鄭芳方

[摘要]供電系統(tǒng)的辦公室承載著“參謀、協(xié)調(diào)、服務(wù)、督辦”等主要職能，辦公室是供電企業(yè)的核心管理部門，只有辦公室的協(xié)調(diào)性提高，辦公室的工作效率提高，供電企業(yè)的整體水平才能進(jìn)步，本文主要提出了幾點強化辦公室協(xié)調(diào)職能的意見和建議。

[關(guān)鍵詞]辦公室協(xié)調(diào)職能企業(yè)管理

辦公室的管理業(yè)務(wù)比較復(fù)雜，涉及到的部門也相對的較多，所以辦公室應(yīng)該注重不同部門之間的協(xié)作能力和溝通能力，共同為供電企業(yè)的發(fā)展做出自身的貢獻(xiàn)。

一、協(xié)調(diào)職能的重要性

協(xié)調(diào)是指人們在相互合作的事務(wù)上同心協(xié)力、配合默契的行為過程。就一般意義而言，協(xié)調(diào)是主客體之間為實現(xiàn)一個共同目的而相互溝通，尋找共同點，從而實現(xiàn)某種平衡，達(dá)到某種默契的一種行為方式。因此，可以說，沒有協(xié)調(diào)就沒有統(tǒng)一的行動，沒有協(xié)調(diào)就沒有良好的秩序，沒有協(xié)調(diào)就無法步調(diào)一致，達(dá)成共同的目標(biāo)。由于辦公室是企業(yè)的核心部分，它承載著所有部門之間的溝通和運作，所以只有辦公室職能提高才能充分的解決相關(guān)的問題?？梢员苊獠块T之間的責(zé)任推脫，職能劃分不明確等相關(guān)問題。

二、協(xié)調(diào)工作的特征和基本內(nèi)容

1.特征

辦公室有其獨特的協(xié)調(diào)性，因為他所涉及到的是企業(yè)內(nèi)部的復(fù)雜的部門，所以它的特征體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）從屬性。辦公室首先由明確的領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人，所謂的從屬性就是辦公室的活動應(yīng)該遵循領(lǐng)導(dǎo)的指示。由于受到民主與權(quán)力雙面的制約，所以辦公室的具體從屬性可以劃分以下三個方面：一、協(xié)調(diào)受到范圍的局限，協(xié)調(diào)應(yīng)該在領(lǐng)導(dǎo)者被賦予的權(quán)利范圍之內(nèi)執(zhí)行，不得越權(quán)執(zhí)行；二、執(zhí)行的工作需要按照領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)思想進(jìn)行，圍繞領(lǐng)導(dǎo)的想法開展具體的工作，不能跨越領(lǐng)導(dǎo)的基本思想；三、在實際的工作中，由于受到突發(fā)事件或者是不明因素的干擾，難免會出現(xiàn)意見相左的時候，此時，應(yīng)該把具體的情況上報到負(fù)責(zé)該項活動的領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)最后做出相應(yīng)的判斷。

（2）磋商性。我們之所以倡導(dǎo)辦公室的協(xié)調(diào)性，是因為經(jīng)過協(xié)調(diào)之后的決斷和措施更科學(xué)準(zhǔn)確。要做到協(xié)調(diào)首先應(yīng)該樹立磋商的思想，所謂的磋商就是不同的辦公室部門和工作人員應(yīng)該就某一個問題進(jìn)行必要的探討、交流，通過溝通交流，最終確定合理的實施方案。

（3）服務(wù)性。由于辦公室自身就是一個服務(wù)部門它的工作目的是為了理順企業(yè)各職能部門、基層單位之間的相互關(guān)系，為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、企業(yè)各部門工作服務(wù)。

（4）全局性。辦公室協(xié)調(diào)工作的顯著特征是必須從企業(yè)全局和總體目標(biāo)出發(fā)，盡可能從宏觀的角度和長遠(yuǎn)的利益處理、協(xié)調(diào)。

2.基本內(nèi)容

（1）政策協(xié)調(diào)。辦公室以輔助領(lǐng)導(dǎo)決策為中心任務(wù)。在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策過程中，辦公室應(yīng)協(xié)助企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)做好收集各類競爭情報信息等工作。企業(yè)辦公室從全局、長遠(yuǎn)利益出發(fā)，以國家法律法規(guī)和相關(guān)方針、政策為依據(jù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制訂企業(yè)的各項規(guī)章制度，而且應(yīng)根據(jù)企業(yè)具體情況，做好企業(yè)政策的協(xié)調(diào)工作。

（2）關(guān)系協(xié)調(diào)。辦公室的協(xié)調(diào)工作按協(xié)調(diào)涉及的關(guān)系可分為領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)與員工上下關(guān)系的協(xié)調(diào)等等。辦公室人員可憑借直觀判斷和協(xié)調(diào)經(jīng)驗，利用自己的特殊身份，巧妙、靈活地進(jìn)行協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)時，既要堅持原則，又要實事求是，在溝通信息的同時清除隔閡，努力設(shè)法促使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)相互了解，彼此信任，以達(dá)到和諧融洽、團結(jié)一致和企業(yè)發(fā)展同舟共濟的目的。

