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        論文書檔案立卷改革的必要性

        2012-08-15 00:46:01
        黑龍江史志 2012年9期
        關(guān)鍵詞:案卷文書整理

        徐 銳

        (伊春市檔案局 黑龍江 伊春 153000)

        一、引言

        隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展,檔案管理工作也朝著現(xiàn)代化和電子化方向發(fā)展。這對(duì)文書檔案歸檔立卷工作提出了新的要求。我國傳統(tǒng)的歸檔立卷方法,存在著立卷過程復(fù)雜繁瑣,主觀隨意性和個(gè)人化色彩比較濃重的問題。同時(shí),由于傳統(tǒng)的立卷方法缺乏統(tǒng)一的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),立卷人員對(duì)于案卷質(zhì)量常常難以把握。因此,在檔案管理工作信息化和數(shù)字化的時(shí)代,對(duì)文書檔案立卷的方法進(jìn)行改革,對(duì)提高我國檔案管理的水平具有非常重要的意義和作用。為此本文就這一問題進(jìn)行了研究,并提出了自己的一點(diǎn)想法。

        二、傳統(tǒng)文書立卷方法存在的問題分析

        傳統(tǒng)的文書立卷方法是以案卷為單位組卷的,案卷是手工檢索時(shí)期的必然產(chǎn)物,以案卷為單位的組卷方法是與當(dāng)時(shí)生產(chǎn)力和科技發(fā)展?fàn)顩r相適應(yīng)的,加上當(dāng)時(shí)社會(huì)條件過多地強(qiáng)調(diào)安全、保密,使檔案工作重心偏向整理、保管;傳統(tǒng)的檔案裝訂采用的是“三孔一線”的裝訂方式,這種方式具有便于管理、不易散失等特點(diǎn);傳統(tǒng)立卷以問題為中心,我們可以通過案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄來進(jìn)行分層查找,限定檢索范圍,增強(qiáng)手工檢索的目的性和效率,從這個(gè)意義上講傳統(tǒng)的立卷方法是有益的。但是在檔案管理工作信息化和數(shù)字化的時(shí)代,傳統(tǒng)的文書立卷存在著越來越多的弊端,多年的實(shí)踐證明以卷為單位的組卷方法使檔案工作諸多環(huán)節(jié)陷入困境。具體表現(xiàn)在:

        (一)工作程序繁瑣,工作量大

        傳統(tǒng)的立卷歸檔方法首先要對(duì)卷號(hào)、卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄進(jìn)行統(tǒng)一編寫,然后按照三孔一線的方法進(jìn)行裝訂。在卷皮和卷內(nèi)文件目錄上,案卷標(biāo)題名要進(jìn)行重復(fù)抄寫,在卷皮上還要對(duì)其它的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行填寫,工作過程之繁瑣,工作量之大,與新時(shí)代高效率生產(chǎn)不相適應(yīng)。

        (二)案卷題名難以擬寫

        實(shí)踐證明,案卷組卷方法是歸檔文件整理難度加大,立卷工作的難點(diǎn)就是對(duì)案卷題名的擬寫。在各種教材中都要求歸檔文件應(yīng)當(dāng)按照6個(gè)特征立卷,并要求講6個(gè)特征綜合使用,他要求在名稱之中體現(xiàn)出責(zé)任者、問題、名稱等,對(duì)于字?jǐn)?shù)又有要求,名稱也會(huì)對(duì)日后的編目,檢索等工作順利進(jìn)行有著重要的影響。事實(shí)上,由于立卷人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)參差不齊,認(rèn)識(shí)程度也因人而異,因此,這種復(fù)雜的工作過程和工作方法,讓檔案人員很難掌握,整理結(jié)果也往往是一人一個(gè)樣。

        (三)保管期限劃分不準(zhǔn)確

        檔案的保管期限是檔案保管價(jià)值的體現(xiàn),它直接決定著到期檔案的鑒定和銷毀。事實(shí)上,在進(jìn)行傳統(tǒng)的檔案保管期限劃分時(shí),存在兩方面的問題,一方面是檔案人員很難用歷史的、全面的和發(fā)展的觀點(diǎn)來準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。尤其是大量的檔案還不是以整卷為處理對(duì)象,所以盡管費(fèi)了九牛二虎之力,但結(jié)果仍是既破壞了原貌,又在質(zhì)量上很不理想。另一方面是管理人員認(rèn)識(shí)不同,常常出現(xiàn)保管期限劃分不準(zhǔn)確、組卷不合理等問題。

