摘要：本文結(jié)合筆者多年實際工程經(jīng)驗，對計算機物質(zhì)供應(yīng)管理系統(tǒng)軟件的各大功能模塊進行了詳細介紹，在此基礎(chǔ)上對其具體應(yīng)用及產(chǎn)生的效益進行闡述，以期更好地指導(dǎo)管理實踐。

關(guān)鍵詞：物質(zhì)供應(yīng)；電算化；管理

中圖分類號：TN711 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9599 （2012） 17-0000-02

1 物質(zhì)供應(yīng)管理系統(tǒng)設(shè)計

1.1 物質(zhì)采購管理系統(tǒng)

第一，采購計劃管理模塊。該系統(tǒng)模塊主要負責(zé)制定物質(zhì)領(lǐng)用及申請計劃、外出與自制訂購物質(zhì)計劃、以及匯總、修改和查詢物質(zhì)計劃。該模塊還可為下年物質(zhì)消耗計劃的制定提供依據(jù)，這主要是通過采用加權(quán)平均法對歷年物質(zhì)消耗情況進行預(yù)算實現(xiàn)的。

第二，采購合同管理模塊。該系統(tǒng)模塊對訂貨合同的查詢、匯總和修改工作進行完備處理，分析合同的變更和履行情況、建立合同卡片，及時跟蹤合同到貨情況，按“經(jīng)濟合同法”辦理每一份合同，打印合同變更和注銷便函。

第三，供應(yīng)商管理模塊。該系統(tǒng)模塊建立各類物資的產(chǎn)品名錄庫，包括產(chǎn)品規(guī)格、名稱、最小訂貨量、型號和最低報價，此外還能建立各種物資的供應(yīng)子庫，包含于對應(yīng)供應(yīng)名錄庫之下，節(jié)省采購費用和資金，實現(xiàn)采購物資的最優(yōu)值。

第四，采購到貨管理模塊。該系統(tǒng)模塊主要負責(zé)按合同要求系統(tǒng)化管理到達貨物的規(guī)格、物資名稱、數(shù)量、批次和價格，并進行驗收和登記，查詢合同和到貨之間的關(guān)系是否平衡，防止少登、漏登、重登以及多登等常見于常規(guī)登帳過程中的現(xiàn)象。

1.2 物質(zhì)庫存管理系統(tǒng)

隨著信息化時代的到來，市場經(jīng)濟背景下在采用計算機管理物資的庫存可以克服原有的不足，實現(xiàn)倉庫的最優(yōu)和最大利用，能夠?qū)崿F(xiàn)對各類物資庫存數(shù)量的合理配置，減少物資倉儲時間，起到立竿見影的效果。庫存管理包括六大模塊，包括出庫登記管理、入庫登記管理、庫存盤點管理、物資調(diào)撥借出管理、聯(lián)網(wǎng)通訊管理、系統(tǒng)維護管理。

第一，入庫登記管理模塊。錄入形式為“驗收單”，以貨物資驗收入庫辦法為依據(jù)，完成入庫登記工作。包括供貨廠家名稱、物資規(guī)格、名稱、型號、驗收情況、到貨數(shù)量、運雜費處理情況、訂購價格等有關(guān)數(shù)據(jù)都被記錄在內(nèi)，提供財務(wù)核算所需原始數(shù)據(jù)。

第二，出庫登記管理模塊。該模塊主要負責(zé)完成物資出庫登記工作，采取開據(jù)“領(lǐng)料單”的形式，記錄領(lǐng)料單位名稱、物資型號、規(guī)格、名稱、“實發(fā)數(shù)量”、“請發(fā)數(shù)量”、提貨人、開票人、單據(jù)編號和提貨日期等數(shù)據(jù)。自動在賬本上記錄數(shù)據(jù)，經(jīng)過保管員發(fā)料后錄入單據(jù)，完成微機自動開票工作。

第三，物資庫存盤點管理模塊。該模塊可對物資庫存情況實現(xiàn)隨時統(tǒng)計和查詢，對各種物資領(lǐng)用數(shù)量、庫存數(shù)量及借出數(shù)量實現(xiàn)自動結(jié)余。自動完成盤盈和盤虧處理，確保賬實相符，自動平衡報表。

第四，物資借出和調(diào)撥管理模塊。該模塊可對每一種物資的借出和調(diào)撥情況進行自動跟蹤，顯示借出和調(diào)撥物資的狀態(tài)，包括借出歸還情況、借出單位情況以及調(diào)撥到哪里等，通過管理工作人員權(quán)限，落實責(zé)任到個人，防止實借出名調(diào)撥以及有借無還等現(xiàn)象，保證借出能還，調(diào)撥撥到實處。

第五，系統(tǒng)維護模塊。該模塊主要完成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的刪除、備份、排序、恢復(fù)、索引、打印機選擇、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、廠家通訊錄的增刪和修改，物資編碼庫等工作。

第六，統(tǒng)計查詢管理模塊。該模塊對匯總運算生成的系統(tǒng)數(shù)據(jù)的刪除、備份、排序、恢復(fù)、索引、打印機選擇、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、廠家通訊錄的增刪和修改，物資編碼庫等進行查詢與打印。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)報表和數(shù)字對企業(yè)經(jīng)營管理水平、發(fā)展變化和結(jié)構(gòu)等進行及時地了解和掌握。

