1 高校本科教學(xué)檔案的內(nèi)涵及其管理工作的意義和價(jià)值

一般而言，所謂高校本科教學(xué)檔案，是指圍繞本科教學(xué)活動(dòng)所產(chǎn)生的大量具有保存價(jià)值的各種教學(xué)文件材料。具體而言，它包括本科階段的教學(xué)計(jì)劃、學(xué)科建設(shè)、教師工作量、考試及監(jiān)考安排、考試試卷、教學(xué)與實(shí)驗(yàn)大綱以及學(xué)生成績(jī)與學(xué)籍、課表等。

完整系統(tǒng)的教學(xué)檔案，是一個(gè)學(xué)校教學(xué)活動(dòng)內(nèi)容與效果的全面概括和客觀反映，能夠?yàn)榻虒W(xué)管理工作提供有力的憑證和參考，尤其是在不同時(shí)期所形成的寶貴史料和科技方面的尖端成果檔案，不僅對(duì)于教育事業(yè)的發(fā)展有益，而且對(duì)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的實(shí)踐也具有很高的開發(fā)利用價(jià)值。高校本科教學(xué)檔案是一個(gè)學(xué)校本科教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是本科教學(xué)活動(dòng)的成果和產(chǎn)物，是評(píng)價(jià)教學(xué)效果、總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的依據(jù)，也是維護(hù)一所學(xué)校教學(xué)歷史的重要憑證之一，更是高校教學(xué)檔案的重要乃至于核心組成部分。因此，不僅高校教學(xué)檔案的管理工作很重要，作為其重要組成部分的本科教學(xué)檔案的管理工作更加重要。因?yàn)楦咝５幕臼姑驮谟谂囵B(yǎng)人才，而本科人才的培養(yǎng)是其工作重心所在。

總之，我們知道，高校的中心工作是教學(xué)，而產(chǎn)生于本科教學(xué)活動(dòng)過程中的教學(xué)檔案是高校檔案工作的核心和重點(diǎn)，也是開展高校本科教學(xué)的重要構(gòu)成條件和積極影響因素，因此做好教學(xué)檔案的收集管理工作，不僅是衡量學(xué)校教育管理水平的重要標(biāo)志之一，也是衡量高校本科教學(xué)質(zhì)量的重要指標(biāo)，具有十分重要的意義和價(jià)值。

2 高校本科教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀、存在的問題及原因

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的來臨和信息社會(huì)的發(fā)展，檔案體制已落后于時(shí)代發(fā)展的要求，本科教學(xué)檔案管理工作面臨著新技術(shù)、新模式的革新所帶來的諸多挑戰(zhàn)，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前高校本科教學(xué)中對(duì)教學(xué)檔案的需要和應(yīng)用。雖然近年來，基礎(chǔ)于《中華人民共和國(guó)檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)的貫徹實(shí)施，高校本科教學(xué)檔案的管理工作取得了一些實(shí)際的效果；但是綜合來說，高校本科教學(xué)檔案的管理工作依然存在著許多不足或問題，使得該項(xiàng)工作難以適應(yīng)新形勢(shì)下高校發(fā)展的需要，具體的問題突出表現(xiàn)為以下幾個(gè)層面：

2.1 本科教學(xué)檔案管理中存在認(rèn)識(shí)上的不足

首先表現(xiàn)為高校負(fù)責(zé)本科教學(xué)管理工作的領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門的檔案意識(shí)較弱。已有的文獻(xiàn)指出，盡管程度上有不同，但可以說大多數(shù)高校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作是不夠重視的，這一狀況使得相應(yīng)學(xué)校的檔案管理在宏觀和微觀兩個(gè)層面，存在著許多不足和缺陷。不僅如此，具體到一所高校，其各部門也都普遍存在一些錯(cuò)誤觀念，比如認(rèn)為檔案的收集和管理是檔案部門的事，因此在各自的工作中對(duì)有關(guān)信息的歸檔要求等不是很在意。即便是檔案部門向其提出了一些工作上的要求，也往往是敷衍了事。筆者在具體的本科教學(xué)檔案管理工作中對(duì)此深有感觸，一項(xiàng)工作即使提前兩個(gè)月布置下去，到規(guī)定時(shí)間，能按照要求保證質(zhì)量的完成任務(wù)的比率不足 60%，為此，相關(guān)工作人員曾向?qū)W院和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)反映，也得不到足夠的重視，更是難以得到合理的解決。

