劉宗全

摘要：會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)工作中的簡稱。它已成為當(dāng)前會(huì)計(jì)工作的主要工具，是提高工作效率，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)代替手工記賬的基本方式。現(xiàn)已發(fā)展成為一門融電子計(jì)算機(jī)科學(xué)、管理科學(xué)、信息科學(xué)和會(huì)計(jì)科學(xué)為一體的新型科學(xué)和實(shí)用技術(shù)。順利實(shí)施會(huì)計(jì)電算化工作可以促使會(huì)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高會(huì)計(jì)工作的效率和質(zhì)量，使會(huì)計(jì)人員更好地工作，加快信息傳遞，使企業(yè)管理更加現(xiàn)代化。文章通過對(duì)小型企業(yè)在應(yīng)用電算化過程中自身出現(xiàn)的一些問題，進(jìn)行調(diào)研分析提出了一些建議和措施，以此希望能為小型企業(yè)順利實(shí)施會(huì)計(jì)電算化工作提供有益的幫助。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；會(huì)計(jì)；內(nèi)部；小企業(yè)

中圖分類號(hào)：[F235.19]文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）03-0-02

一、前言

隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)在各個(gè)領(lǐng)域被廣泛應(yīng)用，一種新型的做賬方式也應(yīng)運(yùn)而生，即會(huì)計(jì)電算化。它是用計(jì)算機(jī)代替人工，實(shí)現(xiàn)記賬、算賬、報(bào)賬、查賬以及部分需由人腦完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息的統(tǒng)計(jì)、分析、判斷乃至提供決策的過程。它與原始的手工操作相比，會(huì)計(jì)電算化具有運(yùn)算速度快、存儲(chǔ)空間小、存儲(chǔ)容量大、數(shù)據(jù)共享、檢索查詢快速、制作報(bào)表容易、數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確等特點(diǎn)。但是從筆者對(duì)浙江省臨安市小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用的調(diào)查情況來看，雖然許多小企業(yè)也買了電腦、打印機(jī)、會(huì)計(jì)軟件等設(shè)施，用電算化取代了手工記賬，但是并沒有充分體現(xiàn)出電算化的優(yōu)勢(shì)，為此筆者談?wù)勛约旱囊恍┛捶ā?/p>

二、小企業(yè)應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化的現(xiàn)狀

近年來，臨安市企業(yè)會(huì)計(jì)電算化普及工作推行較快，許多企業(yè)在賬務(wù)處理、應(yīng)收應(yīng)付款核算、固定資產(chǎn)核算、材料核算、銷售核算、工資核算、成本核算、會(huì)計(jì)報(bào)表生成與匯總等基本會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)方面紛紛實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化。據(jù)調(diào)查，截至2011年12月底，臨安市大型集團(tuán)公司及下屬企業(yè)會(huì)計(jì)電算化已全部普及；資產(chǎn)總額5000萬元以上的企業(yè)會(huì)計(jì)電算化普及率已達(dá)80%以上；資產(chǎn)總額在5000萬元以下的企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用面也達(dá)到了50%～70%。從調(diào)查數(shù)據(jù)看，臨安市已達(dá)到財(cái)政部在“2010年力爭80%以上的基層單位基本實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化”的要求。會(huì)計(jì)電算化的普及從根本上扭轉(zhuǎn)了臨安市基層單位會(huì)計(jì)信息處理手段落后的狀況，但與會(huì)計(jì)電算化迅速普及不相適應(yīng)的是企業(yè)內(nèi)部電算化工作中還存在著許多不盡人意的地方。尤其是筆者所調(diào)查的眾多小企業(yè)，情況更是如此。

三、小企業(yè)應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化的出現(xiàn)的問題

1.會(huì)計(jì)電算化崗位不明，監(jiān)管制度缺失

企業(yè)開展會(huì)計(jì)電算化工作提高了工作效率，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)分工模式被打破，會(huì)計(jì)人員抄寫、計(jì)算等手工勞動(dòng)大大減少，會(huì)計(jì)人員的工作職責(zé)、操作規(guī)程也都將發(fā)生很大變化。各崗位的工作量往往不同于手工記賬，需要重新分工，并需要提供更高的內(nèi)部控制制度要求。但是，眾多小企業(yè)沒有搞清楚電算化的規(guī)律，未及時(shí)、有效地進(jìn)行崗位調(diào)整造成人力資源的浪費(fèi)或崗位設(shè)置不符合要求。如：有些小企業(yè)在實(shí)行電算化中，從數(shù)據(jù)的輸入、輸出及數(shù)據(jù)的報(bào)送都經(jīng)由一人完成，缺乏權(quán)限設(shè)置的牽連制。其實(shí)，這樣就增加了在未被批準(zhǔn)的情況下，操作人員直接對(duì)使用中的數(shù)據(jù)和程序進(jìn)行修改、復(fù)制或刪除等操作的可能性，從而使會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及安全性大大受到威脅，也增加了舞弊的可能性。

