摘要：強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)是檔案工作不容忽視的重要課題，作為檔案管理員，必須在服務(wù)方式、內(nèi)容、手段上不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，努力做好信息的收集、整理工作，豐富檔案的來(lái)源和庫(kù)藏量，支持與服務(wù)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。筆者結(jié)合工作實(shí)際提出電力檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)專業(yè)檔案的管理有較強(qiáng)的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；服務(wù)意識(shí)；業(yè)務(wù)探討；

前言

檔案是歷史的縮影，是企業(yè)文化的重要組成，是企業(yè)財(cái)富積累的直接表現(xiàn)。檔案資料查詢便利性、學(xué)術(shù)價(jià)值性對(duì)于使用人員是至關(guān)重要的，尤其對(duì)電力生產(chǎn)這樣的技術(shù)密集型企業(yè)，如何收集各種類型的技術(shù)文檔，如何管理分類各種檔案資料，如何快速檢索、定位指定的資料，為使用者提供簡(jiǎn)潔快速的服務(wù)，是一個(gè)十分現(xiàn)實(shí)且需要檔案人員高度重視研究的課題。筆者根據(jù)這些年來(lái)在電力企業(yè)檔案部門的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合工作中取得的實(shí)際成效，談?wù)勲娏n案管理的服務(wù)意識(shí)。

衢州電力局綜合檔案室成立于1989年，現(xiàn)有專職檔案員7人，檔案管理二級(jí)網(wǎng)絡(luò)人員35人，檔案用房607平方米，其中檔案庫(kù)房481平方米，辦公、閱覽、庫(kù)房做到三分開(kāi)，檔案設(shè)備先進(jìn)，庫(kù)房面積寬裕，“八防”措施齊全，擁有庫(kù)藏檔案24630卷，技術(shù)圖書資料2萬(wàn)5千多冊(cè)，各類編研材料數(shù)十種，編制有案卷目錄、分類目錄、專題目錄等檢索工具。檔案工作正向規(guī)范化、專業(yè)化，數(shù)字化、信息化穩(wěn)步發(fā)展，在維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，提升企業(yè)各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作水平，為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理和科技進(jìn)步服務(wù)等方面越來(lái)越層現(xiàn)出不可或缺的重要作用。工作中，筆者通過(guò)努力探索、積極嘗試各種提升服務(wù)質(zhì)量的手段和途徑并得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。

2007年，衢州市統(tǒng)計(jì)局決定編纂建市20年《衢州統(tǒng)計(jì)年鑒》，其中涉及電力部分統(tǒng)計(jì)資料主要為86年-2006年衢州市用電量、工業(yè)用電量、居民生活用電量等。檔案人員積極配合查閱了1986-2006年文書檔案60余卷，將有關(guān)檔案資料進(jìn)行考證和復(fù)印，通過(guò)對(duì)上述檔案的開(kāi)發(fā)利用，進(jìn)一步查清了衢州地區(qū)電力工業(yè)發(fā)展的歷史發(fā)展沿革和重大事件以及衢州電力發(fā)展對(duì)該地區(qū)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展、人民生活水平的提高的促進(jìn)作用，為反映衢州市建市20年來(lái)的發(fā)展提供了相關(guān)資料。2011年省電力公司要求各地市局開(kāi)展35千伏以上變電所和所有的小型基建項(xiàng)目的土地證、房產(chǎn)證即“兩證”辦理，檔案部門積極主動(dòng)地提供了大量的文件、資料等檔案信息，使我局在省電力系統(tǒng)內(nèi)率先完成“兩證”辦理工作獲得了省公司高度評(píng)價(jià)。

僅2011一年中，我局檔案借閱達(dá)869人次/1537卷，利用資料328人次/837冊(cè)。不難看出，檔案是企業(yè)的信息財(cái)富，做好檔案服務(wù)工作是檔案工作一個(gè)不容忽視的重要課題，直接關(guān)系到檔案工作的生存和可持續(xù)發(fā)展。特別是對(duì)于檔案工作如何適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，如何建立與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理體系等方面，服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)化尤其顯得重要。作為檔案人員，必須強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)，及時(shí)了解干部職工對(duì)檔案的查閱需求，增強(qiáng)了提供利用服務(wù)主動(dòng)性，在服務(wù)方式、內(nèi)容、手段上不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，提高服務(wù)質(zhì)量。 檔案作用的大小、價(jià)值的體現(xiàn)和地位的高低是隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和對(duì)企業(yè)檔案認(rèn)識(shí)的不斷深化而不斷提高的。作為一名檔案人員，要管好檔案、用好檔案，首先是要熟悉檔案，弄懂這些檔案資料的內(nèi)涵關(guān)系及保管意義，真正做到“胸中有數(shù)”。在檔案科學(xué)管理上不斷創(chuàng)新服務(wù)形式，挖掘檔案服務(wù)深度，提升檔案資料的利用率，這是檔案工作的重要課題，筆者認(rèn)為要著重做好以下幾方面的工作：

