內(nèi)控是管理上那個(gè)著名木桶的底,不管木桶有多完備,只要底有漏洞,所有的長(zhǎng)板都會(huì)變成短板。內(nèi)控不僅可以保證財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確和完整,更重要的是保證管理的有效,它是管理底層的基石。創(chuàng)業(yè)者在早期往往會(huì)用血緣關(guān)系來代替內(nèi)控,這種方法很不靠譜,可能會(huì)導(dǎo)致諸如資金外流、資產(chǎn)意外損失、員工犯罪等最基本的錯(cuò)誤,而且內(nèi)控一旦出問題對(duì)一個(gè)創(chuàng)業(yè)企業(yè)來說,往往會(huì)危及企業(yè)生命。不重視內(nèi)控可不行。
某擬上市企業(yè),主要股東是家族三兄弟,他們?cè)诠臼嗄甑陌l(fā)展中各自分管一塊:采購(gòu)、銷售、生產(chǎn)等,公司發(fā)展迅速,目前已是行業(yè)龍頭。不過,原來分工的弊端開始出現(xiàn)。
例如,分管大宗原材料采購(gòu)的二哥,對(duì)原材料價(jià)格波動(dòng)的判斷很敏銳,經(jīng)常進(jìn)行策略性大宗采購(gòu),降低采購(gòu)成本。但是,他沒有充分考慮資金成本、原材料存儲(chǔ)成本、生產(chǎn)進(jìn)度安排等情況,看似便宜的采購(gòu)最終算下來成本很高,因此經(jīng)常引發(fā)企業(yè)內(nèi)部糾紛。
這個(gè)案例說明了內(nèi)控的重要性。內(nèi)控—內(nèi)部控制的簡(jiǎn)稱,它是職業(yè)會(huì)計(jì)師行業(yè)對(duì)企業(yè)管理領(lǐng)域最重要的貢獻(xiàn)。內(nèi)控可以說是職業(yè)會(huì)計(jì)師行業(yè)“發(fā)明”的,其初衷只是為了保證會(huì)計(jì)報(bào)表可靠性,如今已成為企業(yè)管理不可或缺的部分。國(guó)內(nèi)外通行的理論和實(shí)踐表明,內(nèi)控可以合理保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整,進(jìn)而提高經(jīng)營(yíng)效率和效果、促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。
對(duì)于快速發(fā)展、已經(jīng)具有一定規(guī)模(例如逐步接近國(guó)內(nèi)IPO的規(guī)模要求)的企業(yè),內(nèi)控在優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、建立授權(quán)規(guī)則、保護(hù)資產(chǎn)安全這三個(gè)方面尤為重要。
流程不是按部門梳理的
產(chǎn)、供、銷的協(xié)調(diào)與運(yùn)作,是中小企業(yè)快速發(fā)展過程中的共性難題。
某企業(yè)主營(yíng)LED生產(chǎn)與銷售,企業(yè)各部門負(fù)責(zé)人系職業(yè)經(jīng)理人,兢兢業(yè)業(yè),卻經(jīng)常出現(xiàn)原料供應(yīng)與生產(chǎn)安排脫節(jié)、不得不打“飛的”臨時(shí)采購(gòu)的情形。
原來,該企業(yè)缺乏規(guī)范的訂單確認(rèn)流程,現(xiàn)任生管部經(jīng)理系原銷售部主管,現(xiàn)有客戶訂單未能統(tǒng)一下達(dá)至銷售部,部分訂單由客戶直接與生管部經(jīng)理接洽,導(dǎo)致訂單信息收集不全或重復(fù)下達(dá)。另一方面,該企業(yè)以客戶提供的預(yù)測(cè)提貨量進(jìn)行訂單數(shù)量的預(yù)測(cè),進(jìn)而安排生產(chǎn)計(jì)劃以及采購(gòu)計(jì)劃,由于缺乏明確的銷售崗位與客戶保持對(duì)接的溝通機(jī)制,經(jīng)常導(dǎo)致存貨囤積或訂單無法及時(shí)滿足的情況。
而根據(jù)內(nèi)控全流程控制理念,流程是按業(yè)務(wù)鏈條、而不是按部門梳理的。相應(yīng)地,可以有效打破部門壁壘,加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門間的橫向溝通機(jī)制,將業(yè)務(wù)流、資金流及信息流有效銜接。
