黑龍江 郭學(xué)玲 鄭洪波
班級(jí)是實(shí)施教育教學(xué)的基本單位,班級(jí)檔案則是從班級(jí)建立到學(xué)生畢業(yè)的過程中,班級(jí)集體和同學(xué)個(gè)人從事各項(xiàng)活動(dòng)時(shí)形成的具有保存價(jià)值的不同形式、不同載體的歷史記錄。班級(jí)檔案和學(xué)校的其他檔案一樣都是高校的寶貴財(cái)富,是國家和社會(huì)的重要信息資源。
學(xué)生畢業(yè)離校后,學(xué)校檔案部門保存下來的大都是學(xué)校各部門在管理學(xué)生時(shí)諸如學(xué)籍表、課程表、學(xué)生成績等零星材料,而學(xué)生生活、學(xué)習(xí)和參加各種活動(dòng)的記錄材料、獲獎(jiǎng)材料等都被學(xué)生帶走,甚至丟失了。因此,有必要在高校建立班級(jí)檔案及配套管理制度。
大學(xué)班級(jí)管理是高校管理的前沿陣地,班級(jí)管理的規(guī)范與否直接影響到學(xué)校教育和管理的成效。輔導(dǎo)員、班級(jí)干部可以通過班級(jí)檔案全面地掌握班集體情況,通過對(duì)班級(jí)檔案的分析,及時(shí)把握班級(jí)發(fā)展方向,引導(dǎo)班級(jí)朝著正確的方向發(fā)展。班級(jí)檔案應(yīng)成為班級(jí)工作的重心,圍繞這個(gè)重心有利于形成良好的學(xué)風(fēng)、班風(fēng),展示學(xué)生自我管理、自我服務(wù)的能力,進(jìn)而促進(jìn)班集體建設(shè),實(shí)現(xiàn)班級(jí)管理的規(guī)范化與科學(xué)化。
班級(jí)檔案是班級(jí)同學(xué)親自動(dòng)手收集、整理和保管的,每名同學(xué)都會(huì)積極參與,主動(dòng)工作。班級(jí)檔案不僅是他們大學(xué)學(xué)習(xí)、生活的記錄,也是全體同學(xué)辛勤勞動(dòng)的結(jié)晶。在班級(jí)檔案管理工作的過程中,班級(jí)同學(xué)能夠逐漸加深對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí),從而在班級(jí)管理實(shí)踐中,自覺養(yǎng)成重視檔案、收集檔案、保護(hù)檔案和利用檔案的意識(shí)。
近年來,教育部、省、市等相關(guān)部門的評(píng)估工作對(duì)高校檔案工作產(chǎn)生了極大的推動(dòng)作用。班級(jí)檔案在高校的教學(xué)與管理工作中發(fā)揮著重要的作用,是一個(gè)班級(jí)乃至群體形象的縮影,形成內(nèi)容充實(shí)完整的班級(jí)檔案,是對(duì)高校檔案工作的補(bǔ)充和完善。
一卷完整的班級(jí)檔案不僅是高校教學(xué)與管理工作的經(jīng)驗(yàn)積淀,也是一部人才培養(yǎng)與素質(zhì)教育的生動(dòng)教材。班級(jí)檔案記載著同學(xué)們?cè)谛F陂g的各種活動(dòng)及表現(xiàn),是對(duì)班集體及每個(gè)學(xué)生進(jìn)行綜合考評(píng)的重要依據(jù),也是學(xué)校開展素質(zhì)教育工作的重要實(shí)踐性資料。從一定意義上說,班級(jí)檔案是窺視高校素質(zhì)教育的一個(gè)窗口。在建立班級(jí)檔案管理工作體系的過程中,也提高了學(xué)生的綜合素質(zhì),如檔案意識(shí)、集體意識(shí)、動(dòng)手能力、團(tuán)結(jié)協(xié)作精神等。
2008年3月,齊齊哈爾工程學(xué)院(原齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院)就著手開始進(jìn)行班級(jí)檔案建設(shè)工作。
2.1.1 組織構(gòu)建與規(guī)范制度
