王雅慧

安徽省中醫(yī)學院第一附屬醫(yī)院，安徽合肥 230031

對新時期醫(yī)院檔案管理工作的幾點思考

王雅慧

安徽省中醫(yī)學院第一附屬醫(yī)院，安徽合肥 230031

醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院事務(wù)管理的重要組成部分，不僅在醫(yī)療教學科研活動中的作用日益顯著，而且隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，對醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展的作用不容忽視。本文對醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題進行了思考，并針對問題提出了相應(yīng)的對策。

醫(yī)院；檔案管理；問題；對策

醫(yī)院檔案是在醫(yī)院行政管理、醫(yī)療、科研、教學、設(shè)備、基建等各項工作中所形成的具有保存價值的文件、圖表、簿冊、錄音、錄像、光盤等各種門類和各種載體檔案，是醫(yī)院工作思想和方法的重現(xiàn)，是檢查和評估醫(yī)院工作的重要依據(jù)。信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化、信息化多種手段的廣泛應(yīng)用，為醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)造了許多便利的條件，同時也提出諸多的挑戰(zhàn)。在新的數(shù)字環(huán)境下，面對新的信息需求，醫(yī)院檔案管理工作必須認清面臨的問題，科學管理方法，強化服務(wù)功能，實現(xiàn)檔案服務(wù)的改革與創(chuàng)新。

1 當前醫(yī)院檔案管理工作中存在的普遍問題

1.1 檔案管理意識薄弱，管理機制和標準有待加強

由于檔案管理工作與臨床一線工作不同，難以產(chǎn)生立竿見影的經(jīng)濟效益和顯著的社會效益，因此，從管理層到職能部門到臨床一線，對檔案管理認識不到位，普遍存在“重臨床、輕管理，重業(yè)務(wù)、輕檔案”的意識，認識不到綜合檔案對醫(yī)院文化內(nèi)涵建設(shè)的作用，對自身歷史發(fā)展的價值、貢獻和在醫(yī)院管理工作中的重要性、必要性。

隨著醫(yī)療事業(yè)的進步，醫(yī)院檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生明顯的變化，由于目前還沒有統(tǒng)一的管理、考核、評估的量化標準模式可循，各級醫(yī)院自成一派，自行摸索，大都憑傳統(tǒng)的經(jīng)驗和實踐進行操作[1]。加之，由于各家醫(yī)院設(shè)置有所不同，如公立醫(yī)院，有的是衛(wèi)生廳（局）直屬，有的是醫(yī)科大學附屬，在行政體制和業(yè)務(wù)上有所交叉，檔案管理的內(nèi)容和標準也有所不同，使得醫(yī)院的檔案管理無所依從，處在邊緣化的狀態(tài)，更談不上規(guī)范化、科學化管理。

1.2 醫(yī)院檔案管理制度不健全，管理方法落后

國家醫(yī)療制度不斷改革發(fā)展，醫(yī)院檔案管理制度卻沒有得到及時補充和修正。許多醫(yī)院未將檔案管理工作納入目標考核，沒有制定適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展檔案方面的規(guī)章制度，在醫(yī)院管理中沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施，醫(yī)院檔案管理還未形成統(tǒng)一的管理制度和管理模式。

醫(yī)療技術(shù)的飛躍發(fā)展使得現(xiàn)代高科技術(shù)在臨床上廣泛應(yīng)用，然而極不協(xié)調(diào)的是，很多醫(yī)院的檔案管理卻依然停留在手工操作的階段，毫無現(xiàn)代化體現(xiàn)，隨意性很強，缺乏統(tǒng)一、科學的分類管理，錯誤遺漏的現(xiàn)象時有發(fā)生。大部分醫(yī)院考慮到成本問題，對檔案管理工作的支持力度不大，專項資金投入也不足，管理思想陳舊，沒有吸納新型檔案管理的模式，沒有建立全面的數(shù)據(jù)庫，沒有完善的信息管理系統(tǒng)，也沒有方便快捷的查詢系統(tǒng)，更談不上信息資源的開發(fā)利用。

1.3 醫(yī)院檔案管理機構(gòu)不夠健全，管理范圍界定不清

通常情況，許多醫(yī)院的檔案管理是在醫(yī)院院辦下設(shè)一個綜合檔案室，負責一般的文書檔案、科技檔案、基建檔案、會計檔案和音像檔案、部分實物檔案等的整理歸檔及調(diào)閱使用，而科研檔案、教學檔案分屬各個業(yè)務(wù)部門管理，醫(yī)療病歷檔案歸病案室管理，人事檔案在人事部門下管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局，工作整體比較分散，缺乏一個清晰的管理組織體系。

