辛玉明 劉 遠(yuǎn) 高鴻雁

(吉林大學(xué),吉林 長(zhǎng)春 130022)

編制檔案工作發(fā)展規(guī)劃 促進(jìn)高校檔案工作開展

辛玉明 劉 遠(yuǎn) 高鴻雁

(吉林大學(xué),吉林 長(zhǎng)春 130022)

編制高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃是高校檔案工作的重要內(nèi)容,是實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀、促進(jìn)檔案工作不斷發(fā)展有效措施,因此需要明確認(rèn)識(shí)高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃的意義,注意把握編制過程中的具體問題,從而制定出科學(xué)的、反映本單位特點(diǎn)的、有文化內(nèi)涵的、操作性強(qiáng)的檔案工作發(fā)展規(guī)劃。

高校;檔案工作;規(guī)劃;編制;意義;方法

任何工作的開展,都離不開科學(xué)的謀劃,檔案工作發(fā)展規(guī)劃的編制,就是科學(xué)謀劃?rùn)n案工作。為了卓有成效地開展工作,作為保管檔案和肩負(fù)傳承高校歷史文化責(zé)任的管理機(jī)構(gòu),高校檔案部門應(yīng)當(dāng)明確高校檔案工作的中長(zhǎng)期發(fā)展方向,制定一定時(shí)期內(nèi)奮斗目標(biāo)和具體的工作任務(wù),并采取相應(yīng)措施保證各項(xiàng)工作圓滿完成。這不僅是檔案法律、法規(guī)賦予高校檔案部門的重要職責(zé),同時(shí)在高校文化傳承及檔案信息化建設(shè)中也具有特殊意義:

一、編制高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃是貫徹執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)的具體體現(xiàn)。

《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》都明確規(guī)定各級(jí)檔案主管部門應(yīng)當(dāng)制定本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)發(fā)展計(jì)劃并組織實(shí)施?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》(教育部令27號(hào))第八條第一款也指出高校檔案部門要“貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策,綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作”,可見制定高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃是法律、法規(guī)賦予高校檔案工作者的不可推卸的責(zé)任。隨著我國(guó)社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化及高等教育的進(jìn)一步發(fā)展,需要統(tǒng)籌安排高校檔案工作,確立與社會(huì)大環(huán)境相適應(yīng)的開展高校檔案工作的指導(dǎo)思想和工作方針,做到工作有藍(lán)圖、有目標(biāo)、有任務(wù)、有落實(shí),因此制定中長(zhǎng)期檔案工作發(fā)展規(guī)劃就成為開展高校檔案工作的必然選擇。

二、編制高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃能夠確立檔案工作的發(fā)展目標(biāo),明確具體的工作任務(wù)。

制定規(guī)劃的最終目的是確立較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)的發(fā)展目標(biāo),并通過完成具體工作任務(wù)和采取相應(yīng)措施實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃就是通過對(duì)高校檔案工作未來發(fā)展趨勢(shì)的科學(xué)預(yù)見和創(chuàng)新思考,指明檔案在一定時(shí)期內(nèi)的工作方向,比如“形成怎樣的檔案工作體系”“建成什么樣的檔案館”“在國(guó)內(nèi)乃至國(guó)際達(dá)到什么樣的領(lǐng)先地位”等等,具有明確的方向性,其他各項(xiàng)具體工作都是沿著該方向?qū)嵤┑?。這樣既能夠保證高校的檔案工作不偏離正確的軌道,在一定時(shí)期內(nèi)穩(wěn)步發(fā)展,同時(shí)也能夠避免和減少短期行為、盲目行為、功利行為的發(fā)生,有利于高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、編制高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃有利于高校的文化傳承。