其次，還表現(xiàn)為教師對(duì)此項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)存在偏頗。很多教師認(rèn)為教學(xué)檔案不如其他檔案那么重要， 且所關(guān)涉的內(nèi)容比較狹窄，又非常繁瑣，同時(shí)他們認(rèn)為教學(xué)檔案，尤其是本科階段的教學(xué)檔案，根本就沒有多大用處和價(jià)值，無非就是應(yīng)付相關(guān)的檢查。因此，許多教師根本不認(rèn)真對(duì)待教學(xué)檔案的管理規(guī)范，隨意而為，導(dǎo)致各個(gè)教師的教學(xué)檔案要么殘缺不全，要么形式各異，給管理工作帶來了極大的困難。

再次，認(rèn)識(shí)上存在的問題還突出表現(xiàn)為對(duì)該項(xiàng)工作的投入和人員安排上的不足和隨意。這一點(diǎn)表現(xiàn)與前面兩點(diǎn)是相互關(guān)聯(lián)的，領(lǐng)導(dǎo)不重視、各部門不配合、教師也不重視，自然學(xué)校和學(xué)院的經(jīng)費(fèi)投入就很低，有些學(xué)校甚至缺少應(yīng)有的基礎(chǔ)硬件設(shè)施；而具體的管理工作也多為辦公室人員兼職，專業(yè)的工作人員非常少，這也使得具體的管理人員更換頻繁，管理上十分混亂。這些表現(xiàn)也反過來反映出學(xué)校學(xué)院、教師乃至于具體管理人員對(duì)此項(xiàng)工作認(rèn)識(shí)上的不足，重視程度很低，對(duì)其價(jià)值十分漠視。

2.2 高校本科教學(xué)檔案管理工作的體制、機(jī)制不健全，而且十分落后，存在模式老化，結(jié)構(gòu)混亂等問題

管理體制不完善。 筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)許多高校在本科教學(xué)檔案管理體制上表現(xiàn)出種種問題，比如管理機(jī)構(gòu)不健全，人員安排不到位，經(jīng)費(fèi)投入不充分，教學(xué)資料管理無序等。此外，筆者還發(fā)現(xiàn)在相關(guān)的部門規(guī)劃和工作制度中，一般很少提及本科教學(xué)檔案工作，即使形成一些文件材料，也往往由于缺乏相應(yīng)的管理制度，缺少一致性執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，而致使教學(xué)檔案的管理十分混亂。再者，由于管理制度的不健全，相關(guān)人員需要文件時(shí)胡亂抽放、翻動(dòng)，借閱、轉(zhuǎn)閱也不作登記，使用時(shí)也不妥善保管， 用完也不及時(shí)歸還， 使得重要文件時(shí)有流失。

本科教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，管理的人才結(jié)構(gòu)不合理。一般而言，高校本科教學(xué)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，其性別、年齡、文化結(jié)構(gòu)不盡合理，經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)學(xué)習(xí)過檔案管理的人員比例較低。大多數(shù)都是年長(zhǎng)的接近退休年齡的辦公室工作人員兼管檔案工作，且多為女性工作人員。而一般認(rèn)為這項(xiàng)工作的技術(shù)含量低，理論水平要求也低，所以她們的學(xué)歷、文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)在高校內(nèi)部的人員構(gòu)成中也是偏低的。一個(gè)更為突出的問題是，這些人員由于多接近退休年齡，因此，更換的也比較頻繁，這也導(dǎo)致了該項(xiàng)工作管理上的無序、混亂和無效。

