楊柳

摘要院系資料室是院系的專(zhuān)業(yè)文獻(xiàn)資料信息中心，肩負(fù)著為教學(xué)和科研服務(wù)的雙重職責(zé)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，院系資料室應(yīng)在資源建設(shè)、管理技術(shù)、服務(wù)層次等方面應(yīng)重新定位，加強(qiáng)與校級(jí)圖書(shū)館的聯(lián)系，強(qiáng)快數(shù)字化信息化建設(shè)，逐步把它建設(shè)成為一個(gè)現(xiàn)代化、專(zhuān)業(yè)化的信息中心，更好地為教學(xué)和科研服務(wù)。

關(guān)鍵詞新世紀(jì)資料室發(fā)展

由于歷史原因，許多高校除校級(jí)圖書(shū)館外，各院系、教學(xué)部、研究所（室）也多建有自己的專(zhuān)業(yè)資料室，用于存放具有本學(xué)科特色的圖書(shū)信息文獻(xiàn)資料。這些院系資料室是本系的專(zhuān)業(yè)文獻(xiàn)資料信息中心，是師生獲取信息和知識(shí)的重要場(chǎng)所，也是高校圖書(shū)資料系統(tǒng)的重要組成部分，但又獨(dú)立與校級(jí)圖書(shū)館，直接由院系管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，傳統(tǒng)院系資料室服務(wù)功能逐漸滿(mǎn)足不了時(shí)代發(fā)展的需要。為適應(yīng)新世紀(jì)的發(fā)展，院系資料室應(yīng)在資源建設(shè)、管理技術(shù)、服務(wù)層次等方面應(yīng)重新定位，加快數(shù)字化信息化建設(shè)，逐步把它建設(shè)成為一個(gè)現(xiàn)代化、專(zhuān)業(yè)化的信息中心，更好地為教學(xué)和科研服務(wù)。本文以華南農(nóng)業(yè)大學(xué)農(nóng)史資料室為例，談?wù)勑率兰o(jì)院系資料室的建設(shè)建設(shè)方向和建設(shè)路徑。

1 近期院系資料室的建設(shè)

華南農(nóng)業(yè)大學(xué)中國(guó)農(nóng)業(yè)歷史遺產(chǎn)研究室（簡(jiǎn)稱(chēng)農(nóng)史室）特藏書(shū)庫(kù)創(chuàng)立的歷史，可追溯到上世紀(jì)40年代抗日戰(zhàn)爭(zhēng)勝利前夕。當(dāng)時(shí)負(fù)責(zé)中山大學(xué)農(nóng)學(xué)院圖書(shū)管理工作的梁家勉先生酷愛(ài)祖國(guó)農(nóng)業(yè)歷史研究，在到訪中山大學(xué)生的著名學(xué)者李約瑟教授的鼓勵(lì)下，梁先生萌發(fā)了建立“中國(guó)農(nóng)業(yè)文獻(xiàn)專(zhuān)藏室”的設(shè)想，并草擬了“簡(jiǎn)則”。1955年，為響應(yīng)中央農(nóng)業(yè)部“整理祖國(guó)農(nóng)業(yè)遺產(chǎn),為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)服務(wù)”的號(hào)召，在丁穎校長(zhǎng)支持下，梁先生于華南農(nóng)學(xué)院圖書(shū)館建立“中國(guó)農(nóng)業(yè)文獻(xiàn)遺產(chǎn)特藏室”，1978年發(fā)展為研究室。特藏室及后來(lái)的研究室的成立不僅促進(jìn)了農(nóng)業(yè)文獻(xiàn)的收集、典藏和研究，更標(biāo)志華南地區(qū)農(nóng)史研究建置化的開(kāi)始。在隨后的幾十年里，在學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下，經(jīng)過(guò)幾代農(nóng)史人的努力，到目前為止特藏書(shū)庫(kù)已館藏已達(dá)7萬(wàn)多冊(cè)（其中古籍近4萬(wàn)冊(cè)，里面不乏彌足珍貴的罕本和善本），形成以古農(nóng)書(shū)館藏為特色的世界古農(nóng)書(shū)版本最多的中國(guó)農(nóng)業(yè)歷史文獻(xiàn)收藏中心。1980年率先在國(guó)內(nèi)招收農(nóng)史研究生，2004年，根據(jù)學(xué)校發(fā)展需要，農(nóng)史研究室會(huì)同學(xué)校其它專(zhuān)業(yè)教師，成功申報(bào)歷史學(xué)專(zhuān)業(yè)，在農(nóng)史研究室的基礎(chǔ)上成立歷史系，形成歷史學(xué)、歷史學(xué)（文化旅游）兩個(gè)本科招生方向。這時(shí)農(nóng)史資料室也承擔(dān)歷史資料室的職責(zé)，文獻(xiàn)信息的收集也從單一的農(nóng)史情報(bào)資料，轉(zhuǎn)向農(nóng)史、歷史和旅游類(lèi)圖書(shū)。2008年又組建了兩個(gè)跨院系的研究中心，即農(nóng)業(yè)文化與鄉(xiāng)村旅游研究中心、宗教與文化交流研究中心。農(nóng)史資料室的館藏方向又進(jìn)一步豐富。

