劉亞娜

(新鄉(xiāng)學(xué)院外國語學(xué)院，河南新鄉(xiāng)453000)

外貿(mào)英文信函的語篇結(jié)構(gòu)和思維模式

劉亞娜

(新鄉(xiāng)學(xué)院外國語學(xué)院，河南新鄉(xiāng)453000)

外貿(mào)英文信函;語篇分析;語篇結(jié)構(gòu);語篇思維模式

隨著對外貿(mào)易的發(fā)展和商務(wù)活動的日益頻繁，作為商務(wù)溝通的重要方式，外貿(mào)英文信函正在發(fā)揮著越來越重要的作用。為了有效地利用外貿(mào)英文信函進(jìn)行貿(mào)易交流，擬從語篇結(jié)構(gòu)和思維模式的角度，對外貿(mào)英文信函的語篇特點(diǎn)進(jìn)行探討和分析。

1952年哈里斯首次提出語篇分析，之后自20世紀(jì)60年代以來，語篇分析得到了極大的發(fā)展，“慢慢地形成了一門專門研究交際中語言運(yùn)用情況的涉足學(xué)科的學(xué)問”。(黃國文，2001)它經(jīng)歷了對語言的表層描寫階段，功能描寫階段，在語言平面上對語言的描寫階段以及解釋語言的描寫階段等。與此同時(shí)，語篇分析學(xué)家也采用多種方法在不同層次上對語篇進(jìn)行分析，如描寫語篇結(jié)構(gòu)法;表明語篇結(jié)構(gòu)是講話人或作者目的和意圖的方法;表明由社會關(guān)系和合作關(guān)系建構(gòu)的交際所產(chǎn)生的結(jié)構(gòu)法等。

當(dāng)今國際社會呈多極化發(fā)展，涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化、媒體、網(wǎng)絡(luò)等各個(gè)方面。特別是中國入世以來，國際貿(mào)易活動日益頻繁。外貿(mào)英文信函作為貿(mào)易雙方互通信息的重要手段，擔(dān)當(dāng)著媒介的角色。同時(shí)，它又是“貿(mào)易雙方權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定和解決爭端的法律依據(jù)?！?張新紅，李明，2003)因此，外貿(mào)英文信函語篇特別強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)確性和規(guī)范性。

本文試圖采取對語篇結(jié)構(gòu)在描寫階段上的分析，強(qiáng)調(diào)外貿(mào)英文信函語篇結(jié)構(gòu)內(nèi)容上的安排以及所達(dá)到的交際目的，并對其語篇中的思維模式進(jìn)行探討，最后指出該分析對外貿(mào)交易的重要啟示。

一、外貿(mào)英文信函語篇特點(diǎn)分析

外貿(mào)英文信函是國際商務(wù)貿(mào)易活動的重要載體，是國際商務(wù)往來中最為常用的聯(lián)系方式，也是開展對外貿(mào)易及有關(guān)商務(wù)活動的基礎(chǔ)和工具。外貿(mào)英文信函是進(jìn)出口業(yè)務(wù)進(jìn)展情況的專業(yè)性書面記錄，從法律上講，這些書面記錄是對買賣雙方權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定和解決爭端的法律依據(jù)。因此，外貿(mào)英文信函從文件角度特別強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)確性和規(guī)范性。在國際商務(wù)活動中，外貿(mào)英文信函是商家，廠家與客戶之間用于聯(lián)系業(yè)務(wù)，溝通商情，咨詢答復(fù)的主要途徑和工具。(王旭忠，2006)以下我們分別從外貿(mào)英文信函的語篇結(jié)構(gòu)和語篇思維模式角度探討其語篇特點(diǎn)。

(一)外貿(mào)英文信函的語篇結(jié)構(gòu)

