摘 要：首先從業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)、采購(gòu)規(guī)模、采購(gòu)業(yè)務(wù)流程等幾個(gè)方面簡(jiǎn)要介紹了哈爾濱石化公司采購(gòu)業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，其次分析并指出哈爾濱石化公司物資采購(gòu)系統(tǒng)在控制環(huán)境、管理手段、管理制度、信息化建設(shè)、流程管理等方面存在著控制環(huán)境不完善、管理手段落后、管理制度不健全、關(guān)鍵控制點(diǎn)不全面等問題和不足，最后針對(duì)提出的問題和不足，提出改善控制環(huán)境、改進(jìn)控制手段、完善制度建設(shè)等一系列建設(shè)性意見，并運(yùn)用系統(tǒng)的內(nèi)控思路和工具，分別通過完善風(fēng)險(xiǎn)控制措施、增加風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)、修改和重新設(shè)計(jì)流程等四種方式方法，提出重新設(shè)計(jì)和優(yōu)化采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的整改措施。

關(guān)鍵詞：物資采購(gòu)；流程優(yōu)化；內(nèi)部控制；改進(jìn)措施

中圖分類號(hào)：F123.9 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2012）07-0185-03

一、公司概況

中國(guó)石油哈爾濱石化公司前身為哈爾濱煉油廠，1970年建廠，1976年建成投產(chǎn)，1983年上劃中國(guó)石化總公司，1998年中國(guó)石油、石化兩大集團(tuán)重組后加入中國(guó)石油集團(tuán)。1999年根據(jù)集團(tuán)公司內(nèi)部重組改制的要求，企業(yè)的上市部分成立了中國(guó)石油哈爾濱石化公司，劃歸中國(guó)石油天然氣股份有限公司，哈爾濱石化公司作為地區(qū)公司，不再具有獨(dú)立經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧的法人身份，變?yōu)楣煞莨竞蛯I(yè)公司下屬的成本中心；非上市部分繼續(xù)沿用“哈爾濱煉油廠”名稱，同時(shí)由哈爾濱石化公司代管煉油廠，兩家通稱中國(guó)石油哈爾濱石化。2005年，根據(jù)中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司黨組精神，哈爾濱石化公司、哈爾濱煉油廠合并為哈爾濱石化公司。哈爾濱石化公司是以石油加工為主要生產(chǎn)手段，生產(chǎn)燃料油和化工產(chǎn)品的大型石化企業(yè)。經(jīng)過三十年的發(fā)展，哈石化原油加工能力已由最初的50萬噸/年增長(zhǎng)至一次500萬噸/年，現(xiàn)有生產(chǎn)裝置14套，主要產(chǎn)品有汽煤柴等油品和聚丙烯樹脂粉料、工業(yè)丙烯、丙烷、液化氣等6大類17個(gè)牌號(hào)產(chǎn)品?！笆晃濉逼陂g，公司年加工能力將達(dá)到300萬噸/年，增設(shè)60萬噸/年連續(xù)重整、80萬噸/年加氫改質(zhì)兩套裝置，實(shí)施配套質(zhì)量升級(jí)、安全環(huán)保、節(jié)能節(jié)水等15個(gè)發(fā)展項(xiàng)目，重點(diǎn)開展提高產(chǎn)品質(zhì)量、改善產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的技術(shù)創(chuàng)新，盤活存量資產(chǎn)，有效降低產(chǎn)品成本，把企業(yè)建設(shè)成中國(guó)石油標(biāo)志性精品煉廠。作為哈爾濱市的龍頭企業(yè)，哈爾濱石化公司連續(xù)多年名列哈爾濱市利稅上繳前三名，為哈爾濱經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出了巨大貢獻(xiàn)。

二、現(xiàn)行的物資采購(gòu)流程

按照內(nèi)控體系要求[1]，哈爾濱石化公司物資采購(gòu)業(yè)務(wù)流程完全遵守2006年經(jīng)股份公司批復(fù)的《內(nèi)部控制管理手冊(cè)哈爾濱石化公司分冊(cè)》的相關(guān)要求。手冊(cè)中RM04為物資采購(gòu)流程，包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)管理、簽訂與審批合同、質(zhì)量管理、物流管理、結(jié)算付款、應(yīng)付賬款、供應(yīng)商管理、新產(chǎn)品及新材料的準(zhǔn)入管理、采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、采購(gòu)文檔收集、歸檔等11個(gè)二級(jí)子流程，14個(gè)三級(jí)子流程（見表1）。

