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        淺談如何做好檔案管理工作

        2012-05-14 16:51:18高杰
        卷宗 2012年12期
        關(guān)鍵詞:檔案管理單位工作

        高杰

        檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分,是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件,是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作??茖W(xué)規(guī)范的管理檔案,是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。企業(yè)檔案記載著這個企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果,對研究本企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手材料,是進(jìn)行科學(xué)分析,揚(yáng)長避短,制定發(fā)展方向的好教材。做好檔案管理工作非常重要,每份檔案都要經(jīng)過檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認(rèn)真整理形成的,也是研究改進(jìn)企業(yè)發(fā)展不可多得的寶貴資料。本文以企業(yè)為例,就如何做好檔案管理工作進(jìn)行深入的探討。

        一、提高重視程度、健全工作機(jī)構(gòu)

        檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)的制度健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀,吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢,指導(dǎo)我國的檔案管理工作,達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感,進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員熱情。有些企業(yè)對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識,認(rèn)為檔案管理工作可有可無。在加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視,在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感,良好的職業(yè)道德,辦事細(xì)心的工作態(tài)度,樂于奉獻(xiàn)的工作精神,又沒有扎實(shí)的檔案管理的理論知識、科技知識,因而不能充分認(rèn)識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義,工作中存在失位現(xiàn)象,工作責(zé)任心不強(qiáng),對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠,檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業(yè),不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心,重視檔案管理工作的氛圍,整個企業(yè)的檔案意識進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙,在整個企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中有邊緣危險(xiǎn)。因而,每個企業(yè)都要把檔案工作列入本企業(yè)工作的重要議事日程,實(shí)行“三納入”“三同步”,納入企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃、納入企業(yè)管理制度、納入有關(guān)人員職責(zé)范圍;布置工作、檢查工作、總結(jié)工作與相關(guān)資料歸檔同步。加強(qiáng)對企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),建立健全管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò),層層成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,配備專、兼職檔案員,積極創(chuàng)造條件,保證檔案管理工作順利開展。檔案室應(yīng)對檔案的收進(jìn)和移出、案卷的數(shù)量、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),按照有關(guān)規(guī)定,及時(shí)向當(dāng)?shù)貦n案部門和上級主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)果。單位綜合檔案室要定期對所存檔案進(jìn)行全面檢查,對已破損和字跡褪色的檔案,及時(shí)修復(fù)或復(fù)制;如遇有特殊情況,應(yīng)立即向單位領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,及時(shí)處理。

        二、重視檔案收集,加強(qiáng)管理

        檔案管理工作完善的前提和基礎(chǔ)是做好文件材料收集。在入檔前我們一定要對所收集的資料進(jìn)行審查整理,認(rèn)真鑒別,決定取舍,然后系統(tǒng)地分類、分項(xiàng)進(jìn)行歸檔整理。各單位要設(shè)置檔案柜,檔案入柜存放。有條件的單位,要建立綜合檔案室,除統(tǒng)一存放檔案外,還要陳列、存放單位有史以來保存下來的有價(jià)值的珍貴實(shí)物。

        三、常抓不懈,做好促進(jìn)檔案定級工作

        檔案定級工作對于做好檔案管理工作來說,也是極為重要的。我們應(yīng)按照“一早兩嚴(yán)三優(yōu)”的方法來操作?!耙辉纭笔侵笝n案定級工作行動早,準(zhǔn)備早、行動快,不等不靠,一方面對近年來的文件資料進(jìn)行立卷和歸檔,另一方面主動了解和學(xué)習(xí)已定級單位的經(jīng)驗(yàn)做法,再一次對多年來檔案工作進(jìn)行了查漏補(bǔ)缺;“兩嚴(yán)”是指嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求,嚴(yán)格對照檔案定級的標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格落實(shí)檔案工作要求,在整個準(zhǔn)備過程中做到項(xiàng)目多不亂、資料多不雜、頭緒多不粗,確保檔案資料在分類、編號、裝訂等各個環(huán)節(jié)無差錯;“三優(yōu)”是指在檔案定級準(zhǔn)備過程中,堅(jiān)持開展“優(yōu)質(zhì)管理、優(yōu)質(zhì)設(shè)施、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”活動,通過領(lǐng)導(dǎo)重視、全員參與,進(jìn)一步優(yōu)化全單位檔案管理的條件。

        四、加強(qiáng)檔案培訓(xùn),提升業(yè)務(wù)素質(zhì)

        單位舉辦檔案管理員培訓(xùn),認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論、現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能,加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng),提高檔案工作者素質(zhì)。單位定期派檔案員參加檔案局的檔案知識培訓(xùn)和學(xué)習(xí),并且每年請專職檔案員定期對單位全體檔案員開展培訓(xùn),學(xué)習(xí)資料鑒定和分類、編號和立卷、檢索工具的編制等方面知識,提高檔案員的業(yè)務(wù)水平,檔案員做到持證上崗。另一方面加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作,抓好每年歸檔工作。各類文件、材料能否齊全、完整地按期歸檔,是能否做好檔案工作的一個基礎(chǔ)。

        總之,檔案管理工作做好了,一方面為企業(yè)高層管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況,適時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù),為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果,為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ) 。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下,做好檔案管理工作,不斷地更新檔案管理觀念,勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段,以全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機(jī)結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式,決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展,對于實(shí)現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略,不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中競爭力具有重要意義。

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