外貿(mào)英文信函涉及對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易的各個(gè)環(huán)節(jié):建立貿(mào)易關(guān)系;詢價(jià)及回復(fù);報(bào)價(jià)、推銷信、報(bào)盤還盤;訂單、接受和回絕;售貨確認(rèn)書及購貨合同;支付;包裝;裝運(yùn)與保險(xiǎn);申訴索賠和理賠等。不論寫作目的是什么，外貿(mào)英文信函的語篇都有著固定的模式。它往往強(qiáng)調(diào)一事一信，內(nèi)容多圍繞一根主線展開。正文一般包括三個(gè)部分，即起始，主體和結(jié)尾。第一部分往往簡要地提及以往的事，如感謝來信，談?wù)勆洗握勗捇蛞娒?，如何得到公司信息等，以承接以往的事。通過此部分，發(fā)信人和收信人之間的溝通便具有了連貫性，抓住了收信人的注意力，需求和興趣，同時(shí)也拉近了貿(mào)易雙方的心理距離。第二部分主要是處理業(yè)務(wù)，是語篇的主體部分，要闡述，說明或解決事情，篇幅較長。第三部分往往是發(fā)信人提及希望或表達(dá)祝福的禮貌用語，以達(dá)到呼應(yīng)前文的作用，篇幅較短。由于這三部分呈“短—長—短”或“少—多—少”結(jié)構(gòu)與三明治的夾層結(jié)構(gòu)“薄—厚—薄”的形狀相似，我們也可稱之為“三明治結(jié)構(gòu)”。

為了說明此結(jié)構(gòu)，請看一下兩篇范文:

(1)We are glad to note from your letter of March 9 that，as exports of Chinese cotton piece goods，you are desirous of entering into direct business relations with us．This happens to coincide with our desire．

At present，we are interested in Printed Shirting and shall be pleased to receive from you by airmail catalogues，samples and all necessary information regarding these goods so as to acquaint us with the quality and work－manship of your supplies．Meanwhile，please quote us your lowest price C．I．F Vancouver，inclusive of our 5%commission，starting the earliest date of shipment．

Should your price be found competitive and delivery date acceptable，we intend to please a large order with you．We trust you will give us anearly reply．

(王興懿，2004:56-57)

這是一封“詢盤函”，在信函的起始部分，發(fā)信人便表示了與對方建立貿(mào)易關(guān)系的意愿，并提及上次的交談。發(fā)信人通過此部分迅速地拉近與對方的距離，并引入主體部分的內(nèi)容。第二段為主體部分，發(fā)信人向?qū)Ψ皆儐柫艘幌盗械膯栴}，明確提出了自己的要求以及具體解決方法。如:產(chǎn)品目錄，樣品，必要資料信息的索取，最低報(bào)價(jià)。裝船日期等信息咨詢。而最后兩段式結(jié)尾部分，發(fā)信人表達(dá)了愿與對方開展貿(mào)易往來，盼早日回信等希望，以達(dá)到啟后作用。

(2)Thank you for your inquiry of July 14，we pride ourselves on the superior quality of our products and would be confident that they will help you expand your market．

We are sending you separately a copy of our latest price list giving you CIF San Francisco prices together with an illustrated catalog for your reference．The shipment of the products could be made immediately upon receipt of a firm order．

Although the price quoted are the lowest and leave us little margin of profit，we allow a special discount of 3%on the order of one thousand bicycles and over in order to serves your initial order．

We look forward to the opportunity of being of service to you soon．

(王興懿，2004:71)

這是一封“報(bào)盤函”，在第一段起始部分，發(fā)信人明確地表達(dá)了對對方詢價(jià)的感謝之情，通過提及這件往事，拉近了雙方的距離。同時(shí)也可以幫助收信人更快地獲取來函的主要信息，中間兩段為主體部分，發(fā)信人為收信人所關(guān)心的問題給予了答復(fù)，提供了對方感興趣的信息，如:最新價(jià)目單，產(chǎn)品目錄，折扣等。最后結(jié)尾部分簡要地表達(dá)了發(fā)信人想要與對方達(dá)成交易的意愿，并盼早回復(fù)。

