陳翠華 金從凱 陳梁華 劉宇平

廣州醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院，廣東廣州 510000

科研經(jīng)費管理系統(tǒng)建設(shè)與實施方案

陳翠華 金從凱 陳梁華 劉宇平▲

廣州醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院，廣東廣州 510000

隨著科技及國民生產(chǎn)技術(shù)的不斷提高，國家下?lián)艿目蒲薪?jīng)費也日趨龐大，如何有效管理好這筆”巨資”成為當(dāng)今管理層一個首要的難題，本文剖析了科研管理經(jīng)費中存在的問題及產(chǎn)生這些問題的主要原因，提出新的解決措施及方法。

經(jīng)費管理；系統(tǒng)建設(shè)與實施；科研項目

科研經(jīng)費管理普遍存在手工操作，依賴自覺性使用，多數(shù)管理部門仍舊使用“經(jīng)費簿”，即所有項目開支均需在“經(jīng)費簿”上登記及辦理簽名手續(xù)，存在科研人員等待時間長、支出項目不明確、離預(yù)算開支差距較大等現(xiàn)象，由于是紙質(zhì)管理，財務(wù)在審計調(diào)查時也無法提供實際報銷的明細(xì)數(shù)據(jù)，由于不清楚經(jīng)費使用進度及合理分類項目開支，單純依靠人工管理無法達到管理目的，如何實現(xiàn)電子化管理及監(jiān)控不良費用的使用成為本文討論的重要議題。

1 研發(fā)目的

不斷規(guī)范和完善科研經(jīng)費財務(wù)管理體制：

1.1 加強科研經(jīng)費的成本核算

首次從固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中將資金劃分為五大類：預(yù)算安排、科研教學(xué)、自籌、專項經(jīng)費以及其他，對于不同分類每月均生成財務(wù)累計月折舊表、月均折舊表、月末調(diào)節(jié)表，明確了各資金來源，有效地與成本核算系統(tǒng)對接，掌控了實際科研成本的投入，甚至具體到每臺設(shè)備的具體用途歸屬都清清楚楚。

1.2 加強科研經(jīng)費的支出明細(xì)控制

科研項目中的會議費、餐費及辦公用品等非正?？蒲袠I(yè)務(wù)行為開支較大，有的甚至占7至8成。為杜絕此類違規(guī)現(xiàn)象，有必要建立三級審核制度，對科研業(yè)務(wù)范圍外的費用均需經(jīng)科研科負(fù)責(zé)人、財務(wù)科、主管院長審批，對于不合理開支實行“一級否決”制，有效制止了濫用科目套取費用的現(xiàn)象。

1.3 加強科研經(jīng)費過期或即將過期的資金監(jiān)控

據(jù)統(tǒng)計，除零余額項目外，7成項目超過項目結(jié)束日期后均存在剩余金額，對于這些結(jié)余金額，課題組往往不重視，隨意使用或不用于正常的科研行為。對于這些資金可建立“科技發(fā)展基金”，對項目結(jié)束逾期半年均未使用的均撥入“科技發(fā)展基金”，一年后若未使用完者按照零余額項目管理辦法結(jié)轉(zhuǎn)。

1.4 縮短科研人員報銷周期，提高工作效率

對重要階段網(wǎng)上報銷階段均在提交后發(fā)送短信提示，如無需科研科負(fù)責(zé)人的申請經(jīng)費，金額在1萬元以下，保存后系統(tǒng)將發(fā)送溫馨短信“請在[全部申請經(jīng)費]下將經(jīng)費申請單打印并簽字，與發(fā)票等一起去財務(wù)科前臺辦理”。