資料室在教學(xué)科研中能否發(fā)揮作用及作用的大小，在很程度上取決于館藏能否形成特色。館藏特色的形成，是一個(gè)長(zhǎng)期積累的過(guò)程。下面介紹華南農(nóng)業(yè)大學(xué)農(nóng)史資料室在這方面的一些做法。

（1）文獻(xiàn)資料收集，突出專(zhuān)業(yè)特色。華南農(nóng)業(yè)大學(xué)中國(guó)農(nóng)業(yè)遺產(chǎn)研究室是上世紀(jì)80年代華農(nóng)大8個(gè)部級(jí)研究室之一。特藏室成立之時(shí)就組建了特藏書(shū)庫(kù)，里面收藏了大量中國(guó)農(nóng)業(yè)歷史方面的文獻(xiàn)資料。這些文獻(xiàn)資料信息量大、參考價(jià)值高，有的非常不易獲取。它們包括建國(guó)前后從全國(guó)各地采購(gòu)了3萬(wàn)多冊(cè)的線裝古籍，國(guó)內(nèi)外出版或非正式出版的罕見(jiàn)農(nóng)史類(lèi)文獻(xiàn)，海內(nèi)外專(zhuān)家學(xué)者來(lái)校講學(xué)贈(zèng)送的與本專(zhuān)業(yè)密切相關(guān)的圖書(shū)資料，教師出國(guó)訪問(wèn)考察帶回來(lái)的資料，各種學(xué)術(shù)會(huì)議的論文和院系教師撰寫(xiě)的論著、學(xué)生的畢業(yè)論文。除此之外，按專(zhuān)業(yè)教學(xué)科研和學(xué)科建設(shè)的要求，不間斷地定購(gòu)相關(guān)的圖書(shū)、雜志、期刊、工具書(shū)，從而使資料室的藏書(shū)結(jié)構(gòu)能突出本專(zhuān)業(yè)的特點(diǎn)，以保證教師、學(xué)生在教學(xué)科研方面的需要。

（2）加強(qiáng)電子圖書(shū)資源的建設(shè)。信息時(shí)代的到來(lái)，要求我們?cè)谫Y料室文獻(xiàn)資源建設(shè)中，必須樹(shù)立新的收藏觀念，建立現(xiàn)代的資源收藏體系。既要搞好傳統(tǒng)文本文獻(xiàn)的收集，又要加強(qiáng)電子圖書(shū)資源等虛擬文獻(xiàn)的建設(shè)。近年農(nóng)史資料室根據(jù)本專(zhuān)業(yè)、本學(xué)科的特點(diǎn)收集和購(gòu)置了大批電子文獻(xiàn)，如《文淵格四庫(kù)全書(shū)》、《近代中國(guó)史料叢刊》、《中國(guó)方志叢書(shū)》等。這些大型電子資源，大大提搞了文獻(xiàn)檢索效率。此外，還加強(qiáng)與圖書(shū)館在文獻(xiàn)資源建設(shè)的交流，推動(dòng)校圖書(shū)館購(gòu)買(mǎi)“讀秀”、“超星”、“CNKI”等電子資源的使用。

（3）采取數(shù)字化管理提高借閱效率。數(shù)字化和信息化管理的優(yōu)越性不言而喻，它已經(jīng)滲透到各行各業(yè)中。而由傳統(tǒng)資料室向現(xiàn)代資料室轉(zhuǎn)變，就是必須對(duì)文獻(xiàn)錄入、檢索和管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。為此，農(nóng)史資料室不僅配備電腦、網(wǎng)絡(luò)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、讀卡器等現(xiàn)代化圖書(shū)管理設(shè)備，而且還把多達(dá)7萬(wàn)冊(cè)的館藏圖書(shū)信息已全部錄入學(xué)校圖書(shū)管理管理系統(tǒng)。使圖書(shū)的錄入、檢索、借閱和管理均可通過(guò)電腦完成。這不但大大提高了讀者的文獻(xiàn)檢索效率，而且方便了工作人員對(duì)圖書(shū)的管理，精準(zhǔn)高效。

