趙紅梅

(菏澤市會(huì)計(jì)中心，山東菏澤274015)

一、我國會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的目標(biāo)和必要性

(一)會(huì)計(jì)電算化的含義

(二)我國會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的目標(biāo)

會(huì)計(jì)電算化工作的目標(biāo)，是應(yīng)用企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)原理和成本與管理會(huì)計(jì)方法以及計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)的處理方法、流程及對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的搜集、存儲(chǔ)、處理、傳輸和報(bào)告方式進(jìn)行改造后而建立起會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)。在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)中，會(huì)計(jì)人員對(duì)反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證審核、確認(rèn)，然后，編制記賬憑證，工作量十分龐大，并且容易出錯(cuò)。而會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展應(yīng)用，減少了重復(fù)性、機(jī)械性的勞動(dòng)，不僅可以使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)使企業(yè)與企業(yè)、企業(yè)與個(gè)人、企業(yè)與社會(huì)、企業(yè)內(nèi)部之間的各項(xiàng)原始憑證能夠從書面變成電子的，而且原始憑證的傳遞將從手工的或磁盤的方式變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)的方式，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)也不再集中在財(cái)務(wù)部門搜集原始憑證，而完全可以分散在客戶、供應(yīng)商、政府部門、企業(yè)員工、企業(yè)內(nèi)部其他部門、企業(yè)下屬機(jī)構(gòu)等，使原始數(shù)據(jù)能夠快速和準(zhǔn)確的搜集。實(shí)施會(huì)計(jì)電算化解決了手工會(huì)計(jì)計(jì)算中的記賬不規(guī)范、不統(tǒng)一、易記錯(cuò)、記漏等問題，提高了核算質(zhì)量，使得會(huì)計(jì)工作更規(guī)范。

(三)我國會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的必要性

開展會(huì)計(jì)電算化是時(shí)代發(fā)展的必然，是會(huì)計(jì)改革和發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的需要。在現(xiàn)代化大生產(chǎn)中，企業(yè)的規(guī)模日益擴(kuò)大，社會(huì)分工進(jìn)一步發(fā)展，各企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)之間的聯(lián)系越來越復(fù)雜，從而使溝通這些聯(lián)系的信息量急劇增加。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的激烈競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)要在國內(nèi)國際的競(jìng)爭(zhēng)中獲勝，就必須獲得國內(nèi)外人才信息、技術(shù)信息、金融信息、市場(chǎng)信息、商品信息和材料信息，并及時(shí)對(duì)這些信息進(jìn)行加工處理。如果這些工作再由手工、半手工的方式來完成，已遠(yuǎn)不能滿足需要。而需要用現(xiàn)代化的工具——電子計(jì)算機(jī)來處理。所以會(huì)計(jì)電算化在會(huì)計(jì)的改革與發(fā)展中充當(dāng)著重要的角色，它的應(yīng)用減輕了會(huì)計(jì)人員的工作負(fù)擔(dān)，使會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理更具準(zhǔn)確性、及時(shí)性。宏觀管理系統(tǒng)所需的大量信息不需手工輸入，不僅不會(huì)造成人力、物力的浪費(fèi)，還會(huì)大大提高數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的效率，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的現(xiàn)代化管理。

二、我國會(huì)計(jì)電算化發(fā)展中存在的問題

(一)對(duì)會(huì)計(jì)電算化缺乏認(rèn)識(shí)

我國會(huì)計(jì)實(shí)行電算化起步較晚，人們還未充分認(rèn)識(shí)到電算化的意義及重要性。一是多數(shù)企業(yè)電算化應(yīng)用于代替手工核算，僅僅是減輕會(huì)計(jì)人員負(fù)擔(dān)，提高核算效率，并沒有認(rèn)識(shí)到建立完整的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的重要性，在軟件更新以及硬件投入等方面支持力度不夠;二是許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算化存在片面認(rèn)識(shí)，僅把會(huì)計(jì)電算化認(rèn)為是企業(yè)現(xiàn)代管理的標(biāo)志，當(dāng)作樹立企業(yè)形象的一種手段，把計(jì)算機(jī)作為主要因素，把財(cái)務(wù)人員作為次要因素，不重視會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)。使現(xiàn)有會(huì)計(jì)信息不能及時(shí)有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。