1、牢固樹(shù)立“檔案工作是一線工作”的理念。

隨著檔案工作的領(lǐng)域更加寬廣、內(nèi)容更加豐富、任務(wù)更加繁重，檔案工作的“一線”特征日益凸顯。服務(wù)企業(yè)發(fā)展大局，服務(wù)科學(xué)發(fā)展實(shí)踐。檔案工作是一項(xiàng)保管和提供服務(wù)的工作，檔案工作能否朝著正確的軌道向前發(fā)展，最大限度地提升檔案的利用價(jià)值，很重要的原因之一取決于我們的檔案管理工作者能否將服務(wù)意識(shí)放在整個(gè)檔案工作的首位。

在電力基建工程驗(yàn)收過(guò)程中，我局檔案管理人員始終堅(jiān)持走在第一線，與施工單位、驗(yàn)收人員一起到現(xiàn)場(chǎng)參與驗(yàn)收把關(guān)，根據(jù)調(diào)試報(bào)告核對(duì)運(yùn)行數(shù)據(jù)、根據(jù)竣工圖紙檢查即將投產(chǎn)的設(shè)備接線等等。檔案管理就是首先要確保收集資料的正確性，驗(yàn)收時(shí)把關(guān)不嚴(yán)或者現(xiàn)場(chǎng)情況掌握不夠，都會(huì)對(duì)檔案收集的質(zhì)量有極大影響。深入一線、及時(shí)掌握并認(rèn)真核對(duì)現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)，這就是我在檔案管理過(guò)程中體會(huì)到的理念。

2、牢固樹(shù)立以人為本的檔案業(yè)務(wù)體系核心。

檔案工作要不斷創(chuàng)新關(guān)鍵在人，檔案人員要懂專業(yè)知識(shí)，責(zé)任性要強(qiáng)，做好“三勤”，即嘴勤、眼勤、手勤。檔案部門能不能形成創(chuàng)新的風(fēng)尚，檔案工作能不能在創(chuàng)新中贏得更大的發(fā)展，關(guān)鍵在人。作為檔案工作者要認(rèn)真履行工作職責(zé)，進(jìn)一步提高理論水平，拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)新技術(shù)，努力增強(qiáng)服務(wù)的能力和水平。努力實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)領(lǐng)域的新拓展，服務(wù)思想新突破，服務(wù)條件的新改進(jìn)。保持良好的精神狀態(tài)，具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，對(duì)工作始終充滿火一樣的熱情，及時(shí)提供有用的題材和參考依據(jù)。

3、要牢固樹(shù)立“走出檔案發(fā)展檔案”的理念要力求把“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y源”。

檔案信息化、數(shù)字化工作十分重要，是新時(shí)期檔案工作發(fā)展的重要戰(zhàn)略問(wèn)題，關(guān)系檔案工作的未來(lái)。要有緊迫感、責(zé)任感，因?yàn)闄n案工作現(xiàn)代化是必然趨勢(shì)。今年國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理平臺(tái)已在整個(gè)浙江省電力公司系統(tǒng)內(nèi)覆蓋，將開(kāi)展檔案管理系統(tǒng)的實(shí)用化水平考核工作，全面推進(jìn)各單位歷史檔案數(shù)字化工作。加快速度完成全局各單位歷史檔案數(shù)字化掃描加工工作，以保證檔案歷史數(shù)據(jù)數(shù)字化的質(zhì)量和速度，實(shí)現(xiàn)文書、照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案100%數(shù)字化，重要工程檔案也向50%數(shù)字化的目標(biāo)。電子文件、數(shù)字檔案進(jìn)館，新事物、新技術(shù)日新月異，檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理方式都發(fā)生著深刻的變化。而 “老一套”的思維模式、管理理念，已不能很好地應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下出現(xiàn)的新情況和新問(wèn)題。 超前介入，努力確保今后當(dāng)年產(chǎn)生的數(shù)據(jù)當(dāng)年電子化，實(shí)現(xiàn)信息資源的有效共享。

