中等職業(yè)學(xué)校人事檔案是學(xué)校教職工個(gè)人情況的綜合記錄，是學(xué)校教學(xué)、科研、職稱(chēng)評(píng)定、提拔任用干部等方面的重要依據(jù)。它在教職工的選擇、培養(yǎng)、任用和考核評(píng)價(jià)等方面具有重要作用，可很好地反映出職業(yè)學(xué)校教育的綜合能力水平。當(dāng)前，隨著國(guó)家對(duì)職業(yè)教育的日愈重視和人事制度改革的不斷發(fā)展，中等職業(yè)學(xué)校人事檔案管理仍存在著諸多問(wèn)題，有待加以改善，從而真正做到“知人善任，人盡其才”，提高人事檔案的利用水平。

1 中等職業(yè)學(xué)校人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案的重視不夠

學(xué)校組織、人事部門(mén)是利用人事檔案最頻繁的部門(mén)，所以，上到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層，下到每一個(gè)教職員工，都應(yīng)該重視人事檔案工作，始終把人事檔案放在一個(gè)高度上，以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度對(duì)待。但縱觀(guān)現(xiàn)今的大部分職業(yè)學(xué)校，根本就不重視檔案工作，認(rèn)為其可有可無(wú)，不僅人事檔案工作人員素質(zhì)偏低，且資金設(shè)備供給與需求不相適應(yīng)，致使人事檔案儲(chǔ)存、檢索手段比較落后。

1.2 檔案管理不規(guī)范

當(dāng)前，大部分職業(yè)學(xué)校的檔案管理部門(mén)尚未建立起一套具體的實(shí)施細(xì)則和制度，管理工作人員在平時(shí)的工作中，只是進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的工作，如只是按時(shí)間先后順序進(jìn)行檔案袋編號(hào)，或只是對(duì)檔案資料進(jìn)行簡(jiǎn)單的防潮、防霉等保護(hù)工作，并未能及時(shí)建檔立卷，未能及時(shí)收集、整理歸檔材料，致使很多重要的檔案內(nèi)容不全。另外，目前很多職業(yè)學(xué)校的檔案管理手段還處在原始階段，缺乏科學(xué)化、系統(tǒng)化、現(xiàn)代化的管理，這不僅大大浪費(fèi)了人力物力，降低了人事檔案工作效率，且致使人事檔案未能真正發(fā)揮其應(yīng)用的功效，未能很好地為人力資源開(kāi)發(fā)提供服務(wù)。

1.3 人事檔案信息的單一性和不完整性

人事檔案既然是全面記述個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料，就必須反映各方面的全貌。但目前學(xué)校的人事檔案材料中，過(guò)多的運(yùn)用了政治術(shù)語(yǔ)，很少甚至是幾乎沒(méi)有關(guān)于個(gè)人性格特征方面的材料，就是對(duì)于個(gè)人德、能、勤、績(jī)這幾個(gè)方面的相關(guān)評(píng)價(jià)也很少涉及，讓人看到的人事檔案材料中只有優(yōu)點(diǎn)，沒(méi)有缺點(diǎn)；只有成績(jī)，沒(méi)有差錯(cuò)。

1.4 檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低

當(dāng)代人事檔案管理工作人員不僅應(yīng)具備傳統(tǒng)技能，且在信息化時(shí)代，還應(yīng)具有信息技能，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的學(xué)習(xí)，以實(shí)現(xiàn)利用現(xiàn)代化信息手段進(jìn)行人事檔案管理。但現(xiàn)今，中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低，大部分管理人員根本不是檔案專(zhuān)業(yè)出身，缺乏過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，不能熟練掌握相關(guān)的檔案理論知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)，不能很好地運(yùn)用現(xiàn)代化信息手段進(jìn)行檔案管理工作，因此很難適應(yīng)新時(shí)期對(duì)人事檔案工作提出的更高要求。

1.5 人事檔案利用水平較低

人事檔案的真正用途是服務(wù)于人們的人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)。但經(jīng)過(guò)多方面的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前大部分職業(yè)學(xué)校的人事檔案還是重保密、輕利用，就算是利用，利用的范圍也非常有限，僅限于簡(jiǎn)歷、職稱(chēng)、工資等。另外，人事檔案管理人員尚未有主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，只有當(dāng)需要者找上門(mén)來(lái)才主動(dòng)提供服務(wù)，工作處于一種被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)，很難真正地體現(xiàn)人事檔案的利用價(jià)值。

2 中等職業(yè)學(xué)校人事檔案管理的相關(guān)對(duì)策

2.1 采取措施實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校人事檔案的動(dòng)態(tài)管理