內(nèi)控手冊(cè)中物資采購(gòu)部分還包含11個(gè)關(guān)鍵控制程序[2]，包含“選擇不合格的供應(yīng)商和不合格的采購(gòu)方式、采購(gòu)未簽訂有效合同、采購(gòu)物資未經(jīng)過有效驗(yàn)收、應(yīng)付、預(yù)付賬款會(huì)計(jì)記錄不準(zhǔn)確”等四個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)，49個(gè)與關(guān)鍵控制相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)以及相應(yīng)的RCD（風(fēng)險(xiǎn)控制）文檔，對(duì)于每個(gè)流程、每個(gè)步驟中存在的風(fēng)險(xiǎn)和已建立的控制進(jìn)行確認(rèn)、記錄，將關(guān)鍵控制點(diǎn)落實(shí)到公司領(lǐng)導(dǎo)和主管部門，進(jìn)一步明確了業(yè)務(wù)范圍的審批權(quán)限和關(guān)鍵控制點(diǎn)的控制措施。哈爾濱石化公司在實(shí)際工作中，將上述的關(guān)鍵控制程序和風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)作為業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中的監(jiān)控重點(diǎn)，通過嚴(yán)密落實(shí)流程管理制度，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)與財(cái)務(wù)報(bào)表和附注的真實(shí)性、準(zhǔn)確性有關(guān)的控制、防止舞弊、欺詐行為的控制、資產(chǎn)安全的控制[3]。

三、存在的問題

2007年，審計(jì)監(jiān)察處對(duì)物資配送部現(xiàn)有庫(kù)存物資積壓情況進(jìn)行調(diào)查，經(jīng)統(tǒng)計(jì)，庫(kù)存物資余額合計(jì)7 454.8萬元。按資金分布情況分為常規(guī)儲(chǔ)備物資1 819.3萬元；政策性積壓物資3 447.4萬元；工程項(xiàng)目?jī)?chǔ)備物資1 104.7萬元，其中2004—2006年工程項(xiàng)目積壓物資1 083.4元，工程項(xiàng)目積壓物資共涉及煤代油、常壓改造、二催化改造、硫磺回收工程、棧橋大鶴管自動(dòng)計(jì)量及油氣回收等10個(gè)工程項(xiàng)目、11類物資。僅以煤代油、二催化改造為例：煤代油項(xiàng)目積壓金額120.8萬元，積壓率1.2%，二催化改造工程剩余閥門法蘭、鋼材、儀表、設(shè)備等物資累計(jì)453.7萬元，積壓率15.63％，經(jīng)調(diào)查，主要是因?yàn)椴少?gòu)立項(xiàng)的前期調(diào)查不夠，采購(gòu)計(jì)劃編制人員對(duì)改造裝置實(shí)際情況不了解，采購(gòu)人員在制定采購(gòu)計(jì)劃中發(fā)生失誤等原因，造成盲目采購(gòu)、重復(fù)采購(gòu)、超量采購(gòu)，導(dǎo)致庫(kù)存積壓[4]，說明哈爾濱石化公司采購(gòu)流程中還存在一定的流程不順暢、控制不完善等問題，急需解決。

由于企業(yè)物資采購(gòu)涉及規(guī)劃計(jì)劃管理、采購(gòu)過程管理、庫(kù)存管理、驗(yàn)收入庫(kù)管理、預(yù)算結(jié)算管理等多個(gè)過程，所以對(duì)于采購(gòu)流程存在問題的分析將不僅限于采購(gòu)流程本身存在問題的分析，還將結(jié)合企業(yè)管理創(chuàng)新、電子商務(wù)發(fā)展、信息化建設(shè)等綜合考慮采購(gòu)流程的影響因素。

四、采購(gòu)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化策略

1.指導(dǎo)思想和基本思路。哈爾濱石化公司采購(gòu)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化應(yīng)以確保公司戰(zhàn)略目標(biāo)、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、降本保供為基本出發(fā)點(diǎn)，以完善內(nèi)部管理、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)控制為核心[5]，查找和改善采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作中的薄弱環(huán)節(jié)，抓好執(zhí)行，切實(shí)增強(qiáng)管理控制能力，進(jìn)一步規(guī)范采購(gòu)管理、增強(qiáng)采購(gòu)人員風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力、健全采購(gòu)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)環(huán)節(jié)“全面風(fēng)險(xiǎn)管理、全部業(yè)務(wù)流程、全過程控制”的總體要求，不斷細(xì)化管理工作，堵塞管理漏洞，推動(dòng)企業(yè)精細(xì)化管理。哈爾濱石化公司采購(gòu)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化應(yīng)堅(jiān)持發(fā)展和完善的工作思路。圍繞內(nèi)部控制整體框架的五要素，在查找分析哈石化公司采購(gòu)管理存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，提出有關(guān)采購(gòu)控制政策和程序的改進(jìn)方案，建立科學(xué)的制度、實(shí)現(xiàn)規(guī)范的運(yùn)作，力求使公司的采購(gòu)、存貨管理制度更合理和健全，更適合企業(yè)的實(shí)際情況，更具有可操作性，保證采購(gòu)管理各環(huán)節(jié)和各方面始終處于受控狀態(tài)，確保責(zé)任落實(shí)、執(zhí)行到位，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)系統(tǒng)“體系可靠、風(fēng)險(xiǎn)可控、運(yùn)行可持續(xù)”。主要從改善控制環(huán)境，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，建立統(tǒng)一、規(guī)范的控制活動(dòng)體系，建立有效的信息流動(dòng)與溝通機(jī)制，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督幾個(gè)方面入手，制定具體改進(jìn)措施。

