摘 要：人事檔案是高校對(duì)人才管理的重要手段，也是反映人才經(jīng)歷、能力、特長(zhǎng)等的重要載體，同時(shí)也是學(xué)校考察和了解人才的重要依據(jù)，其管理的好壞關(guān)系到學(xué)校人力資源的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。本文主要分析了高校人事檔案管理存在的問(wèn)題，并結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)，提出相關(guān)改善措施，旨在提高我校人事檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：高校 人事檔案 問(wèn)題 對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G472 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）01（c）-0226-01

人事檔案是社會(huì)公共信息非常重要的一個(gè)組成部分，通過(guò)人事檔案可以證實(shí)個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱(chēng)、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況。從人力資源開(kāi)發(fā)、管理的角度來(lái)看，人事檔案可以為個(gè)人求職、單位求才提供大量豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。作為高校的人事檔案管理，是人力資源管理的重要組成部分，是識(shí)別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)，科學(xué)的人事檔案管理能促進(jìn)人力資源的開(kāi)發(fā)和使用。但由于認(rèn)識(shí)的偏差，一直以來(lái)，人事檔案并未引起人們的重視，因此存在諸多亟待解決的問(wèn)題。

1 高校人事檔案管理存在的問(wèn)題

近幾年來(lái)，全國(guó)各高等院校的建設(shè)都取得了前所未有的發(fā)展，但高校的人事檔案工作卻一直是薄弱環(huán)節(jié)，未跟上發(fā)展的步伐。雖然檔案管理人員隊(duì)伍在逐年壯大，檔案人員的素質(zhì)也有所提高，但從整體上來(lái)看，依舊存在諸多的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1.1 對(duì)人事檔案管理認(rèn)識(shí)不足

長(zhǎng)期以來(lái)，很多人錯(cuò)誤的認(rèn)為高校人事檔案管理只是簡(jiǎn)單的錄入、裁剪、裝訂、保管而已，與教學(xué)和科研無(wú)直接關(guān)系，不能為學(xué)校創(chuàng)造效益，只要做好本職工作，不丟失、不泄密便可。如此人事檔案管理人員平日也只是程序化的完成工作，無(wú)任何激情，默默無(wú)聞中度日，讓人事檔案管理工作處于“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的尷尬局面。殊不知，人事檔案管理工作是高校人才儲(chǔ)備情況的真實(shí)反映，是選拔人才的重要依據(jù)，很大程度上決定了高校的發(fā)展。

1.2 人事檔案管理方法落后

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案室只求“看好大門(mén)、守好小攤”，檔案不丟便可萬(wàn)事大吉，因此工作人員在思想上形成看家守業(yè)的“保管型”思維方式，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，仍處于“被動(dòng)服務(wù)”的局面。日常的大量工作是接待查閱者，辦理檔案借出手續(xù)，為個(gè)人因辦理入黨、升學(xué)、深造、提干等事宜出具有關(guān)證明材料。很少對(duì)檔案材料進(jìn)行進(jìn)一步的分析研究、再加工或開(kāi)發(fā)匯編，將檔案信息轉(zhuǎn)化成可被利用的檔案信息。

1.3 人事檔案管理人員配置不足

隨著高校的發(fā)展，師資隊(duì)伍不斷龐大，教職工人事檔案數(shù)量增加，人員流動(dòng)頻繁。但由于目前高校大多數(shù)檔案管理人員隊(duì)伍中多數(shù)的管理人員是由人事部門(mén)的工作人員兼任的，專(zhuān)職檔案員很少，具有檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格的專(zhuān)職檔案管理人員則更是鳳毛麟角。兼職的工作人員由于缺乏專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)人事檔案管理工作。又因?yàn)榇蠖鄶?shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，因此會(huì)嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