作為正式的外貿(mào)英文信函中的三大結(jié)構(gòu)，任何一部分都不可或缺。這種結(jié)構(gòu)的安排，對貿(mào)易雙方達(dá)成成功交際的目的，起著關(guān)鍵的作用，它能使信息，意圖等更好，更有效地進(jìn)行傳遞。

(二)外貿(mào)英文信函的語篇思維模式

由于受中國傳統(tǒng)的社會文化的影響，我們進(jìn)行寫作時(shí)所反映出來的思維方式往往是“螺旋型”即不從主題入手，而是先進(jìn)行解釋說明，再給出模棱兩可的答案，這種語篇的思維模式不符合外貿(mào)英文信函的表達(dá)習(xí)慣。根據(jù)美國學(xué)者R．Kaplan在20世紀(jì)60年代的研究，英文寫作的方式是“直線型”的，即首先明確提出自己的觀點(diǎn)，然后運(yùn)用例證等進(jìn)行解釋和說明，最后結(jié)尾。這種思維模式在追求高效率的外貿(mào)英文信函的寫作中廣泛運(yùn)用，交易雙方通過這種語篇思維模式快速地獲取信息。

為了說明此語篇思維模式，請看以下這篇范文:

(1)Thank you for your letters of 28thJuly，in which you would like to be our sole agency dealing in your computers in Changsha，Hunan，China．

In reply，we would like to inform you that it is rather difficult for us to consider your suggestion before we know the records of sales，the possible annual turnover，and the import license conditions．We think it would be much better for us to start business on commission basis first．When we have done more together，when better mutual understanding is built up，when further improvement in our business relations becomes necessary，we shall be very glad to take up the matter with you．

In the meantime，we are now assorting samples suitable for your market and will airmail them to you soon under separate cover together with our price list，which we trust will make you feel much interested in business with us as principal．

We wait for your consent to our proposal．

(廖瑛，2004:267-268)

這是一封“拒絕有關(guān)獨(dú)家代理的請求”的信函，在這封信函中，發(fā)信人在第一段起始部分表達(dá)了對對方來函的謝意，隨后在主體段落部分立即提出自己的觀點(diǎn)，如:"rather difficult for us to consider your suggestion before we know the records of sales，the possible annual turnover，and the import license conditions"，表明拒絕接受對方為獨(dú)家代理的意愿，并對自己的觀點(diǎn)進(jìn)行了解釋說明，希望對方接受。同時(shí)為了不損害對方的面子，便于以后的貿(mào)易聯(lián)系，提出愿與對方作為客戶進(jìn)行交易的建議，給日后的往來留有余地。通過這種“直線型”的語篇思維模式，收信人對發(fā)信人的觀點(diǎn)和意圖一目了然，成功地達(dá)到了交際的目的。

二結(jié)語

作為外貿(mào)交易中信息交流的使者，感情的紐帶，以及友誼的橋梁，外貿(mào)英文信函在商務(wù)活動中發(fā)揮著舉足輕重的作用。因其對象是國外同行商人，目的是希望對方實(shí)施預(yù)期的行為或?qū)Ψ浇涣餍畔⒂^點(diǎn)等。由于產(chǎn)生于特殊的情景語境中，那么就決定了外貿(mào)英文信函具有其獨(dú)特的語篇特點(diǎn)。本文嘗試著從語篇結(jié)構(gòu)和語篇思維模式兩個(gè)層面去分析和探討，發(fā)現(xiàn)規(guī)范化以及系統(tǒng)化的外貿(mào)英文信函的語篇建構(gòu)對商務(wù)交流活動有著重要的指導(dǎo)意義。

［1］ Brown．G and G．Yule．Discourse Analysis［M］．Foreign Language Teaching and Research Press，2000.

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