1 加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)應(yīng)遵循的原則

1.1 面向需求原則。 檔案資源建設(shè)的最終目的是利用，檔案資源建設(shè)要搞清利用者的需求，把利用價(jià)值高的檔案收集進(jìn)館，目的明確，充實(shí)、整合和開發(fā)已有檔案資源。需求分為現(xiàn)實(shí)需求和潛在需求，現(xiàn)實(shí)需求是目前一個(gè)時(shí)間段內(nèi)比較集中的需求，表現(xiàn)為短時(shí)間內(nèi)利用頻率高，以后利用較少，檔案館在資源建設(shè)上，可以把資源建設(shè)的重點(diǎn)聚焦在當(dāng)前一些重大事件相關(guān)的檔案、當(dāng)前階段性科技成果有關(guān)的檔案上。潛在需求體現(xiàn)在檔案信息資源建設(shè)內(nèi)容上，主要是一些有關(guān)社會(huì)重大政治或經(jīng)濟(jì)史實(shí)、涉及傳統(tǒng)文化積淀、與影響較大的名人相關(guān)的檔案等。

1.2 漸進(jìn)原則。檔案信息資源建設(shè)是個(gè)歷史的過程，不是一蹴而就的。具體到檔案工作中去，重在收集環(huán)節(jié)。首先，變線性的收集策略為發(fā)散的收集策略。對于稀缺的檔案資源，做到先離散后系統(tǒng)，先拿來再補(bǔ)缺。在利用開發(fā)已有資源的過程中，發(fā)現(xiàn)其線索和檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，在一個(gè)較長的歷史時(shí)期內(nèi)逐步系統(tǒng)化，直到趨于完善。其次，要有靈活的收集方法，尤其是對于私有或集體所有檔案的收集，涉及利益問題，更需要耐心和靈活的處置方法。

2 檔案信息資源建設(shè)現(xiàn)代化的條件

2.1 檔案信息資源建設(shè)手段的現(xiàn)代化。檔案信息資源的建設(shè)也有賴于科學(xué)技術(shù)將檔案信息轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。各種信息存取技術(shù)、新型文獻(xiàn)載體、大容量數(shù)據(jù)庫以及互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)及廣泛應(yīng)用，為檔案信息資源的全社會(huì)利用提供了技術(shù)支持。實(shí)現(xiàn)檔案信息微機(jī)管理，增加檔案信息存儲、處理、控制能力，極大地提高檔案信息的查準(zhǔn)率和查全率。

2.2 建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫不是簡單的檔案信息儲存系統(tǒng)，它可以按照檔案的保管單位形成全宗數(shù)據(jù)，可以按照社會(huì)領(lǐng)域形成政治、經(jīng)濟(jì)、法律、教育、文化等各領(lǐng)域的專業(yè)數(shù)據(jù)，按照地域形成地域特色數(shù)據(jù)，按照檢索的層次可以分為目錄數(shù)據(jù)、索引數(shù)據(jù)、文獻(xiàn)數(shù)據(jù)或全文數(shù)據(jù)等。可以提高查詢速度，方便用戶，提高檔案信息的管理水平。

檔案信息資源開發(fā)需要高素質(zhì)的人才隊(duì)伍?，F(xiàn)代化設(shè)備、信息化社會(huì)需要的是高素質(zhì)復(fù)合型的檔案工作管理人員。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源建設(shè)現(xiàn)代化依賴于檔案專業(yè)人員現(xiàn)代化意識，調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，掌握先進(jìn)技術(shù)等素質(zhì)，履行確保檔案信息安全、完整、準(zhǔn)確。

3 提高檔案信息資源建設(shè)水平的途徑

3.1 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理，統(tǒng)籌規(guī)劃，形成檔案網(wǎng)絡(luò)信息資源體系。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是檔案資源信息化建設(shè)的前提，可根據(jù)國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出信息化建設(shè)過程中檔案部門共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通信及數(shù)據(jù)庫等方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臉?biāo)準(zhǔn)、機(jī)讀格式、著錄規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)等，少走彎路，避免人、財(cái)、物力的浪費(fèi)。

3.2 重視檔案信息資源的開發(fā)。目前，檔案信息資源網(wǎng)最需要的就是館藏檔案信息資源基礎(chǔ)資源，為此要將豐富的館藏檔案信息資源基礎(chǔ)資源盡快數(shù)字化，并大量收集已形成的電子文件，加大檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度。一方面，將以往形成的、可開發(fā)利用的檔案按照規(guī)范的著錄和標(biāo)引要求，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)檢索利用及信息反饋形式，提供檔案原件的利用服務(wù)。另一方面，要建立檔案文本信息資源庫和多媒體檔案信息，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息的遠(yuǎn)距離快速傳輸，達(dá)到信息的多用戶共享。同時(shí)，可以將檔案編研成果上網(wǎng)，提供利用，一般檔案編研屬于二、三次文獻(xiàn)，除去需要保密的部分，可以在網(wǎng)上提供利用。

3.3 以精品的檔案信息資源建設(shè)擴(kuò)大影響力，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)增強(qiáng)公信力。以精品檔案資源為切入點(diǎn)，增進(jìn)社會(huì)認(rèn)可度，吸引更多的優(yōu)質(zhì)檔案資源，以精品促進(jìn)檔案資源建設(shè)，讓檔案館的檔案資源建設(shè)進(jìn)入良性發(fā)展的軌道。優(yōu)質(zhì)的服務(wù)可以贏得民眾、社會(huì)的信任，動(dòng)員最廣大的社會(huì)力量對檔案資源進(jìn)行集中和完善。檔案單位可以通過提高科學(xué)管理，樹立服務(wù)意識，用最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和最良好、便捷的存儲利用條件，使分散在社會(huì)上的優(yōu)質(zhì)檔案資源擁有者感到“檔案館是自己收藏的檔案最應(yīng)該去的地方”