1.4 人事檔案管理信息化不足

目前很多高校的人事檔案管理還局限于紙質(zhì)管理，管理的重心為實(shí)體管理，并未隨著科技的發(fā)展而采用更先進(jìn)的管理手段。即使應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，也只是局限于打印檔案目錄，無(wú)法實(shí)現(xiàn)查詢(xún)和檢索，更無(wú)法對(duì)人事信息進(jìn)行帥選、排序、分類(lèi)、匯總等，如此不僅增加了工作量，而且降低了工作效率，造成人力資源的浪費(fèi)。

2 高校人事檔案管理改善對(duì)策

從上面的分析中我們不難看出，人事檔案管理工作作用突出，但問(wèn)題也不少，如何掃除問(wèn)題，充分發(fā)揮其管理作用成為人事檔案管理工作人員的重任。筆者根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)，提出以下幾點(diǎn)改善對(duì)策，與同行共同探討。

2.1 加大投入，提高事檔案管yPnjbTplgC28Z4EKfBvagQpnNBImkQZppts5YBM6Qbo=理意識(shí)

從上方分析可以看出，之所有人事檔案管理會(huì)存在這么多問(wèn)題，最根本的是沒(méi)有得到重視，投入比較低。因此，筆者建議學(xué)校可以在人力、物力、財(cái)力上給予大力支持，通過(guò)激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)工作人員的熱情，讓工作人員的態(tài)度感染其他人，從而全面改變?nèi)藗儗?duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)。同時(shí)可以建設(shè)規(guī)范化的檔案室、檔案柜，在工作人員在舒適的環(huán)境中工作，讓其他借閱者感受人事檔案管理工作的規(guī)范性，逐步提高對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)。

2.2 完善相關(guān)管理制度

實(shí)踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。因此高校要從檔案收集、歸檔、移交及檔案的日常保管、借閱、利用等都要制定一套嚴(yán)格的、符合高校實(shí)際的制度，比如《檢查核對(duì)制度》、《保管保密制度》、《干部檔案轉(zhuǎn)遞制度》、《干部檔案查（借）閱制度》等。同時(shí)為了避免檔案的丟失、改動(dòng)，必須建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規(guī)范有序。

2.3 提高管理人員綜合素質(zhì)

隨著知識(shí)的日新月異，新技術(shù)的層出不窮，學(xué)校檔案工作對(duì)檔案人員提出了更多的新要求。因此，對(duì)于人事檔案管理工作人員要主動(dòng)、積極提高自身的素質(zhì)，不斷拓展知識(shí)面以適應(yīng)發(fā)展的步伐。比如可以根據(jù)檔案工作者不同的層次、不同的需求，按需施教，安排他們進(jìn)行不同形式的再繼續(xù)教育。同時(shí)還可以選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)，以身作則的帶動(dòng)其他工作人員素質(zhì)的提高。

2.4 加快信息化建設(shè)

信息化管理是新時(shí)代的趨勢(shì)，在各行各業(yè)已普遍推廣，能夠?qū)⒎爆嵉墓ぷ骱?jiǎn)單化、程序化、統(tǒng)一化，充分符合了現(xiàn)如今快節(jié)奏的發(fā)展要求。在新形勢(shì)下，人事檔案工作僅靠傳統(tǒng)的管理模式和落后的手工操作，很難適應(yīng)人事工作的需要，只有將人事檔案用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，才能提高工作效率，使檔案工作者從繁雜的手工勞中解脫出來(lái)。因此高?？筛鶕?jù)自身管理的特點(diǎn)，選擇合適的管理軟件，實(shí)現(xiàn)信息化。同時(shí)，還可建立人事檔案信息查詢(xún)，適當(dāng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，即可達(dá)到便捷的目的，又能起到保密的作用，從而使高校人事檔案管理工作從傳統(tǒng)的工作中解放出來(lái)，提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

總之，人事檔案管理工作只有不斷的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題，才能充分發(fā)揮其作用，也才能夠更好的服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展，催進(jìn)學(xué)校的進(jìn)步。

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