受到傳統(tǒng)觀念的影響，檔案工作者常將管理性的文件資料列入日常檔案管理，而對醫(yī)生和科研工作者個人自由獨立形成的學術(shù)著作、手稿等不夠重視，對醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)資料的收集、保存不夠重視，對購置的大型設(shè)備的資料收集不夠全面，往往把它們排斥在醫(yī)院檔案管理之外，致使相關(guān)的科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案比較缺乏，這是目前醫(yī)院檔案管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)[2]。

1.4 缺乏專業(yè)的檔案管理人員和專兼職檔案人員體系

醫(yī)院檔案管理工作是一項業(yè)務(wù)性、政治性、管理性很強的工作，對專業(yè)的檔案人員有著專業(yè)強、知識廣、協(xié)調(diào)能力強的多種要求，對兼職檔案人員也有著較高的服務(wù)意識、整理文件能力的要求。檔案的基礎(chǔ)階段大都是有兼職人員根據(jù)所在部門的工作職能，收集、整理而來，進而形成檔案。兼職人員擔負著醫(yī)院檔案管理最基礎(chǔ)也是最關(guān)鍵的任務(wù)，直接影響著醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和水平。但是，目前從事醫(yī)院檔案管理工作的人員除了辦公室的個別專業(yè)人員外，大多是兼職人員，日常工作繁雜，處理文件時間少，難以做好及時、完整歸檔工作。加之，有些領(lǐng)導將綜合檔案室作為隨意安置富余勞動力的工作場所，檔案人員流動多固定少，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、文化背景、年齡結(jié)構(gòu)參差不齊，缺乏系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓，缺乏以電子信息技術(shù)對檔案進行管理的經(jīng)驗，造成檔案管理水平停滯不前。因此，沒有一支過硬的專、兼職檔案隊伍，檔案管理工作很難進步。

2 改進醫(yī)院檔案管理工作的幾點建議

隨著社會信息化速度的加快和醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，對現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作提出了更多的要求。加強醫(yī)院檔案管理，有助于醫(yī)院建立科學合理的管理制度，促進醫(yī)院的快速發(fā)展。

2.1 進一步強化思想認識，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

進一步提高認識，加強對檔案工作的領(lǐng)導和宣傳。領(lǐng)導重視，全體認同，上下協(xié)力才能保證檔案工作的順利開展，保障檔案實現(xiàn)科學化的管理。醫(yī)院應(yīng)該將檔案工作同業(yè)務(wù)工作同步建設(shè)、同步管理，在醫(yī)院的長短期發(fā)展目標中體現(xiàn)檔案工作的發(fā)展思路和工作標準，繼而納入整體考核體系中。至上而下層層宣傳檔案工作，以體現(xiàn)檔案工作的重要性，提升檔案工作在醫(yī)院發(fā)展中的地位。

只有重視才會投入人力和設(shè)施，醫(yī)院檔案管理應(yīng)該以電子檔案為新的起點，積極引進電腦管理軟件，建立醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)，實行計算機管理，逐步實現(xiàn)檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化。能夠及時、高效、準確、動態(tài)地對檔案信息進行處理、管理和利用，擴大醫(yī)院檔案的信息量和利用價值。

2.2 創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，加強制度建設(shè)

明確醫(yī)院檔案管理工作的意義，建立科學的檔案管理體系，完善檔案管理的制度。成立專門的檔案管理部門，將其從原來所附屬的行政辦公室中分離出來，并明確職能，在職能科室和臨床科室中明確檔案兼職人員及其工作職責，形成管理體系。領(lǐng)導的重視和支持是健全檔案管理制度的關(guān)鍵，結(jié)合醫(yī)院的工作特點和檔案管理的實際需要，制定科學、合理、可操作性強的規(guī)章制度，建立健全《醫(yī)院檔案管理制度》，制定相應(yīng)的《醫(yī)院檔案信息管理辦法》，使檔案管理工作有章可循，行之有效[3]。制定相應(yīng)的考核制度，將檔案管理工作納入科室的責任目標中，將檔案制度實施情況納入醫(yī)院的獎懲體系中，做到有功必賞、有過必罰、科室共建、責任到人，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性，依靠制度強制科室加強檔案的管理，提高水平。

