鄒 麗 季春元

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巧用word的文字編排處理功能介紹

鄒 麗 季春元

（湖北中醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校，荊州 434020）

經(jīng)常從事學(xué)術(shù)論文、總結(jié)報(bào)告寫(xiě)作或教材編寫(xiě)等工作，經(jīng)常會(huì)遇到頁(yè)碼編排、頁(yè)眉頁(yè)腳的設(shè)置等問(wèn)題，筆者將工作中積累的一些小經(jīng)驗(yàn)和大家分享，教會(huì)大家活用、巧用Word的功能，提高大家的工作效率。

word；頁(yè)碼；頁(yè)眉頁(yè)腳；StyleRef域

文字錄入是Word的基本功能，不過(guò)它的功能并不止于此。由于缺乏深入學(xué)習(xí)，對(duì)Word使用往往流于簡(jiǎn)單。經(jīng)常從事學(xué)術(shù)論文、總結(jié)報(bào)告寫(xiě)作或教材編寫(xiě)等工作，就會(huì)經(jīng)常遇到頁(yè)碼編排、頁(yè)眉頁(yè)腳的設(shè)置等問(wèn)題，這就應(yīng)該對(duì)Word文字編排處理功能進(jìn)行深入學(xué)習(xí)?；钣?、巧用Word的功能，將會(huì)極大地提高您的工作效率。下面筆者將工作中積累的一些小經(jīng)驗(yàn)和大家分享，共同學(xué)習(xí)。

1 頁(yè)碼編排

一般情況下的頁(yè)碼都是連續(xù)的，但一篇較長(zhǎng)的文章有封面、目錄、正文幾個(gè)部分，這時(shí)要求封面不加頁(yè)碼，目錄中的頁(yè)碼從第1頁(yè)到第4頁(yè)結(jié)束，然后正文又要從第1頁(yè)開(kāi)始，這種情況就比較復(fù)雜，如何巧用word的文字排版功能來(lái)處理這些問(wèn)題呢？下面介紹常見(jiàn)頁(yè)碼的編排方法。

1.1 頁(yè)碼從第二頁(yè)開(kāi)始 ①選擇“插入-頁(yè)碼”，打開(kāi)“頁(yè)碼”對(duì)話框。②取消“首頁(yè)顯示頁(yè)碼”復(fù)選框中的對(duì)鉤，然后單擊“格式”按鈕，打開(kāi)“頁(yè)碼格式”對(duì)話框。③“起始頁(yè)碼”后的框中鍵入數(shù)字“0”。④按“確定”退出。

1.2 頁(yè)碼從任意頁(yè)開(kāi)始 ①將光標(biāo)定位于需要開(kāi)始編頁(yè)碼的頁(yè)首位置。②選擇“插入-分隔符”，打開(kāi)“分隔符”對(duì)話框，在“分隔符類型”下單擊選中“下一頁(yè)”單選鈕。③選擇“視圖-頁(yè)眉和頁(yè)腳”，并將光標(biāo)定位于頁(yè)腳處。④在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中依次進(jìn)行以下操作：①單擊“同前”按鈕，斷開(kāi)同前一節(jié)的鏈接。②單擊“插入頁(yè)碼”按鈕，再單擊“頁(yè)碼格式”按鈕，打開(kāi)“頁(yè)碼格式”對(duì)話框。③在“起始頁(yè)碼”后的框中鍵入相應(yīng)起始數(shù)字。④單擊“關(guān)閉”按鈕。

1.3 頁(yè)碼不連續(xù) 如“目錄”與“正文”的頁(yè)碼均需單獨(dú)排，可按以下步驟操作：①將光標(biāo)定位于需要開(kāi)始重新編頁(yè)碼的頁(yè)首位置。②選擇“插入-分隔符”，打開(kāi)“分隔符”對(duì)話框，在“分隔符類型”下單擊以選中“下一頁(yè)”復(fù)選鈕。③選擇“插入—頁(yè)碼”，打開(kāi)“頁(yè)碼”對(duì)話框。單擊“格式”按鈕，打開(kāi)“頁(yè)碼格式”對(duì)話框。④“起始頁(yè)碼”后的框中鍵入數(shù)字“1”。⑤按“確定”退出。

