī)和遠(yuǎn)程服務(wù)器等等，很多人由于擔(dān)心會(huì)遺忘重要的個(gè)人信息，就會(huì)將這些信息以不同的形式存儲(chǔ)在這些載體上并放在不同的地方[4]。例如，在網(wǎng)頁(yè)上看見(jiàn)一張有價(jià)值的圖片，首先會(huì)收藏該網(wǎng)頁(yè)，然后將這張圖片保存在自己的電腦中，再將其存儲(chǔ)到U盤(pán)里或者網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)中，也可以將其作為一封郵件發(fā)到自己的郵箱。雖然這在一定程度上能克服人們的遺忘，但是效果并不是很好，這是由于個(gè)人信息存儲(chǔ)位置的日益分散化，會(huì)導(dǎo)致人們難以找到所需信息的準(zhǔn)確存儲(chǔ)位置。另外，這也會(huì)給存儲(chǔ)在各種不同載體上的相同信息的同步更新帶來(lái)麻煩，增加了個(gè)人信息管理的復(fù)雜性。而信息存儲(chǔ)位置分散和信息同步之間的矛盾正是目前各種信息管理工具無(wú)法解決才導(dǎo)致的又一難題。

2.3 信息碎片化時(shí)代的挑戰(zhàn)當(dāng)今社會(huì)，信息存儲(chǔ)的位置如此之多，信息源如此之分散，人們每天可以通過(guò)電視、新聞網(wǎng)站、博客、搜索引擎等多種方式來(lái)獲取大量的信息，但是對(duì)于這些信息卻沒(méi)有深刻的理解和記憶，很多與個(gè)人相關(guān)的信息只是過(guò)眼云煙，信息分散化使得信息碎片化時(shí)代的到來(lái)成為了現(xiàn)實(shí)[5]。人們?cè)诓唤?jīng)意間就能夠獲取大量信息，例如在吃飯時(shí)看電視，在上網(wǎng)時(shí)彈出的資訊或在公車(chē)上用手機(jī)上微博等，獲取信息如此之簡(jiǎn)單，但人們每天也只是浮光掠影地看一看這些信息，除了增加了自己的一些談資，似乎并沒(méi)有給自己帶來(lái)很大價(jià)值。這最直接的后果就是人們的注意力匱乏，新鮮事太多，形成了思維的疲勞，人們很難辨別哪些信息對(duì)自己是有用的。信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了信息的碎片化，信息碎片化的時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，這就要求個(gè)人信息管理工具能強(qiáng)有力地整合碎片信息，幫助人們?cè)诒姸嗨槠畔⒅邢到y(tǒng)地獲得所需的信息，有效地減少注意力的分散。但是目前的眾多個(gè)人信息管理工具還無(wú)法勝任這樣的工作，從而使管理信息碎片成為了個(gè)人信息管理中的另一個(gè)難題。

3 “6T”管理法在個(gè)人信息管理中的應(yīng)用個(gè)人通過(guò)協(xié)調(diào)利用各種具有不同功能的個(gè)人信息管理工具，來(lái)花最少的時(shí)間處理最多的信息，快速準(zhǔn)確地獲得所需的個(gè)人信息，有效地提高工作效率是個(gè)人信息管理的目的之所在。但是，目前一個(gè)很大的局限就是，現(xiàn)有的個(gè)人信息管理工具功能有限，不能很有效地解決個(gè)人記憶失誤和存儲(chǔ)位置分散化的問(wèn)題，也難以面對(duì)信息碎片化時(shí)代的挑戰(zhàn)。因此，需要將“6T”管理法引入到個(gè)人信息管理實(shí)踐中來(lái)。“6T”管理法強(qiáng)調(diào)通過(guò)天天處理、天天整合、天天清掃、天天規(guī)范、天天檢查和天天改進(jìn)來(lái)達(dá)到目標(biāo)，這對(duì)于解決個(gè)人信息管理現(xiàn)有的難題大有裨益。通過(guò)這6個(gè)“天天”，可以幫助人們形成一個(gè)良好的管理個(gè)人信息的習(xí)慣，使不同的信息載體之間可以同步協(xié)調(diào)起來(lái)，并可有效地網(wǎng)羅在可視范圍之內(nèi)的個(gè)人信息。

