程朝斌 許俊濤

摘要：隨著會計電算化工作的普及和深入，傳統(tǒng)的手工記賬被計算機記賬替代，極大地提高了會計工作的效率，會計核算及管理工作隨之發(fā)生了很大的變化，同時也使財務(wù)管理工作面臨著新的課題。在會計電算化條件下，如何確保會計各崗位之間有效的制約和監(jiān)督，保證會計資料的真實、完整、準確，就必須隨著形勢的變化，建立健全相應(yīng)的內(nèi)部控制制度，有針對性地加強管理和控制措施，本文就如何建立健全電算化條件下的內(nèi)部控制制度進行了初步探討。

關(guān)鍵詞：會計；電算化；內(nèi)部控制

中圖分類號：F23文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）03-0-01

當前，隨著電子信息技術(shù)日益普及和深入，交通系統(tǒng)各基層單位相繼建立了電算化會計系統(tǒng)，會計核算和財務(wù)管理環(huán)境發(fā)生了很大的變化：一方面，由于使用了計算機，會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了，會計核算的準確性和可靠性也有了很大的提高，減少了因人為的疏忽大意及計算失誤造成的差錯；另一方面，實施會計電算化后，原有的內(nèi)部控制制度已不能充分順應(yīng)會計電算化的發(fā)展要求，為了確保提供及時、可靠的會計信息和單位財產(chǎn)的安全，充分發(fā)揮會計電算化的優(yōu)勢，建立健全適合會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度顯得尤為重要。

一、會計電算化條件下內(nèi)部控制的環(huán)境變化

1.操作無形化和存儲介質(zhì)無紙化存在缺陷

在手工會計信息系統(tǒng)中，會計數(shù)據(jù)是手寫的文字、符號，直接記錄在紙上，直觀性較強，不同的筆跡可作為控制的手段。會計人員之間的業(yè)務(wù)是通過相互交接完成的，因而很自然地形成了相互制約、相互監(jiān)督的關(guān)系；而電算化信息系統(tǒng)中，各種業(yè)務(wù)都是通過計算機系統(tǒng)完成，只能通過對操作員身份的識別及授權(quán)控制來完成，都有別于手工會計信息系統(tǒng)，手工會計信息系統(tǒng)中易于辨認的審計線索如筆跡、印章等在電算化環(huán)境下已無處可尋。

2.內(nèi)部稽核機制削弱

手工會計信息系統(tǒng)中，每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理都需要經(jīng)過多重手續(xù)，嚴格遵循有關(guān)的制約監(jiān)督機制進行操作，必須經(jīng)過嚴格的審核復(fù)查機制，形成嚴密的內(nèi)部牽制制度，存在相互牽制、相互核對、檢查監(jiān)督等重要措施。實行電算化后，許多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡化，大部分處理由計算機完成，一些內(nèi)部牽制措施無法執(zhí)行，會計人員無法直接參與和控制，其審查、稽核機制被削弱。

3.會計工作質(zhì)量依賴于計算機軟、硬件系統(tǒng)自身的可靠性及會計人員本身的操作水平

手工會計信息系統(tǒng)易于保持經(jīng)濟業(yè)務(wù)的連續(xù)性，而在電算化會計信息系統(tǒng)中，一旦系統(tǒng)由于自身或操作員的失誤而崩潰，就可能使會計工作陷入癱瘓;手工會計信息系統(tǒng)下，會計核算的質(zhì)量取決于會計人員的業(yè)務(wù)水平、職業(yè)道德及對會計有關(guān)法規(guī)的理解和執(zhí)行效果，傳統(tǒng)會計在大量實踐的基礎(chǔ)上，積累了豐富經(jīng)驗并形成了一整套完整的管理制度，而電算化系統(tǒng)中，操作環(huán)境的改變使傳統(tǒng)的管理控制方式失去了發(fā)揮功能的土壤。為了減少失誤操作，提高輸出會計信息質(zhì)量，電算化會計信息系統(tǒng)必須具備嚴密的內(nèi)部控制功能和手段。

二、加強電算化內(nèi)控制度的措施

1.加強電算化會計崗位內(nèi)控制度建設(shè)

(1)合理分工、明確職責。會計主管人員應(yīng)該檢查會計崗位的組織結(jié)構(gòu)、職權(quán)、責任的分配情況，按照職責權(quán)限進行合理授權(quán)分工，確保處理電算化會計業(yè)務(wù)過程中各崗位間的相互監(jiān)督和制約。

(2)加強培訓，不斷提高會計人員的素質(zhì)。要使會計人員定期參加培訓，以提高他們的計算機業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德水準，增強遵守各種法規(guī)的自覺性。要選拔既懂財務(wù)知識又有一定計算機知識的專業(yè)人才充實到隊伍中。會計主管應(yīng)當熟悉整個會計電算化處理業(yè)務(wù)，以便對單位電算化會計工作進行監(jiān)控和指導(dǎo)。

2.加強電算化程序操作控制

為了保證財務(wù)信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和事故的概率，應(yīng)制定嚴格的上機操作規(guī)程。操作規(guī)程主要指計算機業(yè)務(wù)處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說明以及非常情況的處理等。其內(nèi)容主要包括：(1)各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴格的審批并具有完整、真實的原始憑證；(2)數(shù)據(jù)錄入員對輸入數(shù)據(jù)有疑問，應(yīng)及時核對，不能擅自修改；(3)發(fā)生輸入內(nèi)容有誤的，需按系統(tǒng)提供的功能加以改正，如編制補充登記或負數(shù)沖正的憑證加以改正；(4)開機后，操作人員不能隨意離開工作現(xiàn)場；(5)要做好數(shù)據(jù)備份。當然，這些制度還必須隨著單位情況的變化而不斷修改完善。只有通過完善的制度才能減少錯誤的發(fā)生，從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。

3.加強電算化系統(tǒng)安全控制

安全控制是非常重要的，因為它是計算機系統(tǒng)運行的外部環(huán)境，主要包括人員安全、硬件安全和軟件安全。主要的控制措施包括：(1)訂立內(nèi)部操作制度，禁止非電腦操作人員操作財務(wù)專用電腦；(2)設(shè)置操作權(quán)限限制；(3)操作人員身份的密碼控制，規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志；(4)數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離，嚴格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改，對系統(tǒng)軟件進行定期的預(yù)防性檢查，系統(tǒng)被破壞時，要求系統(tǒng)軟件具備緊急響應(yīng)、強制備份、快速重構(gòu)和快速恢復(fù)的功能。

4.內(nèi)部審計控制

內(nèi)部審計是內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是加強單位內(nèi)部控制的一個有效手段，內(nèi)部審計在某種程度上可理解為對內(nèi)部控制的再控制，對內(nèi)部控制環(huán)節(jié)的檢查、監(jiān)督、評價是通過內(nèi)部審計來完成的。在電算化會計系統(tǒng)中，由于是“人機”對話的特殊形態(tài)，因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴格的要求。內(nèi)部審計主要包括：對會計資料進行定期審計；審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性；監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性；對系統(tǒng)進行各環(huán)節(jié)的審查，防止存在漏洞；檢查和監(jiān)督內(nèi)部控制制度的建立和執(zhí)行情況。

三、結(jié)束語

總之，任何電算化系統(tǒng)都不是無懈可擊的，任何規(guī)章制度也不是天衣無縫的，完善有效的電算化系統(tǒng)及管理制度是電算化會計系統(tǒng)安全之本；提高會計電算化人員素質(zhì)，規(guī)范和完善電算化會計系統(tǒng)操作和管理章程，重視內(nèi)部審計，是當前強化電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的關(guān)鍵所在。