金紅

（深圳市深圳公證處，廣東 深圳 518000）

隨著信息化建設(shè)水平的不斷提高,無紙化辦公時代已經(jīng)到來。如何加強公證電子文件的歸檔管理,是實現(xiàn)辦公自動化過程中亟需解決的一個問題。公證處要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中華人民共和國保密法》等法律以及司法行政部門頒發(fā)的有關(guān)法規(guī)和規(guī)定，結(jié)合本處的實際情況，建立、健全文書檔案管理工作的各項規(guī)章制度。

1 公證文書立卷歸檔案工作中存在的問題

早在1988年司法部、國家檔案局就制發(fā)了《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》兩個專門性文件，為公證檔案的收集、整理、立卷、歸檔起到了規(guī)范作用。這表明公證文書的立卷歸檔工作是有章可循、有法可依的。然而，我們在檢查、指導(dǎo)公證文書立卷歸檔時卻發(fā)現(xiàn)，由于公證員和兼職檔案員對兩個《辦法》學(xué)習(xí)不夠，加上對檔案專業(yè)知識涉獵較少，所以在公證文書立卷歸檔中就容易出現(xiàn)以下幾個方面的問題：

1.1 文書材料收集不齊全

根據(jù)《公證文書立卷歸檔辦法》規(guī)定，公證機關(guān)受理申請后，公證事項的承辦人應(yīng)著手開始收集有關(guān)各種證明材料，記錄整理談話筆錄、調(diào)查材料，制作公證文書等，并著手立卷的準(zhǔn)備工作。公證事項辦理結(jié)束或終止后，由承辦人檢查該公證事項的全部文書材料，進(jìn)行立卷歸檔工作。立卷時要補齊遺漏的證明材料，去掉不必要立卷歸檔的材料。但在實際工作中，因公證人員沒有養(yǎng)成良好的及時歸檔習(xí)慣，多數(shù)公證案卷都是在兼職檔案員再三催促下立卷歸檔的，往往是有則歸檔，無則遺漏不歸。存在著主要文書材料能夠歸檔(如：公證文書、公證申請表、當(dāng)事人的談話筆錄、公證事項報批表等)，證明材料則難以齊全(如：當(dāng)事人應(yīng)提供的有關(guān)證明性材料，公證處審查、調(diào)查所取得的證明材料等)的問題。造成案卷內(nèi)檔案材料不能齊全完整，致使已形成的案卷與規(guī)范要求尚有差距。

1.2 公證檔案立卷不規(guī)范

《公證文書立卷歸檔辦法》規(guī)定，公證檔案按年度和一證一卷、一卷一號的原則立卷，同一當(dāng)事人為同一目的而辦的數(shù)項公證，可合并為一卷。實際組卷中，存在著同一當(dāng)事人為不同目的而辦的數(shù)項公證合為一卷；不同當(dāng)事人為同一事由而辦的數(shù)項公證合為一卷。同時，還存在著卷內(nèi)文件排列順序不一致，應(yīng)歸檔的材料沒有歸檔，卷內(nèi)目錄填寫、起止頁號編碼不規(guī)范，歸檔材料用筆、用紙不規(guī)范等問題。

1.3 檔案分類定位不準(zhǔn)確

根據(jù)《公證文書立卷歸檔辦法》規(guī)定，公證檔案的分類原則是：凡涉及公民個人的人身關(guān)系、財產(chǎn)關(guān)系的公證事項，包括保管遺囑和其他文件事項，均列為民事類；凡涉及經(jīng)濟(jì)活動的公證事項，無論當(dāng)事人是法人或自然人，均列為經(jīng)濟(jì)類；凡當(dāng)事人或文書使用地有涉外因素的公證事項，均列為涉外民事或涉外經(jīng)濟(jì)類；其他則列為國內(nèi)民事類或國內(nèi)經(jīng)濟(jì)類。但我們在檢查中發(fā)現(xiàn)，涉及公民個人的人身關(guān)系、財產(chǎn)關(guān)系，如遺囑公證、遺產(chǎn)公證等案卷，往往出現(xiàn)既被分為國內(nèi)民事類，又被分為國內(nèi)經(jīng)濟(jì)類的現(xiàn)象。

1.4 檔案的期限劃分不準(zhǔn)

根據(jù)《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》，公證檔案的保管期限劃分為永久、長期、短期三種。永久保管的公證檔案，一般是變更人身權(quán)利、義務(wù)關(guān)系方面或涉及不動產(chǎn)所有權(quán)轉(zhuǎn)移方面的，需要長遠(yuǎn)利用、查考的公證事項。長期保管的公證檔案，一般是涉及不動產(chǎn)事務(wù)方面或合同履行超過十五年等公證事項的檔案。在較短的時間內(nèi)查考、利用，作為證據(jù)保存而無保存價值的，以及合同履行期限在十五年以下的公證事項的檔案，均列為短期檔案保管。但我們檢查時發(fā)現(xiàn)：同一事由同一承辦人員劃定出不同的期限；同一事由不同的承辦人劃定出兩種以上的期限；長期劃為永久或短期劃為長期的現(xiàn)象較為常見。

另外，還存在著總登記簿(冊)登記不及時，造成公證發(fā)文號編制隨意性較大，出現(xiàn)了重號(一號多證)、漏號等現(xiàn)象。而且，公證發(fā)文號沒有確立固定的編制方法，造成公證文號年度與年度編制不一致，無延續(xù)性。