3.1 天天處理天天處理是指要天天將完成任務(wù)的必需個(gè)人信息與非必需的個(gè)人信息分開(kāi)，把必需的個(gè)人信息的數(shù)量控制在最低程度，然后將其放在一個(gè)方便使用的地方，再對(duì)其他信息進(jìn)行分層管理。由于人們的天性和個(gè)人信息的特點(diǎn)，導(dǎo)致了信息存儲(chǔ)位置的分散化不可避免，但是通過(guò)天天處理，可以將不同載體和不同存儲(chǔ)地點(diǎn)的信息聯(lián)系起來(lái)，以整體和發(fā)展地視角來(lái)對(duì)其進(jìn)行管理。為了實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，首先是將個(gè)人信息分為3個(gè)層次：常用信息（經(jīng)常使用的個(gè)人信息），如手機(jī)中的通訊錄，電腦中常聽(tīng)的歌曲等；不常用信息（不常使用的個(gè)人信息），如電腦中存放的證件照等；無(wú)用信息（幾乎不再使用的信息）；然后，就是將不同層次的信息存儲(chǔ)在適合的載體上，如經(jīng)常使用的個(gè)人信息應(yīng)放在電腦或手機(jī)的桌面上，不?；虿辉偈褂玫男畔⒖梢员４嬖赨盤(pán)或者硬盤(pán)中。由于人們的信息庫(kù)中每天都會(huì)流入大量新的信息，隨著任務(wù)的變化，原來(lái)必需的個(gè)人信息也會(huì)變成非必需的，所以要養(yǎng)成天天循環(huán)處理的習(xí)慣。處理個(gè)人信息是一個(gè)永無(wú)止境的過(guò)程，要根據(jù)需要隨時(shí)進(jìn)行，只靠突擊的“大掃除”是不可取的。

3.2 天天整合個(gè)人信息的天天整合指將每天完成任務(wù)所必需的信息加以定位，存放有序、明確標(biāo)識(shí)，保證其處在隨時(shí)能獲得的狀態(tài)，提高查找信息的效率。這就要求這些個(gè)人信息要有“名”（標(biāo)識(shí)）有“家”（位置），首先就是要根據(jù)載體和信息的形式、內(nèi)容等特征制定科學(xué)的信息分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)；其次就是為類(lèi)目“取名”，科學(xué)的標(biāo)識(shí)可以使人們一看到類(lèi)目的名稱(chēng)就知道其包含的信息[6]。個(gè)人信息天天增加，天天被處理，天天整合也是不可避免的，任意地存放個(gè)人信息必然不會(huì)使人們工作速度加快，其只會(huì)徒增再發(fā)現(xiàn)信息的時(shí)間。

3.3 天天清掃個(gè)人信息天天清掃的目的是有效組織個(gè)人信息，清除每天不需要的信息碎片，并對(duì)擁有的各種信息管理工具進(jìn)行實(shí)時(shí)同步更新和維護(hù)。人們常常會(huì)碰到這樣的情況，當(dāng)需要拷貝重要資料時(shí)，發(fā)現(xiàn)自己的U盤(pán)忘帶了；網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)中的某個(gè)文件不是最新版本，最新版本存儲(chǔ)在移動(dòng)硬盤(pán)中；還有當(dāng)需要拍攝一些重要的圖片時(shí)，手機(jī)沒(méi)電了等。這些都是因?yàn)闆](méi)有做好天天清掃而導(dǎo)致的結(jié)果。為了防止這些窘境的發(fā)生，第一，就是通過(guò)天天處理和天天整合，使個(gè)人信息處在一個(gè)有序的狀態(tài)之下，與此同時(shí)，及時(shí)清理產(chǎn)生的碎片信息；第二，就是要讓個(gè)人的信息管理工具（手機(jī)、相機(jī)、筆記本電腦等等）時(shí)刻處在一個(gè)最佳的狀態(tài)，隨身攜帶一個(gè)輕型信息管理工具（如U盤(pán)、SD卡等等）也是非常有必要的；第三，要時(shí)時(shí)提醒自己保持個(gè)人信息存儲(chǔ)的一致性，做好各信息管理工具之間的同步更新工作。

3.4 天天規(guī)范個(gè)人信息的天天規(guī)范是指對(duì)天天處理、天天整合和天天清掃的制度化和規(guī)范化，堅(jiān)持執(zhí)行以鞏固成果，目的在于提高完成任務(wù)的效率。這個(gè)工作需要做到兩點(diǎn)：第一，系統(tǒng)分析自己天天在處理、整合和清掃個(gè)人信息中的過(guò)程，仔細(xì)研究，找到個(gè)人信息在搜集、處理、存儲(chǔ)、歸檔等環(huán)節(jié)中存在的普遍性，再對(duì)有規(guī)律的處理方法進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，當(dāng)下次遇到相同類(lèi)型信息時(shí)就能夠運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化的方法進(jìn)行快速地處理，從而大大提高效率；第二，個(gè)人信息的備份工作很重要，在對(duì)個(gè)人信息管理工具中的信息進(jìn)行同步更新的同時(shí)，做好定期備份個(gè)人信息的工作也是非常有必要的。

