隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展和高校后勤社會(huì)化改革的不斷推進(jìn)，學(xué)生人數(shù)和公寓樓的大幅增加、公寓住宿條件的不斷改善使學(xué)生公寓管理的機(jī)制、體制已經(jīng)發(fā)生了根本性的變革。這場(chǎng)變革的要求使學(xué)生公寓管理必須改變陳舊的工作方式，提高管理效率，提升服務(wù)質(zhì)量，最終滿足當(dāng)前高等教育對(duì)后勤保障提出的高水平要求。如何實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)是當(dāng)前學(xué)生公寓管理過(guò)程中極其重要的問(wèn)題。有效解決問(wèn)題的途徑是在公寓管理的各個(gè)環(huán)節(jié)廣泛運(yùn)用以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化管理，推進(jìn)學(xué)生公寓的信息化建設(shè)步伐。

西南交通大學(xué)公寓中心在由學(xué)工部門(mén)劃轉(zhuǎn)到后勤集團(tuán)后，為適應(yīng)新的形式，進(jìn)一步提高公寓管理服務(wù)的質(zhì)量，提出了信息化建設(shè)的具體方案。方案得到學(xué)校和后勤集團(tuán)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和大力支持。經(jīng)過(guò)半年的開(kāi)發(fā)，于2003年7月學(xué)生公寓管理信息系統(tǒng)正式投入使用，經(jīng)過(guò)近幾年的使用，使我校公寓管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量都得到了顯著的提高。

我校的學(xué)生公寓管理信息系統(tǒng)由具有公寓日常管理功能的“西南交通大學(xué)學(xué)生公寓管理信息系統(tǒng)”和“西南交通大學(xué)學(xué)生公寓網(wǎng)站”兩個(gè)主要部分組成。下面針對(duì)公寓管理信息系統(tǒng)的一些主要功能作一簡(jiǎn)單介紹，以供各兄弟院校同仁參考并請(qǐng)?zhí)岢鰧氋F意見(jiàn)。

公寓管理信息系統(tǒng)從功能結(jié)構(gòu)上主要分為以下幾個(gè)部分：

一、系統(tǒng)管理功能

在系統(tǒng)管理功能中，可以根據(jù)不同的用戶對(duì)其進(jìn)行權(quán)限管理，用戶根據(jù)系統(tǒng)的授權(quán)，可以進(jìn)行相應(yīng)的操作。

二、樓宇及床位初始管理功能

在此功能中，可以對(duì)一幢公寓樓進(jìn)行初始和修改，可以確定每幢公寓樓的房間數(shù)，每個(gè)房間內(nèi)可住宿學(xué)生數(shù)及房間內(nèi)的家具數(shù)量、種類(lèi)等。

三、床位分配功能

在此功能中，可以批量也可以個(gè)別地對(duì)學(xué)生進(jìn)行床位的分配。在每年新生的住宿分配過(guò)程中，我們利用招生處的新生數(shù)據(jù)庫(kù)，直接將數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，直接進(jìn)行床位分配，大大提高了工作的效率和精確度。

四、查詢功能

在此功能中可以根據(jù)學(xué)號(hào)、姓名等進(jìn)行個(gè)別查詢，也可以根據(jù)某一屬性進(jìn)行批量查詢。

五、安全管理功能

在此功能中，對(duì)來(lái)訪者實(shí)行登記制度并可以進(jìn)行事后查詢，進(jìn)一步保證了公寓安全；對(duì)晚歸和違紀(jì)學(xué)生實(shí)行登記制度促進(jìn)了公寓管理的規(guī)范化，也極大地方便了公寓的管理工作。

六、收費(fèi)管理功能

在此功能中，系統(tǒng)管理員可以在系統(tǒng)中發(fā)布水電費(fèi)、公寓服務(wù)費(fèi)等收費(fèi)項(xiàng)目及金額等，系統(tǒng)用戶根據(jù)管理員發(fā)布的收費(fèi)項(xiàng)目進(jìn)行收費(fèi)操作，系統(tǒng)同時(shí)出具機(jī)制收據(jù)，使公寓服務(wù)費(fèi)等收費(fèi)工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度得到極大的提高，也避免了錯(cuò)收和漏收費(fèi)用情況的發(fā)生。

另外，系統(tǒng)管理員可以對(duì)整個(gè)收費(fèi)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和查詢，可以對(duì)整個(gè)收費(fèi)過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。系統(tǒng)用戶也可根據(jù)授權(quán)對(duì)其所管轄的公寓進(jìn)行收費(fèi)金額的查詢和統(tǒng)計(jì)。

七、其他功能介紹

在該系統(tǒng)中還有員工管理、寢室衛(wèi)生檢查管理、設(shè)備管理和報(bào)表打印等功能。

以上為我校公寓管理信息系統(tǒng)的主要功能。

目前，我校學(xué)生公寓網(wǎng)站已經(jīng)開(kāi)發(fā)完畢，預(yù)計(jì)將在5月份投入使用。利用這個(gè)網(wǎng)站，學(xué)生可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向公寓中心反映問(wèn)題、報(bào)修設(shè)備，公寓中心也可以通過(guò)網(wǎng)站及時(shí)準(zhǔn)確地向?qū)W生發(fā)布學(xué)校的有關(guān)信息。使學(xué)生與學(xué)校之間的溝通更直接、更快捷，既方便了學(xué)生，同時(shí)也使學(xué)校能夠及時(shí)準(zhǔn)確地掌握學(xué)生的動(dòng)態(tài)。

學(xué)生公寓的信息化建設(shè)使高校的學(xué)生公寓管理工作發(fā)生了質(zhì)的變化，不僅可以提高學(xué)生公寓工作人員的整體素質(zhì)、提高本部門(mén)的管理的自動(dòng)化、智能化，促使管理模式的合理化、管理方法的科學(xué)化、管理過(guò)程的規(guī)范化、管理數(shù)據(jù)的精確化、管理效果的最優(yōu)化、管理效率的最大化、管理質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化，還能為高教管理實(shí)現(xiàn)整體信息化創(chuàng)造條件。

以上為我校公寓信息化建設(shè)過(guò)程中的一些經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，供各兄弟院校參考，并請(qǐng)?zhí)岢鰧氋F意見(jiàn)。