業(yè)務(wù)檔案管理是指圖書館及其工作人員在各項活動中直接形成的、具有查考利用價值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。圖書館許多工作的開展也離不開檔案管理的支持，做好檔案管理，有利于圖書館工作的交流、提高，促進各項服務(wù)工作的更好開展。特別是隨著圖書館評估工作的深入開展，業(yè)務(wù)檔案管理工作作為圖書館建設(shè)的重要環(huán)節(jié)和現(xiàn)代圖書館評估考核的一個重要方面被人們重新認識，各級圖書館都在加強業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)和管理工作。然而，隨著業(yè)務(wù)檔案管理工作的深入展開，出現(xiàn)了一些有礙于檔案管理和利用的問題，如何優(yōu)化工作方法手段，解決檔案管理工作中面臨的問題，是各級圖書館必須認真對待的一項重要任務(wù)。

1 業(yè)務(wù)檔案管理在圖書館服務(wù)工作中的地位和作用

圖書館業(yè)務(wù)檔案管理工作對圖書館各項工作來說既是基礎(chǔ)，又是保證。搞好業(yè)務(wù)檔案管理的根本目的是利用服務(wù)。一方面，要完善檢索體系，編制案卷目錄、案卷文件目錄、專題目錄等，同時，還應(yīng)編輯多種編研檔案，在服務(wù)工作中實現(xiàn)檔案的真正價值。

1.1 是圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計分析工作的牢固基礎(chǔ)。圖書館各項業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作，并不是一些數(shù)字簡單的累加匯總，而是一種科學(xué)的方法，通過對一些數(shù)字的計算與以往的工作記錄進行比較、分析，找出工作上的優(yōu)勢與差距，分析原因并加以改善和解決。從中也可以提出新觀點、新思路，引導(dǎo)圖書館服務(wù)工作重點的轉(zhuǎn)移，使圖書館的業(yè)務(wù)工作穩(wěn)步有序地向前發(fā)展。業(yè)務(wù)統(tǒng)計分析工作的連續(xù)性，是以前面的工作為條件依據(jù)，以系統(tǒng)完整的記錄作為工作參考，進行歸納、總結(jié)、分析，得出科學(xué)的理論依據(jù)，用以指導(dǎo)今后的工作更好地向前發(fā)展?，F(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)的出現(xiàn)，為業(yè)務(wù)的統(tǒng)計分析、保存完整的可供參考的檔案利用，提供了方便快捷的途徑。

1.2 是圖書館人力資源建設(shè)的可靠依據(jù)。在高速發(fā)展的今天，圖書館要跟上時代的步伐，引進和培養(yǎng)人才工作是目前正面臨解決的問題之一。如何引進和培養(yǎng)所需要的人才，不是盲目地去做，而是一項有計劃的工作。人才缺乏無法開展工作，沒有目的培養(yǎng)人才，是人才資源的一種浪費，這項工作需要有可依照的檔案資料作參考。比如，本人所在的濮陽市圖書館建立了翔實的檔案資料(即：圖書館人事調(diào)動情況編研檔案和圖書館內(nèi)部各機構(gòu)沿革情況編研檔案)，配以現(xiàn)代化的檢索工具和手段，建立了人事檔案數(shù)據(jù)庫。為館領(lǐng)導(dǎo)決策任用、選拔、培養(yǎng)干部及進行機構(gòu)的崗位設(shè)置提供準確、翔實的依據(jù)。尤其是事業(yè)單位人事改革不斷深化的今天，建立完善的人事檔案管理體系，對圖書館人才建設(shè)起到十分重要的作用。

1.3 是深化圖書館服務(wù)工作的有力保證。檔案是歷史的原始記錄，同樣，圖書館的業(yè)務(wù)檔案是在為讀者服務(wù)的各項實踐活動中直接形成的文件資料轉(zhuǎn)化而來。業(yè)務(wù)檔案如實地記載了圖書館開展各項服務(wù)過程中的思路、措施和方法，是各項活動的歷史寫照。在圖書館服務(wù)的探索過程中，認真做好圖書館的業(yè)務(wù)檔案管理，完整和真實地收集、整理、記錄服務(wù)工作發(fā)展整個歷程的所有文件資料，如，服務(wù)項目發(fā)展階段的思路、活動過程、組織情況、成果、經(jīng)驗和教訓(xùn)等。這些服務(wù)的檔案資料，將為圖書館今后工作的發(fā)展和建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)，并提供可靠的信息價值。既對制訂圖書館的工作計劃、檢查和總結(jié)服務(wù)工作提供了依據(jù)，又對推廣圖書館特色服務(wù)的先進技術(shù)和管理經(jīng)驗等都有著重要的查考作用。