4、要進(jìn)一步深刻認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值。

樹(shù)立檔案是信息、是資源、是財(cái)富的觀念。檔案既有社會(huì)價(jià)值和文化價(jià)值，又有促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，既有歷史價(jià)值，又有憑證價(jià)值、參考價(jià)值。注重和規(guī)范賬外文件管理的收集、整理、歸檔工作。對(duì)我局實(shí)施“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代公司建設(shè)及信息化工程中取得的關(guān)鍵技術(shù)研究、重大科研成果及相關(guān)材料的收集，重要領(lǐng)導(dǎo)來(lái)訪、重要事面的檔案收集工作要及時(shí)的收集歸檔。在綜合歸納的基礎(chǔ)上，去粗取精，去偽存真，淘汰各種過(guò)時(shí)的資料，在挖掘深層次信息資料上狠下功夫。

5、要進(jìn)一步深刻認(rèn)識(shí)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的首要任務(wù)是確保檔案的“兩全”。

所謂的兩全，一是齊全，二是安全。檔案安全是基礎(chǔ)，沒(méi)有安全談不上檔案工作的發(fā)展，我們每一個(gè)檔案人都必須要有強(qiáng)烈的安全意識(shí)，絕對(duì)不能出一點(diǎn)紕漏。檔案安全責(zé)任重大，只有保管齊全、安全，其他工作才有開(kāi)展的可能，服務(wù)才有開(kāi)展的條件。要根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)來(lái)確定檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的首要任務(wù)――為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為電力生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理、精神文明建設(shè)行服務(wù)。 緊緊圍繞企業(yè)的核心工作，切合實(shí)際，突出特色，尋找檔案管理的“亮點(diǎn)”。在收集、整理、歸檔的過(guò)程中，要吸取先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，既要重視傳統(tǒng)領(lǐng)域檔案資源建設(shè)，又要重視新型載體、新型領(lǐng)域檔案的建設(shè)，如何適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的需要，是擺在我們面前的一個(gè)新課題，要充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)下檔案工和的定位，不斷適應(yīng)新形勢(shì)、分析新情況，解決新問(wèn)題，探索新思路，拓展電子檔案收集渠道，進(jìn)一步加強(qiáng)光盤、數(shù)碼相片、實(shí)物檔案以及無(wú)紙質(zhì)載體電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等新型載體檔案的規(guī)范化管理，努力提升檔案科學(xué)發(fā)展水平。

6、要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變檔案的服務(wù)方式。

檔案人員要學(xué)會(huì)從被動(dòng)到主動(dòng)，從后端到前端，從傳統(tǒng)形式到現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的新形式，從簡(jiǎn)單提供檔案信息服務(wù)到提供檔案工作全方位、多層次服務(wù)。檔案工作的最終目的是提高檔案的利用率，而提供檔案利用率則是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最佳途徑。檔案服務(wù)意識(shí)是一種潛移默化的過(guò)程，決不能一蹴而就的事情。深刻認(rèn)識(shí)當(dāng)前企業(yè)發(fā)展對(duì)檔案工作提出的新要求，不滿足于過(guò)去取得的成就，不為既有的經(jīng)驗(yàn)所束縛，不為傳統(tǒng)的模式所限制。

2012年，是實(shí)施“十二五”規(guī)劃承上啟下的重要一年，也是我局實(shí)現(xiàn)“由小變強(qiáng)”目標(biāo)的關(guān)鍵之年?！笆濉笔羌涌熘悄茈娋W(wǎng)建設(shè)的關(guān)鍵期，企業(yè)體制機(jī)制創(chuàng)新的攻堅(jiān)期，全面建成國(guó)際化企業(yè)的機(jī)遇期，強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)并不是一句空乏的口號(hào)，作為檔案管理人員首先要做好自身服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)化，充分發(fā)揮我們的創(chuàng)新熱情和創(chuàng)造活力，著力提升檔案戰(zhàn)線員工的隊(duì)伍素質(zhì)，做好檔案的宣傳展示，展現(xiàn)檔案工作的亮點(diǎn)，提升檔案工作者的形象。為企業(yè)的改革發(fā)展，為建設(shè)共同完園、成就共同事業(yè)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策、建功立業(yè)。