2 為實(shí)踐教學(xué)科研提供服務(wù)的方式

（1）有針對(duì)性地開(kāi)展課題跟蹤服務(wù)。當(dāng)今時(shí)代，文獻(xiàn)資料、浩如煙海，加上許多交叉學(xué)科和邊緣學(xué)科的出現(xiàn)，進(jìn)一步增劇了科研人員查找資料的難度。資料室管理人員必須盡可能地參與本院科研項(xiàng)目工作中，準(zhǔn)確了解課題組、重點(diǎn)學(xué)科對(duì)文獻(xiàn)情報(bào)的需求。并根據(jù)這些需求，及時(shí)作出處理，調(diào)整服務(wù)內(nèi)容和方法。這樣，提高資料室的服務(wù)層次的同時(shí)又提高了資料員的業(yè)務(wù)能力。

（2）配合專(zhuān)業(yè)課教師積極開(kāi)展實(shí)踐教學(xué)。為教學(xué)服務(wù)是高校院系資料室的重要功能之一。農(nóng)史資料室經(jīng)過(guò)30余年建設(shè)目前，已達(dá)一定的規(guī)模。館藏總量近7萬(wàn)冊(cè)，其中古籍藏量3.8萬(wàn)冊(cè)。隨著學(xué)校的快速發(fā)展，目前我院學(xué)生已達(dá) 1600 多人（其中本科生 1600 人，研究生 49 人），并且學(xué)生人數(shù)呈逐年增長(zhǎng)的趨勢(shì)。作為文科學(xué)院，師生在教學(xué)實(shí)踐中，對(duì)資料、信息的需求相對(duì)較大。農(nóng)史資料室為配合專(zhuān)業(yè)課教師實(shí)踐教學(xué)的需要，對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步的深化。如，為實(shí)踐教學(xué)需要提供教學(xué)展示器具、為增強(qiáng)學(xué)生傳統(tǒng)文化知識(shí)提供教學(xué)場(chǎng)所、為豐富學(xué)生課程論文、畢業(yè)論文提供資源來(lái)源等。目前需借助資料室開(kāi)展的課程有：方法論、中國(guó)歷史文獻(xiàn)學(xué)、中國(guó)農(nóng)業(yè)歷史文獻(xiàn)學(xué)等。

3 院系資料室未來(lái)發(fā)展的思考

高校圖書(shū)館信息化建設(shè)比較早，在采編、借閱、服務(wù)等方面的數(shù)字化較為成熟，圖書(shū)的借還、檢索均可通過(guò)電腦操作完成，方便快捷。圖書(shū)館的方便快捷，讓讀者對(duì)傳統(tǒng)院系資料室的服務(wù)功能有了更高的要求。因此，利用圖書(shū)館成熟經(jīng)驗(yàn)，加快資料室的發(fā)展顯得尤為重要。

3.1 加強(qiáng)與學(xué)校圖書(shū)館的協(xié)調(diào)配合力度

（1）圖書(shū)館應(yīng)參與院系資料室業(yè)務(wù)管理。大多數(shù)高校院系資料室未納入到校級(jí)圖書(shū)館管理體系中實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)籌管理，而是直接隸屬院系管理。院系是一個(gè)學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)，缺乏指導(dǎo)圖書(shū)情報(bào)專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)能力。正是由于管理體制、管理手段、服務(wù)范圍等方面的不同，使得指導(dǎo)資料室圖書(shū)管理規(guī)范化欠缺。因此，應(yīng)理順院系資料室與校級(jí)圖書(shū)館雙重領(lǐng)導(dǎo)的隸屬關(guān)系，以便工作上的協(xié)調(diào)與配合。圖書(shū)館要制定系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，可以采取多種培養(yǎng)形式相結(jié)合，主要從圖書(shū)分類(lèi)、計(jì)算機(jī)編目、各業(yè)務(wù)流程、文獻(xiàn)信息檢索的利用、應(yīng)用自動(dòng)化系統(tǒng)等方面對(duì)院系資料員進(jìn)行全面培訓(xùn)。形成以圖書(shū)館為中心，把分散在各院系的資料室連接成一個(gè)相互協(xié)助、開(kāi)放的有機(jī)整體，使資料室成為圖書(shū)館隸屬下的一個(gè)專(zhuān)業(yè)書(shū)庫(kù)。