這些情況的發(fā)生歸根結(jié)底都是小企業(yè)在引進(jìn)會(huì)計(jì)電算化后未能及時(shí)建立、健全相關(guān)的管理制度，且系統(tǒng)在運(yùn)行過程中也沒有嚴(yán)格執(zhí)行制度要求，造成監(jiān)控缺失。甚至在一些小企業(yè)中，會(huì)計(jì)人員間互相知道密碼，沒有保密觀念。賬套間互相可以隨意進(jìn)入操作使用、稽核流于形式，容易造成內(nèi)部人員私通隨意報(bào)銷及領(lǐng)用材料，使企業(yè)造成損失。

2.小企業(yè)會(huì)計(jì)人員素質(zhì)不高

據(jù)統(tǒng)計(jì)，臨安市大部分小企業(yè)電算化操作人員大都是財(cái)務(wù)人員經(jīng)過財(cái)務(wù)軟件公司的短期培訓(xùn)而來，知識(shí)掌握不全面，很少有既熟悉計(jì)算機(jī)知識(shí)又精通會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的人員。大多數(shù)會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)匱乏，對(duì)財(cái)務(wù)軟件的認(rèn)識(shí)存有局限性，一般只能按照固定的模式機(jī)械的操作財(cái)務(wù)軟件，不能靈活運(yùn)用軟件所提供的各項(xiàng)功能，特別是一些輔助核算功能的運(yùn)用。一旦軟件運(yùn)行過程中出現(xiàn)故障或與平常見到的界面不熟悉時(shí)，就會(huì)束手無策，這些也成為會(huì)計(jì)電算化有效運(yùn)行的障礙。

筆者對(duì)某一家小型造紙企業(yè)的人員學(xué)歷情況進(jìn)行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，該公司人員15.64%為小學(xué)文化，57.54%為初中文化，3.39%為中專文化，18.43%為高中文化，5%為大專以上文化。從中可以看出公司人員文化素質(zhì)普遍不高，一時(shí)之間想要提高人員素質(zhì)極其困難，尤其是財(cái)務(wù)人員長期進(jìn)行手工處理賬務(wù)，對(duì)于會(huì)計(jì)電算化這一新型記賬方式很陌生也難以適應(yīng)，現(xiàn)企業(yè)要求進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作更是難上加難。例如，在每月做報(bào)表的時(shí)候，會(huì)計(jì)人員提前經(jīng)手工做好一份準(zhǔn)確的報(bào)表，但是由于對(duì)電算化上機(jī)操作生疏，利用軟件上核算的數(shù)據(jù)居然和手工報(bào)表上的相差甚大。這樣的情況反而使得電算化運(yùn)用陷入了尷尬境地。

3.電算化內(nèi)部工作環(huán)境安全性不高

隨著電子商務(wù)、網(wǎng)上結(jié)算等業(yè)務(wù)的發(fā)展，企業(yè)財(cái)務(wù)部使用的電腦均需要有上網(wǎng)交易功能，如進(jìn)行網(wǎng)上銀行支付、網(wǎng)上納稅申報(bào)等。會(huì)計(jì)信息在網(wǎng)上傳遞過程中，隨時(shí)可能被網(wǎng)絡(luò)黑客截取并惡意篡改或被病毒擾亂正常工作，造成不可估量的損失。不但如此，計(jì)算機(jī)應(yīng)用中出現(xiàn)的舞弊和犯罪現(xiàn)象大都是由企業(yè)內(nèi)部人員造成，尤其是掌控技術(shù)的應(yīng)用人員，如系統(tǒng)管理人員、程序員等。為個(gè)人利益，惡意篡改數(shù)據(jù)，盜取公司財(cái)務(wù)信息，給公司造成損失。

