摘 要：隨著煤田地質(zhì)單位的不斷發(fā)展，地質(zhì)檔案工作所涉及的范圍也越來越廣，這無疑是給地質(zhì)檔案的管理工作帶來了一定的阻礙。對(duì)四川省煤田地質(zhì)局而言，隨著人員的擴(kuò)展，地質(zhì)檔案管理的規(guī)范化也越來越重要。筆者從事檔案工作已經(jīng)長(zhǎng)達(dá)18年，管理著十萬余件檔案，有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。主要從建立健全檔案管理制度、規(guī)范操作流程、加強(qiáng)電子儲(chǔ)存設(shè)備的安全性、提高檔案館人員綜合素質(zhì)、分步推進(jìn)規(guī)范化管理等五個(gè)方面著手，圍繞地質(zhì)檔案管理規(guī)范化的對(duì)策這一問題進(jìn)行分析探討。

關(guān)鍵詞：煤田地質(zhì)；地質(zhì)檔案；檔案管理；規(guī)范化

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2012）24-0069-02

地質(zhì)檔案是地質(zhì)信息的重要載體，是開展地質(zhì)工作、總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)的主要信息源。地質(zhì)檔案是指對(duì)地質(zhì)工作活動(dòng)的記錄和成果，它是在地質(zhì)調(diào)查研究、礦產(chǎn)勘探等活動(dòng)中形成的科技檔案。地質(zhì)檔案有地質(zhì)原本檔案和地質(zhì)復(fù)制本檔案兩種形式。地質(zhì)檔案一般可劃分為區(qū)域地質(zhì)調(diào)查檔案、固體礦產(chǎn)地質(zhì)檔案、石油地質(zhì)檔案、海洋地質(zhì)檔案、物探和化探檔案、水文地質(zhì)和工程地質(zhì)檔案。因此，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理的規(guī)范化顯得尤為重要，更是加強(qiáng)檔案管理的重要方式。

對(duì)煤田地質(zhì)這種國(guó)有事業(yè)單位而言，檔案管理規(guī)范化是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，是決定著能否做好檔案工作的關(guān)鍵所在。地質(zhì)檔案管理工作不僅關(guān)系到煤田地質(zhì)單位每一位員工的切身利益，更是關(guān)系到每一位員工工作情緒及積極性的重要工作。在對(duì)地質(zhì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡可能地將所有材料及時(shí)收集及時(shí)整理歸檔，并注意對(duì)檔案進(jìn)行檢查整理，保證其完整性，并根據(jù)檔案中展現(xiàn)的各項(xiàng)信息積極為地質(zhì)工作的開展進(jìn)言獻(xiàn)策，使其成為煤田地質(zhì)工作的重要信息來源。地質(zhì)檔案資料是地質(zhì)勘探開發(fā)過程中取得和形成的原始地質(zhì)資料、信息的載體和成果地質(zhì)資料，是地質(zhì)工作不可缺少的重要基礎(chǔ)資料。尤其是近幾年煤田地質(zhì)的勘探和開采不斷擴(kuò)大，歸檔數(shù)量也日益增長(zhǎng)，怎樣解決電子檔帶來的規(guī)范化問題、網(wǎng)絡(luò)利用安全問題、資料共享和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)問題，都值得我們進(jìn)一步探討。

近年來，由于國(guó)家對(duì)煤田地質(zhì)越來越重視，使得地質(zhì)檔案管理得到了較大程度的改變，對(duì)檔案管理的規(guī)范化也隨著社會(huì)的需求發(fā)生了改變，這就使得地質(zhì)檔案管理對(duì)象和范圍越來越大，同時(shí)工作人員對(duì)自身的要求也隨之提高。我們要將地質(zhì)檔案管理工作定位為一項(xiàng)專業(yè)服務(wù)性工作，提高工作的主動(dòng)性，創(chuàng)建實(shí)際成效，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理為科研服務(wù)、為企業(yè)建設(shè)服務(wù)的目標(biāo)。結(jié)合時(shí)代形式加強(qiáng)煤田地質(zhì)單位的地質(zhì)檔案管理規(guī)范化是推進(jìn)煤田地質(zhì)單位發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)在工作中，應(yīng)當(dāng)盡可能地使其更加規(guī)范，使地質(zhì)檔案管理工作更加符合發(fā)展的需要，具備規(guī)范化的特色。