        (四)檔案價(jià)值難以衡量,開放鑒定難

        檔案是否開放,其形成時(shí)間長短已經(jīng)不是問題,主要是看其是否可以讓人們知曉。由于傳統(tǒng)的以案卷為單位組卷,每當(dāng)開放鑒定時(shí),面對(duì)案卷中大部分可開放僅有一二件不能開放的案卷就比較難處理。結(jié)果便是要么干脆整卷不開放,要么拆卷重整。然而這兩種處理方法均不是上策,前者無端縮小了開放范圍;后者耗費(fèi)很大的工作量不說,并且對(duì)檔案的原始狀態(tài)進(jìn)行了一定的破壞,而且對(duì)以后的編目等工作帶來一系列的麻煩。

        (五)不適應(yīng)計(jì)算機(jī)檢索的要求

        隨著檔案工作時(shí)間的不斷發(fā)展,機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化進(jìn)程大大加快,計(jì)算機(jī)技術(shù)越來越多地應(yīng)用于檔案管理工作。由于計(jì)算機(jī)檢索速度的快捷,以及高效、靈活的縮減方式和強(qiáng)大的隨機(jī)多途徑的檢索能力,加上各種應(yīng)用軟件的配合使用,使計(jì)算機(jī)成為檔案管理不可缺少的工具。在過去,由于技術(shù)條件的限制,手工檢索是傳統(tǒng)的利用途徑,利用計(jì)算機(jī)查找傳統(tǒng)的歸檔文件,只能通過模糊檢索,并必須經(jīng)過兩次檢索才能得到所需要的文件,這種方法已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不適用計(jì)算機(jī)檢索要求。在這種情況下,我們完全可以對(duì)歸檔文件簡化整理,而在查找時(shí),則依靠現(xiàn)代化檢索手段來彌補(bǔ)。

        (六)不便于檔案文件的復(fù)制

        傳統(tǒng)立卷裝訂要求必須擁有整齊下邊、右邊,且對(duì)于紙張規(guī)格要去統(tǒng)一,大要進(jìn)行剪掉,小要盡心裱糊,特別是裝訂線的地方要求進(jìn)行裱糊。這樣在進(jìn)行復(fù)印,就必須要將裝訂拆開,否則文件的復(fù)印將不完整。

        以上所列的幾大問題,根本原因均出于“卷”。如果我們的基本保管單位是件而不是卷的話,那么在各種鑒定、整理工作中就會(huì)方便得多。為此,“立卷”改革是勢在必行。

        三、文書檔案立卷改革措施和方向

        文書立卷改革中,對(duì)于“件”的把握和界定是一個(gè)重點(diǎn)和難點(diǎn)問題。因此,對(duì)于“件”進(jìn)行定義和劃分的關(guān)鍵,就是在遵循檔案管理工作相關(guān)原則的基礎(chǔ)上,建立合乎人們檢索思維和檔案歷史形成特征的最小管理單位。檔案整理中,無論哪種類型檔案,常常都是存在“一事一文”和“一事多文”這兩種形式。

        目前,我國進(jìn)行的文書立卷改革方向,常常僅僅是針對(duì)文書檔案,主要原因有以下兩個(gè),首先傳統(tǒng)的立卷方法對(duì)于計(jì)算機(jī)檔案管理的相關(guān)要求不適應(yīng);其次,在文書檔案之中,存在著非常明顯“一事一文”的特征,只要稍加改革傳統(tǒng)的檔案管理模式,就可以輕松地借助計(jì)算機(jī)輔助管理。傳統(tǒng)的管理方式之中,大多數(shù)文書檔案都可以輕松地進(jìn)行平面化管理,事實(shí)上,傳統(tǒng)的文書檔案中也存在著“一事多文“的格式和形式,對(duì)于這些文件如果不按全宗進(jìn)行處理,在進(jìn)行后期檢索服務(wù)時(shí),會(huì)出現(xiàn)很多問題。

