周 泉

吉林省梅河口市友誼醫(yī)院，吉林梅河口 135000

伴隨醫(yī)療技術(shù)以及電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)在醫(yī)療領(lǐng)域也獲得了快速發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理模式也由傳統(tǒng)的文書文檔管理模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄬哟?、多形式的管理模式，對于醫(yī)院檔案的管理而言，運(yùn)用電子文檔管理模式是一個全新的事物，怎樣進(jìn)一步提升醫(yī)院的電子檔案的管理水平與管理質(zhì)量，是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理過程當(dāng)中首先需要解決的一個重要問題。本文針對電子文件管理所面臨的問題進(jìn)行了分析與探討，并提出了提升電子檔案管理質(zhì)量的相應(yīng)對策。

1 醫(yī)院電子檔案管理過程中出現(xiàn)的主要問題

1.1 檔案管理不到位、責(zé)任不明確

醫(yī)院檔案管理通常由醫(yī)院行政辦公室所屬的綜合檔案室進(jìn)行負(fù)責(zé)，一般僅僅負(fù)責(zé)管理各種文書、科技、會計(jì)以及人事檔案等。醫(yī)療病歷檔案的管理工作則由專門的病案室負(fù)責(zé)管理，而那些X線、檢驗(yàn)檢查、病理切片、影像檢查圖文檔案以及日常網(wǎng)絡(luò)辦公的電子資料檔案則由各自的業(yè)務(wù)科室自行負(fù)責(zé)，部分醫(yī)療電子網(wǎng)絡(luò)信息以及電子病歷方面的資料則由信息科負(fù)責(zé)，造成檔案管理部門不少，管理比較混亂，職責(zé)無法明確的問題。

1.2 醫(yī)院電子檔案管理制度不完善，管理意識有待提高

部分醫(yī)院盡管建立了檔案管理制度，然而運(yùn)行效果卻很不理想，檔案管理意識比較差，很多檔案資料經(jīng)常堆放在醫(yī)生辦公室，沒有及時進(jìn)行歸檔，造成檔案資料丟失現(xiàn)象比較嚴(yán)重。醫(yī)院比較重視專業(yè)技術(shù)的教育與培訓(xùn)工作，而對檔案管理方面的教育與培訓(xùn)工作不太重視，對檔案管理的宣傳工作也有待進(jìn)一步加強(qiáng)。此外，醫(yī)院電子檔案管理的要求與標(biāo)準(zhǔn)并不明確，造成電子檔案管理制度的制定難以及時跟上，無法滿足現(xiàn)代信息化的檔案管理要求。

1.3 電子檔案管理有待進(jìn)一步規(guī)范，檔案缺失、損壞問題比較嚴(yán)重

當(dāng)前大部分醫(yī)院的電子檔案資料多由各個科室自行負(fù)責(zé)，并沒有進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的管理，再加上電子檔案必須保存在電腦中，各個科室對于網(wǎng)絡(luò)安全、預(yù)防病毒、管理權(quán)限、資料保存等方面都難以確保不出現(xiàn)紕漏。此外，醫(yī)院對電子檔案如何規(guī)范地收集、鑒定、整理等方面的知識非常缺乏，造成檔案缺失、損壞問題比較嚴(yán)重。

2 提升醫(yī)院電子檔案管理水平與管理質(zhì)量的措施

2.1 建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

建立并完善醫(yī)院、檔案室以及各個科室的三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。對于電子檔案管理的權(quán)限、職責(zé)必須進(jìn)一步明確，建立統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)、管理制度以及操作保管實(shí)施細(xì)則。這對有關(guān)部門監(jiān)督與管理電子檔案工作非常有利，并且還能使得各部門的職責(zé)更加明確，同時也能使得電子檔案的管理更加安全可靠、系統(tǒng)而規(guī)范。利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)還可以使電子檔案管理過程中最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享。醫(yī)院的電子檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)與其余信息管理平行進(jìn)行，醫(yī)院的信息科對病案統(tǒng)計(jì)、圖書資料以及計(jì)算機(jī)等方面的資料進(jìn)行管理，而醫(yī)院的綜合檔案室則對各類載體的檔案實(shí)施統(tǒng)一管理，并且負(fù)責(zé)對醫(yī)院的檔案工作進(jìn)行全面監(jiān)督、指導(dǎo)以及檢查，從而使得醫(yī)院的檔案管理職責(zé)更加明確，管理更加到位。

2.2 制定并完善醫(yī)院的電子檔案管理制度

制定完善的制度對于搞好醫(yī)院電子檔案的管理工作發(fā)揮了至關(guān)重要的作用，其主要內(nèi)容有制定并完善電子檔案收集以及相應(yīng)的歸檔制度、醫(yī)院電子檔案的有效利用、電子檔案保管制度，保管的有效期限、歸檔范圍等相關(guān)內(nèi)容，同時應(yīng)當(dāng)將其納入到醫(yī)院的綜合考評中去，制定并完善醫(yī)院電子檔案的動態(tài)管理制度，從而使得電子檔案管理工作更加科學(xué)規(guī)范。

2.4 加大醫(yī)院電子檔案管理的資金投入

醫(yī)院電子檔案管理工作的成功與否，直接影響到醫(yī)療安全以及檔案信息的準(zhǔn)確可靠性，同時也對醫(yī)院的科研、教學(xué)以及檔案的有效利用產(chǎn)生巨大的影響。醫(yī)院必須高度重視檔案管理的軟、硬件的資金投入，配置先進(jìn)的設(shè)備、設(shè)施（如計(jì)算機(jī)、刻錄儀器等）、高性能的軟件（如維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全的軟件、防火墻、信息加密等），從而確保醫(yī)院電子檔案的有效運(yùn)行。

3 結(jié)語

伴隨醫(yī)療技術(shù)、電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得醫(yī)院電子檔案的管理也獲得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，因此，醫(yī)院必須與時俱進(jìn)，盡快轉(zhuǎn)變電子檔案的管理手段、管理方法和管理理念等，不斷對電子檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，醫(yī)院的檔案管理工作人員也應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)相關(guān)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提升自己的綜合素質(zhì)，以符合醫(yī)院電子檔案管理工作的全新要求，以便為搞好電子檔案管理工作做出新的更大的貢獻(xiàn)。

[1] 陸芳. 試論電子檔案的管理[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2009，19（20）：102-104，108.

[2] 霍金龍.談電子檔案管理問題[J].山西檔案，2009（7）：6-7.