2.具體優(yōu)化策略。（1）改善控制環(huán)境的措施。采購(gòu)人員是企業(yè)采購(gòu)工作的執(zhí)行主體，物資采購(gòu)過程是否規(guī)范，采購(gòu)物資質(zhì)量是否優(yōu)良，很大程度上取決于對(duì)采購(gòu)行為主體的管理，采購(gòu)人員的素質(zhì)高低，會(huì)直接影響企業(yè)采購(gòu)的效率、質(zhì)量和效益。采取加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)、加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、適時(shí)修訂崗位職責(zé)改善控制環(huán)境的措施。（2）改進(jìn)管理手段的措施。信息化管理是現(xiàn)代物資采購(gòu)管理的基礎(chǔ)和重要支撐，哈爾濱石化公司優(yōu)化采購(gòu)流程必須消除相關(guān)信息“孤島”的現(xiàn)象，通過應(yīng)用實(shí)用信息技術(shù)、完善網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)[6]，加快企業(yè)信息化建設(shè)步伐，將分離的物流、信息流、資金流緊密聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈上下游、內(nèi)外部信息系統(tǒng)集成和信息共享，加快采購(gòu)物資信息處理和傳遞，提高采購(gòu)系統(tǒng)工作效率。采取盡快在企業(yè)物資信息管理中應(yīng)用條碼技術(shù)、完善網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、建立數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、實(shí)施數(shù)據(jù)挖掘等手段。（3）加強(qiáng)制度建設(shè)的措施。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展以及買方市場(chǎng)的形成，產(chǎn)品價(jià)格開放，采購(gòu)行為自由度擴(kuò)大，物資采購(gòu)對(duì)企業(yè)成本的影響越來越大[7]。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)的監(jiān)督、加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的責(zé)任事故進(jìn)行追究，將事前預(yù)防、事中控制、事后追究相結(jié)合，杜絕采購(gòu)過程中走后門、送回扣、假招標(biāo)、擴(kuò)大預(yù)算、高價(jià)圍標(biāo)低價(jià)搶標(biāo)等腐敗行為，使采購(gòu)管理工作的程序、方法、要求等制度化、規(guī)范化，這樣才能規(guī)范采購(gòu)行為，保證企業(yè)采購(gòu)管理工作有章可循、有據(jù)可依、規(guī)范有序，實(shí)施陽(yáng)光采購(gòu)。制定企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部效能監(jiān)察工作和哈石化應(yīng)加強(qiáng)采購(gòu)環(huán)節(jié)的責(zé)任追究規(guī)章制度。（4）完善流程的措施。科學(xué)完善的管理流程，可以使企業(yè)規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)，部門分工明確，職責(zé)清晰，監(jiān)控有力。因此，針對(duì)上述哈石化現(xiàn)有流程管理中存在的問題，從提高效率、減少重復(fù)工作、改善不合理的工作程序等角度，制定如下的流程優(yōu)化方案：修改供應(yīng)商管理流程；重新設(shè)計(jì)庫(kù)存儲(chǔ)備定額管理流程；完善商檢、安裝、試運(yùn)行、驗(yàn)收流程。（5）完善風(fēng)險(xiǎn)控制的措施。所有企業(yè)都無一例外地面對(duì)著不確定性，充分識(shí)別、評(píng)估和管理風(fēng)險(xiǎn)，是企業(yè)創(chuàng)造和保護(hù)價(jià)值不可或缺的利器[8]。主要通過建立健全風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制、完善現(xiàn)有控制措施、充分評(píng)估原有控制點(diǎn)是否充分、全面，結(jié)合實(shí)際工作識(shí)別新的風(fēng)險(xiǎn)，制定有效的風(fēng)險(xiǎn)措施等幾個(gè)方面：建立全面風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制；完善物資采購(gòu)計(jì)劃編制的控制措施；增加招標(biāo)采購(gòu)流程的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)；增加商檢、安裝、試運(yùn)行、驗(yàn)收的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)。

