高樹花

（南京森林警察學院，南京 210023）

論高校院系辦公室人員的時間管理

高樹花

（南京森林警察學院，南京 210023）

高校院系辦公室人員的日常工作具有繁雜性、規(guī)律性、突發(fā)性等特點，這些特點造成了時間使用混亂、不合理，從而降低了工作時間的使用效率。因此，高校院系辦公室人員必須努力做好時間管理，掌握時間管理的措施和方法，才能迅速提高工作效率，增加時間使用價值，獲得更高的工作滿意度?；诖?，結(jié)合實際探討工作中時間管理的重要性，并提出時間管理的幾點建議，以期對高校院系辦公室人員在時間管理上有所借鑒。

高校院系;辦公室人員;時間管理;建議

一、辦公室時間管理的含義

所謂時間管理，就是辦公室工作人員為提高時間的利用率和有效率，運用科學的方法和技巧，對時間的浪費通過計劃、組織、實施、檢查、評價等程序而進行的一系列控制協(xié)調(diào)的過程［1］。高校院系辦公室作為行政管理部門之一，其工作具有很強的繁雜性、突發(fā)性等特點，不僅工作內(nèi)容涉及方方面面，而且很多時候還會受到臨時性工作的干擾，這使得辦公室工作人員的時間安排呈現(xiàn)出很大的隨機性，毫無計劃可言。同時，我們在日常工作中也常常會發(fā)現(xiàn)，相同時間內(nèi)每個人的勞動產(chǎn)出有著很大的差別。有的人看似很悠閑，但該做的事情從未耽誤，而有些人忙碌辛苦，工作成效卻不大。在人人平等的時間面前，為什么會出現(xiàn)這種情況呢?這其中除了個人能力素質(zhì)的差別以外，還有一個很重要的原因，就是前者能夠合理地籌劃運用時間，而后者在時間的利用上存在管理不當?shù)默F(xiàn)象。因此，高校院系辦公室人員如何合理安排時間，由忙亂而致有序、由被動而轉(zhuǎn)主動，從而提高工作效率，在盡可能少的時間內(nèi)創(chuàng)造更大的價值，獲得工作滿足感、成就感，是高校院系辦公室人員不可忽視的重要管理內(nèi)容。對此，筆者根據(jù)自己多年從事辦公室工作的實踐經(jīng)驗，進行初步的探討。

二、時間浪費的主要原因

時間管理就是掌握時間節(jié)約規(guī)律的要求，要想有效地利用時間，就必須要找到或排除自己時間浪費的原因。在高校院系辦公室工作中，很多因素都可以導致時間的浪費，但是歸納分析，主要來自以下幾個方面:

（一）工作缺乏計劃性

許多高校院系辦公室工作人員的工作計劃性不強，或者說沒有計劃，沒有目標，不分輕重緩急，遇到什么做什么，整天忙于應付，導致該做的沒有做，在不該做的工作上卻花費了很多時間［1］。

（二）意外干擾

意料之外的干擾是完成工作最大的阻礙因素。對高校院系辦公室來說，意外干擾是不可避免的:（1）外來人員打擾。高校院系辦公室是一個人流進出比較頻繁的部門，每天接待和回應他們要耗費許多時間。（2）電話干擾。每個辦公室人員每天都要接到十幾個甚至數(shù)十個電話，而他們打出去的電話數(shù)也不下這個數(shù)目，因為很難預料這些電話會在什么時間打過來，所以不能像其他工作那樣，能夠集中處理，許多工作常會因接聽電話而打斷。據(jù)研究發(fā)現(xiàn)，當我們集中精力做一件事的時候，最好能一氣呵成，不要中途被打斷，否則要經(jīng)過相當長一段時間才能使精神或思緒重新集中。有統(tǒng)計顯示，辦公室一般每8分鐘就會受到1次打擾，其中大約50%～80%的打擾是沒有意義或者是極少有價值的。而辦公室工作受打擾的頻率是很高的，電話干擾已成為破壞思考和集中精神最主要的原因［2］。另外，還有領導臨時分配任務導致工作計劃變更及其他部門的突發(fā)協(xié)作任務的意外干擾等等。

（三）事必躬親

事必躬親就是指不管什么事都親自去做，這是辦公室管理人員經(jīng)常陷入的一個時間陷阱。有些辦公室工作人員對工作非常“負責”，辦什么事，只有自己干才放心，對于已經(jīng)交代給別人的事，總是自己過問之后才讓別人去做。例如:要召開會議，已經(jīng)讓辦公室其他人打電話進行了通知，自己卻還要重新把電話撥一遍;要下發(fā)一份文件，已經(jīng)布置其他人進行校對，自己卻還要拿過來重新校對一番。結(jié)果，不僅打消了別人的積極性，也消耗了自己的精力，無形中浪費了自己的時間，嚴重影響了工作的效率。

（四）領導交代事情不清

在日常工作中，某些領導在給下屬分配任務時，沒有將自己的意圖表達清楚，而下屬人員又缺乏與領導溝通的技巧，怕領導嫌麻煩、責備，沒有及時問明領導意圖，結(jié)果工作做錯了，時間也浪費了。

（五）辦事追求完美

有些人對自己的工作要求完美，還有的甚至把這種追求變成了苛求，他們不允許工作中出現(xiàn)哪怕是一些微不足道的小錯誤。比如:寫報告時多次打草稿，對已完成的工作或已授權(quán)的工作，進行不必要的檢查等等［3］。從以上幾個方面我們可以看出，管理時間的真正意義是要克服種種干擾，避免時間浪費，想要達到這個目的，就必須要掌握時間運用的方法。作為一個管理者，如何更好地進行時間管理呢?筆者結(jié)合自身的工作實踐，總結(jié)了幾點技巧，僅供借鑒。