中職學(xué)校人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，是指在檔案管理的生命周期內(nèi)，既要記載個(gè)人的歷史情況也要及時(shí)記載個(gè)人的近期現(xiàn)實(shí)情況，既要記載個(gè)人的政治面貌、經(jīng)歷等過(guò)往情況，也要記載個(gè)人在成長(zhǎng)歷程中的培訓(xùn)、受教育等情況，既要有客觀(guān)的評(píng)價(jià)也要有一些具有參考價(jià)值的主觀(guān)評(píng)價(jià)，以確保檔案材料的客觀(guān)真實(shí)，并能隨著個(gè)人的成長(zhǎng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)性管理。因此，要做好中職學(xué)校人事檔案管理工作，應(yīng)充分利用現(xiàn)有的信息技術(shù)，結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理流程，即在“收、管、用”的過(guò)程中合理靈活地運(yùn)用動(dòng)態(tài)管理模式，以達(dá)到目標(biāo)與過(guò)程的統(tǒng)一。

2.2 制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜耸聶n案管理工作制度

鑒于人事檔案工作在教學(xué)發(fā)展中的重要作用，應(yīng)根據(jù)中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的要求，制定出一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜耸聶n案管理工作制度、工作細(xì)則、崗位職責(zé)，將人事檔案管理工作納入學(xué)校日常管理的范疇，建立起科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)的一系列人事檔案管理制度，以檔案工作的八個(gè)環(huán)節(jié)為抓手，如收集、整理、歸檔、分類(lèi)、編目、立卷、裝訂、保管等，每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)立程序化細(xì)則，并相應(yīng)制定人員分工、責(zé)任追究等條款。在檔案工作的各環(huán)節(jié)上要進(jìn)行定量分析，在分析研究的基礎(chǔ)上制定各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。通過(guò)建立健全規(guī)章制度和各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使中等職業(yè)學(xué)校的人事檔案工作走上現(xiàn)代化和科學(xué)化管理的軌道。

2.3 強(qiáng)化人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，人事檔案管理人員要不斷更新觀(guān)念，勇于進(jìn)取，關(guān)注新形勢(shì)、新問(wèn)題，把學(xué)校檔案工作與社會(huì)活動(dòng)結(jié)合起來(lái)，使檔案工作由封閉向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變。其次，要強(qiáng)化人事檔案管理人員的政治素質(zhì)和思想水平，使其具有較高的政治思想覺(jué)悟，能堅(jiān)持人事檔案管理工作制度，能認(rèn)真履行崗位職責(zé)，在工作中堅(jiān)持原則、作風(fēng)正派、秉公辦事，不斷提高自身的政治思想水平。第三，要強(qiáng)化人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，除加強(qiáng)對(duì)其的業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，人事檔案管理人員自身也要不斷加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，拓寬自己的知識(shí)面，提高文字能力、綜合分析能力和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力等，努力提高自身的專(zhuān)業(yè)水平和管理技術(shù)，使自己成為熟悉檔案管理的工作人員，從而為學(xué)校人事工作和教學(xué)工作服務(wù)。

2.4 創(chuàng)新管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化的檔案管理

首先，要增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，更新立卷制度，改進(jìn)工作手段。其次，要應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高管理效率和水平。目前，計(jì)算機(jī)已應(yīng)用于人事檔案管理工作當(dāng)中，信息技術(shù)的應(yīng)用使得借閱歸還檔案的速度大大提高，在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷。因此，人事檔案管理人員則應(yīng)掌握計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)，能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。

2.5 轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)意識(shí)，提高檔案的使用率

首先，檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變思想、更新觀(guān)念，改變傳統(tǒng)的“重保密、輕利用”的觀(guān)念，統(tǒng)籌安排好各環(huán)節(jié)工作，正確處理好利用和保密的關(guān)系，使兩者和諧共存。其次，中等職業(yè)學(xué)校人事檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地開(kāi)發(fā)利用人才信息，為學(xué)校的人事制度改革、人才評(píng)聘等重大人事決策提供具有前瞻性、參考性的人事檔案信息，真正把人事檔案部門(mén)轉(zhuǎn)變成具有較強(qiáng)綜合服務(wù)職能的人事檔案信息中心。第三，在自覺(jué)遵守人事檔案管理制度的條件下，應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)等，將人事檔案作為社會(huì)信息源之一，有條件地向社會(huì)開(kāi)放，尤其是向本人開(kāi)放，為社會(huì)提供合理、簡(jiǎn)便、快捷、高效的人力資源信息，擴(kuò)大服務(wù)范圍，提高檔案的使用率。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著干部人事制度改革的推行，既給中等職業(yè)學(xué)校的人事檔案管理帶來(lái)了挑戰(zhàn)，也提供了在改革中創(chuàng)新和前進(jìn)的機(jī)遇。因此，在采取相關(guān)的對(duì)策加強(qiáng)對(duì)中職學(xué)校的人事檔案管理，即采取措施實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜耸聶n案管理工作制度；強(qiáng)化人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)；創(chuàng)新管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化的檔案管理；轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)意識(shí)，提高檔案的使用率等，以期能更好地促進(jìn)中等職業(yè)學(xué)校人事檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。