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        《文件歸檔范圍與保管期限表》編制工作之我見

        2012-12-31 00:00:00閆愛鳳
        經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊 2012年27期

        摘 要:通過企業(yè)在開展《文件歸檔范圍與保管期限表》編制工作實施過程中遇到的有關(guān)困難得出,對于不同規(guī)模、大小的生產(chǎn)型企業(yè),文件的歸檔范圍與分類大綱也有所不同。要進(jìn)行規(guī)范化管理,必須根據(jù)企業(yè)實際,科學(xué)、合理的設(shè)置企業(yè)檔案類目;同時上級業(yè)務(wù)主管部門在編制工作中,應(yīng)給予巡回檢查與指導(dǎo)。

        關(guān)鍵詞:《文件歸檔范圍與保管期限表》;編制;之我見

        中圖分類號:F272 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號:1673-291X(2012)27-0243-02

        2011年8月份我公司接到了陜西省檔案局、省國資委文件,關(guān)于國有企業(yè)開展《文件歸檔范圍與保管期限表》編制工作的實施意見的通知,目的是為了貫徹落實《企業(yè)檔案工作規(guī)范》,推進(jìn)國有企業(yè)檔案工作法制化、規(guī)范化進(jìn)程,確保國有企業(yè)檔案的完整與安全。我公司檔案部門接到文件后,立即組織有關(guān)人員將文件精神傳達(dá)、并復(fù)制、下發(fā)給有關(guān)職能部門與下屬公司主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)與人員手中,要求按期完成,并進(jìn)行中期檢查。

        西京電氣總公司是由原國家在20世紀(jì)60年代建設(shè)的四個大型國有企業(yè)(信息產(chǎn)業(yè)部第853、895、4310、4320廠)聯(lián)合組建的,于1993年由陜西商洛整體搬遷至西安高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)電子工業(yè)園。1999年重組后成立了8個職能部門、26個生產(chǎn)經(jīng)營單位,公司檔案工作是在總工程師的領(lǐng)導(dǎo)下,由技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé),統(tǒng)管、接收了“四個單位”的企業(yè)檔案。隨著企業(yè)的改革與發(fā)展,先后對組建的26個生產(chǎn)經(jīng)營單位進(jìn)行了股份制改造與重組,至今發(fā)展成為16職能部門、成立了12個控股公司、兩個參股公司、兩個職能公司。是中國研究、制造電子原器件、半導(dǎo)體新材料、電子設(shè)備的軍民結(jié)合型骨干企業(yè),是中國重要的軍用電子元器件科研生產(chǎn)和成果轉(zhuǎn)化基地,在行業(yè)諸多領(lǐng)域處于核心、領(lǐng)先地位。

        隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的確立,公司運(yùn)行機(jī)制也發(fā)生了根本性的變化。下屬公司先后建立了各自的運(yùn)行機(jī)制與管理模式,成立了有關(guān)職能部門與檔案室。由于各分公司的規(guī)模與大小不同、成立的先后順序不同,形成檔案的種類與多少也有所不同。下屬公司在《文件歸檔范圍與保管期限表》編制工作中,普遍認(rèn)為《企業(yè)檔案工作規(guī)范》附錄A所列《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》范本,對他們不太適應(yīng)?!镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》附錄A所列《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》十大類目的設(shè)置范本,只適用于總公司的檔案,下屬公司的檔案類目有的就是空檔,有的類目的檔案寥寥無幾,以待有朝一日有關(guān)檔案的形成,如:“項目建設(shè)類”都不存在;“職工管理類”不完全有,只有公司成立后招進(jìn)來及少數(shù)人員的檔案;“會計業(yè)務(wù)類”有的公司還沒有形成幾份文件??梢姡瑯邮巧a(chǎn)型企業(yè),但對于新成立的企業(yè),由于年限短、規(guī)模小、檔案數(shù)量少,如強(qiáng)行實施《企業(yè)檔案工作規(guī)定》附錄A,這不是根據(jù)檔案的實際情況進(jìn)行的科學(xué)分類?!兑?guī)范》雖然規(guī)定企業(yè)可以結(jié)合實際增加或減少類目,但增減過多,與《規(guī)范》大不相同,就不是實施《規(guī)范》了。其實,《規(guī)范》應(yīng)附《大型工業(yè)企業(yè)檔案分類表》和《中小型工業(yè)企業(yè)檔案分類表》,使之具有廣泛適用性。在編制《文件歸檔范圍與保管期限表》時應(yīng)從企業(yè)檔案工作實際出發(fā),不得生搬硬套。

        編制文件要求,生產(chǎn)型企業(yè)在編制《文件歸檔范圍與保管期限表》時應(yīng)以《企業(yè)檔案工作規(guī)范》附錄A所列《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》為范本,《規(guī)范》第87頁6.3.2制定企業(yè)檔案分類方案的分類規(guī)則是:“同位類之間互不相容;各子項之和必須窮盡母項;同位分類必須按同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行”。附表A將企業(yè)檔案分為十大類,前四大類“經(jīng)營管理”、“生產(chǎn)管理”、“行政管理”、“黨群工作”,是按“企業(yè)檔案管理職能”設(shè)置的;“產(chǎn)品生產(chǎn)類”、“科研開發(fā)類”、“項目建設(shè)類”、“設(shè)備儀器類”,是按“科技檔案種類”設(shè)置的;“會計業(yè)務(wù)類”、“職工管理類”,是按“專門檔案門類”設(shè)置的。顯然,一級類目檔案是按照三個不同的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置的,與“同位分類必須按同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行”自相矛盾。筆者認(rèn)為一級類目應(yīng)按企業(yè)檔案門類將企業(yè)檔案分為 “文書檔案”、“科技檔案”、與“專門檔案”。二級類目,應(yīng)在有關(guān)條款中注明:將文書檔案按“企業(yè)檔案管理職能”設(shè)置,分為“經(jīng)營管理”、“生產(chǎn)管理”、“行政管理”、“黨群工作”;科技檔案按“科技檔案種類設(shè)置”,分為“產(chǎn)品生產(chǎn)類”、“科研開發(fā)類”、“項目建設(shè)類”、“設(shè)備儀器類”;專門檔案按“檔案門類”設(shè)置,分為“會計業(yè)務(wù)類”、“職工管理類”共十類。為了減少類目層次,在條款中再應(yīng)注明:在實際操作中,省去“一級類目”,“二級類目”視同“一級類目”對待。

