摘 要：隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)事業(yè)的發(fā)展，有關(guān)臨床醫(yī)療、教學(xué)科研、人才培養(yǎng)等方面的科研活動越來越多，隨之也產(chǎn)生了大量的科研文件資料。創(chuàng)新醫(yī)學(xué)科研檔案管理，能夠使醫(yī)學(xué)科研檔案更好地服務(wù)醫(yī)療、科研、教學(xué)，對提高醫(yī)學(xué)科研具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：科研檔案；管理；創(chuàng)新

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）24-0065-02

科研檔案是指在科研工作中形成的，具有保存價值的科技文件資料，是醫(yī)學(xué)科研活動的真實記錄，是一項重要的信息資源[1]。醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作是一項專業(yè)性、科技性很強(qiáng)的管理工作。隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)事業(yè)的不斷發(fā)展，科研活動也越來越頻繁，隨之產(chǎn)生大量的科研文件資料?？蒲形募?nèi)容廣泛，且來源分散，涉及人員多，以致資料收集難、管理難、利用率不高等問題越來越突出。如何在科研活動中科學(xué)地收集、管理和利用科研文件資料，是醫(yī)學(xué)科研檔案管理創(chuàng)新的重要課題。

一、醫(yī)學(xué)科研檔案管理重要性

醫(yī)學(xué)科研檔案是真實記錄科研活動歷史及其成果的綜合載體，對醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)研究的發(fā)展具有很好的指導(dǎo)促進(jìn)作用，對科研工作的瞻前性、科學(xué)性及實用價值的鑒定起著重要的作用，是醫(yī)院科研實力水平的重要體現(xiàn)。搞好醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作，對于提高醫(yī)院科研整體水平有著重要的意義。因此，醫(yī)學(xué)科研檔案材料收集、整理、編排、保存及利用等工作的重要性不言而喻。

1.醫(yī)學(xué)科研檔案是科研工作的重要依據(jù)，是科研活動的必要條件

科研檔案與科研工作關(guān)系密切，醫(yī)學(xué)科研工作是醫(yī)學(xué)科研檔案的信息來源，而要搞好科研，就必須要有完整、準(zhǔn)確的科研檔案作為依據(jù)。一切科研活動都有延續(xù)性，需要吸取和借鑒已有的科研資料信息。進(jìn)行科學(xué)研究必須以大量充分可靠的材料為依據(jù)，而科研檔案能為科學(xué)研究提供不可缺少的原始資料和重要信息，通過對醫(yī)學(xué)科研檔案的系統(tǒng)管理，能夠防止和避免科研活動的重復(fù)性。因此，醫(yī)學(xué)科研檔案能為醫(yī)院的科研管理部門、醫(yī)學(xué)科研人員以及上級主管部門提供最新的、反映醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研活動的寶貴信息，是科研活動的必要條件。

2.醫(yī)學(xué)科研檔案是制定醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃的客觀依據(jù)

醫(yī)學(xué)科研檔案能夠有效記錄醫(yī)院的科研人才結(jié)構(gòu)、科研基礎(chǔ)設(shè)施及科研技術(shù)狀況等，醫(yī)院當(dāng)前醫(yī)療技術(shù)水平層次，國內(nèi)外學(xué)術(shù)地位，人才、設(shè)備情況，醫(yī)院學(xué)科發(fā)展主攻方向，整體醫(yī)療、科研、教學(xué)發(fā)展規(guī)模、科研輻射范圍等，均可通過醫(yī)學(xué)科研檔案真實地反映出來[2]。通過對醫(yī)學(xué)科研檔案的統(tǒng)計分析，能夠?qū)︶t(yī)院未來發(fā)展方向進(jìn)行綜合評價和分析，從而為制定醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃提供客觀依據(jù)。若科研檔案管理不善，將直接影響到上級管理部門和醫(yī)院管理決策的制定，影響到學(xué)科管理、科研活動順利開展。

3.醫(yī)學(xué)科研檔案是人才考核、職稱晉升的重要依據(jù)

醫(yī)學(xué)科研檔案不僅記錄了科研活動的最終成果，同時也記載著科研活動的研究過程、科研人員承擔(dān)的科研任務(wù)、科研項目完成后發(fā)表的學(xué)術(shù)論文以及獲得的成果獎勵等信息。醫(yī)學(xué)科研檔案的系統(tǒng)性、客觀性、完整性、真實性和連續(xù)性，能夠幫助醫(yī)院考核部門對科研工作人員各方面的素質(zhì)深入了解。因此，在人才考核、職稱晉升的過程中，除了參考醫(yī)療、教學(xué)量化考核指標(biāo)以外，還要充分利用好醫(yī)學(xué)科研檔案，為醫(yī)院科研人員全面考核衡量，人才選拔提供重要依據(jù)。

