【摘 要】檔案管理工作是學(xué)校管理工作的一部分，是提高學(xué)校工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是學(xué)校各項(xiàng)評估工作的重要內(nèi)容，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，為科學(xué)分析和研究本單位的發(fā)展提供了第一手資料?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。本文通過對中職學(xué)校檔案管理工作中存在問題的探討，提出了加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)校檔案工作的針對性措施。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校；檔案管理；對策

學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校管理水平和教育教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，為科學(xué)分析和研究本單位的發(fā)展提供了第一手資料。當(dāng)前，中職學(xué)校正面臨著重大的變革，作為中職學(xué)校工作重要組成部分的檔案管理工作也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。本文結(jié)合筆者自身的學(xué)習(xí)和工作體會，就如何做好中職學(xué)校的檔案管理工作探討如下。

1.中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，思想認(rèn)識不到位

檔案管理是學(xué)校管理的基礎(chǔ)性工作，是制定決策的依據(jù)。就目前的學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來看，很多同志認(rèn)識不到檔案工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，存在“重教學(xué)、輕檔案”的思想認(rèn)識；一部分同志對檔案管理的認(rèn)識較為膚淺，總認(rèn)為學(xué)校檔案管理沒必要要求得那么嚴(yán)格，甚至有人認(rèn)為檔案工作可有可無。有的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不重視，認(rèn)為學(xué)校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴(yán)格，表現(xiàn)為對檔案工作不理不問，或?qū)訌?qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識不足的問題，上述對檔案管理不夠重視的思想認(rèn)識，導(dǎo)致了工作中檔案人員歸檔意識不強(qiáng)、收集檔案證據(jù)不足，造成資料丟失或者找不到的現(xiàn)象。

1.2檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低

專業(yè)的檔案管理人員缺乏，業(yè)務(wù)水平低下是中職學(xué)校普遍存在的問題。有的中職學(xué)校無專職檔案管理人員或檔案管理人員只有一個人，有的是臨時配備。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規(guī)范化，明顯制約了檔案管理的專業(yè)性。

再加上一些中職學(xué)校的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度和樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識、科技知識；工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)，檔案管理意識進(jìn)一步弱化，不能充分認(rèn)識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，甚至出現(xiàn)發(fā)展進(jìn)程中的邊緣化危險。

1.3檔案管理信息載體單一化

目前中職學(xué)校檔案管理方式陳舊落后，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運(yùn)用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，工作上也只是“你查我調(diào)”，還處于一種被動的、消極的狀態(tài)。機(jī)械的手工抄寫，不僅重復(fù)性勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進(jìn)行有效地開發(fā)利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調(diào)動頻繁，而造成磨損嚴(yán)重，而且檢索速度慢，查找準(zhǔn)確率低。

1.4收集資料不夠完整

目前，相當(dāng)部分中職學(xué)校檔案管理人員為非專業(yè)人員，人員素質(zhì)的低下，思想上不夠重視，導(dǎo)致檔案資料收集不夠完整；有的是科室工作人員的檔案意識談薄，除個別重要文件歸檔外，很多基礎(chǔ)性文件卻隨意處理；有的存在無檔案管理制度，檔案立卷工作不規(guī)范，檔案收集范圍及保管期限表等相關(guān)內(nèi)容不齊，沒有形成完整的檔案利用和管理體系；有的對檔案資料的收集、整理、錄入不規(guī)范；有的對本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規(guī)范，電子文檔的掛接不全，特別是對教學(xué)檔案的收集、整理、錄入等還未進(jìn)行整理。這些問題極大地影響了檔案工作的質(zhì)量和利用效果。

1.5硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)

有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設(shè)備不齊全，大部分學(xué)校檔案保管箱是20世紀(jì)七八十年代購置的，個別學(xué)校至今仍使用木頭箱、柜，很不規(guī)范，影響保管使用效果。

1.6缺乏運(yùn)用辦公自動化對檔案管理方法進(jìn)行更新改造

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有三點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的足夠認(rèn)識，財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到先進(jìn)作用。三是，檔案管理人員創(chuàng)新意識和利用現(xiàn)代化辦公手段意識不夠，雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。

2.加強(qiáng)中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作的對策

2.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識

組織學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部及職工認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，加檔案法律知識的學(xué)習(xí)和宣傳，提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對檔案工作重要性的認(rèn)識，要使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹立和增強(qiáng)全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實(shí)用主義短期行為。同時加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢教育教學(xué)改革的步伐。

2.2強(qiáng)化檔案管理意識，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制

按《檔案法》要求，建立嚴(yán)密且切實(shí)可行的檔案管理制度，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會計、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)收集和管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。

2.3加強(qiáng)人員配備，提高管理人員綜合素質(zhì)

為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)校教學(xué)檔案要實(shí)行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關(guān)保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，教學(xué)檔案按文書類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲類分別設(shè)櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實(shí)施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

2.4加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平

檔案信息化建設(shè)是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進(jìn)，要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。第三，檔案管理中實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。

2.5加強(qiáng)檔案的收集和整理

學(xué)校檔案工作應(yīng)堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動形成的重要會議材料、協(xié)議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

建立健全學(xué)校檔案，實(shí)行檔案管理，有利于對學(xué)校的正確評估，有利于對教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量，只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好，就一定能把學(xué)校辦出成績，辦出特色，辦出水平。 [科]

【參考文獻(xiàn)】

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