(二)會(huì)計(jì)電算化管理制度不健全

會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)核算、管理方法等產(chǎn)生了一系列的影響，必須建立健全會(huì)計(jì)電算化管理制度體系，以確保會(huì)計(jì)電算化的正常運(yùn)作。但是，一方面許多相關(guān)人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化的一些規(guī)章并不了解，所以在實(shí)際操作中就容易違規(guī)。另一方面，有些企業(yè)沒有制定會(huì)計(jì)電算化操作人員的權(quán)限限制措施，如操作員密碼公開或不設(shè)密碼，為越權(quán)使用和數(shù)據(jù)篡改留下隱患;還因有些企業(yè)沒有處理好實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后人員職能的轉(zhuǎn)換問題，也沒有建立專門的會(huì)計(jì)電算化機(jī)房，沒有制定相應(yīng)的上機(jī)操作制度，導(dǎo)致會(huì)計(jì)電算化的管理混亂，會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)不明確。

(三)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)安全性和保密性差

企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)屬于商業(yè)機(jī)密信息，在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展。而在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)環(huán)境下，電子符號(hào)代替了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，磁性介質(zhì)代替了紙介質(zhì)，從而會(huì)計(jì)信息安全易受到威脅。目前，我國不少企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作的安全性、保密性重視不夠，在實(shí)際工作中存在許多安全隱患。如一些會(huì)計(jì)電算化的具體操作者未能按照一定程序操作或?qū)τ?jì)算機(jī)病毒的侵入防范意識(shí)不強(qiáng)，未能采取有效措施預(yù)防病毒和黑客的入侵;在會(huì)計(jì)檔案形成和保管過程中存在很大風(fēng)險(xiǎn)，容易導(dǎo)致會(huì)計(jì)資料的丟失或錯(cuò)誤的出現(xiàn)，甚至導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息泄密。

另外許多軟件缺乏操作日志記錄功能，對(duì)操作人員、操作時(shí)間和操作內(nèi)容沒有具體記錄，出現(xiàn)問題不便于追究責(zé)任。數(shù)據(jù)庫也缺少必要的加密措施，還有一些商業(yè)軟件為了占領(lǐng)市場(chǎng)，為用戶提供修改以前年度賬目等功能。這些都影響了會(huì)計(jì)信息的真實(shí)可靠。

(四)會(huì)計(jì)電算化檔案工作管理缺失

企業(yè)雖已實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長，財(cái)會(huì)人員和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于會(huì)計(jì)電算化檔案的組成內(nèi)容了解不夠，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)。很多企業(yè)只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案和會(huì)計(jì)資料的磁盤未能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致不少的會(huì)計(jì)檔案被人為破壞或自然損壞，從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性，甚至造成企業(yè)財(cái)務(wù)信息泄密。

當(dāng)我們?cè)谂笥讶粗笥褌儠裥腋?，也許我們心里都有點(diǎn)酸酸的，看別人過得多幸福，而自己每天為著五斗米而奔波。

三、我國會(huì)計(jì)電算化發(fā)展策略選擇

(一)提高對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)

提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)是開展會(huì)計(jì)電算化工作的關(guān)鍵。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識(shí)到實(shí)施會(huì)計(jì)電算化是提高企業(yè)管理水平、增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)效益的重要手段。認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化輔助企業(yè)高層的重要性和全面、及時(shí)、準(zhǔn)確提供信息的優(yōu)越性，以便更好地領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化工作。另一方面必須認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化不僅改變了會(huì)計(jì)核算方式、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法，擴(kuò)大會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)領(lǐng)域，提高了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，而且改變了會(huì)計(jì)內(nèi)部控制與審計(jì)的方法和技術(shù)。從表面上看，會(huì)計(jì)電算化只不過是將電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用于會(huì)計(jì)核算中，減輕會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高會(huì)計(jì)核算速度和精度，以計(jì)算機(jī)替代人工記賬。而實(shí)際上，會(huì)計(jì)電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進(jìn)，而是改變了會(huì)計(jì)工作組織人員分工，促進(jìn)會(huì)計(jì)人員素質(zhì)和知識(shí)結(jié)構(gòu)以及會(huì)計(jì)工作效率和質(zhì)量的全面提高，節(jié)省會(huì)計(jì)人員的時(shí)間和精力，轉(zhuǎn)變會(huì)計(jì)工作職能，推動(dòng)會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)技術(shù)的進(jìn)步，提高整個(gè)會(huì)計(jì)工作水平。

(二)建立健全會(huì)計(jì)電算化的管理制度

建立健全電算化管理制度是會(huì)計(jì)電算化工作有序進(jìn)行的重要保障，為了電算化會(huì)計(jì)工作順利進(jìn)行，可以從以下幾個(gè)方面建立與之相適應(yīng)的管理制度:

1.建立電算化崗位責(zé)任制

在會(huì)計(jì)電算化實(shí)際工作中，要明確制定各職能組及各成員的責(zé)任。可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度和本企業(yè)的實(shí)際情況，對(duì)會(huì)計(jì)崗位實(shí)行必要的調(diào)整和重新劃分。電算化的工作崗位可以分為基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位，基本會(huì)計(jì)崗位可分為會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算、稽核、會(huì)計(jì)檔案管理等崗位;電算化會(huì)計(jì)崗位是指直接管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的工作崗位。