        《企業(yè)檔案工作規(guī)定》附表A“二級類目”設(shè)置不科學(xué),概念不清。有的檔案不知?dú)w到哪一類好?如:在“經(jīng)營管理類”的“資產(chǎn)管理”與“項目建設(shè)類”的“項目準(zhǔn)備階段”,同時都有房地產(chǎn)的權(quán)屬證明材料、土地使用證、土地出讓證,建設(shè)用地批準(zhǔn)書;同樣在“經(jīng)營管理類”的“信用管理”中,有企業(yè)認(rèn)證(質(zhì)量、保密、生產(chǎn)線)呈報、審批材料、合格證、資格證書等,專利、商標(biāo)和其他知識產(chǎn)權(quán)方面的材料,而在“產(chǎn)品生產(chǎn)類”也同樣出現(xiàn),叫人在歸類時左右為難。不知?dú)w到哪一類是好,如果各存一套,顯然不符合歸檔文件一般一式一份的檔案歸檔要求,還是只存一套?從科技檔案與文書檔案的概念上分析,凡是記錄和反映科學(xué)研究、生產(chǎn)經(jīng)營、項目建設(shè)活動和設(shè)備儀器運(yùn)行,維護(hù)與管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料都屬于科技文件材料。顯然,應(yīng)該將房地產(chǎn)的權(quán)屬證明材料、土地使用證、土地出讓證,建設(shè)用地批準(zhǔn)文件,存放在“項目建設(shè)類”;將企業(yè)認(rèn)證(質(zhì)量、保密、生產(chǎn)線)呈報、審批材料、合格證、資格證書等,專利、商標(biāo)和其他知識產(chǎn)權(quán)方面的材料,存放在“產(chǎn)品生產(chǎn)類”,屬于科技檔案范疇。

        文件要求;企業(yè)在編制《文件歸檔范圍與保管期限表》時,突出“以我為主”,充分體現(xiàn)本企業(yè)的特點,具體明了,便于操作。在編制工作中,有人不受《企業(yè)檔案工作規(guī)范》附錄A所列《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》范本“十大類目”的制約,將大的一級類目按“管理與生產(chǎn)部門”設(shè)置為 “經(jīng)營管理”、“生產(chǎn)管理”、“行政管理”、“黨群工作”、“勞動人事”、“科技質(zhì)量”、“資產(chǎn)財務(wù)”、“產(chǎn)品生產(chǎn)”、“科研開發(fā)”、“項目建設(shè)”、“設(shè)備儀器”、“會計業(yè)務(wù)類”等十二類。“勞動人事”類的二級類目有:人力資源、教育培訓(xùn)、社會保險與職工管理?!翱萍假|(zhì)量”類的二級類目有:質(zhì)量管理、能源管理、科技管理、環(huán)境管理;“資產(chǎn)管理”的二級類目有:財務(wù)管理、對外投資項目、產(chǎn)權(quán)管理。其他各類的二級類目與附表的二級類目相同??傊幹乒ぷ髦?,形形色色、五花八門,各有各的風(fēng)格,各有各的特色。但這種“類目設(shè)置”過多,反而是簡單問題復(fù)雜化,顯然不利于檔案科學(xué)管理與提供利用。

        綜上所述,要編制《文件歸檔范圍與保管期限表》推進(jìn)國有企業(yè)檔案工作法制化、規(guī)范化進(jìn)程,確保國有企業(yè)檔案的完整與安全,首先要科學(xué)地、規(guī)范化地、有步驟地編制企業(yè)文件分類大綱,結(jié)合企業(yè)實際,合理、正確地設(shè)置與劃分企業(yè)檔案類目。其次,在編制《文件歸檔范圍與保管期限表》過程中,如果有爭議、有分歧,上級業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)組織、召集同類型企業(yè)檔案專業(yè)人員,召開有關(guān)編制企業(yè)《文件歸檔范圍與保管期限表》的專題研討會,將存在的問題一一列舉出來,分門別類、歸納總結(jié),找出能充分體現(xiàn)企業(yè)共性的各類文件材料。然后,根據(jù)不同企業(yè)各自的特點,將企業(yè)帶有個性的文件材料列舉出來,突出“以我為主”,充分體現(xiàn)本企業(yè)的特點,具體明了、便于操作。最后,由于企業(yè)檔案人員文化程度不同、知識層次不一,管理水平上存在著差異,上級業(yè)務(wù)主管部門在編制《文件歸檔范圍與保管期限表》期間,應(yīng)組織有關(guān)檔案專家到企業(yè)巡回檢查與指導(dǎo),深入基層協(xié)助企業(yè)檔案人員建立有關(guān)企業(yè)《檔案分類大綱》,編制企業(yè)《文件歸檔范圍與保管期限表》,這樣才能夠達(dá)到推進(jìn)國有企業(yè)檔案工作法制化、規(guī)范化進(jìn)程,確保國有企業(yè)檔案的完整與安全的目的。

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