存在以上問題主要原因：一是少數(shù)公證人員對兩個《辦法》學(xué)習(xí)理解不深、不透，業(yè)務(wù)水平尚不能滿足工作需求；主要承辦人對公證文書立卷歸檔監(jiān)督、檢查的力度不夠。二是公證及檔案部門組織開展公證檔案業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)、培訓(xùn)較少，對公證文書立卷歸檔工作檢查、指導(dǎo)力度不夠。三是公證及檔案部門對公證檔案出現(xiàn)新情況、新問題研究不夠，沒有根據(jù)公證業(yè)務(wù)的拓展和變化，及時調(diào)整、修訂分類方案等。

2 公證文書檔案工作中存在問題的解決方案

2.1 抓學(xué)習(xí)培訓(xùn)

學(xué)習(xí)、培訓(xùn)是提高公證人員檔案業(yè)務(wù)技能最基本的方法。公證文書制作以及公證檔案的形成是由具體公證員操作完成的，公證檔案的質(zhì)量與公證員的檔案業(yè)務(wù)知識密不可分。因此，加強對公證人員檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)就顯得十分重要。公證部門要根據(jù)本單位工作特點，每年至少組織安排1次檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。公證人員也要自覺學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，以增強理論功底。特別對新上崗的公證人員，要及時安排檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，即使沒有時間安排，也要發(fā)放公證檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，講清重要性，促使其自學(xué)。只有加強對公證員檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，才能從根本上保證公證檔案質(zhì)量。

2.2 抓檢查監(jiān)督

認(rèn)真組織案卷質(zhì)量檢查，是確保每一份公證檔案規(guī)范、齊全、完整的有效措施?！豆C文書立卷歸檔辦法》規(guī)定，公證文書的立卷歸檔由承辦人負(fù)責(zé)，歸檔前由公證事項的主要承辦人負(fù)責(zé)立卷質(zhì)量的檢查。公證承辦人員從公證事項辦理結(jié)束起就應(yīng)檢查、整理文件材料，補齊遺漏的證明材料，去掉不必歸檔的材料。主辦公證員必須履行職責(zé)，認(rèn)真監(jiān)督檢查，確保案卷質(zhì)量。部門檔案員平時要加強立卷指導(dǎo)。檔案在移交進(jìn)庫時，部門檔案員必須對每一份檔案進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)地檢查，對質(zhì)量不合格的案卷，予以退還重新整理。

2.3 抓考核獎懲

公證部門要建立嚴(yán)格的獎勤罰懶機制，實行考核與獎懲掛鉤。要將檔案工作納入公證人員的崗位責(zé)任制，年終一并考核。公證檔案不同于黨政機關(guān)一般的文件檔案，它不僅具有資料性這一檔案普遍具有的特點，同時還具有訴訟上的證據(jù)作用，可作為證據(jù)在訴訟中被法院直接采用，所以對公證檔案的借調(diào)與查閱應(yīng)履行嚴(yán)格的審批和登記手續(xù)，并限定借閱期限。本處的公證員或同級、上級司法行政機關(guān)的公證管理部門因工作需要，借閱公證檔案的，應(yīng)履行借閱登記手續(xù)。人民法院、人民檢察院和有關(guān)國家機關(guān)因工作需要借閱公證檔案的，應(yīng)出具正式查卷函件，經(jīng)公證處主任批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。律師因訴訟代理的需要，向公證機關(guān)提交律師的身份證明、律師事務(wù)所的查卷證明以及當(dāng)事人同意律師查閱本人的公證檔案證明，經(jīng)公證處主任批準(zhǔn)后，可查閱當(dāng)事人提交給公證處的證明材料和公證處所記錄的當(dāng)事人談話筆錄。其他單位或個人一般不得借調(diào)和查閱公證檔案。凡借出的檔案，要及時催還。歸還時如發(fā)現(xiàn)案卷被拆、文件短缺、增刪、污損，應(yīng)立即追查。

2.4 抓整體協(xié)作

公證和檔案部門要對公證檔案給予重視，齊心協(xié)力抓好檔案工作。公證部門要經(jīng)常與檔案部門保持業(yè)務(wù)聯(lián)系，取得檔案部門的支持；檔案部門也要為公證部門主動提供服務(wù)，并根據(jù)公證業(yè)務(wù)變化情況，及時幫助調(diào)整、修訂分類方案，適時對公證人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；要做好立卷歸檔跟蹤指導(dǎo)工作，從源頭嚴(yán)把案卷質(zhì)量關(guān)。

結(jié)束語

總之，公證機關(guān)的公證文書是國家重要的專業(yè)文書之一，它所形成的檔案是公證機關(guān)進(jìn)行公證活動和當(dāng)事人從事民事活動的真實記錄，是國家檔案的組成部分，具有重要的考查、利用價值。因此公證和檔案部門要加強公證人員的檔案意識教育，提高公證人員檔案觀念，使公證檔案工作再上新臺階。

[1]孫鳳燕.提高公證文書檔案鑒定工作質(zhì)量的策略研究[J].檔案天地，2011(08).

[2]孫鳳燕.淺析公證電子文件的歸檔管理[J].檔案天地，2011(07).