企業(yè)在快速發(fā)展過程中,往往積累了很多優(yōu)秀實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn),但這些經(jīng)驗(yàn)只是存在于創(chuàng)業(yè)家和管理者個(gè)人頭腦中。業(yè)務(wù)流程的梳理,需要經(jīng)過大量的訪談、測(cè)試,并將訪談和測(cè)試結(jié)果書面化,而這恰恰是固化自身優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)、提煉自身最佳管理實(shí)踐的最好契機(jī)。進(jìn)一步地,將總結(jié)和提煉成果嵌入到各個(gè)流程中,可以形成具有企業(yè)自己特色的管理文化。
授權(quán)規(guī)則當(dāng)清晰
隨著企業(yè)的發(fā)展,股東(創(chuàng)始人)之間的角色定位會(huì)發(fā)生變化,職業(yè)經(jīng)理人慢慢增多,企業(yè)例外事項(xiàng)也會(huì)不時(shí)出現(xiàn),這時(shí)候明確的權(quán)限指引顯得尤為重要。
在本文開頭提到的案例中,那家擬上市企業(yè)后來通過權(quán)限的重新梳理,建立了對(duì)于重大事項(xiàng)的集體決策(類似非正式的臨時(shí)股東會(huì))審批或者聯(lián)簽制度,明確了各股東的決策分工及議事規(guī)則,從而有效解決了問題。
另外,經(jīng)理人在履行其職責(zé)時(shí),需要一定權(quán)限,而實(shí)務(wù)中股東又往往不放心經(jīng)理人,將權(quán)限全都抓住自己手中,導(dǎo)致股東疲于應(yīng)付各項(xiàng)審批,而經(jīng)理人打工心態(tài)濃厚,管理消極。通過明確股東及經(jīng)理人的權(quán)限分配、建立授權(quán)責(zé)任書,給予經(jīng)理人一定的權(quán)限,同時(shí)加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制和績(jī)效考核機(jī)制,可以讓經(jīng)理人在權(quán)限內(nèi)給予公司創(chuàng)造更大的價(jià)值,實(shí)現(xiàn)股東與經(jīng)理人之間和諧共處。
企業(yè)運(yùn)營(yíng)不可避免會(huì)遇到緊急、突發(fā)的事項(xiàng),若依然按照既定的常規(guī)授權(quán)操作,可能極大地影響企業(yè)運(yùn)行效率。因此,企業(yè)可事先約定在特殊情況、特定條件下的特別授權(quán)。
開除出納不是解決辦法
企業(yè)發(fā)展稍具規(guī)模后,資產(chǎn)種類和數(shù)量通常隨之增加,各項(xiàng)資產(chǎn)不會(huì)隨時(shí)在股東或管理層眼皮底下,相應(yīng)的舞弊和毀損風(fēng)險(xiǎn)增加。內(nèi)控可以通過不相容職務(wù)分離、盤點(diǎn)、賬實(shí)核對(duì)、保險(xiǎn)、備份、授權(quán)審批等措施來保證企業(yè)資金、實(shí)物資產(chǎn)、信息系統(tǒng)等重要資產(chǎn)的安全。
資金是最容易被舞弊的資產(chǎn),因?yàn)槠錈o須再變現(xiàn),而中小企業(yè)對(duì)資金的管理,時(shí)常出于效率的考慮而漏洞百出。很多企業(yè)為了資金使用方便,將部分資金存放于出納的個(gè)人賬戶,對(duì)應(yīng)的銀行卡、賬戶密碼(或網(wǎng)銀U盾)由出納一人自行保管;銀行賬戶的預(yù)留印鑒財(cái)務(wù)專用章以及法人代表章,其保管人均為出納。上述情形,出納一人可以辦理資金付款事宜,存在較大舞弊風(fēng)險(xiǎn)。
比如,浙江某企業(yè)的一個(gè)出納,即利用上述漏洞先后從企業(yè)轉(zhuǎn)出100多萬元用于炒期貨,等企業(yè)發(fā)現(xiàn)時(shí),被挪用的錢已基本虧光,該出納也無力償還,企業(yè)礙于面子未報(bào)案,最后只能把出納開除了之。
實(shí)際上,企業(yè)僅需增加一些控制措施即可有效防范上述風(fēng)險(xiǎn),例如,網(wǎng)銀的轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金交易根據(jù)金額大小等進(jìn)行分級(jí)授權(quán)審批,不定期由獨(dú)立于出納的人員突擊盤點(diǎn)庫存現(xiàn)金(含出納個(gè)人賬戶),由獨(dú)立于出納的人員獲取銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)等。