1.4 頁(yè)碼每欄顯示 文檔分欄后，按常規(guī)插入頁(yè)碼，只能實(shí)現(xiàn)一頁(yè)一個(gè)頁(yè)碼。如何實(shí)現(xiàn)每個(gè)分欄一個(gè)單獨(dú)的頁(yè)碼呢？可以利用域的功能實(shí)現(xiàn)：①選擇“視圖-頁(yè)眉和頁(yè)腳”，并將光標(biāo)定位于頁(yè)腳處的左欄放頁(yè)碼的位置。②同時(shí)按下Ctrl+F9功能鍵，光標(biāo)位置會(huì)出現(xiàn)一個(gè)帶有陰影的“{ }”，這就是域的標(biāo)志。③在“{ }”內(nèi)輸入“=”后，再同時(shí)按下Ctrl+F9功能鍵，在這次出現(xiàn)的花括號(hào)內(nèi)輸入“page”（表示插入“當(dāng)前頁(yè)”域代碼）。④將光標(biāo)移到內(nèi)部一對(duì)花括號(hào)之后，輸入“*2～1”，此時(shí)，在頁(yè)腳處得到這樣一行域代碼：“{={page}*2-1}}”。⑤將光標(biāo)停留在這個(gè)域代碼上，按右鍵選擇“更新域”，即可看到當(dāng)前頁(yè)左欄的頁(yè)碼。⑥選中剛剛輸入的域代碼，進(jìn)行復(fù)制，并粘貼在頁(yè)腳處右欄放頁(yè)碼的位置。⑦選中剛剛粘貼上去的域，按右鍵選擇“切換域代碼”，將域代碼“{={page}*2-1}}”改為“{={page}*2}}”, 按右鍵選擇“更新域”即可。

2 頁(yè)眉頁(yè)腳設(shè)置

頁(yè)眉頁(yè)腳是word中比較不起眼的地方，一份精美的文稿，頁(yè)眉頁(yè)腳的作用卻不可小視，文章介紹了幾個(gè)頁(yè)眉頁(yè)腳的使用技巧。

2.1 充分利用頁(yè)眉頁(yè)腳工具欄 在Word中，頁(yè)眉頁(yè)腳的內(nèi)容跟主文檔是分開(kāi)的，必須執(zhí)行“視圖→頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令才能進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯區(qū)，這時(shí)會(huì)自動(dòng)打開(kāi)“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄。通過(guò)這個(gè)工具欄上的“插入‘自動(dòng)圖文集’”按鈕，可以快速在頁(yè)眉頁(yè)腳中加入諸如“創(chuàng)建時(shí)間：2011-6-4 16：12：00”、“第1頁(yè)共10頁(yè)”等無(wú)需每次鍵入信息即可自動(dòng)添加的文字（見(jiàn)圖1）。通過(guò)這個(gè)工具欄還可以快速插入自動(dòng)頁(yè)碼及設(shè)置頁(yè)碼的顯示格式。單擊“關(guān)閉”按鈕則可以快速返回主文檔，繼續(xù)編輯正文內(nèi)容。

圖1

①頁(yè)碼按鈕；②日期和時(shí)間按鈕；③頁(yè)面版式按鈕；④頁(yè)眉和頁(yè)腳版式按鈕

2.3 輕松移去書(shū)眉中的橫線 Word書(shū)眉中默認(rèn)有一條橫線，通過(guò)一般的設(shè)置很難將它去掉，這有時(shí)會(huì)影響到整體的版面風(fēng)格?？赏ㄟ^(guò)下面的方法讓這條橫線“消失”。

第一步：執(zhí)行“格式→樣式和格式”命令，在右側(cè)打開(kāi)“樣式和格式”窗格，將它底部的“顯示”設(shè)置為“所有樣式”。

第二步：在列表中單擊“頁(yè)眉”項(xiàng)右側(cè)按鈕，選擇“修改”，在彈出的“修改樣式”窗口，單擊“格式→邊框”，打開(kāi)“邊框和底紋”窗口。

第三步：在“邊框”選項(xiàng)卡中，點(diǎn)選左側(cè)“設(shè)置”中的“無(wú)”，就可以去掉頁(yè)眉中的橫線了。如果你想保留橫線，也可以在這里改變橫線的寬度、顏色等其他屬性。

2.4 快速進(jìn)入頁(yè)眉頁(yè)腳區(qū) 當(dāng)你在頁(yè)眉和頁(yè)腳中添加了一些內(nèi)容之后，就不用再通過(guò)“視圖→頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯區(qū)了，只要雙擊這些區(qū)域中的內(nèi)容就可以快速進(jìn)入。

2.5 創(chuàng)建不同的首頁(yè)頁(yè)眉頁(yè)腳 首先是頁(yè)眉，封面和目錄不能有頁(yè)眉；正文部分要求奇數(shù)頁(yè)和偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)眉不同；而附錄部分的頁(yè)眉與正文中的又有不同。其次是頁(yè)腳，頁(yè)腳中的頁(yè)碼和正文不同。當(dāng)然封面和目錄部分還是不能有頁(yè)碼。

