子檔案是指利用計算機技術形成的，以代碼形式存貯于特定介質上的檔案，又稱為機讀或數(shù)字式檔案，目前電子文件所采用的存儲介質主要有硬盤（含硬磁盤、軟磁盤）、磁帶和光盤。

a、硬磁盤 硬磁盤是計算機的外存儲器，一般裝在計算機內，容量一般從10.20GB、20.4GB、40GB、60GB，或者更大，它不宜作為歸檔介質。

軟磁盤 軟磁盤有兩種規(guī)格，5.52英寸和3.5英寸。前一種目前已基本不用，后一種一般容量為1.44MB。不宜作為歸檔介質。

b、磁帶 磁帶比軟磁盤存儲容量大，常見的容量為150MB-8GB，或者更大。

c、光盤 光盤是繼磁盤后出現(xiàn)的一種光學存儲器，不同信息經激光束照射在光盤上形成不同的炕，從而被記錄下來，閱讀時，不同熔炕對激光束有不同有反射，從而還原出不同的信息。一張5寸光盤的容量從128M到2GB，或者更大。

從記錄性能上分，光盤分為：只讀式光盤、一次寫入式光盤，可擦式光盤3種，一次性寫入光盤可作為電子檔案的存儲介質。

電子檔案的特點

1、信息的非人工識讀性。2、信息存儲的高密度性。3、信息與特定載體之間的可分離性。4、多種信息媒體的集成性。5、系統(tǒng)依賴性。

電子文件的種類

1、文本文件。2、命令文件。3、圖像文件。4、數(shù)據(jù)文件。

電子文件的管理原則包括

1、完整性原則。2、可讀性原則。3、可靠性原則。

電子檔案的管理體系

1、集中統(tǒng)一管理電子檔案的問題。2、紙質文件和電子文件雙套歸檔問題。3、文書檔案管理一體化問題。

機讀文件的歸檔范圍

機讀文件的歸檔范圍原則上與紙質文件的歸檔范圍相同，凡是反映本機關工作活動，具有查考利用價值的機讀文件均屬歸檔范圍，但考慮到機讀文件的特性，應注意下述文件的收集和歸檔。

1、紙質文件不能代替的機讀文件。對于紙質文件不能代替的機讀文件，要特別注意歸檔，并且注意制備一定數(shù)量的機讀文件備份同時存放。2、與紙質文件內容相同的機讀文件，在今后相當長的一段時間內，紙質文件和機讀文件，紙介質和磁介質兩種載體也許會長期并存，同樣內容的文件有紙質文件形式也有機讀文件形式，應當注意將兩者同時歸檔，機讀文件的查詢速度快，可復用性好，這些特點會在檔案利用中發(fā)揮作用。 機讀文件歸檔時應注意和相應的紙質文件建議對應關系。 3、與數(shù)據(jù)文件配套的計算機軟件、程序和技術文檔（紙質文件）。這些程序和文件是機讀文件的配套資料，只有借助這些資料，才能夠閱讀機讀文件，因此，這些資料也需要同時收集齊全，屬本單位自行開發(fā)的軟件、程序，包括其技術文檔，可以歸檔，屬從外單位引進的商品化軟件，可作為資料保存而不歸檔，歸檔時應注意機讀文件和其相關程序、軟件也是一種機讀文件等，保持整體完備性。4、沒有保存價值的機讀文件不歸檔，沒有實用價值和中間數(shù)據(jù)、草稿、程序軟件等不必歸檔。

建立機讀文件的歸檔制度

目前機讀文件沒有統(tǒng)一的歸檔范圍。因此，在進行歸檔工作時，應當特別注意建立必要的、切實可行的歸檔制度，對機讀文件的歸檔范圍、時間、份數(shù)、手續(xù)等加以規(guī)定。特別注意和計算技術人員密切配合，確保歸檔的機讀文件的完整性、可靠性和可用性。

機讀檔案的整理應遵從一般紙質檔案整理工作的原則，充分利用原有的整理基礎，注意保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。此外，還應根據(jù)機讀檔案特性注意保管和利用。

1、機讀檔案的保管單位。

機讀文件以軟磁盤為載體的檔案，可以以軟磁盤作為保管單位，以磁帶為載體的檔案，一般以一盤磁帶（稱為一卷）為一保管單位。

2、機讀檔案的分類和組合。

由于各種原因，機讀文件產生過程中會將互不相干的若干文件存儲在同一個磁盤（磁帶、光盤）上。為了立卷，必須對機讀文件進行轉并歸類，這種工作借助于計算機進行。進行這些操作時應注意防止信息丟失和文件被抹去的錯誤發(fā)生。因此，常常需要事先制做數(shù)據(jù)備份，以便在信息丟失時得到補救。

3據(jù)本單位機讀檔案的生成情況，參考中國檔案分類法制定機讀文件分類編碼。體系，并依此在磁盤、磁帶和卷標上進行編碼。

4、機讀檔案的著錄和檢索。

機讀檔案可按檔案著錄著錄案卷級卡片并組成目錄。與機讀檔案配套的應用軟件，一般均可按著錄項目提供方便的檢索功能。

5、機讀檔案的載體多為磁性介質，和傳統(tǒng)的紙質載體有許多不同之處。因此，除遵守一般的檔案保管原則和立法之外，需要特別注意到磁介質的保管要求。

機讀檔案的軟磁盤、磁帶上要貼有卷號標簽，順序豎放在專門制做的防塵、透明的磁盤、磁帶盒里。

盤、帶盒應放在防潮、防火、防腐蝕和遠離磁場源、遠離熱源、安全可靠的地方。有條件的可放在恒溫、恒濕的介質庫房中。長期不用的磁盤、帶，應在盒外加裝塑料袋密封，防止灰塵和濕氣的影響。