1.4 是圖書館業(yè)務(wù)工作評估查考的原始憑證。憑證作用是圖書館業(yè)務(wù)檔案的本質(zhì)作用之一，它是從當(dāng)時當(dāng)事直接作用的文件或直接產(chǎn)生的效果記錄轉(zhuǎn)化來的，并非事后為使用而另外編寫的，因此，它客觀地記錄了以往的業(yè)務(wù)工作和業(yè)務(wù)活動情況，是令人信服的歷史證據(jù)，材料記錄齊全，有利于檢查工作的開展和總結(jié)成績與經(jīng)驗，為今后開展工作和活動提供可靠的科學(xué)依據(jù)和豐富的參考素材。

1.5 是對新館員和讀者宣傳教育的生動教材。圖書館利用各種館藏數(shù)據(jù)、讀者數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)，能全面向新館員和讀者展示圖書館的館情概貌、現(xiàn)代化服務(wù)和各項管理目標、方法、效果等，能有效地激發(fā)讀者利用圖書館的熱情和需求欲望，是全面向讀者推薦圖書館的第一手資料。利用檔案向新館員介紹圖書館的過去、現(xiàn)在和將來，使他們熟悉圖書館工作，從而更加熱愛圖書館工作。

2 圖書館業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理意識不強。長期以來，各級圖書館的業(yè)務(wù)檔案工作是作為圖書館管理工作的附庸，人們對業(yè)務(wù)檔案管理工作的重要性普遍認識不足，業(yè)務(wù)檔案管理工作沒有從根本上得到重視。沒有完善的檔案管理制度，業(yè)務(wù)檔案管理不規(guī)范，隨意性強；缺乏搜集檔案的主動性，建檔不及時；有的工作檔案只是記在腦子里。由此，導(dǎo)致難以做好圖書館業(yè)務(wù)檔案管理工作。

2.2 檔案管理的設(shè)備和技術(shù)手段落后。圖書館檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備條件和技術(shù)手段，普遍落后于本館各項業(yè)務(wù)，檔案從收集到利用得不到應(yīng)有的基本保障。有礙于提高圖書館業(yè)務(wù)檔案管理工作的水平，妨礙了圖書館業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)代化進程，業(yè)務(wù)檔案管理落后的狀況難以為圖書館事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展提供快捷、有效的參考咨詢服務(wù)。

2.3 館藏檔案結(jié)構(gòu)不合理、檔案信息開發(fā)利用觀念薄弱。從檔案種類結(jié)構(gòu)來看，目前，許多圖書館的館藏文書檔案所占比重較大，而以業(yè)務(wù)檔案為主的特色檔案相對較少，亟待豐富；從檔案載體來看，紙質(zhì)檔案所占比重較大，其他載體如電子檔案的種類和數(shù)量相對較少。從目前的檔案管理發(fā)展趨勢來看，這樣的館藏檔案內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，完全無法適應(yīng)圖書館的業(yè)務(wù)發(fā)展和信息化社會的需要。當(dāng)前，很多圖書館普遍存在著重管理、輕開發(fā)的問題，制約著檔案管理為圖書館發(fā)展和建設(shè)服務(wù)的各項功能的發(fā)揮，造成了圖書館業(yè)務(wù)檔案資源的浪費。

2.4 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)尚需提高。圖書館做兼職檔案管理員的現(xiàn)象很普遍，缺乏專業(yè)知識的學(xué)習(xí)和專業(yè)技能的培訓(xùn)，檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理工作開展，兼職的圖書館檔案管理人員所做的也只是一般的檔案登記、收藏和不夠規(guī)范的保管等工作，與檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要是不相適應(yīng)的。

3 優(yōu)化業(yè)務(wù)檔案管理、促進圖書館創(chuàng)新發(fā)展的思路和對策

3.1 增強檔案管理意識。圖書館檔案同館藏文獻資源一樣也是一種寶貴的信息資源，對圖書館工作有很大的參考作用，因此，上至館領(lǐng)導(dǎo)，下至辦公室工作人員，都應(yīng)該重新認識業(yè)務(wù)檔案管理工作，從思想上高度重視這項工作。在獲得領(lǐng)導(dǎo)認同的基礎(chǔ)上，逐步將圖書館業(yè)務(wù)檔案管理工作規(guī)范化。筆者認為，從辦公室人員中確定專人負責(zé)全館業(yè)務(wù)檔案管理十分必要，這是做好圖書館業(yè)務(wù)檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