管理模式和技術(shù)上的老化。受到上述相關(guān)因素的限制，本科教學(xué)檔案管理的信息化程度不高，主要沿用傳統(tǒng)的高校教學(xué)檔案管理模式。管理人員缺乏進(jìn)取精神，得過且過，所以所存檔案基本上都是紙質(zhì)檔案，不僅占用了大量的庫房空間，管理成本高，而且教學(xué)日常管理的材料存檔也不齊全，各系、部之間的檔案更是難以進(jìn)行交流。這些導(dǎo)致了教學(xué)檔案信息資源難以實(shí)現(xiàn)共享，利用率極低。在今天這樣一個(gè)信息化的時(shí)代里，檔案管理的信息化是一個(gè)非常迫切的要求和必然的發(fā)展趨勢(shì)。管理模式和技術(shù)上的老化，嚴(yán)重制約了高校本科教學(xué)檔案的管理工作的發(fā)展。

2.3 高校本科教學(xué)檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化程度低，所涵括的內(nèi)容不夠充分和完整，可利用程度低，而且編研工作也很落后

教學(xué)檔案不規(guī)范，歸檔不系統(tǒng)、不完整。規(guī)范、系統(tǒng)、完整是本科教學(xué)檔案管理工作的基本要求，只有規(guī)范完整的檔案材料，才能真實(shí)準(zhǔn)確地反映本科教學(xué)的發(fā)展及演變歷程。然而文獻(xiàn)顯示，近年來高校本科教學(xué)檔案的規(guī)范化程度、歸檔的完整率都非常低。具體表現(xiàn)為：其一，各種材料不能及時(shí)收集，收集到的材料也不完整、不系統(tǒng)，往往存在大量材料遺漏情況等；筆者發(fā)現(xiàn)，在院系本科教學(xué)檔案材料的收集過程中，有些環(huán)節(jié)由于教師或管理人員拖沓，材料不能及時(shí)歸檔、材料漏歸、材料不全等問題非常普遍。其二，筆者曾做過相關(guān)的調(diào)查，初步發(fā)現(xiàn)在各種本科教學(xué)檔案中，格式不一致的現(xiàn)象普遍存在。比如，學(xué)生出勤情況統(tǒng)計(jì)，有的是記錄各人出席次數(shù)、有的記錄總體出席人數(shù)等，檔案綜合處理起來非常麻煩。此外，還有一些檔案資料有始無終，現(xiàn)有的記錄也往往非常雜亂讓人理不清頭緒。

本科教學(xué)檔案的編研工作滯后。對(duì)本科教學(xué)檔案進(jìn)行分類整理編纂，入庫管理是本科教學(xué)檔案管理工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，而進(jìn)一步的對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、研究、總結(jié)是對(duì)教學(xué)檔案的深加工，是深入挖掘和利用教學(xué)檔案的基礎(chǔ)，也是本科教學(xué)檔案管理工作的高水平的要求和具體體現(xiàn)。然而，目前多數(shù)高校對(duì)教學(xué)檔案信息的編研存在問題，十分滯后，甚至有些高校根本就沒有開展相應(yīng)的工作，就筆者所在的學(xué)校而言，也是最近才開始重視和開展這方面的工作。具體而言，本科教學(xué)檔案的編研工作中存在的問題表現(xiàn)為下述三個(gè)方面：第一是不重視教學(xué)檔案編研工作，沒有將其納入日常教學(xué)管理工作范圍；第二是教學(xué)檔案編研工作，多數(shù)高校僅止于對(duì)原始資料的簡(jiǎn)單匯總。第三是目前高校本科教學(xué)檔案管理工作者對(duì)教學(xué)檔案的編研，未能充分重視檔案用戶的具體需要，這就使得檔案的編研針對(duì)性、實(shí)用性不夠突出，最終使得教學(xué)檔案的利用率很低。

