黑龍江 郭學(xué)玲 鄭洪波

班級(jí)是實(shí)施教育教學(xué)的基本單位，班級(jí)檔案則是從班級(jí)建立到學(xué)生畢業(yè)的過程中，班級(jí)集體和同學(xué)個(gè)人從事各項(xiàng)活動(dòng)時(shí)形成的具有保存價(jià)值的不同形式、不同載體的歷史記錄。班級(jí)檔案和學(xué)校的其他檔案一樣都是高校的寶貴財(cái)富，是國家和社會(huì)的重要信息資源。

1 建立班級(jí)檔案的意義

學(xué)生畢業(yè)離校后，學(xué)校檔案部門保存下來的大都是學(xué)校各部門在管理學(xué)生時(shí)諸如學(xué)籍表、課程表、學(xué)生成績等零星材料，而學(xué)生生活、學(xué)習(xí)和參加各種活動(dòng)的記錄材料、獲獎(jiǎng)材料等都被學(xué)生帶走，甚至丟失了。因此，有必要在高校建立班級(jí)檔案及配套管理制度。

1.1 有利于班級(jí)管理的規(guī)范化與科學(xué)化

大學(xué)班級(jí)管理是高校管理的前沿陣地，班級(jí)管理的規(guī)范與否直接影響到學(xué)校教育和管理的成效。輔導(dǎo)員、班級(jí)干部可以通過班級(jí)檔案全面地掌握班集體情況，通過對(duì)班級(jí)檔案的分析，及時(shí)把握班級(jí)發(fā)展方向，引導(dǎo)班級(jí)朝著正確的方向發(fā)展。班級(jí)檔案應(yīng)成為班級(jí)工作的重心，圍繞這個(gè)重心有利于形成良好的學(xué)風(fēng)、班風(fēng)，展示學(xué)生自我管理、自我服務(wù)的能力，進(jìn)而促進(jìn)班集體建設(shè)，實(shí)現(xiàn)班級(jí)管理的規(guī)范化與科學(xué)化。

1.2 有利于培養(yǎng)大學(xué)生檔案意識(shí)

班級(jí)檔案是班級(jí)同學(xué)親自動(dòng)手收集、整理和保管的，每名同學(xué)都會(huì)積極參與，主動(dòng)工作。班級(jí)檔案不僅是他們大學(xué)學(xué)習(xí)、生活的記錄，也是全體同學(xué)辛勤勞動(dòng)的結(jié)晶。在班級(jí)檔案管理工作的過程中，班級(jí)同學(xué)能夠逐漸加深對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)，從而在班級(jí)管理實(shí)踐中，自覺養(yǎng)成重視檔案、收集檔案、保護(hù)檔案和利用檔案的意識(shí)。

1.3 有利于健全高校檔案工作

近年來，教育部、省、市等相關(guān)部門的評(píng)估工作對(duì)高校檔案工作產(chǎn)生了極大的推動(dòng)作用。班級(jí)檔案在高校的教學(xué)與管理工作中發(fā)揮著重要的作用，是一個(gè)班級(jí)乃至群體形象的縮影，形成內(nèi)容充實(shí)完整的班級(jí)檔案，是對(duì)高校檔案工作的補(bǔ)充和完善。

1.4 有利于開展素質(zhì)教育工作

一卷完整的班級(jí)檔案不僅是高校教學(xué)與管理工作的經(jīng)驗(yàn)積淀，也是一部人才培養(yǎng)與素質(zhì)教育的生動(dòng)教材。班級(jí)檔案記載著同學(xué)們?cè)谛Ｆ陂g的各種活動(dòng)及表現(xiàn)，是對(duì)班集體及每個(gè)學(xué)生進(jìn)行綜合考評(píng)的重要依據(jù)，也是學(xué)校開展素質(zhì)教育工作的重要實(shí)踐性資料。從一定意義上說，班級(jí)檔案是窺視高校素質(zhì)教育的一個(gè)窗口。在建立班級(jí)檔案管理工作體系的過程中，也提高了學(xué)生的綜合素質(zhì)，如檔案意識(shí)、集體意識(shí)、動(dòng)手能力、團(tuán)結(jié)協(xié)作精神等。

2 高等學(xué)校建立班級(jí)檔案的實(shí)踐

2008年3月，齊齊哈爾工程學(xué)院（原齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院）就著手開始進(jìn)行班級(jí)檔案建設(shè)工作。

2.1 組織制度設(shè)計(jì)與搭建平臺(tái)