使用、移動軟磁盤時，不要用手觸及磁盤裸露部分，不要擠壓、彎曲盤片，要保持磁盤清潔。

裝卸搬運磁帶應遵從有關操作規(guī)定，手持磁帶中心部分，避免碰到磁帶邊緣，不能硬推硬擠磁帶。

盤帶應定期檢查，定期清潔和定期復制。軟磁盤存到一定的時間，即將磁盤帶復制一次到新帶上。對舊磁帶和舊磁盤要確保及時清除其數(shù)據(jù)和消磁。已損壞的盤帶要確保及時銷毀。

盤帶必須復制兩、三個備份，備份盤帶和原盤帶應異地存放。

存放磁盤、磁帶的介質庫要保持恒溫、恒濕。濕度在15℃-25℃之間，相對濕度在40%-60%之間，良好通風和符合要求的潔凈度。

要特別注意防止計算機病毒的侵襲。歸檔的軟盤都必須經過檢查，確認沒有病毒后保管，定期檢查計算機系統(tǒng)，如有病毒應及時清除。

機讀檔案的優(yōu)越性，不僅體現(xiàn)在它的記載方面，也體現(xiàn)在它的應用方面。機讀檔案的利用服務，在其指導思想、利用方式等方面，和紙質檔案基本上是一樣的。但由于機讀檔案的載體特性和生成過程的不同，利用時有其特點和應注意的問題。

機讀檔案的利用特點

1、檢索自動化、快速化。機讀檔案借助計算機實現(xiàn)了檢索自動化，代替了人工檢索繁重的勞動。計算機檢索速度快，要查找一個或一批文件，少則幾秒鐘多則幾分鐘就可以找到。

2、檢索途徑多元化。計算機程序可提供多元檢索的功能，不但可按著錄項目單項檢索，還可實現(xiàn)組合檢索、疊代檢索、主題檢索；不但可對著錄項目進行檢索，還可對文件正文進行關鍵字檢索、全文檢索。

3、檢索效果好。只要計算機軟件的質量高，機讀檔案的查全率和查準率都比手工檢索效果好。此外，計算機便于進行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復制，可提高檔案利用率。

4、復用性好。檔案通過計算機可以多次重復在屏幕上顯示或在紙上打印，以供人們閱讀，而其原始文件仍保存在磁盤（或磁帶）上，不受磨損和破壞。機讀檔案的這種良好復用性保證了檔案的完好，又方便檔案的利用。

5、檢索途徑需予先設計。計算機雖然可以提供多種檢索途徑，但這需要在編制計算機程序時預先加以設計。在設計時沒有考慮到的檢索方法，不能使用計算機檢索。

6、軟件不兼容限制了外借利用。機讀文件的產生依賴于計算機應用系統(tǒng)，應用系統(tǒng)之間如果不兼容，機讀文件便不能在彼此的應用系統(tǒng)作用和閱讀，這樣就限制了機讀文件的外借利用。

7、網絡化應用。機讀檔案的系統(tǒng)依賴性雖然限定了它的外借利用，但網絡化的計算機檔案應用系統(tǒng)，可以為地域分散的用戶提供快速的聯(lián)機檢索，從而可以彌補系統(tǒng)依賴性造成的外借利用的不足。

8、非手跡化問題。以圖像方式輸入的機讀文件，可將檔案文件原樣、手跡原樣存在磁盤（光盤）上，并可再現(xiàn)在計算機屏幕上和打印在紙上。但是以字符方式輸入的機讀文件，則不能保持檔案文件的原樣，只能保證文件內容的正確性。而目前大量機讀文件，尤其是數(shù)據(jù)庫文件多是以字符方式輸入的。機讀檔案的這一缺點有時可能影響其原始性，在一定程序上降低了其憑證價值。

機讀檔案提供利用中應當注意的幾個問題

1、安全保密。由于機讀文件的存儲成群性特點，計算機調閱檔案時，應當注意保證利用者只能提取到他需要的文件。尤其要注意在聯(lián)機和網絡使用時的情況。

2、防止誤操作。計算機的誤操作有可能抹去機讀文件或破壞其中的部分信息，因此應當嚴格按照操作規(guī)定進行操作，經培訓的人員才能上機，以保證機讀檔案的完整性和正確性。

3、提供復制品時就對其可靠性進行審核。由于機讀文件的可修改性和信息易失性，在其被人為破壞（故意的或非故意的）、自然事故造成的信息丟失時不會在機讀文件上表現(xiàn)出來。因此，提供機讀檔案復制品時，應當對其內容的正確性進行必要的審核，辦理必要的制發(fā)證明。

4、與技術人員共同做好機讀檔案的軟件設計。機讀檔案離不開計算機，檔案業(yè)務人員就與計算機技術人員密切配合，開發(fā)好機讀檔案的應用系統(tǒng)，包括機讀文件的錄入、校對、數(shù)據(jù)庫設計、加載、維護和安全授權，檢索程序以及技術文檔的編寫。否則機讀檔案的利用就會受到影響，甚至成為一堆死數(shù)據(jù)而無法利用。

5、保持兩種載體并存的方法。在尚無確定機讀檔案的法律地位之間，應該同時存放同一文件的紙質檔案和機讀檔案。紙質檔案作為原件歸檔，機讀檔案可以作為復制品提供利用。

（作者單位：長江航務工程質量監(jiān)督中心站）