教學(xué)檔案是廣大教職工在長期教育教學(xué)工作、教育管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。它是學(xué)校教育教學(xué)活動的真實(shí)記錄，全面反映了學(xué)校最基本的職能活動。教學(xué)檔案是在教務(wù)管理過程中形成的最基層、最原始的各種材料，它分為教學(xué)管理檔案、儀器設(shè)備檔案、學(xué)生檔案等。加強(qiáng)職業(yè)院校教學(xué)檔案管理，可以為改進(jìn)教學(xué)工作、提高教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)學(xué)術(shù)交流提供信息資源。它在學(xué)校的發(fā)展中具有舉足輕重的地位和作用，是學(xué)校升級、各類檢查評比、校內(nèi)外重大活動等事務(wù)的重要依據(jù)。

一、教學(xué)檔案的分類

1.教學(xué)管理檔案

教學(xué)管理檔案是結(jié)構(gòu)性檔案，內(nèi)容來源是多樣的，是在教學(xué)管理過程中形成的各項(xiàng)具有保存價值的文字材料、圖表、統(tǒng)計(jì)材料、照片、成績冊等不同載體形式的文件材料，包括每學(xué)期的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)、教材征訂、教學(xué)安排、實(shí)驗(yàn)計(jì)劃、教學(xué)督導(dǎo)、期末考試、成績收集、教學(xué)綜合評價等。學(xué)校及時對教學(xué)管理檔案進(jìn)行整理、分析并結(jié)合實(shí)際，才能認(rèn)清本校的優(yōu)勢和劣勢，找準(zhǔn)發(fā)展方向，突出自身優(yōu)勢，形成自己的辦學(xué)特色。同時，教學(xué)管理檔案形成的過程，是教師自我檢視、反省與修正的過程，它體現(xiàn)了教學(xué)管理檔案重要的本質(zhì)。它可以幫助學(xué)校隨時了解現(xiàn)狀，找出現(xiàn)狀與達(dá)到目的的差距，及時調(diào)整、糾正可能出現(xiàn)的偏差，提高教學(xué)管理的質(zhì)量和效率。倘若教學(xué)檔案缺少了教師的反省，將使檔案失去原有的價值，成為閑置的文件。

教學(xué)管理檔案的另一組成部分是學(xué)術(shù)檔案。學(xué)術(shù)檔案是指院校師生歷年的各種學(xué)術(shù)成果、學(xué)術(shù)性文章和著作，包括公開發(fā)表、宣讀、交流的和未經(jīng)發(fā)表、交流的討論稿等。它是院校學(xué)術(shù)水平的真實(shí)記錄，是不同時期學(xué)術(shù)水平的反映和憑證。首先，學(xué)術(shù)檔案是學(xué)校尊重知識、尊重人才的表現(xiàn)。把教師的學(xué)術(shù)成果作為學(xué)校的歷史財(cái)富保存起來甚至永遠(yuǎn)地流傳下去，體現(xiàn)了學(xué)校對教師的關(guān)懷及對其勞動的尊重，同時也讓教師感到自身的勞動成果被重視，體現(xiàn)了他們的自我價值。其次，學(xué)術(shù)檔案的建立有利于提升師生的進(jìn)取意識，有利于在學(xué)校樹正氣、興學(xué)風(fēng)，是激勵師生實(shí)現(xiàn)自我價值的有力措施，有助于更好地開展教師的考核和評定工作。

2.儀器設(shè)備檔案

儀器設(shè)備檔案是職業(yè)院校教育管理的一個重要組成部分，是職業(yè)院校建設(shè)與發(fā)展中不可缺少的一項(xiàng)長期性、基礎(chǔ)性的工作。近年來，各職業(yè)院校為了加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)體系和實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)，都在積極投入較大的人力、物力和財(cái)力，盡快改善實(shí)踐教學(xué)的硬件條件，以適應(yīng)職業(yè)教育發(fā)展和培養(yǎng)應(yīng)用型人才的需要。管理好、使用好儀器設(shè)備的重要措施之一是建立儀器設(shè)備檔案制度，即從儀器設(shè)備的選型、購置、驗(yàn)收、安裝、調(diào)試、使用、維修、報(bào)廢的全過程進(jìn)行技術(shù)性管理。儀器設(shè)備檔案是一臺儀器從醞釀購置到它的報(bào)廢過程的真實(shí)記錄，對評價儀器設(shè)備的作用、效益和考核技術(shù)人員的業(yè)務(wù)水平、管理水平有著極重要的作用。因此，儀器設(shè)備檔案是進(jìn)行技術(shù)管理不可缺少的權(quán)威性文件。

職業(yè)院校是培養(yǎng)應(yīng)用型人才的場所，應(yīng)用型人才的培養(yǎng)離不開實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)基地，而實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)基地又離不開儀器設(shè)備的建設(shè)。學(xué)校多年來對儀器設(shè)備檔案十分重視，對實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備建立了科學(xué)的檔案管理制度，儀器設(shè)備的訂購合同、使用說明書及全套隨機(jī)文件材料統(tǒng)一由院綜合檔案室負(fù)責(zé)收集和積累，并建立相應(yīng)的儀器設(shè)備檔案。儀器設(shè)備的管理與使用、保養(yǎng)與維修、借出與歸還，各部門都有專人管理、專人負(fù)責(zé)，相應(yīng)產(chǎn)生的文件材料留各系實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)部門存檔保管。儀器設(shè)備檔案為日常工作提供了原始資料，為實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的查找和合理利用提供了方便，多年的管理經(jīng)驗(yàn)充分證明了設(shè)備檔案管理的重要性。