2 研發(fā)內(nèi)容

經(jīng)費使用與審批：按照不同金額及類型分成三級作處理，見圖1。

對預(yù)算支出范圍內(nèi)的勞務(wù)費、接待費、餐費、交通費、辦公用品等經(jīng)費報銷，不論支出金額大小，均需三級審批。

明確項目支出范圍：①科研業(yè)務(wù)費：測試、計算、分析費，動力、能源費，差旅費，調(diào)研和學(xué)術(shù)會議費，資料、論文版面費和印刷費，文獻檢索、入網(wǎng)等信息通訊費，學(xué)術(shù)刊物訂閱費。②實驗材料費：原材料、試劑、藥品等消耗品購置費，實驗動物、植物的購置、種植、養(yǎng)殖費，標(biāo)本、樣品的采集加工費和包裝運輸費。③儀器設(shè)備費：專用儀器設(shè)備購置、運輸、安裝費和修理費，自制專用儀器設(shè)備的材料、配件購置費和加工費。④協(xié)作費：外單位協(xié)作承擔(dān)自然科學(xué)基金項目部分研究試驗工作的費用。⑤國際合作與交流經(jīng)費：是指用于與資助項目研究工作有直接關(guān)系的國際合作與交流費用，包括項目組人員出訪及外國專家來訪的部分費用，支出比例按相關(guān)上級部門經(jīng)費管理辦法執(zhí)行，一般不超過資助經(jīng)費的15%。⑥勞務(wù)費：是指用于直接參加項目研究的研究生、博士后人員的勞務(wù)費用。支出比例按相關(guān)上級部門經(jīng)費管理辦法執(zhí)行，一般不超過資助經(jīng)費的15%。⑦管理費：是指項目依托單位為組織和支持項目研究而支出的費用，包括項目執(zhí)行中公用儀器設(shè)備、房屋用費等。管理費支出比例按相關(guān)上級部門經(jīng)費管理辦法執(zhí)行，一般不超過資助經(jīng)費的5%，協(xié)作單位不得重復(fù)提取。

3 實施過程

科研經(jīng)費管理系統(tǒng)實施過程見圖2。

具體的操作界面見圖3。

需要補充說明的是：①勞務(wù)費在網(wǎng)上下載填寫模版并打印“科研勞務(wù)費支出申請表”，與經(jīng)費申請表一并同時簽名，由于無發(fā)票，填寫經(jīng)費申請表時不需要填發(fā)票號。若填寫的經(jīng)費申請表內(nèi)容不符合報銷規(guī)定，科研人員可以自行選擇刪除舊申請，重新申報經(jīng)費。②勞務(wù)費與合同書必須作為附件上傳。③暫付款說明（無發(fā)票暫時借款）：借款，科研人員網(wǎng)上填寫經(jīng)費申請表，在“是否暫付款”中打勾，剩下流程與普通報銷流程一樣。還款，科研人員網(wǎng)上填寫經(jīng)費申請表，在“是否暫付款”中打勾，走完科研負(fù)責(zé)人及主管院長審批流程后，財務(wù)人員進入“暫付款審批”模塊關(guān)聯(lián)之前的借款記錄，核對單據(jù)無誤后確認(rèn)審核。審核后舊借款記錄刪除，新增還款記錄。剩余經(jīng)費以新增還款記錄為準(zhǔn)。④經(jīng)費申請各階段狀態(tài)：科研科待審|主管院長待審|財務(wù)科待審|完成審核：⑤系統(tǒng)剩余金額提醒：系統(tǒng)登陸后自動切換到工作助理界面，對當(dāng)前項目及工作進度等予以提醒，見圖4。

⑥系統(tǒng)模塊接口改造圖：見圖5。

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Scientific research outlaysmanagement system′s construction and im p lementation

CHEN Cuihua JIN Congkai CHEN Lianghua LIU Yuping▲
The First Affiliated Hospital of Guangzhou Medical College,Guangdong Province,GuangZhou 510000,China

With the development of science and the national production technology,the country's research budget is also increasing,how to effectivelymanage the“huge”to be the first of amanagement problem,this paper analyzes the scientific research management in funds of existing problems and themain cause of these problems,and puts forward the new solutions.

Fundsmanagement;The system construction and implementation;Scientific research project

G475

C

1673-7210（2012）11（b）-0150-03

廣東省科技計劃項目（項目編號：2010B010600038）。

▲通訊作者

2012-06-20 本文編輯：衛(wèi)軻）