在各班級(jí)增設(shè)班級(jí)檔案員,引入“學(xué)長制”管理模式,系內(nèi)同專業(yè)高年級(jí)檔案員協(xié)助系兼職檔案員工作,指導(dǎo)低年級(jí)檔案員進(jìn)行班級(jí)檔案建設(shè)。建立從學(xué)校專職檔案員→系級(jí)兼職檔案員→班級(jí)檔案員的三級(jí)階梯式的組織管理架構(gòu)。制定系級(jí)兼職檔案員檢查、學(xué)校專職檔案員抽查班級(jí)檔案建設(shè)的兩級(jí)檢查制度。制定激勵(lì)制度。一是給予班級(jí)檔案員加獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定綜合素質(zhì)量化考核分5分;二是每年表彰優(yōu)秀班級(jí)檔案員。
2.1.2 開設(shè)檔案管理選修課程和業(yè)務(wù)培訓(xùn)
學(xué)生畢業(yè)后,無論從事何種職業(yè),都離不開檔案,培養(yǎng)大學(xué)生的檔案意識(shí),為他們就業(yè)后所從事的工作順利開展提供有力保障。2012年11月,學(xué)院開設(shè)了檔案管理選修課程,主要學(xué)習(xí)檔案收集、整理、裝訂等技能。開展校內(nèi)三級(jí)培訓(xùn)。一是學(xué)校專職檔案員培訓(xùn)全校班級(jí)檔案員;二是各系兼職檔案員培訓(xùn)系內(nèi)班級(jí)檔案員;三是班級(jí)檔案員之間開展跨系、跨班經(jīng)驗(yàn)交流。
班級(jí)和學(xué)生的各項(xiàng)活動(dòng)是班級(jí)檔案的重要來源,班級(jí)檔案記錄了班級(jí)建設(shè)和學(xué)生成長的過程。班級(jí)檔案主要內(nèi)容有:班級(jí)概況(班級(jí)學(xué)生名單及個(gè)人信息、班主任、班干部等)、班級(jí)大事記、班級(jí)組織開展的主題活動(dòng)、專業(yè)學(xué)習(xí)、職業(yè)生涯教育、社會(huì)實(shí)踐、黨(團(tuán))活動(dòng)、影像資料、班級(jí)工作手冊(cè)等。
設(shè)立檔案角,張貼《班級(jí)檔案工作制度》、《班級(jí)檔案歸檔制度》、《班級(jí)檔案借閱制度》等管理制度、班級(jí)檔案索引和檔案人員分工框架圖,并按檔案內(nèi)容分類立檔裝盒。
班級(jí)檔案建設(shè)的技能主要是掌握和做好班級(jí)檔案的收集、整理、保管和利用工作。
2.4.1 班級(jí)檔案的收集工作
檔案的收集工作,是把分散在個(gè)人手中的檔案集中到一起,進(jìn)行統(tǒng)一保管的工作。它是檔案工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),也是首要工作環(huán)節(jié)。一是建立班級(jí)檔案歸檔工作制度;二是做好班級(jí)檔案分類和歸檔材料的人員分工;三是班級(jí)檔案員按時(shí)收集歸檔材料。
2.4.2 班級(jí)檔案的整理工作
檔案的整理工作是通過對(duì)檔案的分類、立卷、排列、編目,使檔案變無序?yàn)橛行虻倪^程。主要是:校核和登記檔案材料、分類整理班級(jí)檔案、建立檔案裝具、及時(shí)填寫歸檔材料目錄。
2.4.3 班級(jí)檔案的保管工作
保管和日常維護(hù)是檔案材料安全的保障。班級(jí)檔案材料應(yīng)每月收集一次,每學(xué)期末檢查清點(diǎn)材料數(shù)量,并認(rèn)真進(jìn)行整理。
2.4.4 班級(jí)檔案的借閱與移交
對(duì)借出的班級(jí)檔案材料及時(shí)做好借閱登記,并及時(shí)收回。班級(jí)檔案在畢業(yè)學(xué)年的上學(xué)期期末移交系級(jí)檔案室保存,防止時(shí)間過長丟失。
2.4.5 班級(jí)檔案的利用
班級(jí)檔案庫可以為高校在建校周年慶典、畢業(yè)生返校、優(yōu)秀畢業(yè)生介紹,乃至教學(xué)評(píng)估時(shí)提供大量的歷史資料。
目前,學(xué)院班級(jí)檔案管理施行四年多以來,班級(jí)檔案的形式和載體呈現(xiàn)出多樣化態(tài)勢(shì),但還有待于我們進(jìn)一步創(chuàng)新發(fā)展。