2011年4月,胡錦濤總書記在慶祝清華大學(xué)建校100周年大會(huì)上重要講話明中把引領(lǐng)文化傳承創(chuàng)新確立為新時(shí)期高等學(xué)校四大功能之一。溫家寶總理在十一屆人大四次會(huì)議上所作的《政府工作報(bào)告》中也著重論述了文化對(duì)民族和國(guó)家的深刻、久遠(yuǎn)影響,并把檔案事業(yè)劃入文化傳播范疇,檔案的文化教育和傳承屬性已得到國(guó)家的認(rèn)可和重視。高校檔案是高校各項(xiàng)工作開展的最原始、最真實(shí)的歷史記錄,它不僅記錄了高校艱苦創(chuàng)業(yè)、曲折發(fā)展的實(shí)踐過程,同時(shí)承載著廣大師生在教學(xué)、科研、管理、生產(chǎn)、文化建設(shè)及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的許多經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)信息,是寶貴的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富,因此檔案不僅是記錄載體,其自身就是一種文化,圍繞檔案所進(jìn)行的管理工作和服務(wù)工作也都屬于文化范疇。突出了檔案及檔案工作文化屬性也就突出了來源于高校這一沃土的高校文化,先進(jìn)的高校文化在檔案工作的開展中得以繼承、傳承和弘揚(yáng)。

四、編制高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃是信息社會(huì)高速發(fā)展的客觀要求。

21世紀(jì)是信息社會(huì),信息技術(shù)是當(dāng)今社會(huì)最具潛力的新的生產(chǎn)力,信息資源已成為社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源,信息化水平已成為一個(gè)單位發(fā)展程度的重要標(biāo)志。作為專職儲(chǔ)存、管理龐大信息的高校檔案部門,信息化建設(shè)更具有重要地位。高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為高校檔案工作的重要組成部分,是全面開放檔案信息的基礎(chǔ),是建設(shè)數(shù)字化校園的重要環(huán)節(jié)。通過檔案的信息化建設(shè)不僅能夠極大地促進(jìn)高校自身的檔案業(yè)務(wù)建設(shè),同時(shí)能夠使檔案管理部門充分掌握和享有數(shù)字化的檔案信息資源,在檔案信息的開發(fā)、開放和提供利用過程中掌握主動(dòng),更好地服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會(huì),使檔案的利用者和提供利用者都能夠充分享受到信息化所帶來的快捷和高效率。因此高校檔案管理部門就要在新的歷史機(jī)遇期搭上信息化建設(shè)的快車,規(guī)劃出信息化建設(shè)發(fā)展目標(biāo),分步驟、有組織地開展好這項(xiàng)工作。

基于對(duì)編制高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃重要意義的明確認(rèn)識(shí),在規(guī)劃編制過程中還要把握好以下幾方面內(nèi)容:

一、要用科學(xué)發(fā)展觀作為編制規(guī)劃的指導(dǎo)思想

黨的十六屆三中全會(huì)提出了“堅(jiān)持以人為本,樹立全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)的發(fā)展觀,促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)和人的全面發(fā)展”的科學(xué)發(fā)展觀。高校檔案事業(yè)是社會(huì)主義文化建設(shè)與精神文明建設(shè)的重要組成部分,堅(jiān)持“以人為本”,促進(jìn)高校檔案事業(yè)“全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展”,是科學(xué)發(fā)展觀對(duì)高校檔案工作提出的新要求。高校檔案工作者要按照《國(guó)家中長(zhǎng)期教育發(fā)展綱要(2010-2020)》確立的有關(guān)加快學(xué)校管理信息化進(jìn)程,促進(jìn)學(xué)校管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,不斷提高教育管理現(xiàn)代化水平的戰(zhàn)略目標(biāo)和具體要求,通過把握我國(guó)社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化的發(fā)展方向,對(duì)比國(guó)內(nèi)外知名高校的檔案工作發(fā)展情況,找出本校檔案工作的差距,找準(zhǔn)發(fā)展定位,制定出科學(xué)的、高水平、具有前瞻性的檔案工作發(fā)展規(guī)劃,引領(lǐng)檔案工作步入嶄新的空間;反之,如果失去科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo),編制的規(guī)劃沒有高度或原地踏步,那么就失去了編制規(guī)劃的意義。同時(shí),編制規(guī)劃要堅(jiān)持“以人為本”,要從他人的角度、利用者的角度規(guī)劃?rùn)n案工作,不斷滿足學(xué)校工作以及社會(huì)公眾對(duì)檔案的需求,最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值。因此規(guī)劃中要處處體現(xiàn)人文意識(shí),在檔案內(nèi)部業(yè)務(wù)建設(shè)及外部利用環(huán)境上均應(yīng)有所體現(xiàn)。