2.3 解放思想、更新觀念，逐步實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)

檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展和動向，主動深入一線和職能部門，通過專、兼職檔案人員調(diào)查了解，反饋醫(yī)療、科研、教學對檔案信息的需求，提高醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的層次性和敏感性，對行政管理、科研創(chuàng)新、臨床實踐所形成的有參考價值的文件資料進行重點管理，形成檔案信息網(wǎng)絡(luò)，有針對性地為行政、醫(yī)療、科研和教學工作提供信息。

醫(yī)院檔案管理工作的重點應(yīng)逐步由基礎(chǔ)工作發(fā)展到信息工作，利用電子計算機聯(lián)網(wǎng)和其他硬件設(shè)施，實現(xiàn)信息、檔案一體化管理，有利于統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一收集整理，統(tǒng)一加工統(tǒng)計，統(tǒng)一目標體系，統(tǒng)籌各類信息結(jié)構(gòu)[4]，這樣不僅便于收集、檢索、利用，更重要的是為建立醫(yī)院信息管理系統(tǒng)，進而形成醫(yī)院管理系統(tǒng)化，為實行信息資源共享打下良好的基礎(chǔ)。

2.4 打造隊伍，創(chuàng)新服務(wù)模式

首先，明確職能，固定人員，形成至上而下的檔案管理體系，打造專職帶動、指導兼職的整體隊伍，形成檔案室?guī)訖C關(guān)職能科室，并向臨床輻射的整體局面。其次，綜合實際情況，采取靈活多樣的教育培訓形式，爭取多參加檔案專業(yè)的學術(shù)交流，開闊視野，創(chuàng)新方法。根據(jù)實際需要，舉辦專業(yè)理論和工作技能的專項培訓，專職檔案人員定期向兼職檔案人員進行深入一線的現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導。再次，檔案管理人員自身要充分利用信息技術(shù)，加強檔案管理專業(yè)知識的學習，加強對計算機知識和檔案管理軟件等信息技術(shù)知識的學習，培養(yǎng)具有創(chuàng)新精神的復合型檔案人才。

檔案工作人員根據(jù)利用者的不同需要，以自身所具有的檔案資源，及時分析形勢，進行檔案信息加工，有目的、有計劃、有方法地對檔案信息進行整理、分類、整合，挖掘醫(yī)院的檔案信息資源，以統(tǒng)計、編輯的方式為領(lǐng)導提供決策參考，以網(wǎng)絡(luò)化的手段對檔案信息進行咨詢服務(wù)，不斷創(chuàng)新服務(wù)，探索適合醫(yī)院整體發(fā)展的檔案工作模式。

總之，隨著醫(yī)療制度的深化改革和醫(yī)院的飛速發(fā)展，外界整體環(huán)境及醫(yī)院自身建設(shè)都對醫(yī)院的檔案管理工作提出更高層次的要求，新形勢下，必須清醒地認識到醫(yī)院檔案管理面臨的新問題，不斷思考、總結(jié)，采取積極的措施，探索醫(yī)院檔案工作發(fā)展新模式。

[1]趙魯琦.淺談醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀與對策[J].蘭臺世界,2008,(1):15.

[2]陸蓉.對做好當前醫(yī)院檔案編研工作的思考[J].北京檔案,2010,(8):31-32.

[3]劉承志,朱潔,吳蔚.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)探討[J].中國病案,2010,11(12):53-54.

[4]張秀玲.醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的重要保證[J].檔案,2009,(6):56-57.

[5]孫紅方.淺談醫(yī)院檔案管理[J].經(jīng)濟研究導刊,2010,(13):178-179.

Reflection on hospital archives management in the new period

WANG Yahui
The First Affiliated Hospital of Anhui College of Traditional Chinese Medicine,Hefei 230031,China

Records management as a important constituent of hospital's management,not only plays increasingly prominent role in the medical teaching and research activities,but also along with the unceasing development of medical,its effect on the sustained and healthy development of the hospital can not be neglected.This article reflects and discusses on hospital's archives management problems,and put forward the corresponding countermeasures.

Hospital;Archives management;Problems;Countermeasures

G275

C

1674-4721（2012）01（a）-149-02

王雅慧（1983-），女，檔案學碩士研究生，主要研究方向：檔案學基礎(chǔ)理論研究。

2011-10-27）