（3）工作部署協(xié)調(diào)。工作部署協(xié)調(diào)主要是對同層次子系統(tǒng)和同一子系統(tǒng)的各個工作環(huán)節(jié)之間進(jìn)行的協(xié)調(diào)。通常，同層次子系統(tǒng)的行動必須同步，各部門、各環(huán)節(jié)之間必須溝通及時、銜接合理，前一環(huán)節(jié)為后一環(huán)節(jié)創(chuàng)造良好的條件。同時辦公室人員應(yīng)具備應(yīng)對突發(fā)事件的能力，及時做好各項工作部署的協(xié)調(diào)。

（4）社會協(xié)調(diào)。社會協(xié)調(diào)主要是針對本單位同其他單位以及外部公眾之間的關(guān)系。辦公室應(yīng)協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，積極推進(jìn)企業(yè)與外部的溝通交流與團結(jié)協(xié)作，及時地將企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)、企業(yè)所獲得的成績等信息傳遞給公眾，并促使企業(yè)員工了解社會對本企業(yè)的期望和要求，充分認(rèn)識自己的社會責(zé)任和企業(yè)的使命，提高工作的積極性和自覺性。

此外，協(xié)調(diào)工作的基本內(nèi)容還包括計劃協(xié)調(diào)、人事協(xié)調(diào)、財務(wù)協(xié)調(diào)、經(jīng)濟協(xié)調(diào)等。

三、如何強化辦公室協(xié)調(diào)職能

1.強化辦公室的綜合協(xié)調(diào)

辦公室既是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)各職能部門和基層單位的橋梁，又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和幫手。領(lǐng)導(dǎo)的戰(zhàn)略決策通過辦公室在企業(yè)內(nèi)部貫徹落實，同時也是經(jīng)由辦公室進(jìn)行必要的反饋。領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)和規(guī)劃是宏觀的和決策性的，而辦公室承擔(dān)的是具體的協(xié)調(diào)工作。它擁有綜合的協(xié)調(diào)職能。

2.轉(zhuǎn)變觀念，樹立辦公室協(xié)調(diào)工作的權(quán)威性

由于供電企業(yè)在以往很長一段時期實行的是政企不分家的經(jīng)營理念，所以領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威被擴大，基本上實行的是領(lǐng)導(dǎo)的一言堂，缺乏足夠的民主意識和協(xié)調(diào)意識。同時受到傳統(tǒng)的學(xué)術(shù)思想影響，大部分的工作人員不能夠積極主動的進(jìn)行必要的協(xié)調(diào)工作，習(xí)慣于按照既定的章程辦事，主觀思想拒絕參與進(jìn)來。對于這種現(xiàn)狀首先要加強認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念，充分理解協(xié)調(diào)工作是辦公室的基本職能。當(dāng)今的經(jīng)濟領(lǐng)域的發(fā)展趨勢告訴我們，企業(yè)的良好發(fā)扎需要各部門之間進(jìn)行及時的溝通，只有團結(jié)合作，互相幫助才能最終獲得經(jīng)濟效益的提升。其次是樹立權(quán)威。協(xié)調(diào)難度較大，必須樹立其應(yīng)有的權(quán)威，才能真正發(fā)揮辦公室的協(xié)調(diào)職能作用。權(quán)威的樹立在減輕領(lǐng)導(dǎo)負(fù)擔(dān)的同時又能夠充分發(fā)揮辦公室的實際職能。

3.加強修養(yǎng)，提高辦公室人員的協(xié)調(diào)能力

協(xié)調(diào)工作對于辦公室的工作人員提出了更高的要求。良好的協(xié)調(diào)性首先要求工作人員必須具備足夠的專業(yè)知識和工作技能，同時必須掌握必要的社交禮儀和公關(guān)知識，具有良好的人際關(guān)系和淵博的知識，也應(yīng)該具備足夠的心理學(xué)相關(guān)知識?？傊k公室的協(xié)調(diào)工作對于其內(nèi)部的工作人員提出了更高層次的要求，只有全面的提高了工作人員的協(xié)調(diào)技能，才能保證辦公室總體協(xié)調(diào)性能的提高。

四、結(jié)論

根據(jù)以上的論斷我們可以總結(jié)：供電企業(yè)要想成為服務(wù)好、管理好、形象好的國際先進(jìn)供電企業(yè)，離不開辦公室的協(xié)調(diào)發(fā)展。所以，供電企業(yè)應(yīng)該在實際的工作過程中，通過綜合運用各種方法來全面的提高辦公室的協(xié)調(diào)性，從而促進(jìn)供電企業(yè)的良好發(fā)展形勢。

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