二、編制規(guī)劃要緊密聯(lián)系本校檔案工作實(shí)際

編制規(guī)劃的目的是引領(lǐng)和促進(jìn)本校檔案工作的開展,因此,編制檔案工作發(fā)展規(guī)劃要在本校原有檔案工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行。首先要厘清本?，F(xiàn)有檔案基礎(chǔ)設(shè)施以及檔案業(yè)務(wù)建設(shè)上的基本情況,以此為出發(fā)點(diǎn)制定科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃。既要突出發(fā)展目標(biāo),同時(shí)也要使目標(biāo)切實(shí)可行,經(jīng)過努力可以達(dá)到,也就是人們常說的“跳一跳,夠得到”。如果脫離本校檔案工作實(shí)際,制定的目標(biāo)遙不可及,那就是空中樓閣,同樣沒有現(xiàn)實(shí)意義。同時(shí)還應(yīng)做到定性目標(biāo)與定量指標(biāo)相結(jié)合,能夠量化的盡量量化,措施要盡量實(shí)際,即目標(biāo)易把握、任務(wù)易分解、責(zé)任易落實(shí)、措施可操作。當(dāng)然,制定出的規(guī)劃也不是固定條文、一成不變的,具體工作任務(wù)和量化的任務(wù)指標(biāo)可隨著檔案工作的開展情況進(jìn)行調(diào)整,使其更加合理、科學(xué)和可操作。

三、編制規(guī)劃要體現(xiàn)本校的特點(diǎn)和檔案的文化特色

高等教育承擔(dān)著培養(yǎng)高級(jí)專門人才、發(fā)展科學(xué)技術(shù)文化、促進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重大任務(wù),人才培養(yǎng)處于高校工作中的中心地位。各高校由于歷史根源、地理位置、資源條件、社會(huì)背景、發(fā)展目標(biāo)、辦學(xué)情況等原因,形成各自不同的特色。編制檔案工作發(fā)展規(guī)劃必須緊密聯(lián)系本校的實(shí)際,以學(xué)生培養(yǎng)的檔案為主線,名師、名家、知名校友的檔案為重點(diǎn),以反映學(xué)校教學(xué)、科研發(fā)展歷程、總體歷史演變?yōu)槠脚_(tái),進(jìn)行檔案的收集、保管、利用及信息化建設(shè)。為了彰顯本校的特點(diǎn),制定規(guī)劃時(shí)還要重點(diǎn)突出本校的文化建設(shè)。高校文化是學(xué)校的靈魂,是學(xué)校精神、學(xué)校傳統(tǒng)和學(xué)校作風(fēng)的綜合體現(xiàn)。高校檔案作為高校文化的載體,其記錄的思想精髓和卓越成就成為了維系與促進(jìn)高校校園文化延續(xù)和發(fā)展的基石,成為高校優(yōu)秀文化發(fā)展、傳承的基礎(chǔ)。作為檔案工作者應(yīng)敏銳地認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn),在制定規(guī)劃時(shí)要解放思想,突破條條框框的限制,把能夠突出反映學(xué)校精神和文化的人物檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案等,不論是平面的、立體的,有形的、無性的都納入規(guī)劃中,并重點(diǎn)建設(shè)。同時(shí)還要規(guī)劃出如何讓這些檔案走出檔案庫(kù)房,走進(jìn)課堂、走進(jìn)社會(huì),成為先進(jìn)精神的傳播者、優(yōu)秀文化的傳承者,使廣大師生從中受到教育,得到熏陶,把檔案館真正建成進(jìn)行愛國(guó)主義教育、弘揚(yáng)和發(fā)展優(yōu)秀文化的基地。