二、醫(yī)學(xué)科研檔案管理存在問題

1.醫(yī)學(xué)科研檔案制度不健全、不落實

醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作與科研項目申報、科研成果申報工作相比，不能引起醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視，導(dǎo)致科研檔案管理制度不完善或執(zhí)行不到位，科研檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性。沒有完善的制度保障，科研檔案歸檔缺少制度標(biāo)準(zhǔn)，造成很多科研檔案歸檔混亂，不能實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。有些管理制度形同虛設(shè)，執(zhí)行和落實力度都不足，科研檔案管理監(jiān)督機(jī)制亟須完善。

2.醫(yī)學(xué)科研檔案管理相關(guān)人員意識不足、能力不強(qiáng)

醫(yī)學(xué)科研檔案管理組織機(jī)構(gòu)不健全，檔案管理人員人數(shù)不足、素質(zhì)不高、能力不強(qiáng)，缺乏相應(yīng)的理論知識與管理知識，系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，影響醫(yī)學(xué)科技檔案整理開發(fā)利用。檔案管理人員長期以來只負(fù)責(zé)收集整理檔案，缺乏服務(wù)意識。同時，醫(yī)院科技工作人員檔案歸檔意識淡薄，只注重科學(xué)研究實踐活動，重視科學(xué)研究課題申報、論文發(fā)表、成果申報、專利申請，忽視了醫(yī)學(xué)科研檔案歸檔，更有的認(rèn)為檔案具有保密性，抵制歸檔或不歸檔。

3.醫(yī)學(xué)科研檔案管理信息化程度不高

傳統(tǒng)的醫(yī)學(xué)科研檔案管理，存在檔案資料易損壞、低效率、不便于統(tǒng)計和查詢等問題，這些問題使檔案的利用率顯著降低。隨著信息化時代的來臨，醫(yī)院不同程度地實行了管理的信息化，從病人的掛號到門診、急診、入院、出院、用藥、結(jié)賬都實行了網(wǎng)絡(luò)化管理，但在醫(yī)院科研檔案信息化管理方面，還沒有形成共識，沒有建立相應(yīng)的科研檔案數(shù)據(jù)庫，沒有意識到醫(yī)院科研檔案信息的巨大價值，檔案信息沒有進(jìn)入共享，大部分科研檔案管理工作只局限于簡單的整理、查詢和提供利用等傳統(tǒng)模式，阻礙了檔案信息的開發(fā)利用[5]。

4.醫(yī)學(xué)科研檔案開發(fā)利用率不高

醫(yī)學(xué)科研檔案管理人員對科研檔案重管輕用，科研檔案資源整理收集不夠豐富，服務(wù)手段不能適應(yīng)醫(yī)院科技人員的需求，導(dǎo)致科研檔案無法發(fā)揮其應(yīng)有的社會效益及經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)前醫(yī)院保存的科研檔案多為原始資料、研究工作結(jié)束后科技檔案就被束之高閣，只供醫(yī)院科技人員個人晉升等需要查閱使用，缺少同行交流開發(fā)利用，無法有效服務(wù)臨床、科研、教學(xué)。

三、醫(yī)學(xué)科研檔案管理創(chuàng)新對策

1.完善檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理辦法

完善的檔案管理制度是醫(yī)學(xué)科研檔案管理的可靠保證，要切實把科研檔案管理納入到醫(yī)院科技管理工作中去，與申報管理、執(zhí)行管理、成果管理緊密結(jié)合，實現(xiàn)建檔管理與科研管理同步進(jìn)行。醫(yī)院科研管理部門與檔案管理部門加強(qiáng)溝通協(xié)作，從醫(yī)院科研實際出發(fā)，創(chuàng)新檔案管理辦法。建立和完善醫(yī)院科技檔案管理制度，實行制度化、規(guī)范化管理，從科技檔案的形式、積累、歸檔到整理、鑒定、保管、利用等每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)有具體而明確的規(guī)定[4]。從項目立項開始就為每個項目設(shè)立檔案盒，存放項目申請書、合同書等原始資料，在后期項目實施過程中，逐步將項目研究原始數(shù)據(jù)資料、項目研究年度進(jìn)展報告、項目驗收申請書、驗收資料、驗收證書、項目成果登記證書、項目成果證書、發(fā)表論文、專利、項目成果轉(zhuǎn)化等重要資料存放其中，并制作歸檔目錄，記錄項目歸檔材料。同時科管部門要進(jìn)行檔案立卷，按照項目級別、任務(wù)來源、立項年度存放于檔案柜，使檔案資料便于查找。