五、總結(jié)

物資采購(gòu)是生產(chǎn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的起點(diǎn)和重要環(huán)節(jié)，物資采購(gòu)環(huán)節(jié)控制好壞直接關(guān)系到企業(yè)的綜合效益，是企業(yè)需要加強(qiáng)和不斷完善的重要內(nèi)部控制流程，它以加速資金周轉(zhuǎn)、降低采購(gòu)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益為目的，以搭建企業(yè)電子商務(wù)平臺(tái)，順利實(shí)施ERP項(xiàng)目為出發(fā)點(diǎn)，通過細(xì)化管理工作、堵塞管理漏洞，推動(dòng)企業(yè)管理水平不斷提高。從采購(gòu)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的理論基礎(chǔ)、采購(gòu)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的解決對(duì)策兩個(gè)層面進(jìn)行了深入探討和研究，并就電子商務(wù)迅速發(fā)展、國(guó)家對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制提出越來越嚴(yán)格要求的形勢(shì)下，如何有效優(yōu)化物資采購(gòu)流程，確保企業(yè)降本保供、與供應(yīng)商建立良好的雙贏關(guān)系發(fā)表了看法[9]，并得出以下結(jié)論：（1）提高工作效率、增加效益是優(yōu)化采購(gòu)流程的根本目的。物資采購(gòu)是生產(chǎn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的起點(diǎn)和重要環(huán)節(jié)，物資采購(gòu)環(huán)節(jié)控制好壞直接關(guān)系到企業(yè)的綜合效益，考慮全球電子商務(wù)給企業(yè)物資采購(gòu)管理工作帶來的變化，結(jié)合內(nèi)部控制體系建立、信息化建設(shè)工作，通過對(duì)流程的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)物流、商流、資金流及信息流的整合，可以規(guī)范采購(gòu)工作程序，堵塞采購(gòu)過程中的漏洞，保證企業(yè)能夠以適當(dāng)?shù)膬r(jià)格、適時(shí)地從合格的供應(yīng)商采購(gòu)優(yōu)質(zhì)材料。（2）完善控制環(huán)境是優(yōu)化采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的前提。優(yōu)化控制環(huán)境即包括對(duì)員工的職業(yè)道德教育、專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，也包括企業(yè)文化、加強(qiáng)執(zhí)行力建設(shè)等等，提高采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和遵紀(jì)守法的自覺性，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提高風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力，以人為本，優(yōu)化采購(gòu)管理。（3）加快信息化建設(shè)是優(yōu)化采購(gòu)流程的基礎(chǔ)?，F(xiàn)代信息技術(shù)既是現(xiàn)代物流的基礎(chǔ)，也是供應(yīng)鏈管理的基礎(chǔ)。信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用提高了企業(yè)業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化程度，而且隨著電子商務(wù)的發(fā)展，企業(yè)間交易的自動(dòng)化程度也將得到提高。企業(yè)信息化改變了數(shù)據(jù)和信息的獲取和存儲(chǔ)方式，使信息可以通過信息化設(shè)備自動(dòng)獲取；企業(yè)信息化加大信息資源的存儲(chǔ)密度，提高了信息處理的效率，改善了信息的傳遞方式并提高了信息的價(jià)值，可以說信息共享是供應(yīng)鏈管理的基點(diǎn)。（4）強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制是優(yōu)化采購(gòu)流程的保障。面對(duì)石化企業(yè)內(nèi)外環(huán)境的日益復(fù)雜化，國(guó)內(nèi)外企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，石化企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)不斷提高，定期進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，確保了石化企業(yè)各項(xiàng)資產(chǎn)的安全、完整，經(jīng)營(yíng)成果與財(cái)務(wù)狀況的真實(shí)、可靠，有效防止了資產(chǎn)的流失。（5）加大效能監(jiān)察力度，建立責(zé)任追究機(jī)制是優(yōu)化采購(gòu)流程的堅(jiān)強(qiáng)后盾。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)的監(jiān)督、加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的責(zé)任事故進(jìn)行追究，將事前預(yù)防、事中控制、事后追究相結(jié)合，使采購(gòu)管理工作的程序、方法、要求等制度化、規(guī)范化，才能保證企業(yè)采購(gòu)管理工作有章可循、有據(jù)可依、規(guī)范有序。

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[責(zé)任編輯 安世友]