3.5 天天檢查個(gè)人信息的天天檢查目的在于為自己創(chuàng)造一個(gè)良好的學(xué)習(xí)工作環(huán)境，持續(xù)地、自律地執(zhí)行上述4T要求，方便自己查找所需的信息，提高工作效率。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，首先，要讓自己心中具有保證能持久推動(dòng)前4T的組織架構(gòu)，做到心中有數(shù)；然后，遇到與自己相關(guān)的信息時(shí)，應(yīng)立即進(jìn)行處理，不要拖到以后，以免遺失一些重要的信息；最后，在自己一天的學(xué)習(xí)工作結(jié)束時(shí)，自覺(jué)進(jìn)行6T實(shí)務(wù)的審核，做到“日事日畢”。

3.6 天天改進(jìn)天天改進(jìn)指人們?cè)诠芾韨€(gè)人信息時(shí)要堅(jiān)持正?；⑷粘；⒘?xí)慣化、自然化、真實(shí)化，最終逐步提升自我的信息素養(yǎng)和工作效率。要實(shí)現(xiàn)自我突破，就不能認(rèn)為個(gè)人信息的管理完成了前5T就萬(wàn)事大吉了，要知道個(gè)人的外部信息環(huán)境天天瞬息萬(wàn)變。在每天完成前5T之后，不應(yīng)滿足于當(dāng)天的成果而停滯不前，要不斷提高管理信息的技術(shù)方法，不斷追求卓越，做到“日清日高”，這樣才能既鞏固以前的成果，又不斷提升個(gè)人信息的管理水平。綜上所述，可以清楚地看到“6T”管理法在個(gè)人信息管理中的優(yōu)越性。在個(gè)人信息管理中，通過(guò)對(duì)“6T”管理法與其他管理方法來(lái)管理個(gè)人信息而使個(gè)人信息最終達(dá)到的一種狀態(tài)進(jìn)行比較，可以看出“6T”管理法對(duì)于個(gè)人信息的管理以及個(gè)人信息管理中目前所遭遇難題的解決都是大有裨益的，如表1。

表1 “6T”管理法與其他管理方式比較分析

管理方式不？管？理普通歸檔“6T”管理個(gè)人信息的狀態(tài)個(gè)人信息混亂，隨著個(gè)人信息數(shù)量的增加，再查找難度增大，信息冗余越來(lái)越多個(gè)人信息基本有序，對(duì)于一些不常用的個(gè)人信息容易產(chǎn)生遺忘，不同載體中的個(gè)人信息難以實(shí)現(xiàn)同步更新，信息碎片難以得到有效地整合個(gè)人信息井然有序，再查找方便、迅速，有效地減輕對(duì)不常用信息的遺忘，個(gè)人信息同步更新信息冗余明顯減少，信息碎片得到有效地利用

4 小 結(jié)將“6T”管理法運(yùn)用在個(gè)人信息管理中，就是為了通過(guò)天天處理、天天整合、天天清掃、天天規(guī)范、天天檢查和天天改進(jìn)來(lái)達(dá)到一種對(duì)個(gè)人信息管理的習(xí)慣化和標(biāo)準(zhǔn)化，并將管理行為規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，有效地解決個(gè)人信息的記憶失誤、個(gè)人信息的分散化和個(gè)人信息的碎片化等問(wèn)題，最終提高工作的效率以及自身的信息素養(yǎng)。這是一個(gè)螺旋向上，不斷改進(jìn)，不斷上升的過(guò)程，如圖1。

圖1 個(gè)人信息管理中6T管理法運(yùn)作原理 由于科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，當(dāng)前已經(jīng)出現(xiàn)了一些功能強(qiáng)大的個(gè)人信息管理工具（如智能手機(jī)、平板電腦等）和軟件（如Google桌面、百度硬盤(pán)等），但是在國(guó)內(nèi)，其應(yīng)用效果并不是很理想，而且相對(duì)而言，使用的范圍也是很狹窄的。其實(shí)，個(gè)人信息管理是一件細(xì)致的工作，技術(shù)只是基礎(chǔ)，人本身才是重要的主導(dǎo)因素。在個(gè)人信息管理領(lǐng)域中引入“6T”管理法能充分發(fā)揮“人”的主觀能動(dòng)性，只要堅(jiān)持執(zhí)行，上述的那些難題也就會(huì)迎刃而解[7]。

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（本文責(zé)任編輯：馬 卓）

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