2.建立電算化操作管理制度

為了使電算化工作有效的實(shí)施，就必須明確規(guī)定上機(jī)操作人員的操作內(nèi)容以及對(duì)密碼的嚴(yán)格管理、按會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程操作軟件、按正確程序打開和關(guān)閉財(cái)務(wù)軟件、填寫上機(jī)操作記錄、及時(shí)備份和查殺病毒。原始憑證經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字方可錄入計(jì)算機(jī)，會(huì)計(jì)憑證必須連續(xù)編號(hào)，現(xiàn)金賬和銀行賬必須日清月結(jié)，按有關(guān)規(guī)定裝訂憑證等。

3.健全人員和數(shù)據(jù)管理制度

人員管理制度主要是對(duì)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)人員的任職資格進(jìn)行規(guī)劃并劃分職責(zé)。而數(shù)據(jù)管理制度主要包括數(shù)據(jù)輸入輸出的管理、備份數(shù)據(jù)的管理、存檔數(shù)據(jù)的管理和保密規(guī)程。

(三)加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性和保密性

為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性和保密性，建立相關(guān)的制度和實(shí)施相關(guān)的措施是必不可少的，因?yàn)樨?cái)務(wù)數(shù)據(jù)是絕對(duì)保密的，在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展，建議軟件公司應(yīng)研發(fā)數(shù)據(jù)安全性好、保密性能高的財(cái)務(wù)軟件產(chǎn)品，以保證會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性。

1.預(yù)防計(jì)算機(jī)犯罪

應(yīng)對(duì)日益猖獗的計(jì)算機(jī)犯罪，國家應(yīng)制定并實(shí)施計(jì)算機(jī)安全法，在全社會(huì)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)安全的宏觀控制，政府主管部門還應(yīng)進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)制度，對(duì)危害計(jì)算機(jī)安全的行為應(yīng)依法定罪，為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提供一個(gè)良好的社會(huì)環(huán)境。

2.增加電磁屏蔽

制定計(jì)算機(jī)機(jī)房管理制度，制定機(jī)房防火、防水、防盜、防鼠的措施，以及突發(fā)事件的應(yīng)急對(duì)策。

3.強(qiáng)化內(nèi)部控制

在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，某些內(nèi)部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會(huì)計(jì)信息的不安全性，有必要建立內(nèi)部控制制度。

(1)實(shí)行用戶權(quán)限分級(jí)授權(quán)管理，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會(huì)計(jì)信息崗位責(zé)任制度。(2)制定相關(guān)的制度和措施，加強(qiáng)對(duì)病毒、“黑客”的安全防范(3)從電算化網(wǎng)絡(luò)軟件的設(shè)計(jì)入手，增加軟件本身的限制功能。(4)建立良好的會(huì)計(jì)信息資料的備份制度，對(duì)重要的會(huì)計(jì)資料要實(shí)行多級(jí)備份。(5)強(qiáng)化審計(jì)線索制。(6)建立進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的權(quán)限制。

4.辦公數(shù)據(jù)的保密與保護(hù)

為了保護(hù)數(shù)據(jù)的安全性，在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)可以加一些諸如用戶口令、聲音檢測(cè)、指紋辨認(rèn)等檢測(cè)手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段，另外還可以采取硬件加密或把系統(tǒng)作在芯片聲加密等機(jī)器保密措施，并實(shí)施專機(jī)專用、專室專用等辦法，來保護(hù)數(shù)據(jù)安全。

(四)做好會(huì)計(jì)電算化歸檔工作

會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上，應(yīng)采取“AB備份”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案時(shí)的時(shí)間和操作人員姓名，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以防地震或火災(zāi)等意外情況引起會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞輵?yīng)粘貼標(biāo)簽加以收存，并遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，注意防火、防潮、保持室內(nèi)的清潔等。對(duì)采取磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失，從而造成無法挽救的損失。此外還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌陌姹拒浖纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有所不同，從而可能造成會(huì)計(jì)檔案不能被調(diào)閱或產(chǎn)生其他的錯(cuò)誤。

會(huì)計(jì)電算化的目的是通過建立電子計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的現(xiàn)代化。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)效益的提高和改善公司的管理發(fā)揮著極其重要的作用。而電子商務(wù)的迅速興起，一些先進(jìn)的、現(xiàn)代化的事物不斷出現(xiàn)，對(duì)會(huì)計(jì)電算化提出了更高的要求，使建立符合現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展需求的新型財(cái)務(wù)系統(tǒng)變得刻不容緩。

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