通過建立醫(yī)院科研檔案管理獎懲機(jī)制，對在科技檔案管理過程中有突出表現(xiàn)、突出貢獻(xiàn)的科技人員、管理人員給予鼓勵與獎勵，促進(jìn)醫(yī)院科研檔案管理工作更好更快發(fā)展。可借鑒我院管理經(jīng)驗，制定醫(yī)院《科研獎勵管理辦法》，設(shè)立課題立項獎勵、課題驗收獎勵、成果獲獎獎勵、著作出版獎勵、論文發(fā)表獎勵、專利獲得獎勵等，科管人員于年底要求醫(yī)院科技人員如實上報科研相關(guān)材料，匯總核實后即收集、整理為各種科研歸檔資料。以此有效解決了檔案資料收集難的問題[3]。

2.強(qiáng)化科研檔案意識，提升檔案管理能力

保證醫(yī)學(xué)科研檔案的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性、科學(xué)性，僅靠科技檔案管理人員單方面的努力是難以完成的，需要醫(yī)院全體科研工作人員的支持和配合?？乒懿块T要利用各種形式、通過各種渠道，大力宣傳檔案管理制度、管理措施，全面提升科研工作人員檔案意識，不僅要進(jìn)行歸檔知識、歸檔辦法的培訓(xùn)，還要進(jìn)行思想政治、道德品質(zhì)、行為規(guī)范的教育，提升科技工作人員的綜合素質(zhì)，有效配合科管部門做好檔案管理工作。要加強(qiáng)培養(yǎng)科技工作人員良好的集體觀念，努力使他們認(rèn)識到不論是課題、論文、專利、成果等，其行為主體都是醫(yī)院，他們的研究工作是職務(wù)行為，必須向醫(yī)院負(fù)責(zé)，醫(yī)院的管理制度必須遵守，所獲得的榮譽(yù)首先是屬于承擔(dān)和完成單位的，其次才屬于個人，只有樹立了這樣的觀念，課題負(fù)責(zé)人、論文著作的作者、專利申請人、成果獎勵獲得人才能配合科管部門做好科研檔案的收集工作。

醫(yī)院科技檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理水平，在強(qiáng)化全民科研檔案意識的同時，不斷提升科管部門、檔案管理部門的基本素質(zhì)及管理能力。采取多種措施，通過進(jìn)修、繼續(xù)教育培訓(xùn)班，使其掌握科研檔案資料分類、管理等理論知識，以此提高現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力業(yè)務(wù)和知識水平。多層次培養(yǎng)引進(jìn)人才，加快檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)變革，以適應(yīng)科技檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)發(fā)展需要。

3.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)，實現(xiàn)檔案資源共享

醫(yī)學(xué)科研檔案管理創(chuàng)新的最終目的是實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和自動化。傳統(tǒng)的檔案管理重管輕用，沒能真正發(fā)揮科研檔案的作用，甚至造成了檔案知識產(chǎn)權(quán)的自然流失。在當(dāng)今信息化、網(wǎng)絡(luò)化高度發(fā)展的時代，醫(yī)學(xué)科研檔案的利用也要適應(yīng)時代的發(fā)展。要充分利用計算機(jī)信息技術(shù)，在利用傳統(tǒng)手段管理科研檔案的同時，不斷加大經(jīng)費(fèi)投入，保障硬件設(shè)施建設(shè)，配備檔案管理所需要的計算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，運(yùn)用這些設(shè)備來收集整理電子科研檔案資料，進(jìn)行數(shù)字化、科學(xué)化處理及保存，逐步建立科研檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。

總之，醫(yī)院科技檔案管理工作是一個專門的學(xué)問，學(xué)科覆蓋領(lǐng)域比較廣泛，必須調(diào)動全體科技工作者共同配合，在管理辦法上、思想觀念上、服務(wù)方式上、軟硬件條件上不斷創(chuàng)新。只有這樣，才能使醫(yī)院科技檔案管理工作保持特色和活力，使其適應(yīng)新形勢對科技檔案管理的要求。

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