一、建立健全規(guī)范的地質(zhì)檔案管理制度

不管是何種崗位，制度必然是有效約束崗位行為的重要法門。我們地質(zhì)檔案管理的歸檔范圍是凡有記錄和反映本隊(duì)勘察、設(shè)計(jì)、施工活動(dòng)，具有保存價(jià)值的技術(shù)資料和技術(shù)成果以及以隊(duì)為名收集的科技資料。由于時(shí)代的變化，制度也應(yīng)當(dāng)隨著新形勢(shì)、新任務(wù)進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整改革，并圍繞地質(zhì)檔案管理工作進(jìn)行逐步的完善，使地質(zhì)檔案管理工作制度更加規(guī)范化、科學(xué)化。在對(duì)重要的地質(zhì)檔案材料進(jìn)行收集時(shí)，必須做到及時(shí)、整齊；同時(shí)在對(duì)檔案材料進(jìn)行審核時(shí)，需嚴(yán)格按照有證有據(jù)、真實(shí)可靠來開展工作；在進(jìn)行材料的整理和收集時(shí)，要確保檔案材料的嚴(yán)謹(jǐn)性；在借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案的借閱條例進(jìn)行，經(jīng)過負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后再進(jìn)入查閱，若需借出則應(yīng)當(dāng)經(jīng)過上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可外借，并且一定要注意將地質(zhì)檔案的各個(gè)部分區(qū)分開來，防止出現(xiàn)檔案混淆或者不安全情況；管理人員需注意對(duì)檔案進(jìn)行隨時(shí)的更新，多渠道地開展收集工作確保檔案的完整性，根據(jù)時(shí)代對(duì)檔案材料的新需求，積極主動(dòng)地對(duì)地質(zhì)檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充完善。

二、對(duì)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行完善，對(duì)操作流程進(jìn)行規(guī)范

首先，在對(duì)具體的地質(zhì)調(diào)查研究、礦產(chǎn)勘探等地質(zhì)檔案實(shí)施規(guī)范化管理的過程中，需要對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行完善，并且要以實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，例如，文件保密制度、歸檔制度、用戶身份確認(rèn)制度等等，從而最大限度地保障地質(zhì)檔案規(guī)范化管理的安全程度。加強(qiáng)制度建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化的重要前提。最后，在實(shí)際的工作過程中，應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)相對(duì)規(guī)范的管理制度與操作標(biāo)準(zhǔn)，需要加強(qiáng)地質(zhì)資料歸檔接收、庫(kù)房管理、借閱利用等，將檔案館各個(gè)區(qū)域的儲(chǔ)存格式、處理手段進(jìn)行統(tǒng)一，對(duì)保管、使用、收集等各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善與規(guī)范，最大限度地防止在轉(zhuǎn)換過程中或者兼容性的問題導(dǎo)致檔案文件被破壞，杜絕在實(shí)際操作過程中出現(xiàn)漏洞，每個(gè)環(huán)節(jié)做到有章可循、有記錄可查。同時(shí)更要保障文件制作與檢索過程中與檔案管理及時(shí)同步，最終實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理的規(guī)范化。

三、加強(qiáng)電子檔案儲(chǔ)存設(shè)備以及辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的安全性

伴隨著新時(shí)期的新發(fā)展，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的要求，還需要我們大家的共同努力。應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理地質(zhì)檔案以提高事業(yè)單位的檔案管理水平顯得尤為重要，這也是檔案管理規(guī)范化的一部分。健全完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，主要是信息化推動(dòng)檔案管理規(guī)范化。隨著信息化的發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化、信息化是社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，可以更便于管理和統(tǒng)計(jì)，也是檔案工作發(fā)展的方向。在搞好硬件方面工作的同時(shí)也要抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入的工作。因此要重視這個(gè)環(huán)節(jié)，要加強(qiáng)檔案館地質(zhì)檔案儲(chǔ)存設(shè)備的安全性，方法可以是對(duì)相關(guān)軟硬件進(jìn)行檢查、更新、升級(jí)、維修，要定期對(duì)相關(guān)設(shè)施與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進(jìn)行檢測(cè)、維護(hù)與清理，要以此為職責(zé)設(shè)立網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督員，定期對(duì)存檔的文件，特別是重要的礦產(chǎn)勘探文件進(jìn)行備份與更新，還要加強(qiáng)身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、網(wǎng)絡(luò)防火墻等等，利用這些手段來提升設(shè)備的安全性，最大限度地保障電子地質(zhì)檔案在傳輸、儲(chǔ)存、運(yùn)用操作過程中的保密性、發(fā)展性、持續(xù)性、安全性。同時(shí)，應(yīng)用辦公自動(dòng)化進(jìn)行地質(zhì)檔案管理時(shí)，必須遵照相關(guān)的要求，在使用的過程中不能擅自修改與下載，最大限度地防止地質(zhì)文件被其他用戶進(jìn)行非法使用或者隨意修改，進(jìn)一步提高其安全性。

四、強(qiáng)化技能培訓(xùn)，提升檔案館人員的綜合素質(zhì)