三、高校院系辦公室人員時間管理的技巧

（一）目標—計劃管理法

制訂完善的合理的工作計劃。所謂制訂計劃，就是制定自己的工作時間表，明確工作目標及時間分配，這是辦公室人員時間運用的基礎。事先做好周密的工作計劃，有助于提高把握目標的能力，是節(jié)省時間最好的辦法。要制訂出完善合理的工作計劃，要注重培養(yǎng)以下幾方面的能力:（1）學會列清單，將待辦事項記錄在待辦事情清單或時間記錄本上，并標注當天或預定工作計劃，這樣不僅能夠明確自己的各項工作任務，同時還能夠增強時間緊迫感。（2）學會記日志。你花了多少時間在哪些事情上，把它詳細地記錄下來，就會發(fā)現(xiàn)浪費了哪些時間，當你找到浪費時間的根源，你才會有辦法改變，也可予以反思、分析，便于今后做出新的合理的時間安排計劃。（3）對于不同的事情分配不同的時間去做，為每件事預先設定完成期限，并迫使自己在規(guī)定的時間內(nèi)完成工作，防止人為拖拉。（4）樹立輕重緩急、優(yōu)先順序的觀念。對所做的事情進行篩選，把有限的時間集中到處理最重要的事情上，不要一味地追求面面俱到，這樣既不會再為繁忙的工作所累，也不會因為花費了大量的時間做無意義的事情而懊悔。

（二）建立并保持良好的辦公秩序

秩序是一種美，而簡潔和條理是辦公室工作的美學。簡潔就是速度，條理就是效率，我們應當養(yǎng)成良好的習慣，維護良好的辦公環(huán)境，建立并保持良好的辦公秩序。

（三）要做好合理授權(quán)與溝通

一般來說，授權(quán)是“將特定的工作任務和職責由一個人轉(zhuǎn)交給另一個人”。授權(quán)是時間管理的有效途徑之一，是一個節(jié)省時間，提高工作效率的好辦法。辦公室工作人員是基層的管理人員，往往是“有責無權(quán)”，只是“做事”，不是“管理”，這會使辦公室人員不能很好使用“授權(quán)”。針對這一較為尷尬的局面，可考慮采用“分派工作”的方法［4］。首先，列出你工作中所有覺得可以授權(quán)的事情，與領導進行溝通，取得領導的支持;其次，選擇最勝任此項工作的人員來授權(quán)，提出要求和希望，指導和商討如何做好工作。第三，爭取獲得被授權(quán)人的理解和支持。這樣既體現(xiàn)了你對別人的信任，同時也節(jié)省了自己的時間，從而能全力以赴地完成更為重要的、緊迫的工作。

（四）克服拖拉的習慣

克服拖拉的習慣是消除時間浪費的重要內(nèi)容，而要做到這一點，必須要注意以下幾個方面:（1）當機立斷。當接到任務要及時處理完畢，克服人的惰性，減少拖拉，防止未完成工作的逐漸堆積。（2）不要躲避最困難的問題，把它放在工作效率最高的時候去做，同時要善于化大為小，對艱巨的任務，逐項分解，逐一完成，不要找借口延遲工作進度，這是克服拖拉心態(tài)最好的辦法。（3）嚴格規(guī)定完成期限。明確各個時段的工作任務，一旦開始，不要停止，集中力量一次解決一個問題，就意味著節(jié)約大量的時間，減少重新?lián)炱鹗У舻木€索的時間，也會使自己產(chǎn)生有益的焦急感和時間緊迫感，從而有效地克服拖拉的習慣。（4）要有很強的超前意識，最好每天早上問自己:我最需解決的問題是什么?打算解決到什么程度?該做哪些事情?另外，如果信息不夠全面，條件不夠成熟時，推遲決策或行動也是明智的，但決不能總是把希望寄托到明天，因為明天還有明天的事要做。

（五）充分利用零散時間

零散時間是指那些等待的時間、銜接的時間等等。無論怎樣嚴密的計劃與管理都會存在著很多的零散時間，這些零散時間累加起來為數(shù)不少，不容忽視。所以，工作中要善于利用這些“寸金”的零散時間來處理一些不緊急、不重要的事情，如:等候開會的時間里可以收發(fā)郵件、查看資料等等，這樣就可以在有限的時間內(nèi)完成更多的工作任務，提高工作效率。

總之，高校院系辦公室的工作瑣碎、繁雜、涉及面廣，因此，善于發(fā)掘時間資源，科學地管理時間，合理有效地利用時間，是我們每一個管理者不可忽視的重要內(nèi)容?！皶r不我待”，我們必須發(fā)揮主觀能動性，主宰自己可控的時間，講究藝術(shù)和工作方法，在有限的時間里做更多的事情，不斷提高辦公室的工作效率，更加充分地發(fā)揮出高校院系辦公室的職能作用。

:

［1］曲乃強.淺談高校院系辦公室時間管理［J］.經(jīng)濟管理論壇，2005，（14）.

［2］陳琦敏.論高校院系辦公室主任的時間管理［J］.綏化學院學報，2010，（12）.

［3］麥迪.辦公室好習慣［M］.北京:企業(yè)管理出版社，2003.

［4］嚴浩宇.高校教學秘書如何管理好自己的時間［J］.今日南國，2008，（11）.

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A

1001－7836（2012）12－0060－02

10.3969/j.issn.1001－7836.2012.12.025

2012－11－14

高樹花（1964－），女，江蘇淮安人，助理研究員，從事教育管理研究。