1.3 會計處理系統(tǒng)

第一，報表管理模塊，包括資金匯總表、庫存明細表和各單位物資使用明細表。

第二，賬本管理、庫存財務(wù)管理模塊。該功能模塊較為獨立，特別適合倉庫保管員使用，該模塊包含一套獨立的出入庫記賬方法，在用戶面前將以往“手工記賬”模擬出來，使用起來直觀、靈活、方便，在用戶看來每筆賬務(wù)都歷歷在目，井井有條。如果用戶不想使用“合同管理”和“計劃管理”功能，對于微機管理要求不高，還可以獨立使用該功能達到靈活簡便的目的，最終拋棄過往“手工記賬”的方法，而使用計算機進行庫存財務(wù)管理。

第三，轉(zhuǎn)賬處理模塊。物資供應(yīng)的每一環(huán)節(jié)，包括采購計劃編制、合同簽訂、貨物入庫、貨物調(diào)撥和借出、貨物歸還等都會自動生成各種報表，方便領(lǐng)導(dǎo)了解資金周轉(zhuǎn)和占用情況，加強庫房管理和采購管理，提供制定計劃的參考。

第四，物資賬薄查詢模塊。該模塊建立材料明細賬、庫房保管帳、材料差異帳、采購資金和采購物資的月報和日報等，供隨時統(tǒng)計和查詢。

2 物質(zhì)供應(yīng)管理電算化效益分析

物質(zhì)供應(yīng)管理電算化可極大提高企業(yè)的物資供應(yīng)管理水平和經(jīng)濟效益，減少資金和生產(chǎn)成本因產(chǎn)品超過保質(zhì)期、賬實不符、庫存不足或過剩而被占用，降低管理工作的難度，從根本上解決了人工管理和手工記賬方式在物質(zhì)供應(yīng)管理方面的不足。物質(zhì)供應(yīng)管理電算化的具體效益如下：

第一，降低成本費用，減少人力成本支出。傳統(tǒng)物質(zhì)供應(yīng)管理方式是人工管理，由于分工較細，物質(zhì)類別過多，同一項工作往往由多人共同完成，大大增加了費用支出，人浮于事的現(xiàn)象較為突出。實現(xiàn)物質(zhì)供應(yīng)管理電算化可有效解決這一問題，現(xiàn)代計算機技術(shù)的應(yīng)用使得一個人完成原來需要多個人完成的工作變成可能，節(jié)約了費用開支和人力成本，并可將多余人員分流到急需人員的崗位。

第二，提高工作效率，降低勞動強度。傳統(tǒng)物資供應(yīng)管理辦法依賴人工完成合同簽訂、物資計劃編制、保管、分類整理、供應(yīng)、出入庫開票、財務(wù)憑證填制、財務(wù)人員記賬、財務(wù)報表編報、報表統(tǒng)計、信息的反饋、整理、收集等工作，特點是勞動強度大、點多人多、效率低、速度慢。實現(xiàn)物資供應(yīng)管理電算化后，可以通過計算機完成大量工作，大大減少報表的統(tǒng)計和填報所需的時間，原來依靠人工需要3天時間，現(xiàn)在只需半天時間，從而將管理人員從單調(diào)和繁雜的事務(wù)中解脫出來，提高了工作效率，降低了勞動強度。

第三，降低庫存，提高計劃準確率。實現(xiàn)物資供應(yīng)管理電算化之后，極大提高了物資計劃的準確率，實現(xiàn)物資的隨出隨進，增大庫存調(diào)劑量，與往年同期相比大大降低了儲備資金平均占用額。

第四，減少誤差，提高管理數(shù)字質(zhì)量。傳統(tǒng)物資供應(yīng)管理依賴手工方式處理數(shù)據(jù)，因此經(jīng)常因為筆誤或不規(guī)范出現(xiàn)差錯，而電算化的實現(xiàn)則很好地解決了易漏記、誤記、錯記以及不統(tǒng)一和不規(guī)范等由手工記錄帶來的問題，提高數(shù)字質(zhì)量。

第五，提高經(jīng)濟效益，促進經(jīng)營管理，加快信息流遞。物資供應(yīng)管理電算化通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時地分析、匯總和記錄各類信息資源，并對其進行傳遞，極大提高了物資供應(yīng)管理信息的共享程度、全面性、系統(tǒng)性和及時性，將經(jīng)濟活動的一手信息及時提供給企業(yè)經(jīng)營管理者并將之應(yīng)用于經(jīng)營管理，確保做出正確的決策，提高經(jīng)濟效益。

3 結(jié)論

綜上所述，計算機在物資供應(yīng)管理方面的應(yīng)用是科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟發(fā)展的必然結(jié)果，更是本行業(yè)適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，是新時代發(fā)展的產(chǎn)物。物資供應(yīng)管理電算化和傳統(tǒng)物資供應(yīng)管理相比具有巨大的優(yōu)越性，它有利于企業(yè)做出正確的經(jīng)濟決策，提高物資供應(yīng)管理水平，降低生產(chǎn)成本，維持良好的資本運營，增加企業(yè)效益。

參考文獻：

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