3 具體改進(jìn)措施和對(duì)策

高校本科教學(xué)檔案如此重要，教學(xué)檔案管理工作更是本科教學(xué)管理工作的主要構(gòu)成部分之一，那么，面對(duì)當(dāng)前高校本科教學(xué)檔案管理工作中存在的諸多問題，我們應(yīng)該采取哪些措施加以應(yīng)對(duì)并從而改進(jìn)本科教學(xué)檔案的管理工作呢？筆者參考相關(guān)研究成果，結(jié)合個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為大致上可以總結(jié)為以下五點(diǎn)對(duì)策。

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，充分重視

高校領(lǐng)導(dǎo)及本科教學(xué)管理部門要轉(zhuǎn)變觀念，充分重視本科教學(xué)檔案的價(jià)值和管理工作。這是改進(jìn)高校本科教學(xué)檔案管理工作的重要先決條件。但是重視不是一句空話，要在具體的工作中給予充分的支持。一方面要加大該方面的資金和資源投入；另一方面要充分尊重和嚴(yán)格遵守檔案管理工作及其相關(guān)要求。

3.2 加強(qiáng)規(guī)范化、系統(tǒng)化和制度化建設(shè)

制定和完善教學(xué)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，要按照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校教學(xué)檔案工作規(guī)范》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法規(guī)，參考既有的一些本科教學(xué)檔案管理指標(biāo)，制定相應(yīng)學(xué)校的本科教學(xué)檔案資料管理工作指標(biāo)體系，并進(jìn)一步依據(jù)指標(biāo)體系，重新完善、規(guī)范相應(yīng)院系本科教學(xué)檔案收集制度，并編制可操作的歸檔制度。從而加強(qiáng)現(xiàn)有的本科教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化和制度化。

3.3 優(yōu)化結(jié)構(gòu)，提高素質(zhì)

檔案管理工作的好壞關(guān)鍵在管理人員，因此優(yōu)化本科教學(xué)檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，提升他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，非常重要。具體可以從以下兩個(gè)方面著手：一是要注意及時(shí)引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才，以為現(xiàn)有的工作隊(duì)伍輸血，從而優(yōu)化現(xiàn)有的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，最終增強(qiáng)其造血能力。二是要充分重視對(duì)于現(xiàn)在的在崗職工的教育培訓(xùn)，開展多種形式和多種渠道的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，以提高他們的工作能力和業(yè)務(wù)水平，提升檔案管理工作的整體素質(zhì)。通過這兩種方式，可以使得現(xiàn)有的管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)得以優(yōu)化，素質(zhì)得以提高，最終為檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的人才保障。

3.4 開展并提高本科檔案的編研工作，深化利用檔案資源

一方面是把收集到的所有本科教學(xué)檔案資料加以鑒別，去偽存真、去劣存優(yōu)、去雜存整、去無用存有用等處理，做好本科檔案的基礎(chǔ)編纂工作； 另一方面是把需存檔的所有資料補(bǔ)齊、補(bǔ)全、使其合理連貫、清晰和全面， 然后按類別編號(hào)加以存儲(chǔ)。更重要的是，要對(duì)既有的存檔資料加以深度的研究、挖掘，突出重點(diǎn)和有價(jià)值的檔案，專門存檔。這一過程是對(duì)檔案資料的深加工，以深化利用現(xiàn)有的檔案資源。

3.5 搞好檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

信息化和網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，針對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下兩方面著力搞好本科教學(xué)檔案管理的信息化合網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)：其一，面對(duì)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和檔案管理的信息化新要求，本科教學(xué)檔案管理工作者要不斷提高個(gè)人的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以適應(yīng)新的形勢(shì)要求，熟練新的技術(shù)操作；其二，為滿足高校本科教學(xué)和學(xué)校管理對(duì)檔案部門快速、準(zhǔn)確提供檔案信息的需求，學(xué)校要給予充分的財(cái)力支持，引進(jìn)新的技術(shù)和設(shè)備資源，以使得檔案管理工作為學(xué)校的發(fā)展，學(xué)校本科教學(xué)工作的提高服務(wù)好，做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。