首頁(yè)的頁(yè)眉頁(yè)腳，一般與正文不同，可以通過(guò)下面的方法來(lái)單獨(dú)設(shè)置。

第二步：確定后返回，會(huì)發(fā)現(xiàn)文檔第1頁(yè)的頁(yè)眉和頁(yè)腳區(qū)域的提示文字變成了“首頁(yè)頁(yè)眉”和“首頁(yè)頁(yè)腳”字樣?，F(xiàn)在在它里面編輯的內(nèi)容，將跟其他的頁(yè)眉頁(yè)腳不一樣了。

第三步：不過(guò)大多數(shù)圖書(shū)的首頁(yè)是沒(méi)有頁(yè)眉頁(yè)腳的，其實(shí)，只要將首頁(yè)頁(yè)眉頁(yè)腳中的所有內(nèi)容清空就可以了。

2.6 讓奇數(shù)頁(yè)和偶數(shù)頁(yè)不同 在圖2所示的頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框中，選中“奇偶頁(yè)不同”項(xiàng)，文檔的頁(yè)眉和頁(yè)腳會(huì)自動(dòng)分成奇數(shù)和偶數(shù)頁(yè)眉頁(yè)腳，分別設(shè)置就可以了。

2.7 讓不同章節(jié)的頁(yè)眉內(nèi)容不同 一般內(nèi)容較長(zhǎng)的文檔，由多個(gè)單元組成，包括序言、目錄、各章、附錄等，都是由奇數(shù)頁(yè)開(kāi)始。各個(gè)單元的頁(yè)眉頁(yè)腳會(huì)各不相同，這時(shí)就需要靠分節(jié)符來(lái)幫助實(shí)現(xiàn)了。

第一步：假設(shè)第一章的頁(yè)眉都顯示為“第一章”，第二章的頁(yè)眉都顯示為“第二章”，第三、第四章等以此類推。

第二步：將光標(biāo)置于第一章的開(kāi)始處，執(zhí)行“插入→分隔符”命令，選擇“分節(jié)符類型”類型下的“下一頁(yè)”，確定即可。以此類推，將其他章都進(jìn)行分節(jié)操作。

第三步：執(zhí)行“視圖→頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令進(jìn)入頁(yè)眉頁(yè)腳編輯區(qū)，此時(shí)左上方顯示為“頁(yè)眉-第1節(jié)-”，輸入第一章的頁(yè)眉內(nèi)容“第一章”。

第四步：?jiǎn)螕簟绊?yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上的“下一項(xiàng)”按鈕（“關(guān)閉”按鈕左側(cè)），跳到第2節(jié)，此時(shí)左上方顯示為“頁(yè)眉-第2節(jié)-”，右上方顯示為“與上一節(jié)相同”，中間顯示為“第一章”。單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上的“鏈接到前一個(gè)”按鈕，則右上方的“與上一節(jié)相同”消失，此時(shí)將本節(jié)頁(yè)眉修改為“第二章”。重復(fù)上面的操作，修改好所有的章節(jié)就可以了。

2.8 StyleRef域設(shè)置頁(yè)眉 styleref域，是Microsoft Word 的域的一種，屬于鏈接和引用類的域。當(dāng)我們編輯一本書(shū)時(shí)，常常希望把每一章的標(biāo)題提取到該章內(nèi)容所在頁(yè)的頁(yè)眉處，在修改某一章標(biāo)題文本時(shí)，頁(yè)眉上的文本能隨之發(fā)生變化，這時(shí)利用styleref域來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)從正文中提取標(biāo)題文字來(lái)作為頁(yè)眉就方便很多了。其步驟如下：

第一步：在正文中定義好要提取標(biāo)題的樣式。

第二步：進(jìn)入頁(yè)眉編輯窗，在插入菜單中選插入域。

第三步：在域?qū)υ捒蛑械念悇e中選擇鏈接和引用，在下面的域名中找到styleref域。

第四步：在域?qū)傩灾羞x擇要提取標(biāo)題的樣式，并根據(jù)需要設(shè)置域選項(xiàng)。

第五步：確定，退出頁(yè)眉視窗，就實(shí)現(xiàn)了標(biāo)題提取作為頁(yè)眉。

圖2

筆者從事Word排版工作十幾年，經(jīng)常遇到老師和學(xué)生們求助，最多的就是頁(yè)碼和頁(yè)眉頁(yè)腳的問(wèn)題。在工作之初，筆者也遇到過(guò)很多類似的問(wèn)題，通過(guò)自學(xué)和請(qǐng)教他人，掌握了Word排版的一些技巧，希望通過(guò)總結(jié)這幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)?zāi)芙鉀Q大家的一些實(shí)際問(wèn)題。

（本文校對(duì)：王治華 收稿日期：2012-01-15）

10.3969/j.issn.1672-2779.2012.06.053

1672-2779（2012）-06-0077-*-02