四、規(guī)劃編制過程要體現(xiàn)科學(xué)化、民主化

要廣泛征求意見,集思廣益,廣納群言、民主決策、科學(xué)規(guī)劃,使編制高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃這一工作成為統(tǒng)一認(rèn)識(shí),凝聚人心,共謀發(fā)展的過程,成為學(xué)習(xí)提高的過程。通過制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃,激發(fā)高校檔案工作者熱愛檔案事業(yè)、關(guān)心學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展的熱情,并使他們積極投身到學(xué)校檔案工作開展和建設(shè)中。高校檔案工作人員更應(yīng)當(dāng)努力提高自身綜合素質(zhì),通過學(xué)習(xí)劉義權(quán)同志先進(jìn)事跡和崇高精神,使自己熱愛黨、熱愛祖國(guó)、熱愛祖國(guó)傳統(tǒng)文化、熱愛檔案事業(yè),樹立民族自豪感,職業(yè)責(zé)任感,認(rèn)識(shí)到自己現(xiàn)在從事的不僅僅是維系個(gè)人生存的職業(yè),而是肩負(fù)著記錄當(dāng)前,凝聚歷史、傳承文化的重大責(zé)任。檔案事業(yè)功在當(dāng)代、利在千秋。這樣,在編制高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃時(shí)就能夠主動(dòng)建言獻(xiàn)策;反之,就會(huì)事不關(guān)己高高掛起。

五、要注意規(guī)劃的外在表現(xiàn)形式

編制高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃的目的是為了執(zhí)行,在規(guī)劃的內(nèi)容上不僅要“以人為本”,在形式上也要體現(xiàn)出這一理念。要站在他人的角度來撰寫,要讓別人能舒舒服服地閱讀下去,從而更好地領(lǐng)會(huì)規(guī)劃的內(nèi)容,有效執(zhí)行規(guī)劃中的各項(xiàng)條款,而不是為了規(guī)劃而規(guī)劃。因此就要求制定出的檔案工作發(fā)展規(guī)劃要結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清晰、內(nèi)容具體、文字簡(jiǎn)練。不能官話、套話、廢話連篇。在編制方法和表現(xiàn)形式上,可以改變完全用文字?jǐn)⑹龅目菰锓绞?可借助于表格、圖片及其他方法來表達(dá)編撰者的想法和目的,使得檔案工作發(fā)展規(guī)劃既具有指導(dǎo)性,又具有實(shí)用性、生動(dòng)性和可操作性。

綜上所述,編制高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃是一項(xiàng)對(duì)高校檔案工作的開展有著特殊意義的工作,必須以嚴(yán)肅的態(tài)度對(duì)待它。只要認(rèn)真思考,用科學(xué)發(fā)展觀作指導(dǎo),聯(lián)系實(shí)際,突出特色,注意方式方法,就能夠制定出科學(xué)合理的高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃。編制高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃固然重要,能否嚴(yán)格按照規(guī)劃穩(wěn)步實(shí)施更是解決問題的關(guān)鍵。因此就需要高校專、兼職檔案工作人員在學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心、支持下群策群力,團(tuán)結(jié)奮進(jìn),一步一個(gè)腳印地完成每一項(xiàng)工作,把宏偉藍(lán)圖變成美好現(xiàn)實(shí),這也是制定高校檔案工作發(fā)展規(guī)劃的最終目的。

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1008-7508(2012)01-0115-03

2011-12-10

辛玉明(1964～),女,吉林長(zhǎng)春人,吉林大學(xué)檔案館檔案信息科科長(zhǎng),館員。劉遠(yuǎn)(1964～),吉林長(zhǎng)春人,吉林大學(xué)檔案館檔案館館長(zhǎng),副研究員。高鴻雁(1963～),女,吉林長(zhǎng)春人,吉林大學(xué)檔案館檔案編研科科長(zhǎng),副研究館員。