在采用電算化后，程序與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在一起；數(shù)據(jù)的輸入和輸出形式和手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)也大不相同。數(shù)據(jù)的輸入可能缺乏充分可靠的記錄，未經(jīng)確認(rèn)沒有附件的數(shù)據(jù)亦可能被輸入系統(tǒng)內(nèi)。在輸出方面，有些業(yè)務(wù)或處理結(jié)果不被打印出來，只有依靠電子計(jì)算機(jī)才能查看到存儲(chǔ)在磁性媒體中的數(shù)據(jù)。例如，某賬戶有期初余額，但是本期沒有發(fā)生，就不被打印出來需要通過計(jì)算機(jī)查看。而如何存取改動(dòng)數(shù)據(jù)的命令和程序又集中在同一裝置內(nèi)，在計(jì)算機(jī)上修改錯(cuò)誤，修改過的數(shù)據(jù)很難留有痕跡，未經(jīng)批準(zhǔn)擅自存取或改動(dòng)數(shù)據(jù)的情況就很有可能發(fā)生。

四、優(yōu)化小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用的措施

1.規(guī)范會(huì)計(jì)電算化操作管理制度

(1)強(qiáng)化會(huì)計(jì)電算化人員職責(zé)權(quán)限

要明確各個(gè)崗位對(duì)應(yīng)的工作內(nèi)容、崗位職責(zé)和功能權(quán)限，并通過財(cái)務(wù)軟件的權(quán)限設(shè)置系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作人員的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格限定，對(duì)每個(gè)會(huì)計(jì)員的操作進(jìn)行控制。例如，進(jìn)入系統(tǒng)管理中的權(quán)限管理，根據(jù)工作的需要對(duì)于制單人員，給予查詢權(quán)、錄入修改權(quán)、打印權(quán)；對(duì)出納員應(yīng)給予賬務(wù)查詢權(quán)、銀行及對(duì)賬權(quán)和審核權(quán)，以便出納模塊和日常賬務(wù)模塊相互核對(duì)和日常收付憑證進(jìn)行操作。如果需要，可以充分使用本企業(yè)財(cái)務(wù)軟件控制部分科目的權(quán)限。

(2)建立嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制

企業(yè)應(yīng)當(dāng)要求財(cái)務(wù)人員必須把整個(gè)會(huì)計(jì)核算過程分解成相互關(guān)聯(lián)、相互制約的若干部分，分別由不同的人員負(fù)責(zé)，確保完成一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須要兩個(gè)或兩個(gè)以上人員經(jīng)手，從而起到相互牽制、相互監(jiān)督的作用。例如，對(duì)記賬憑證審核時(shí)，除審核人員在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)簽字確認(rèn)外還要求制單人員在打印的會(huì)計(jì)憑證上蓋章確認(rèn)。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)控，必須隨時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)監(jiān)控對(duì)象進(jìn)行跟蹤，比如對(duì)某些費(fèi)用的限額直接限制，超過限額則不予支付。對(duì)于超額領(lǐng)用材料，只能要求高層管理人員審批后才能發(fā)料。還要實(shí)行嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度來促使責(zé)任人員互相監(jiān)督，在企業(yè)內(nèi)部形成良好的工作風(fēng)氣。

2.提高企業(yè)財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)

(1)培養(yǎng)適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境的復(fù)合型人才

隨著電算化和計(jì)算機(jī)的引進(jìn)，財(cái)務(wù)人員不僅要學(xué)會(huì)利用電算化操作賬務(wù)，更要學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用和維護(hù)。首先，可以強(qiáng)制財(cái)務(wù)骨干率先以身作則學(xué)習(xí)應(yīng)用電算化，安排財(cái)務(wù)高層先進(jìn)行培訓(xùn)并以此慢慢推廣蔓延開來。然后，企業(yè)內(nèi)部可以不定期地安排一些不同層次的對(duì)象參加有針對(duì)性的、系統(tǒng)的電算化培訓(xùn)和計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)教導(dǎo)，對(duì)會(huì)計(jì)人員逐一考核。企業(yè)爭取利用自身資源做好會(huì)計(jì)電算化后續(xù)教育培訓(xùn)工作，造就財(cái)務(wù)人員既能透徹和熟練掌握財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用，又熟悉計(jì)算機(jī)維護(hù)知識(shí)的復(fù)合型人才，全面提升會(huì)計(jì)人員的整體素質(zhì)，迎接會(huì)計(jì)工作的信息化。并且可以通過培養(yǎng)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)和審計(jì)專業(yè)知識(shí)，掌握計(jì)審原理和方法，專職或輔助進(jìn)行計(jì)算機(jī)日常工作；還可以由審計(jì)人員和計(jì)算機(jī)技術(shù)人員相互配合組成審計(jì)小組，共同完成計(jì)算機(jī)審計(jì)工作。