3.2 健全檔案管理制度。圖書館業(yè)務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統(tǒng)計、檔案利用等八個具體環(huán)節(jié)。如此眾多的環(huán)節(jié)，如不制定具體的規(guī)章制度給予規(guī)范，將會使檔案管理工作陷入混亂。因此，為了能使業(yè)務(wù)檔案管理工作有序開展，就必須建立一套完整的行之有效的管理制度，這是圖書館做好業(yè)務(wù)檔案管理工作的必要手段，也是前提條件。

3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先，選擇優(yōu)秀的檔案管理人員。最好選用思想政治覺悟高、事業(yè)心強并有較高學(xué)歷的人才，具有檔案專業(yè)學(xué)歷的人才更好。業(yè)務(wù)檔案人員一經(jīng)落實，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不要隨意變動，有利于保持檔案管理工作的穩(wěn)定性和持續(xù)性。其次，為使管理水平跟上不斷發(fā)展變化的檔案管理工作新形勢，應(yīng)該不定期對檔案管理人員進行必要的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)。最后，傳統(tǒng)的管理方式已不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求，檔案管理人員要更新觀念，積極掌握計算機和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，以適應(yīng)檔案電子化和檔案管理工作現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。

3.4 優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)。一方面，圖書館應(yīng)當(dāng)重視歷史性檔案資料的收集與整理，這部分檔案是以文字形式直接記錄圖書館重要活動、重大事件的文字材料，對圖書館的發(fā)展具有十分重要的歷史和紀念意義。這部分材料由于較為分散、零碎，較難收集和整理，容易被忽視，需要在日常工作中持續(xù)關(guān)注。另一方面，還應(yīng)重視非文字資料，如實物、音像、電子檔案的收集與整理。這類檔案資料較之文字資料更生動、更具體、更真實，是比較有價值的佐證資料。根據(jù)當(dāng)前媒介多樣化的特點，應(yīng)該將電子文件、音像、照片、光盤、獎杯、獎狀等形式的歸檔作為業(yè)務(wù)檔案工作的重點。這部分檔案是圖書館檔案完整性、系統(tǒng)性的重要保證。此外，注重根據(jù)檔案的重要程度和價值大小進行檔案歸檔十分必要，使檔案存放科學(xué)合理，節(jié)省存放空間，節(jié)約管理費用，也便于檔案的查找、開發(fā)和利用。

3.5 充分開發(fā)利用檔案信息。檔案的開發(fā)和利用是各級圖書館業(yè)務(wù)檔案管理工作的最終目的和歸屬，只有讓檔案信息資源得到充分利用，圖書館業(yè)務(wù)檔案管理工作才有意義。在開發(fā)利用方面，檔案管理人員應(yīng)做到以下幾點：一是應(yīng)積極配合館領(lǐng)導(dǎo)決策，根據(jù)工作需要及時準確提供相應(yīng)的檔案資料，為圖書館發(fā)展做好服務(wù)，實現(xiàn)檔案價值；二是做好宣傳推廣工作，提高檔案的信息利用率。傳統(tǒng)的“重藏輕用”思想，很大程度上，制約著圖書館業(yè)務(wù)檔案作用的有效發(fā)揮。因此，應(yīng)該更新管理觀念，加強對圖書館業(yè)務(wù)檔案作用的宣傳，使讀者們正確認識到圖書館業(yè)務(wù)檔案的價值和意義，提高檔案的利用機會。

3.6 大力推進管理手段的現(xiàn)代化?，F(xiàn)代化的管理設(shè)備和管理手段是現(xiàn)代化圖書館業(yè)務(wù)檔案管理工作所需，也是時代發(fā)展的要求。實現(xiàn)圖書館業(yè)務(wù)檔案管理手段的現(xiàn)代化，就是由傳統(tǒng)的人工操作過渡到以電子計算機為中心的現(xiàn)代化管理方法，充分利用電子計算機、文獻數(shù)據(jù)庫、多媒體技術(shù)等現(xiàn)代化設(shè)備和手段對檔案進行收集整理、統(tǒng)計分析、存儲、檢索等，最終全面實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。專家指出，要實現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化，應(yīng)該建立起開放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫、圖書館檔案指南資料庫、原文影像資源庫以及史料匯編、專題文件匯編資料庫等四大數(shù)據(jù)庫，這是管理手段現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。

總之，業(yè)務(wù)檔案是各級圖書館管理工作的基石，業(yè)務(wù)檔案管理工作不是一朝一夕的工作，而是一個漫長的從觀念到技術(shù)再到實際應(yīng)用的過程，是圖書館基礎(chǔ)建設(shè)的一部分。不斷優(yōu)化圖書館檔案管理方法手段，提高檔案利用率，可以促進各級圖書館整體服務(wù)水平不斷邁上新的臺階。