3.學(xué)生檔案

學(xué)生檔案是指學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間參與的各項(xiàng)學(xué)習(xí)實(shí)踐活動過程中所形成、積累、歸檔保存的各種文件材料。它內(nèi)容非常豐富，包括新生入學(xué)后建立的各種表、卡、冊以及學(xué)習(xí)過程中準(zhǔn)確記錄學(xué)生德、智、體、美、勞等各方面表現(xiàn)的原始材料。收集和整理學(xué)生檔案可以很好地體現(xiàn)院校學(xué)生管理工作的歷史進(jìn)程，學(xué)生檔案的有效利用能夠更好的促進(jìn)學(xué)生成長、成才。

加強(qiáng)職業(yè)院校學(xué)生檔案管理工作有利于學(xué)校全面、準(zhǔn)確地掌握真實(shí)情況。首先，它能夠?yàn)榻虒W(xué)、科研活動提供依據(jù)，便于教師因材施教，改進(jìn)教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量；其次，它有利于學(xué)校有針對性地開展主題教育活動，引導(dǎo)學(xué)生樹立正確的世界觀和人生觀；再次，它有利于用人單位較好地挑選、考察、錄用、使用人才，為拓寬學(xué)生步入社會的渠道發(fā)揮了積極促進(jìn)作用。

二、教學(xué)檔案管理方面存在的不足

完整的教學(xué)檔案可為教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究、教學(xué)管理及其經(jīng)驗(yàn)總結(jié)提供重要的參考資料，同時也是院校教學(xué)工作水平評價和教學(xué)質(zhì)量評估的第一手憑證。但是，目前職業(yè)院校在教學(xué)檔案管理方面還存在以下不足。

1.檔案管理制度不健全，檔案管理目的不明確

長期以來，由于許多職業(yè)院校對教學(xué)檔案的重要性認(rèn)識不夠，不重視教學(xué)檔案管理工作，使得檔案資料收集的內(nèi)容、整理的范圍、分類的標(biāo)準(zhǔn)、移交手續(xù)、查詢登記等都沒有制定嚴(yán)格的管理制度。另外，某些老師認(rèn)為教案、自編講義、試卷等材料是自己在教學(xué)過程中取得的成果，屬于私有財(cái)產(chǎn)。若經(jīng)檔案部門歸檔后就會成為公有財(cái)產(chǎn)，個人的成績?nèi)菀妆荒?，并且再利用時的借用手續(xù)煩瑣，還是自己保管放心、方便，因而對檔案資料收集工作不積極、不配合。

2.管理力量薄弱，軟硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)

不少職業(yè)院校忽視教學(xué)檔案管理，無專職檔案管理人員，材料的收集、整理、移交都是由兼職人員去做。教學(xué)檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，使得教學(xué)檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與科學(xué)性。教學(xué)檔案管理技術(shù)手段嚴(yán)重滯后，檔案資料整理還處于手工操作階段，工作效率低，自動化和信息化程度不高，盡管采用計(jì)算機(jī)輔助管理，但檔案無紙化閱檔基本沒有實(shí)施。

三、加強(qiáng)教學(xué)檔案規(guī)范化管理的具體措施

1.健全制度，規(guī)范管理

各學(xué)校應(yīng)參照《高等院校檔案管理辦法》并結(jié)合本校實(shí)際情況，建立健全教學(xué)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度及管理考核制度，對檔案材料的移交、歸檔、查閱、轉(zhuǎn)遞建立相應(yīng)的管理辦法。同時，各學(xué)校應(yīng)采用定期檢查、適時清理、嚴(yán)格校對、修損補(bǔ)缺、去假存真等措施，確保教學(xué)檔案的完整性、全面性、真實(shí)性，使教學(xué)檔案的管理逐步走上規(guī)范化、制度化的道路。

2.加強(qiáng)教學(xué)檔案信息化建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷發(fā)展，特別是進(jìn)入數(shù)字化時代，大量的數(shù)字圖片和影像資料接踵而至，教學(xué)檔案管理的手工操作顯然已不能適應(yīng)形勢發(fā)展需要，工作效率受到嚴(yán)重影響。因此，適時推進(jìn)教學(xué)檔案信息化管理是未來檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，它能極大地提高管理效率，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享。同時，信息化管理也使教學(xué)檔案的安全得到保證。

四、提高管理人員業(yè)務(wù)水平，合理開發(fā)利用

為了提高教學(xué)檔案管理水平，各學(xué)校應(yīng)建立一支專、兼職相結(jié)合的、穩(wěn)定的教學(xué)檔案管理工作隊(duì)伍，并定期對相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識及相關(guān)法律知識的系統(tǒng)培訓(xùn)。

此外，各學(xué)校還應(yīng)強(qiáng)化教學(xué)檔案的服務(wù)功能，使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主，能及時、積極、主動地提供各類教學(xué)檔案資料和分析報(bào)告，從而更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為教師教學(xué)科研服務(wù)，為學(xué)生學(xué)習(xí)、實(shí)習(xí)、實(shí)踐服務(wù)。

[作者單位：儀征技師學(xué)院（儀征工業(yè)學(xué)校）]