眼皮底下的資產(chǎn),也不一定就是安全的。某擬上市企業(yè),在遞交申報(bào)材料前夕,其即將竣工的廠房因電路問題著火,損失約1500萬元。保薦機(jī)構(gòu)大吃一驚,甚至認(rèn)為企業(yè)IPO進(jìn)程可能就此打住。
萬幸,在火災(zāi)發(fā)生前一周,公司剛為該廠房辦理完畢投保手續(xù),保費(fèi)僅3萬元。原來企業(yè)之前就對(duì)其內(nèi)控全面梳理,并在固定資產(chǎn)管理流程中規(guī)定所有房產(chǎn)應(yīng)投保,甚至還在突發(fā)事項(xiàng)管理制度中規(guī)定了火災(zāi)的應(yīng)急處理方案?;馂?zāi)發(fā)生前1個(gè)月,財(cái)務(wù)總監(jiān)看著廠房差不多完工,就著手辦理投保。火災(zāi)發(fā)生后,保險(xiǎn)公司迅速理賠,理賠金額覆蓋了95%以上損失。而企業(yè)的IPO申報(bào)也僅推遲了三個(gè)月,沒有對(duì)其上市進(jìn)程產(chǎn)生重大影響。
目前,越來越多企業(yè)的日常辦公、業(yè)務(wù)處理、會(huì)計(jì)核算、業(yè)績(jī)分析等通過信息系統(tǒng)而運(yùn)行,對(duì)信息系統(tǒng)的依賴程度越來越高。國(guó)外機(jī)構(gòu)對(duì)于災(zāi)害所造成的沖擊分析顯示,各行業(yè)最長(zhǎng)可忍受的信息系統(tǒng)停機(jī)時(shí)間分別為:金融業(yè)2天,銷售業(yè)3.3天,制造業(yè)4.9 天,保險(xiǎn)業(yè)5.6天,而一般行業(yè)平均可忍受的信息系統(tǒng)停機(jī)時(shí)間為4.8天。
在“9·11”恐怖事件造成世貿(mào)大廈倒塌時(shí),摩根士丹利在該大廈租有25層辦公樓,2000多名員工正在樓內(nèi)辦公,公司受到重創(chuàng)。讓人吃驚的是,“9·11”當(dāng)天該公司即宣布第二天全球業(yè)務(wù)照常運(yùn)營(yíng)。其主要原因是它對(duì)核心資產(chǎn)—?dú)v年積累的數(shù)據(jù),不僅像一般公司那樣在內(nèi)部備份,而且在新澤西州進(jìn)行了異地備份。
意外事件并不常常發(fā)生,一旦發(fā)生卻可能對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生重大不利影響。抱著僥幸心理不采取一些恰當(dāng)措施,將可能讓企業(yè)置于過多風(fēng)險(xiǎn)敞口中。稍許增加數(shù)據(jù)備份、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、資產(chǎn)盤點(diǎn)、不相容職務(wù)分離等內(nèi)控措施,即可在不增加企業(yè)過多成本的情況下,將潛在資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)降低至企業(yè)可承受范圍。
內(nèi)控貫穿于企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全部過程,內(nèi)控體系本身很龐大,功能也很多,中小企業(yè)在發(fā)展過程中不需要面面俱到,抓住重點(diǎn)、契合實(shí)際、為我所用,才是發(fā)揮內(nèi)控作用的關(guān)鍵所在。
它們?yōu)楹握坳狪PO?
2012年5月14日,證監(jiān)會(huì)否決湖南金大地材料股份有限公司IPO申請(qǐng)。證監(jiān)會(huì)表示,該公司內(nèi)部控制制度存在缺陷,公司本次發(fā)行募集資金擬投資項(xiàng)目可行性分析所依據(jù)的產(chǎn)品和市場(chǎng)環(huán)境已發(fā)生較大變化,董事會(huì)卻未重新論證項(xiàng)目可行性。另外,該公司未按規(guī)定計(jì)提安全生產(chǎn)費(fèi)用。
2012年5月28日,證監(jiān)會(huì)否決廣東通宇通訊股份有限公司IPO申請(qǐng)。個(gè)中原因與該公司內(nèi)部控制漏洞有很大關(guān)系。證監(jiān)會(huì)表示,該公司實(shí)際控制人報(bào)告期內(nèi)存在通過11家單位占用公司資金的行為,且實(shí)際控制人未向公司支付資金占用費(fèi)。