(2)建立企業(yè)、高校、軟件公司三方合作的人才培養(yǎng)機(jī)制

僅僅依靠小企業(yè)本身來提高財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)顯然遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，更多的要利用高校，從中獲得幫助。即安排企業(yè)內(nèi)部人員進(jìn)高校培訓(xùn)或者更快的是讓高校畢業(yè)生進(jìn)企業(yè)推廣技術(shù)。例如由軟件公司在學(xué)校設(shè)點(diǎn)培訓(xùn)高校人才，并將人才技術(shù)配發(fā)輸送到購買該軟件的企業(yè)中去，進(jìn)行軟件操作及維護(hù)。這樣一來，不但減輕了現(xiàn)在應(yīng)屆畢業(yè)生就業(yè)難的問題，還可以滿足企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)軟件形人才的需求，形成企業(yè)、高校、軟件公司三贏的局面。

3.提高內(nèi)部工作環(huán)境的安全性

(1)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制

在電腦網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，某些內(nèi)部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會(huì)計(jì)信息的不安全性，為了提高網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全防范能力應(yīng)采用一些措施。第一，建立健全對(duì)病毒、電腦黑客的安全防范措施。在計(jì)算機(jī)上安裝并檢測殺毒軟件，及時(shí)更新。在使用軟盤和網(wǎng)上資源時(shí)，注意首先查毒、殺毒。對(duì)特別需要安全保護(hù)，涉及會(huì)計(jì)電算化工作的計(jì)算機(jī)進(jìn)行隔離，謹(jǐn)慎上網(wǎng)。第二，建立會(huì)計(jì)信息資料的備份制度，對(duì)重要的會(huì)計(jì)信息資料要實(shí)行多級(jí)備份。每日必須對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)資料在計(jì)算機(jī)硬盤中進(jìn)行備份，對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份，以避免意外和人為錯(cuò)誤造成數(shù)據(jù)的丟失。

(2)加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密和保護(hù)

在數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)前，必須要經(jīng)過檢驗(yàn)。輸入工作應(yīng)由多人多組分擔(dān)；對(duì)輸入的數(shù)據(jù)、代碼等進(jìn)行必要的校驗(yàn)，以保證合法性、真實(shí)性。在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)加一些諸如用戶口令進(jìn)行身份認(rèn)證和用戶權(quán)限設(shè)置授權(quán)等限制手段，對(duì)操作密碼實(shí)行雙人控制，即將所設(shè)密碼分兩部分：一部分由財(cái)會(huì)主管人員掌握，另一部分由操作人員掌握，只有兩者同時(shí)兼有密碼后，方能進(jìn)入操作，由此達(dá)到相互監(jiān)控。另外還可以考慮專門的管理制度，如專機(jī)專用、專室專用等。由于小型企業(yè)資源有限，可以考慮在辦公室內(nèi)特定一個(gè)區(qū)域，將進(jìn)行電算化操作的計(jì)算機(jī)設(shè)在特定位置及設(shè)置開機(jī)密碼，與其他計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分離，規(guī)定非相關(guān)操作人員不得擅自使用，同樣也可以做到專機(jī)專用，在專室專用的方式上改良為專位專用。

以上這些問題是小企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程中經(jīng)常遇到而又必須重視和及時(shí)解決的問題。這些問題如若不重視或不及時(shí)解決，它將嚴(yán)重阻礙會(huì)計(jì)電算化更深層次的發(fā)展；如若重視并及時(shí)解決這些問題，它必然會(huì)促進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化充分的應(yīng)用，最大程度地提高會(huì)計(jì)工作水平和會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量，更好地為提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。然而，想要優(yōu)化小型企業(yè)會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用現(xiàn)狀，最根本的就是要從自身做起，從內(nèi)部找問題，為實(shí)施會(huì)計(jì)電算化創(chuàng)造良好的條件，以便財(cái)務(wù)人員能夠提高會(huì)計(jì)工作效率，促進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展。

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