國(guó)有事業(yè)單位的檔案管理工作具有很強(qiáng)的政治性及政策性，因此地質(zhì)檔案管理人員的工作任重道遠(yuǎn)。檔案館的領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)檔案工作建設(shè)，需要著力組建或打造一支專業(yè)化的地質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。從目前檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，“任何人都能干”的傳統(tǒng)思想一直影響著大家，就容易構(gòu)成對(duì)個(gè)體尊重需求的挑戰(zhàn)。因?yàn)橐粋€(gè)人從事一個(gè)“任何人都能干”的工作，很難從工作中找到自我被尊重和被別人重視的感覺。所以在選配相關(guān)管理人員時(shí)，要選擇作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、政治上可靠的，能夠真正在實(shí)踐工作中堅(jiān)持原則和立場(chǎng)，能夠快速適應(yīng)科技信息更新的管理工作人員。地質(zhì)檔案管理工作者辛辛苦苦干了一年，到年度總結(jié)的時(shí)候發(fā)現(xiàn)自己只做了些操作性的工作，技術(shù)含量不夠高，工作的成就感也不是很明顯。通常學(xué)歷高、有高技能的人才往往在工作中都有自我實(shí)現(xiàn)的強(qiáng)烈需求，而地質(zhì)檔案管理者的工作不能滿足他們的這種需求，客觀上就造成了不易留住高素質(zhì)人才的現(xiàn)象。還需要側(cè)重對(duì)地質(zhì)檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，定期組織人員參加業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，努力提高工作人員的管理知識(shí)。另外，需讓我們的工作人員充分了解規(guī)范化管理檔案的重要性，增強(qiáng)工作的責(zé)任心，不斷掌握收集、鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術(shù)，知道如何把地質(zhì)檔案管好。要適應(yīng)新時(shí)期的地質(zhì)檔案管理規(guī)范化工作，必須努力學(xué)習(xí)、掌握科學(xué)管理原則和方法，從提高工作人員素質(zhì)方面來不斷提升事業(yè)單位地質(zhì)檔案管理整體水平。

五、對(duì)地質(zhì)檔案管理規(guī)范化進(jìn)行分步推進(jìn)

首先要堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，在國(guó)有事業(yè)單位推出的總體規(guī)劃條件下制定出符合煤田地質(zhì)局要求的分期方案。要重視所有檔案管理必須重視的環(huán)節(jié)，即地質(zhì)檔案管理的特殊性與安全性，從而構(gòu)建系統(tǒng)平臺(tái)，并且制定規(guī)范化的管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案館內(nèi)部的自動(dòng)化辦公。最后需要對(duì)地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行積累，在這個(gè)過程中，我們要長(zhǎng)期堅(jiān)持，要知道這不是一朝一夕就能完成的工作。因此，只能從實(shí)際出發(fā)，以四川煤田地質(zhì)局現(xiàn)有的資源為依據(jù)加以充分利用，對(duì)階段性的目標(biāo)進(jìn)行明確?；谀壳皣?guó)有事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的現(xiàn)狀，必須要分步推進(jìn)才能實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案的規(guī)范化管理。管理好和用好地質(zhì)資料，為社會(huì)提供形式多樣、內(nèi)容豐富的信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料的社會(huì)共享和潛在的巨大價(jià)值是每個(gè)地質(zhì)檔案管理者的重大使命。

綜上所述，面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使我們的地質(zhì)檔案管理工作也發(fā)生了比較大的變革，所以說我們檔案管理者的任務(wù)相當(dāng)艱巨，在這新的時(shí)期要求我們的檔案管理者有一個(gè)新的定位和標(biāo)準(zhǔn)。其實(shí)檔案管理是一門相當(dāng)專業(yè)的工作，它不僅要求管理者具有良好的職業(yè)道德和扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，還要掌握一定的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和技術(shù)。所以說，要做好檔案管理規(guī)范化，滿足新時(shí)期檔案工作的需求，要求檔案工作人員有較高的綜合素質(zhì)。我們地質(zhì)檔案管理工作涉及的范圍廣且非常繁瑣，可以說這項(xiàng)工作不僅嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范且需要工作人員認(rèn)真而細(xì)致，為此，檔案館的管理人員應(yīng)當(dāng)有負(fù)責(zé)任的態(tài)度，正確面對(duì)地質(zhì)檔案管理工作，積極推進(jìn)檔案管理規(guī)范化。為了適應(yīng)新形勢(shì)下的國(guó)有事業(yè)單位檔案管理工作的需要，地質(zhì)檔案管理的規(guī)范化是不容忽視的。我們應(yīng)該科學(xué)地實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，積極探索，勇于嘗試，不斷進(jìn)行分析、總結(jié)和創(chuàng)新，規(guī)范和完善相關(guān)操作流程與制度，切實(shí)提高信息時(shí)代的煤田地質(zhì)局檔案館地質(zhì)檔案管理的規(guī)范化水平。

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