（2）實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)統(tǒng)一訂購(gòu)、資源共享，提高文獻(xiàn)資源的利用率。院系資料室信息化建設(shè)的鮮明特色，表現(xiàn)在館藏具有明顯的專(zhuān)業(yè)性和針對(duì)性，尤其是博、專(zhuān)、深的專(zhuān)業(yè)書(shū)刊和與本學(xué)科相關(guān)的書(shū)刊、各種工具書(shū)等，這也是資料室不同于學(xué)校圖書(shū)館的主要區(qū)別之一。然而，院系資料室經(jīng)費(fèi)長(zhǎng)期嚴(yán)重不足，使得資料室的文獻(xiàn)資源得不到很好的充實(shí)和及時(shí)更新，館藏特色難以較好地維持下去，這也是一個(gè)長(zhǎng)期困擾的問(wèn)題。由于協(xié)調(diào)工作欠缺，一方面，圖書(shū)館和資料室在圖書(shū)購(gòu)置方面經(jīng)常出現(xiàn)重復(fù)訂購(gòu)、浪費(fèi)資金；另一方面，一些教學(xué)科研必需的、具有較高學(xué)術(shù)價(jià)值影響力的文獻(xiàn)資料往往因經(jīng)費(fèi)不足無(wú)法訂購(gòu)。因此在購(gòu)置圖書(shū)時(shí)，要加強(qiáng)圖書(shū)館與院系資料室的溝通，明確各自的收藏范圍和重點(diǎn)，形成一個(gè)既密切聯(lián)系又合理分工的協(xié)作信息系統(tǒng)。避免重復(fù)采購(gòu)，保證學(xué)校圖書(shū)館“大而全”、院系資料室“小而精”，從而滿(mǎn)足不同類(lèi)型、不同層次讀者的需要。

3.2 深化資料室管理人員職業(yè)化教育

（1）聘用具有本學(xué)科專(zhuān)業(yè)背景知識(shí)的工作人員。資料室是高校圖書(shū)館的重要組成部分，是本系的專(zhuān)業(yè)文獻(xiàn)信息中心，是師生獲取信息和知識(shí)的重要場(chǎng)所。資料室工作人員應(yīng)懂得并掌握本專(zhuān)業(yè)的學(xué)科知識(shí)，熟悉本院系教學(xué)安排、課程設(shè)置，熟悉本學(xué)科教師所任課程及所從事的科研項(xiàng)目，才能更好地幫助師生檢索到所需的文獻(xiàn)資料，同時(shí)參與一定的文獻(xiàn)的整理和開(kāi)放。因具有本學(xué)科專(zhuān)業(yè)背景知識(shí)，對(duì)本學(xué)科有一定的了解，所以在訂購(gòu)資料時(shí)也能做到有的放矢，既合理使用資金，又使藏書(shū)更突出專(zhuān)業(yè)特色，利用價(jià)值更高。這也是圖書(shū)館所不能相比的。

（2）加大培訓(xùn)力度，提高專(zhuān)業(yè)化知識(shí)。資料員的業(yè)務(wù)水平很大程度上決定了資料室服務(wù)質(zhì)量的高低。新世紀(jì)下，除要求資料員具有一定的本專(zhuān)業(yè)學(xué)科專(zhuān)業(yè)背景知識(shí)外，還必須有針對(duì)、有計(jì)劃、有步驟地對(duì)資料員開(kāi)展各種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別要加強(qiáng)對(duì)圖書(shū)分類(lèi)、計(jì)算機(jī)編目、信息開(kāi)發(fā)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓(xùn)力度。使之能夠做到在計(jì)算機(jī)圖書(shū)管理系統(tǒng)下對(duì)圖書(shū)進(jìn)行編目、借書(shū)和還書(shū)；熟練操作計(jì)算機(jī)和相關(guān)外部設(shè)備；掌握信息存貯及信息處理技術(shù)，對(duì)數(shù)字信息進(jìn)行整理及檢索等。

4 結(jié)語(yǔ)

院系資料室不同于圖書(shū)館，為適應(yīng)新世紀(jì)的發(fā)展，只有加強(qiáng)其文獻(xiàn)資源的專(zhuān)業(yè)化、特色化建設(shè)，同時(shí)應(yīng)在資源建設(shè)、管理技術(shù)、服務(wù)層次等方面應(yīng)重新定位，加快數(shù)字化信息化建設(shè)，使之具有更開(kāi)放的心態(tài)和切實(shí)行動(dòng)，才能使它成為教學(xué)科研的信息中心，成為學(xué)科建設(shè)、專(zhuān)業(yè)建設(shè)的信息港。