        首先,使得文件之間的有機(jī)聯(lián)系分散了,這樣多年以后在文件成為歷史性檔案時(shí),就難以進(jìn)行考究。其次,存在著類別層次混亂的問題,從事由角度對(duì)“一事多文”和“一事一文”兩種檔案進(jìn)行實(shí)體劃分時(shí),他們?cè)陬愋蜕鲜菍儆谕粋€(gè)管理層次和類別的,在對(duì)其進(jìn)行分類時(shí),應(yīng)該是以一個(gè)全宗單位為一件,不可與其他類別的文件混淆和拆散。在進(jìn)行檔案整理工作之中,實(shí)際上存在著目錄結(jié)構(gòu)和實(shí)體結(jié)構(gòu)兩種方式的。所謂實(shí)體結(jié)構(gòu)就是要按照實(shí)體分類原則、全宗原則及最低類目中檔案特征整理方法,最大限度地對(duì)于文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行保持和管理,這些原則也是目錄結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)。第三是不利于相關(guān)的檢索要求,提高工作效率和提高檢索質(zhì)量是文書立卷工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。

        檔案實(shí)體整理的成套性問題成為計(jì)算機(jī)時(shí)代和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理的不可回避的問題,當(dāng)然,在實(shí)體整理時(shí)保持一成不變也是不可取的。實(shí)體整理也應(yīng)該是一個(gè)不斷發(fā)展和變化的過程。事實(shí)上,檔案管理工作往往存在著一定的滯后性和穩(wěn)定性特點(diǎn)。檢索體系管理和檔案信息管理往往存在一定的超前性和預(yù)測性,因此,文書檔案在實(shí)體整理上,應(yīng)該按照“一事一文”和“一事多文”兩種情況立卷。同時(shí),根據(jù)文書檔案的內(nèi)容特征進(jìn)行分開處理,在此種情況,文件級(jí)的整理方法是不易全盤采用的。具體整理方式可以是對(duì)“一事一文”的相關(guān)文書實(shí)行文件級(jí)管理的方式,而對(duì)于“一事多文”要組成一件進(jìn)行相關(guān)文書實(shí)行文件級(jí)管理的方式,而對(duì)于“一事多文”要組成案卷,這樣既保持了文件的有機(jī)聯(lián)系,又實(shí)現(xiàn)了文書檔案的快速歸檔整理。

        四、改變現(xiàn)有的裝訂方法

        檔案整理工作的原則之一就是“便于保管和利用”因此在進(jìn)行檔案裝訂時(shí),完全可以借鑒傳統(tǒng)案卷裝訂形式采用綜合處理的方法,例如,可以進(jìn)行多份文件的合訂。這種合訂的方式,就解決了上文提到的“三孔一線”裝訂方式存在的諸多問題。一般,在進(jìn)行合訂時(shí)要注意四個(gè)原則:第一,為了滿足保密的相關(guān)要求,按文件密級(jí)進(jìn)行分開裝訂;第二,單獨(dú)裝訂數(shù)量較多的成套性文件,方便日后的使用;第三,單獨(dú)裝訂日常工作中需要經(jīng)常借出的文件;第四,保持適當(dāng)張訂件數(shù),方便復(fù)印。

        五、結(jié)論

        立卷改革是對(duì)傳統(tǒng)立卷方法的一次重大變革,是檔案工作與時(shí)俱進(jìn),走向現(xiàn)代化、信息化的必然。將逐步實(shí)現(xiàn)從“卷”轉(zhuǎn)變?yōu)椤凹?、從“傳統(tǒng)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤艾F(xiàn)代”、從“封閉”轉(zhuǎn)變?yōu)椤伴_放”等3個(gè)方面的轉(zhuǎn)變,以避免以往以案卷為單位組卷方法的不合理性;摒棄傳統(tǒng)的手工管理模式,實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化;神話檔案的利用等。然而,我們應(yīng)清楚地認(rèn)識(shí)到,文書立卷改革也存在不足之處。比如同一全宗內(nèi)檔案的編目體系不一致會(huì)給檔案的管理中得統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)帶來困難;以件為單位使檔案的數(shù)量成倍增加,會(huì)給檔案館的年度庫房慶典增加難度等等。但我們?cè)跈?quán)衡利弊后就不難發(fā)現(xiàn),以件為保管單位立卷的弊端是比較容易克服的。我們應(yīng)該從大處著眼,充分認(rèn)識(shí)文書立卷改革的重要意義,“卷”和“件”雖然只是一字之差,但其從內(nèi)涵到形式確實(shí)都是一種必要地改革。文書立卷改革的推廣、應(yīng)用,需要我們?cè)趯?shí)踐中認(rèn)識(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn),不斷發(fā)現(xiàn)和研究新情況,認(rèn)真有效地解決新問題。

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