2.1.1 組織構(gòu)建與規(guī)范制度

在各班級(jí)增設(shè)班級(jí)檔案員，引入“學(xué)長制”管理模式，系內(nèi)同專業(yè)高年級(jí)檔案員協(xié)助系兼職檔案員工作，指導(dǎo)低年級(jí)檔案員進(jìn)行班級(jí)檔案建設(shè)。建立從學(xué)校專職檔案員→系級(jí)兼職檔案員→班級(jí)檔案員的三級(jí)階梯式的組織管理架構(gòu)。制定系級(jí)兼職檔案員檢查、學(xué)校專職檔案員抽查班級(jí)檔案建設(shè)的兩級(jí)檢查制度。制定激勵(lì)制度。一是給予班級(jí)檔案員加獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定綜合素質(zhì)量化考核分5分；二是每年表彰優(yōu)秀班級(jí)檔案員。

2.1.2 開設(shè)檔案管理選修課程和業(yè)務(wù)培訓(xùn)

學(xué)生畢業(yè)后，無論從事何種職業(yè)，都離不開檔案，培養(yǎng)大學(xué)生的檔案意識(shí)，為他們就業(yè)后所從事的工作順利開展提供有力保障。2012年11月，學(xué)院開設(shè)了檔案管理選修課程，主要學(xué)習(xí)檔案收集、整理、裝訂等技能。開展校內(nèi)三級(jí)培訓(xùn)。一是學(xué)校專職檔案員培訓(xùn)全校班級(jí)檔案員；二是各系兼職檔案員培訓(xùn)系內(nèi)班級(jí)檔案員；三是班級(jí)檔案員之間開展跨系、跨班經(jīng)驗(yàn)交流。

2.2 班級(jí)檔案建設(shè)內(nèi)容

班級(jí)和學(xué)生的各項(xiàng)活動(dòng)是班級(jí)檔案的重要來源，班級(jí)檔案記錄了班級(jí)建設(shè)和學(xué)生成長的過程。班級(jí)檔案主要內(nèi)容有：班級(jí)概況（班級(jí)學(xué)生名單及個(gè)人信息、班主任、班干部等）、班級(jí)大事記、班級(jí)組織開展的主題活動(dòng)、專業(yè)學(xué)習(xí)、職業(yè)生涯教育、社會(huì)實(shí)踐、黨（團(tuán)）活動(dòng)、影像資料、班級(jí)工作手冊(cè)等。

2.3 班級(jí)檔案建設(shè)要求

設(shè)立檔案角，張貼《班級(jí)檔案工作制度》、《班級(jí)檔案歸檔制度》、《班級(jí)檔案借閱制度》等管理制度、班級(jí)檔案索引和檔案人員分工框架圖，并按檔案內(nèi)容分類立檔裝盒。

2.4 班級(jí)檔案建設(shè)所需技能

班級(jí)檔案建設(shè)的技能主要是掌握和做好班級(jí)檔案的收集、整理、保管和利用工作。

2.4.1 班級(jí)檔案的收集工作

檔案的收集工作，是把分散在個(gè)人手中的檔案集中到一起，進(jìn)行統(tǒng)一保管的工作。它是檔案工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是首要工作環(huán)節(jié)。一是建立班級(jí)檔案歸檔工作制度；二是做好班級(jí)檔案分類和歸檔材料的人員分工；三是班級(jí)檔案員按時(shí)收集歸檔材料。

2.4.2 班級(jí)檔案的整理工作

檔案的整理工作是通過對(duì)檔案的分類、立卷、排列、編目，使檔案變無序?yàn)橛行虻倪^程。主要是：校核和登記檔案材料、分類整理班級(jí)檔案、建立檔案裝具、及時(shí)填寫歸檔材料目錄。

2.4.3 班級(jí)檔案的保管工作

保管和日常維護(hù)是檔案材料安全的保障。班級(jí)檔案材料應(yīng)每月收集一次，每學(xué)期末檢查清點(diǎn)材料數(shù)量，并認(rèn)真進(jìn)行整理。

2.4.4 班級(jí)檔案的借閱與移交

對(duì)借出的班級(jí)檔案材料及時(shí)做好借閱登記，并及時(shí)收回。班級(jí)檔案在畢業(yè)學(xué)年的上學(xué)期期末移交系級(jí)檔案室保存，防止時(shí)間過長丟失。

2.4.5 班級(jí)檔案的利用

班級(jí)檔案庫可以為高校在建校周年慶典、畢業(yè)生返校、優(yōu)秀畢業(yè)生介紹，乃至教學(xué)評(píng)估時(shí)提供大量的歷史資料。

目前，學(xué)院班級(jí)檔案管理施行四年多以來，班級(jí)檔案的形式和載體呈現(xiàn)出多樣化態(tài)勢(shì)，但還有待于我們進(jìn)一步創(chuàng)新發(fā)展。